行文管理制度.docx

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行文管理制度

行文管理制度

1目的

为规范北京XXX科技有限公司（以下简称XXX）及下属公司的行文管理，提高行文处理质量和效率，制定本制度。

2适用范围

本制度适用于称XXX及下属公司的行文管理工作。

3术语和定义

3.1行文是指XXX与政府相关单位间传送的外部文件、XXX内部传送的各类文件，但不包括管理文书与合同文件。

3.2“对内”与“对外”

“对内”指XXX内部，包括XXX及下属公司之间行文；“对外”指对XXX以外的单位，除公司办公室外，其他部门不得对外正式行文。

4职责范围

4.1公司高管领导小组

4.1.1负责审批相关行文“对内”和“对内”的发放及处理工作。

4.2公司办公室

4.2.1负责XXX的行文协调处理工作；

4.2.2负责公司的对内、对外的相关行文及处理工作。

5管理制度

5.1行文分类

5.1.1XXX公司的行文种类主要有：

Ø决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销分子公司不适

当的决定事项；

Ø公告：

适用于向公司内外宣布重要事项或者决定事项；

Ø通告：

适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项；

Ø通知：

适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，适用于批转下级单位的行文，转发上级单位和不相隶属单位的行文；

Ø通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况；

Ø议案：

适用于公司按照规定程序向对应的决策者（委员会）提请审议事项；

Ø决议：

经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项；

Ø报告：

适用于向上级或领导汇报工作、反映情况、答复上级或领导的询问（包括审计报告）；

Ø请示：

适用于向上级单位请求指示、批准；

Ø批复：

适用于答复下级单位的请示事项；

Ø会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项；

Ø函：

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准；

Ø工作联系单：

用于公司各部门之间的工作联络。

5.1.2由公司高管批准发布的不属于上述13种主要行文类型的其他行政文件等，也归入行文范畴。

5.2行文编制的基本要求

5.2.1行文的编号方法

完整的行文代号如下：

□□【201×】字XXX号

说明：

文件顺序编号规则：

不分文件类型，以年划分，用三位阿拉伯数字表示，从1开始按顺序递增。

5.2.2XXX及下属公司代号：

序号

北京XXX及下属公司名称

代号

1

北京XXX科技有限公司

XXX

2

管理行文类型的编号表：

序号

文件类型

文件类型代号

1

决定/决议

决

2

公告

公

3

通告/通知/通报

通

4

议案

议

5

请示

请

6

批复

批

7

会议纪要

纪

8

报告

报

9

函

函

10

工作联系单

联

11

其他

其

说明：

1、XXX对外文件的编号由公司办公室统一编制和管理；

5.2.3行文编号方面的基本要求

1）文件编号的登记由办公室指派专人负责，每份文件均应有独立的代号，不得重复和间断；

2）文件的编号反映文件的类型，以便于查找和归档。

5.2.4行文编写及排版的基本要求

1）行文编写时，文件名应能简要反映正文内容；

Ø例：

关于“五一”放假的通知；

Ø例：

关于×××议题的提案；

Ø例：

关于×××的营销方案。

2）正文应力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”；

3）所有条款编号左起顶格编排，在编号后空一个字的位置写标题，另

起一行空两个字位置写具体内容。

如条款编号后无标题，则空一个字

的位置写具体内容；

4）版记主题一般应用三号仿宋体加黑，其余用四号仿宋；

5）字体排列采用1.2（或1.5）倍行间距（一般不超过23行/页）；

6）纸型一般采用A4型，页面设置为：

上2.0cm，下2.0cm，左2.5cm，

右2.5cm；

7）对于多页文件，应在页脚处注明：

总页数、本页数；

8）文件保存时文件名为“正文名-作者姓名-日期”；

例：

“行文管理制度-XXX-20171121”

9）正文落款处用大写汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

10）装订要求：

多页公文应于左侧两钉平订；

11）以红头文件形式公文和对外公文一律加盖公章；

12）附    件:

