工程资料归档保管移交大全.docx
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工程资料归档保管移交大全
一、施工技术资料管理流程
二、施工物资资料管理流程
供应单位根据供货合同组
织工程物资进场
止弋卅关贞虽科关AfifiL址阴文件包拮，
出厂仟格证厂嫁旗血总验报笛厂家喷丘保证吊进1」前乩禽检证明啧E检验部门出具的检歿报告环保、油防皑门出具的认可文件部
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4.
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注：
提乞的文件内容应由供求戏方；审先釣定
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退货或按合.同约定处珅■
施1咆位进厅I住物茨进场验收
工程使用
；仁材料试验报皆Gifi用〉
；2・设备及讼ifl附件实毀记录＜?
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设（监理〉单位审
□出认豐林料试麵告（通用）（*04-17；
2、设备开箱检验记录（表C4-18）
、分项工程质量验收流程
同•分项工程
检虫批施匸完
成并脸收通过
（第1个）
同一分顼I：
住全
施工单位自检
合格.那妝理
整理（5iiit）单•位爼須施
匸单位进疔分烦工稈质诙
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C分项工稈
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:
工报骏表》
下一个分项工程质量验收流程
五、子分部工程质量验收流程
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分部工程质■验收流程
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（錮1个）
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＜第2个〕
岡一井部工性的子分部TfVMl定成并验收通过
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F—牛分部工程底秋验收谦程
一工程档案资料归档责任划分
1、工程准备资料（包括开发报建、招投标资料等），由各经办部门直接向监察室归档。
2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。
工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。
已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。
3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。
4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。
5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档。
二工程部日常保管资料
1、监理规划、细则及旁站方案：
工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。
2、工程开工报告及开工令：
在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。
3、分包单位资质报验：
分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。
分包单位主要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
4、监理日志：
原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。
5、监理月报、总结：
监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。
工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。
6、监理工作联系单及回复：
施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。
同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。
7、往来函件：
由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。
8、旁站记录：
监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。
9、单位工程坐标定位测量记录：
工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。
10、签证、委托、进度申请：
监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。
工程部资料员将签证、委托经工程部负责人签字，报公司主管
领导审批；进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料
员第二天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。
11、施工图纸：
由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。
工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。
工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。
12、检测报告、勘察报告：
相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。
13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：
施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。
14、结算资料：
施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。
15、材料报验：
施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工
程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员按照
单位工程
分类存档。
厂豕合格证
及检验
报告不是原件的
要加盖材料商
的公章，
并注
明原件存放处。
16、
施工报验资料（包括各种施工记录）
:
施工单位上报的隐蔽验收记录
、检
验批验收
记录等
施工记
录，工程
师在收
到后3天内签字
，经工
程部负
责人在报
验资
料台帐上
审批，
报验资
料盖章完
毕后，
由监理工程师或
工程部
资料员
下发给施
工单
位，并由
工程部
资料员
按照单位
工程进
行分类存档。
17、
图纸会审及设计变更：
图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档,
设计院下
发的设
计变更
要首先交
给工程
部资料员，由资
料员分
发给相
关工程师
，下
发的资料
要相关
人员签
收，签收
日期精
确到时分。
工程
部资料
室同时
保留1份存档。
《施工组织设计》经
18、施工组织设计及分部工程施工方案：
施工单位上报的
其它按上述要求办理。
三须移交档案部门资料
项目竣工后，工程部必须向当地城建档案馆移交竣工资料，并同时应向监察室移交除一套完整的竣工资料（包含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，还需要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。
具体移交内容及对象如下:
地区公司各部门档案归档工作相关要求
四移交资料要求
1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。
2、移交资料类别必须齐全，内容完整。
3、归档的工程文件原则上为原件。
没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。
4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。
5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的
方式达到A4幅面（297mmx210mm）规格，图标栏露在外面。
由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。
6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。
图纸一
般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。
计算机出图必须清晰，不得
使用计算机出图的复印件。
8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。
竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求（一般情况下是折成手风琴的样式，见下图1）竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
曲出耶祁.帝建暂出養rr边甘蒐戟聂订就勺代［.軒・音★下悄黨南*器广
竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
（图章示例见下图）
竣工图
施丄单位
编制人
审枚人
技术!
&成人
L'
编制3期
监琲单位
A
现场监腔
!
■■>・■•・■1■1——»
■-——J
2tJ:
2（）i2020
图4.2.S竣工图在示例
1/3
依据。
9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面
的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改
10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据
五整理规范程序
（一）资料的整理及排列
1、整理方法
日常收集整理：
按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按《工程技
术资料归档移交规范整理要求列表》分类组卷。
附件1：
工程技术资料归档移交规范整理要求列表
序号
资料分类
规范整理要求
备注
1
勘察报告
按项目综合组卷
2
分包单位资质报验
按项目综合组卷
3
监理规划、
细则及旁站方案
按单位工程分类型分别组卷
4
监理日志
按单位工程组卷
5
监理月报
按单位工程组卷
6
监理总结
按单位工程组卷
7
旁站记录
按单位工程组卷
8
监理工作联系单及回复
按单位工程、工序组卷
9
往来函件
按项目-施工单位综合组卷
工程开工
报告及开工令、进场通
知、
10
按单位工程分类型分别组卷
1\J
延期批复
11
施工组织
设计及分部工程施工方
案按单位工程组卷
12
材料报验
按单位工程、分专业组卷
13
检测报告
按单位工程组卷
14
竣工资料（
含各种施工记录）
按单位工程组卷
备注：
对于单位工程的划分，可以参照施工许可证或者根据现场实际情况划分，
比如高层，可能是几栋楼组合在一起才是一个单位工程，对于别墅等资料较少的单
体，可以按片区或者组团进行划分。
几个项目共用并且无法分开的资料，可以组综合卷。
移交时整理要求：
在文件右下角，双面书写的文件，背面在左下角书写编号，折叠后的图纸一律写在右下角，并编制卷内目录。
（见附件）
XX公诃档案（资料）卷内廿录
附录C卷内备考表式样
券内备考表和
本崑卷共仃文件材料页•具中：
文字材料一页、图样材料—页.
