张勇项目管理部建设规划方案.docx

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张勇项目管理部建设规划方案

张勇-项目管理部建设规划方案

项目管理部建设规划方案

一、背景

我们公司是一家界与中型和小型之间的软件企业，发展时间也只有近4年，随着公司的快速发展，在项目管理方面存在的问题也越来越突出，而项目的成败也直接影响到公司的生存和发展。

因此，对项目进行规范、高效的管理是目前必须着手进行的重要工作。

成立项目管理部，对公司项目进行统一规划和管理，是提高项目成功率的有效途径，也是当前软件类企业管理的趋势。

二、目的

Ø建立项目管理方法论、总结最佳实践、知识管理、培养项目经理团队以及建设组织级项目管理体系；

Ø复制已有项目的成功经验，规范企业的项目管理标准；

Ø在项目之间进行资源优化组合、管理各项目的风险、控制项目进度，提高项目收益；

Ø为各项目组织有效的技术支持、后勤支援，

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本阶段部门成效体现如下：

Ø项目管理战略规划；

Ø项目管理参照基准的设定；

Ø项目管理指导；

Ø持续改进；

Ø问题解决热线；

Ø经验教训文档的保存；

Ø方法和标准；

Ø培训和教育；

（一）战略阶段――优化级

战略阶段是项目管理部发展的高级阶段。

在这种情形下，项目管理部承担着企业项目筛选、战略目标确定与分解等任务，具有承上（战略理解）和启下（启动项目）的双重任务。

这时进行项目群管理，确保所有项目能够围绕着组织的目标，并且能够为公司带来相应的利益，可直接向最高管理者汇报。

本阶段部门成效体现如下：

Ø运作的标准化；

Ø公司决策，而不是部门决策；

Ø更好的生产能力规划（即：

资源分配）；

Ø更加迅速的取得高质量的信息；

Ø消除或减少公司各门各派的数量；

Ø运作更加高效、有效；

Ø占用高级领导层宝贵时间的会议次数减少；

Ø工作优先排序更加切合实际；

Ø未来接班人的发展。

按照我们公司目前的情况来分析，这个三个阶段是必须经历的。

由于当前项目管理理论和工具越来越成熟，每个阶段建设过程可在2－3年内完成。

三、部门职能

项目管理部的职能有两个方面，一个是日常性职能，另一个是战略性职能。

具体的职能体现在以下几个方面，其中1－5对应日常性职能，6－8对应战略性职能。

从我们公司目前所处的阶段来看，目前项目管理部以执行日常性职能为主，战略性职能为辅。

1.作为跨项目的信息交换与沟通平台

项目之间的信息交换、共享、沟通是项目管理办公室的重要职责之一。

主要包括以下几个方面：

（1）作为组织的一个项目管理中心，对项目信息进行收集和整理，为组织进行项目组合管理和项目群管理提供项目信息交流。

（2）提供或组织开展项目管理经验交流，提供项目管理咨询。

（3）收集和总结项目管理的经验和教训。

（4）建立项目管理专业人员资源库，并为项目管理实现更好的沟通和提供服务支持。

（5）对外提供一个便于与客户信息沟通的窗口，提高客户满意度。

2.协助消除项目之间的冲突和重复劳动，优化资源配置

　　当不同项目的任务之间发生冲突或出现重复劳动时，就需要项目管理部调整原有项目计划，将一些项目的任务调整到别的时间去实施。

如果通过调整计划的方法仍然无法解决项目之间的冲突，就有必要暂时搁置一个相对次要的项目而去保留一个相对重要的项目。

在优化资源配置方面，当某项目在某一时间段出现资源闲置状态，此时可有两种选择。

如果该项目的闲置资源可以为其他项目使用，则可将这个项目的闲置资源在这个特定的时间段抽调出去，支援那些处于非常繁忙的项目；或者在这个特定的时间段内，在不影响现有多个项目正常进行的前提下，承接其他的业务。

这样做的目的是保证资源的最有效使用，达到多项目管理效益的最优化。

3.为项目提供培训、指导和专家意见

　　培训指导是项目管理部的核心职责之一。

整理项目报告和进行项目管理培训是项目管理部必须要进行工作。

一般来说，培训必须是全面的，并随同项目管理部的其他职责一起提供。

在对项目经理的帮助上，主要体现在推动人力资源部、部门主管和共同主导项目经理的职业发展计划，同时，推动部门主管、项目经理及未来的项目经理组成组织内部的项目管理协作组织。

