公司发文管理规范Word格式.doc
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4.通报：
表彰先进，批评错误，传达重要信息，用【通报】。
5.请示、报告：
向上级请求批示与批准，用【请示】。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用【报告】。
四、保密原则
公司所有公文的拟定、发布均需要分为I、II、III三个等级，具体划分如下：
1.I等级公文为秘密级，其查阅人为公司所有员工。
2.II等级公文为机密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员、部门负责人及事件相关负责人；
3.III等级文献为绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员及事件相关负责人；
4.凡无相关公文的查阅权限而擅自查阅者，公司有权与其解除劳动合同。
五、发文管理流程标准
1.由职能部门草拟初稿，如果文件内容涉及相关部门，草拟部门应与相关部门协商一致；
并拟定会签人和签发人，如需抄送或抄报的，也需注明。
完成后提交部门领导审核。
2.起草部门领导对文件进行审核，完成后提交相关部门，如文件不涉及相关部门，直接提交行政部。
3.涉及相关部门的，接到文件后根据实际情况进行会签（注①），完成后提交给其它相关部门会签。
4.起草部门内部发文由分管领导做最终审批；
公司级发文须提交总经理做审批后签发。
5.总经理签发后，交由行政部编号。
6.行政部对文件进行编号、认真编排并整理样稿，完成后提交职能部门校对。
7.起草人员对已完成的样稿进行校对，发现错别字可修改，但不能修改文件内容，如发现有其它问题可向行政部提出。
完成后提交行政部发布。
8.行政管理员将校对后的文件打印、盖章、发布。
9.对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。
在执行过程中发现新的问题，须及时向行政部反馈。
须做修改的，按以上流程从本章第1条起，严格执行。
10.各部门严格执行公文条款并维护。
注①会签人：
涉及部门的部门经理
会签人职责：
复核审查文件中的规定是否合理，是否有可操作性，协助配合该文件的起草部门制定更为完善合理的公文制度。
权责部门
输入
流程图
输出
职能部门
相关部门
总经理/分管领导
行政部
行政部
各使用部门
公文
发文签批单
公司公文签发目录
公司公文总览表
部门公文一览表
公文起草/修订
公文申请
执行、维护
编号
发放、存档
公文执行
无
有无更改
有
审批
会签
征求意见
六、流程图
七、公文系统编号
为保障公司各级管理公文在制定、发布、执行过程的有效性，统一公文的文档文号的制定规则。
具体如下：
1.公司公文编号：
HT-XX-XXX.Vx
版本号（如：
第一版“1.0”，第二版“2.0”….）
顺序号（用数字表示，001开始）
职能部门代号（注②）
公司名号前缀
注②职能部门代号列表如下（以首位拼音或英文缩写表示）:
英文
部门简写
公文代号
公司层
GerneralManager
GM
Admin.Department
AD
人力资源部
HumanResourcesDepartment
HR
财务部
AccountingDepartment
AC
市场部
MarketingDepartment
MD
项目管理部
ProjectManagerDepartment
PM
销售部
SalesDepartment
SD
产品部
ProductDepartment
PD
技术部
TechnologDepartment
TD
研发部
Research&
DevelopmentDepartment
R&
D
RD
2.文号举例：
l公司发文制度编号:
HT-GM-001-V1.0——系华拓公司层管理公文，顺序号001，第一版。
公司公文附表编号：
FM-XXXXX-VX-A
附表顺序号（如：
第一“A”，第二“B”….）
公文编号（含版本号）
表单前缀
表单举例：
l公司发文制度附表一发文签批单编号:
FM-HTGM001-V1.0-A——系华拓公司公司层管理公文HTGM001-V1.0版本的附表一。
八、附件
附件一：
发文格式样本；
附件二：
部门公文格式；
附表：
附表一：
发文签批单（编号：
FM-HTGM001-v1.0-A）
附表二：
公司公文签发目录（编号：
FM-HTGM001-v1.0-B）
发文格式样本
X
XX
（居左，黑体，小四）公文编号：
HT-XX-001-V1.0
（居右，黑体，小四）
xxxx管理规定
（居中，黑体，小初）
XXXXXXXXXXXXX公司
（XXXX年X月）
（居中，黑体，小二）
文件正文
（宋体，小四）
XXXXXXXXXXXXXX公司
XX部
（居右，黑体，小三）
关于XXXXXXX的通知
（居中，黑体，二号）
各分公司，各部门，全体人员：
（居左，宋体，小三）
（宋体，小三）
特此通知。
XXXXXXXX公司
XXXX年XX月XX日
（居右，宋体，三号）
FM-HTGM001-v1.0-A）
发文审批单
发文日期：
年月日
文件名：
文件编号：
发文部门：
拟稿人：
发文范围：
主送：
抄送：
保密等级：
□秘密□机密□绝密
发文部门负责人审核：
相关部门负责人审核：
发文部门主管领导审核：
签发人批示（总经理）：
发文
经办人：
存档
经办人：
备注：
以往发布过的相关同类或相冲突的制度名称：
是否废止以上制度□是□否
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