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2、整理步骤
组卷年度：
同类型、同一盒中资料最晚形成的时间就是组卷时间。
（1）根据工程进展顺序清整已装盒的资料，先按“单位工程-类型”的标准分
类，然后分别按年度先后依次编顺序号，如：
2002、2003、2004……。
A、不同档案盒或卷的排列方法：
同一个项目竣工工程、同一工程阶段的资料，则以组卷年度先后从低年度到高年度依次编号排列，以此类推，案卷盒的排列如：
2008、2009……。
B、同一盒或卷内资料的排列方法：
同项目、同类型的资料放置于同一盒中或卷中。
同一盒或卷内的资料按形成年度先后从低年度到高年度依次编号排列。
例：
某盒中有两卷，即01、02，分别形成年度为2000、2001年，在盒中依次排列为2000、2001;又以某卷为例：
某卷最早年度为1999，最晚年度为
2001，卷内文件依次排列为1999、2000、2001年，其组卷年度为2001年）。
（2）按工程进展分类型、分专业逐一清查盒中内容，按照类别进行组卷装订
不同类别的资料要分开装订，如工程开工令，同一个单位工程的则按照时间顺序装订在一起组成一卷，即使资料再少，也不能将不同类型的资料装订成一卷。
不同内容的案卷可以放在同一个档案盒中，该盒案卷题名根据盒内案卷的主要内容综合而成，比如一个档案盒中包含工程开工令、工程延期报告两卷资料，可以概括为：
某某项目工程开工令、工程延期报告等资料。
上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。
XX地产
XX公司
（可在此处填写项目名称）
档号
B1.1-1
案卷题名
XXXXXX报建用地资料
卷号
1
六工程资料分类原则
分类原则：
按照各单位工程项目先分大类，再分小类。
1、根据工程项目的大小，预先分配一定数量或一片区域的铁皮柜空间；
2、把预留的铁皮柜分配到这个项目的每个单位工程，项目中的每个单位工程至少有一个铁皮柜，根据工程进度及工程规模进行合理逐步增加铁皮柜数量；
3、监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷;施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；
竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷。
七工程部移交资料流程
附件2:
工程技术资料移交工作流程图
crsf.■■..*;.i：
l«
附件3:
工程技术资料移交预验收申请表
移交部门
经办人
接收部门
申请时间
申请事项
需移交资料整理
情况简述
工程部负责人意
见
工程技术部预验
收意见
监察分室预验收
意见
八注意事项
1、工程部资料员必须集中管理本部门的工程资料，任何人不得擅自将工程技术资料保留在个人手中。
工程师在收到资料后，必须在规定时间内审批完毕，并及时向工程部资料室归档。
2、
工程资料的分
类要科学合理
，原则上都要
按照项目
-单位工程进行分柜分类。
工程部资
料员收到资料
后要及时归档编目，
不得出现资料堆积的情况。
3、
工程部资料室
的档案柜要随
用随锁
，资料
员离开电
脑时要锁屏，
并定期更
换密码。
4、
各种资料的收
发台帐要登记
及时详
尽，重
要资料的
收发台帐（比
如设计变
更、图纸）要详细登记到时分。
5、工程师向工程
部资料室借阅
资料要
办理登记相关手
续，不
得随意翻阅工程
部资料室
的资料。
借阅
审批要严格，
要有部门领导签字并建立借阅台帐。
6、
总工室下发的
联系函件中涉
及设计
变更的
要和其它
设计变
更的资
料放在一
起。
7、
与外单位的联
系函，有未取
走函件
的要及
时跟踪并
在台帐
中标记
，以便日
后利用。
8、
给各部门的联
系函需要按照
部门进
行分类
，主要有
物业、
总工室
、产品质
量监察中心及工程技术部。
9、
纸质台帐和电
子台帐要一一
对应。
10、档案盒中不能出现夹带其它不相关资料的现象。
11、工程资料中的工程名称、规模、相关施工单位等信息要与施工许可证、规划许可证及规划验收证一致。
12、工程资料中的签字盖章手续要完备，不得出现漏签字漏盖章的情况
13、监理日志的内容要详尽，如工程现状、工程进度、存在问题及改进措施等，每项工程阶段性完成后及时向工程部资料室归档，严禁在监理日志上乱涂乱画
14、分包资质要在分包单位进场10天内交工程部资料室存档，分包单位主要
包括建设单位、监理单位、主体施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。
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