甘肃省物产集团人力资源管理软件系统HR管理办法试行为了加强.docx
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甘肃省物产集团人力资源管理软件系统HR管理办法试行为了加强
甘肃省物产集团人力资源管理软件
系统(HR)管理办法(试行)
为了加强对集团系统人力资源的统筹管理和科学配置,集团与用友公司合作开发了适合集团系统特点的人力资源子系统(以下简称HR系统),包括组织机构、人员信息、人员变动、人员合同及薪资管理等五方面,该系统结合先进的管理理念和集团实际需要,实现了在信息结构上高度一致、在业务操作上流程规范、在人员流动上严格审批的科学管理,有益于提升人力资源管理水平。
为了确保集团人力资源管理系统正常运行,保证信息资料的安全性、完整性、准确性和规范性,进一步提升人力资源管理水平,特制定本办法,请严格遵守。
一、HR系统的使用人员设置
各单位人力资源主管、分管领导和人力资源(或组织人事)部门为HR系统的使用部门,具体操作人员(用户)按照业务分工分为决策层、管理层、业务层,由集团NC系统管理员分配其相应的操作权限。
1、集团本部用户设置及人数(共计6人)
决策层:
集团领导2人
管理层:
人力资源部3人
其中:
集团HR总监(部长)1人
集团HR主管(副部长、主办)2人
业务层:
HR系统操作员1人
2、集团下属各单位分配5-6个用户,其中:
决策层:
单位领导3-4人
管理层:
HR主管(人力资源部门负责人)1人
业务层:
HR系统操作员1人
具体人员由各单位视实际情况自行确定,向集团NC系统管理员申请权限,并报集团人力资源部备案。
二、HR系统的操作权限设置
HR系统各层级用户操作权限如下:
☆:
查看权限★:
操作权限●:
审批权限
*注:
万达、陇西、木材、润通、再生等五家单位,因财务系统中账套设计的限制,其内设分公司之间的人员调配,在HR系统中按照跨公司人员调配审批。
三、HR系统审批流程设置
各单位人员增加、调动、调配、更新、查询等按照以下审批流程进行操作:
1.人员增加审批流程
新增人员:
按照集团关于人力资源管理的相关规定,各单位新进员工须由集团批准或统一招聘分配。
各单位HR系统操作员依据集团批准手续,采集人员信息(填写《人员信息采集表》,并与人事档案复核),在系统中做“人员信息采集”,然后提交“入职申请”,经本单位HR主管和单位领导审核,再经集团人力资源总监审批后,HR系统操作员才能将新增人员转入人员档案。
跨公司人员调动
跨公司调动是指集团系统内各单位之间职工的调动。
依据集团调动批文或《甘肃省物产集团职工调动审批表》,调出单位HR系统操作员在系统中提交“跨公司调动人员申请”,集团人力资源总监审批通过后,完成跨公司人员调动和信息转移。
2.人员调配审批流程
人员内部调配是指各单位内部员工岗位和部门变动。
本单位HR操作员进行调配操作,由单位HR主管和单位领导审批后即可完成人员调配。
万达、陇西、木材、润通、再生等五公司内设的分公司人员调配,按跨公司调动审批流程执行。
3.人员信息更新审批流程
补录信息
在使用过程中,出现人员信息不完整,需补充录入时,由HR系统操作员向HR主管提交信息补录申请,经审批同意后,由操作员依据申请单进行系统信息补录。
(《HR系统信息补录申请单》由集团统一设置格式,各单位HR系统操作员统一存档)。
信息修改
HR系统操作员每月30日前对系统信息进行校核,并填写HR系统数据校核表,对人员信息进行及时更新(纠错),由HR系统操作员向HR主管提交人员信息变更(纠错)申请单,经审批同意后,依据申请单进行系统信息更新(纠错)。
(《HR系统信息更新(纠错)申请单》由集团统一设置格式,各单位HR系统操作员统一存档)。
4.人员信息查询
因工作需要,对人员信息进行查询时,由申请人填写《HR信息数据查询申请单》,经人力资源总监、分管领导审批后,由HR系统操作员依据《HR信息系统查询申请单》对查询申请人所需的信息进行查询。
(《HR信息系统查询申请单》由集团统一设置格式,各单位HR系统操作员统一存档)。
四、HR系统使用人员(用户)的变更及备案