  正文下空一行，左空两字，三号仿宋，如有序号，后加阿拉伯数字如：

附件：

1.×××× ， 附件名称后不加标点。

5.3签发规定

5.3.1行文签发权限

1）红头文件

Ø对外红头文件由经办部门起草、相关部门会签、公司办公室核稿，提交公司高层领导审批后，由公司办公室统一对外发布；

Ø对内红头文件由经办部门起草、相关部门会签、公司办公室核稿，提交公司高层领导审批后，由公司办公室统一对内发布。

Ø所有纸质行文须由起草部门前付《行文（函）审批单》，后附正文按相关流程报批。

5.3.2根据XXX实际情况，结合当前管理需要，公司各部门所有行文发文参照如下程序执行：

1）拟稿

Ø对外、对内行文一般由相关业务部门拟稿。

2）核稿

Ø拟稿完毕后，由拟稿部门负责人核稿，并签名确认。

3）会签

Ø核稿完毕后，需要会签的，核稿人应确定会签人员，需于1天内会签完毕。

4）签发

Ø会签完毕后，发公司办公室，由办公室呈交相关审批人签发。

5）签发后程序

Ø其他后续发文程序为：

编号、校对、打印、盖章、发文、保存纸质和电子档案原件。

5.3.5行文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好行文流转登记记录。

5.4收文管理

5.4.1收文管理主要指对内、外部行文的接收和传阅环节进行管理；

5.4.2外部收文由公司办公室负责；填写《外来文登记薄》；正文前附《文件批阅单》；

5.4.3外部收文包括：

Ø政府有关机构（党、政、工、团）文件；

Ø行业主管部门文件；

Ø外单位或个人重要函件；

Ø重要接待信息；

Ø其他外部重要信息等。

5.4.4内部收文包括：

Ø公司高层领导批示；

Ø以公司各部门名义下发的各类文件；

Ø公司各部门提交的请示、报告；

Ø员工参加外部会议或通过其他渠道获取的重要文件、资料。

5.4.5外部收文处理包括签收及登记、流转审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1）签收及登记：

所有外部来文、信函、资料等均由公司办公室统一签收、登记，分送，信函类应填写《信函收发登记薄》；

2）流转审核：

公司办公室对收到的行文函件进行分类，传送相关责任部门承办；

3）拟办：

公司办公室提出拟办意见，再根据文件内容分别报送各相关部门相关部门经理审阅、处理；

4）批办：

相关部门相关部门经理对收文及拟办意见进行阅处，公司办公室按阅处意见，作直接归档或转承办部门（人员）办理；

5）承办：

对于公司高层批示办理的文件，承办部门（人员）按限时要求办理，无限时要求的原则上2个工作日内办理完毕；

6）催办：

公司办公室对承办部门（人员）的收文处理过程进行催办，紧急行文跟踪催办，重要行文重点催办，一般行文定期催办。

5.5行文归档与管理

5.5.1拟制、修改和签批行文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求；

5.5.2行文办理完毕应及时对纸质和电子档案进行整理（立卷）、归档，个人不得保存应归档行文；

5.5.3归档范围内的行文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档行文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和使用；

5.5.4应对行文按编号进行分类登记，并将行文的编号、时间、内容、处理情况等输入计算机以便查证。

行文经传递或处理完毕，收发文部门需对行文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签部门；

5.5.5公开发布对外行文，必须经公司高层领导审批。

5.6授权与保密

5.6.1行文批示人、会签人、签发人可针对特定业务的实际情况，授权有关人员代其履行相应职权；

5.6.2各部门应做好行文保密工作，所有本部门对外发放文件，统一由办公室加密及水印后，再由本部门对外发放；

5.6.3公司所有员工应严格遵守本制度与保密管理规定，如有泄密，对相关责任人按照公司相关规定从重处罚，情节严重触犯法律的，移交司法机关处理。

6附则

本制度自发布之日起实施，本规定的解释权归办公室。

附：

1、《公文（函）审批单》

2、《发文登记表》

3、《外来文登记簿》

4、《文件批阅单》

北京XXX科技有限公司

办公室

二〇一七年十一月二十一日

公文（函）审批单

文件名称：

附件：

发布范围：

发布要求：

拟稿部门：

拟稿人签字：

部门负责人核稿签字：

会签（协同部门）：

公司高管签发：

时间：

年月日

文件编号：

盖章单位：

校对人签字：

行政负责人审核签字：

密级：

□绝密□机密□秘密□一般

年月日发

发文登记表

序号

发文日期

发文名称

总份数

收件人

份数

收件人

份数

外来文登记簿

序号

发文日期

名称

文号

密级

收文日期

页数

份数

收件人签名

文件批阅单

文件名称

发件部门

收件人

收件日期

文号

发文日期

秘级

页数

份数

办

公

室

意

见

领

导

阅

批

分

部

门

阅

办

承

办

结

果

归档情况

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