项目管理协作组织通过各种形式的讨论与交流，分享项日经理各自的成功经验。

项目管理部要根据项目管理协作组织的需求和组织内部项目经理的职业发展计划，开设各种培训班，提供专业化的培训及项目经理间面对面的交流。

4.提供项目的活动分析和报告

　　项目管理部在这个方面的主要职责是收集和整理项目经验，提供给其他项目分享。

通过参与各个项目的会议，总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验，形成可再利用的支持能力，让知识管理在日常运作中能被落实。

进行项目报告这一职能又可进一步分为以下几个方面：

（1）项目信息的起草与发布，以及立项之初的信息发布。

一个项目一旦立项后或者合同签订后，一般会给各职能部门和相关领导发布关于此项目的信息（项目章程），它包括项目的名称、来源、目标、项目团队的主要成员、合同号等。

不同的组织和个人可能需要不同的信息，如领导层可能关注项目的目标和合同额，财务部门可能只关注项目资金使用日期和合同号等。

（2）实施过程中的信息发布。

根据项目的进展情况，随时向项目干系人通报项目的状况，包括项目的状态（如计划、成本、质量、时间等），也包括产品的状态（如技术、方案、问题等）。

项目状态报告是项目管理部最主要的职能之一，包括项目计划的索取、跟踪，以及跟踪结果的发布。

（3）项目总结报告。

项目的总结是必须做的，但在项目管理的实践中，除非是非常大的项目，基本上是很少做，其主要原因还在于项目团队的临时性，一个项目做到最后，可能会指定一个人来维护，他只参与了其中一部分工作，是不可能来做这个项目总结的。

5.为项目和项目群管理确定和提供工具

项目管理部提供的项目管理工具主要是制定项目建议书、项目计划、项目总结报告模块，包括开发出各种辅助工具，开发项目管理所需要的各种模板、表格和文档，提供给项目经理和项目团队参考使用。

项目经理和项目团队在进行具体项目时，往往会遇到以前没有遇到的问题和情况。

但是这些问题和情况在组织内部可能己经遇到或实施过，因此能通过对其他项目的总结，以文档模板的形式提供标准的解决方案。

这样，可以使项目团队的工作总是在组织过去积累的基础上向前发展，而不是简单的低水平重复。

6.实施并维持项目管理过程、标准和方法

项目管理方法是引用有关在项目工作中某些方面的流程、方法、模块、最佳实践、标准、指导方针和政策等制定而成的。

所有这些用来定义和管理项目的“方法”都会成为项目管理方法中的一部分。

这个方法必须是能适应业务变化需要的，并且必然要增加使用它的项目的价值。

另外，随着有利于项目管理流程的新的技术和新方法的形成，项目管理方法也应该在发展过程中反映这些改进的理论。

7.评估和提升项目管理成熟度

项目管理部可以从各个部门中获取数据，对这些数据进行整理和分析，然后决定项目的绩效状态。

项目后评估用来检查项目的灵活性和确保项目管理流程按照项目的需要进行。

项目审核的结果可以作为项目定期评估的一个依据；对项目进行评估和回顾的同时也是进行辅导的一个机会，审核员可以指导和协助项目经理理解项目管理方法怎样适用在他们的项目中。

8.项目组合管理和项目群管理

（1）项目组合管理：

项目管理部负责项目组合管理，负责从组织战略角度对项目组合进行分析和评估，确保组织战略被贯彻实施。

项目组合管理小组是项目管理部的成员。

（2）项目群管理：

项目管理部通常是作为上级主管部门的身份进行监督和检查并负责解决多个项目群之间可能存在的资源冲突，而并不参与项目群日常管理工作，只是辅助进行项目群管理。

四、部门工作重心

针对目前公司项目管理的阶段，项目管理部的工作重心应当围绕以下四个中心展开：

1、   服务支持中心

 对项目提供业务及管理领域咨询支持；协助项目经理完成项目计划、项目监控、里程碑评审等工作。

2、   学习成长中心

 制定项目经理能力模型；开发和引进项目管理课程；针对不同人员组织相关培训、学习等能力提升项目；制定项目经理岗位序列的评估和晋升。

3、   知识管理中心

 制定项目管理流程和规范；建立知识管理平台和系统；总结项目管理的最佳实践。

4、   管理控制中心

 依据项目要求选择任命项目经理；为启动的项目调配资源动态规划；项目计划的审核和审批形成执行基准；对项目进行跟踪、分析和控制；组织项目的收尾，对项目和项目经理做出评价与绩效分配。