HR系统使用人员(用户)因工作变动和岗位调整的,须进行变更审批。
由本单位HR部门提出新增用户、注销用户、用户角色变更等事项申请,集团HR总监审批,抄送集团NC系统操作员做HR系统用户的新增、注销及变更操作。
HR系统操作员发生变更的,应提前半个月报集团人力资源部做变更备案,新任HR系统操作员的培训工作由原HR系统操作员负责。
五、HR人员的培训
各单位HR系统操作员由集团定期负责统一培训,培训结束后,各单位HR系统操作员向集团人力资源部上报《HR系统培训总结》,集团人力资源部进行分析汇总,了解培训的效果,找出存在的问题,并据此制定下一步培训方案。
各单位HR系统的其他用户由本单位HR系统操作员负责培训,各单位HR系统操作员将培训计划方案及培训总结报集团人力资源部备案。
六、HR系统日常维护及安全
1.HR系统中的所有用户应按规定的权限执行相应操作,不得借(盗)用他人账号,影响系统安全。
2.HR系统作为数字化的干部人事档案,具有很强的保密性和政策性,HR用户要做好信息保密工作,未经批准,任何人不得私自将数据导出、外传。
3.任何人不得违反审批流程,私自变更系统数据及内容。
以保证系统信息数据的准确、真实和规范。
4.集团人力资源部负责统一管理各单位HR系统用户,各单位HR主管分管本单位其他系统用户,对操作行为进行监督管理。
一经发现违反管理制度,严肃追究当事人责任。
5.HR系统操作员对本单位人力资源信息要每月进行系统校核,及时更新,确保系统信息的时效性和准确性。
七、HR系统操作员职责
HR系统操作员负责本单位HR系统的日常录入、变更及维护工作,并负责《HR系统信息补录申请单》、《HR系统数据校核表》(每月填写)、《HR信息系统查询申请单》及《HR系统信息变更(纠错)申请单》的填写和存档。
各单位要保证HR系统操作员相对固定,无特殊情况,不得变更。
八、考核
集团人力资源部依据以下各项对各单位HR系统的使用情况进行考核:
1.信息数据的真实性、有效性、客观性、时效性。
集团人力资源部将不定期抽查各单位录入的信息是否准确,对变更情况是否及时进行处理。
如存在问题,将对HR操作员给予批评。
2.各单位的所有在岗在册人员必须全部进入HR系统,不得出现漏录、错录的现象;各单位每季度上报的人力报表与HR系统中的关联数据必须一致,如有出入,HR操作员限期查找出问题,并及时进行更正,否则将对单位分管领导及HR操作员给予通报批评。
3.HR信息系统会自动记录用户在系统中的所有操作日志,未经相应审批流程所发生的录入、变更等操作,抽查时一经发现无相应书面批件的,给予严厉批评,并向单位建议更换人员。
九、附则
1.本办法所涉及业务和使用问题由集团人力资源部解释,技术问题由集团信息化办公室解释。
2.本办法自下发之日起执行。
附件:
1.《HR系统信息补录申请单》
2.《HR系统数据校核表》(每月填写)
3.《HR信息系统查询申请单》
4.《HR系统信息更新(纠错)申请单》
HR系统信息补录申请单
项目
明细
申请补录信息
申请补录原因
申请人:
日期:
年月日
部门负责人意见
签名:
日期:
年月日
办公室负责人意见
签名:
日期:
年月日
分管领导意见
签名:
日期:
年月日
办理结果
是:
□
否:
□
补录人签字:
日期:
年月日
HR系统数据校核表
功能模块
校核项目
校核结果
完善情况
组织机构管理
人员信息管理
人员变动管理
人员合同管理
薪酬管理
校核人:
校核日期:
年月日
HR信息系统查询申请单
项目
明细
申请查询内容
申请查询原因:
申请人:
日期:
年月日
部门领导意见:
签名:
日期:
年月日
办公室负责人意见:
签名:
日期:
年月日
分管领导意见:
签名:
日期:
年月日
办理结果
是:
□
否:
□
系统操作人签字:
日期:
年月日
HR系统信息更新(纠错)申请单
项目
明细
申请更新(纠错)内容
申请更新(纠错)原因:
申请人:
日期:
年月日
部门领导意见:
签名:
日期:
年月日
办公室负责人意见:
签名:
日期:
年月日
分管领导意见:
签名:
日期:
年月日
办理结果
是:
□
否:
□
系统操作人签字:
日期:
年月日