刘晓公文的写作与管理技巧.docx
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刘晓公文的写作与管理技巧
公文的写作与管理技巧
刘晓
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通过学习本课程，你将能够：
●了解公文的含义、类别和文种；
●熟悉公文的写作特点、步骤及要求；
●掌握九种常用的公文写作形式；
●有效提升公文的写作与管理技巧。
公文的写作与管理技巧
一、公文的含义
1.公务的定义
公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的文书，是为管理和开展各项行政工作而制定，具有规章制度性，为行政工作提供标准和范式。
2.公文的特点
公文是一种文书，公文的特点主要有两点：
第一，公文具有强制执行力的法定效力；
第二，公文具有自身的规范体系，包括文种选择、格式和要求的规范，甚至标点符号，以及语气和措词的使用规范。
二、公文的类别
按照不同的标准，可将公文分为不同的类别。
1.按行文的方向
按行文方向，一般可将公文分为上行文、平行文和下行文。
上行文
所谓上行文，是指下级机关向所属上级机关的发文。
下行文
所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关的行文。
平行文
所谓平行文，是指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。
2.按文书的来源
按文书的来源，公文分为收寄公文、外发公文和内部公文。
其中，被广泛应用的是内部公文，更多被管理、保存、编码、甚至销毁的，同样来自于内部公文。
3.按发文的性质
从发文的性质角度，将公文分为询问文和答复文。
询问文
所谓询问文，是指征询意见或解答问题的文书。
答复文
所谓答复文，是指针对询问文的解答和回复性文书。
4.按公文内容处理的要求
按公文内容处理的要求，将公文分为参阅性公文，又称参阅件；承办性公文，即承办件。
5.按处理文书的时间要求
按处理的时间要求，可将公文分为特急公文、急办公文和常规公文（平件）。
其中，平件在企业应用中比较频繁。
6.按文书的机密程度
从文书的机密程度分析，将文书分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。
企业中最常使用的则是普通公文。
三、公文的文种
国家行政公文管理规定，企业内部公文一般分为12种，即命令（令）、决定/公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、公函或函、会议纪要和议案。
通常情况下，命令、通告、公函和议案在企业公文中应用较少。
四、公文的写作特点
公文的写作特点主要包括：
1.实用性
公文书写切记除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，实用是公文最大的特点，即公文要能够应用。
2.真实性
如果公文书写内容是虚假或虚构，甚至是捏造或编造的，则失去了公文实用的价值。
所以，真实是公文的生命。
3.时效性
公文的时效性是指其内容与事务的发生具有同步性。
4.规范性
公文的含义明确了公文的文种选择、格式、甚至标点符号，都应该规范、实用。
【案例】
按照公文语言的规范性修改句子
请按照公文语言的规范性修改下列句子：
1.你局某月某日的来信，我们已收到。
这个例句的典型问题是语言不规范，然而公文讲究语言要言简意赅，所以如果改为“贵局某月某日的来信已收悉”，再附上文件的编码，则显得语言简洁明了，同时便于对方日后的查找。
2.石景山农委向古城四中赠送了价值5000元的物理、化学实验仪器和体育教材，改善了办学条件。
改成“为改善古城四中的办学条件，石景山农委赠送了物理、化学实验仪器和体育教材，价值5000元”将更合理。
3.5所公房、6起重大事故、学生78名
这个句子主要是顺序有问题，应该为“6起重大事故、学生78名、5所公房”。
4.协商会是在我们这里开还是在你们那里开？
请速定。
这个句子的问题是不够简洁，可改为“协商会在何处召开请速定”。
五、公文的写作步骤
公文的写作步骤主要包括：
1.计划
公文所要表达的内容、阅文的对象、采取何种文种书写、最后公文要达到怎样的目的，均应事先做好计划安排。
2.成文
成文即拟稿，就是将合理计划的公文内容、阅文对象、文种方式和所要达到的目的与作用，拟成公文稿件。
3.修改
修改就是对拟好的公文稿件进行反复审阅修改，使其语言简单明了，行文更加规范，符合公文的定义。
4.编辑
编辑就是修改确认好的公文稿件，编辑成正式的公文文件。
六、公文的写作要求
1.完整
公文书写完整通常指意思、结构要完整，尤其在公文整体结构的布局方面，首先是组成导语的标题和前言，然后是正文，最后是结尾和落款。
2.具体
公文中所请示的事项、呈递的意见要具体，使得阅文单位能够清楚了解公文表达的意思。
要点提示
公文写作的要求包括：
①完整；
②具体；
③准确；
④清晰；
⑤简洁。
3.准确
准确是指在公文的书写中选择准确、适合的文种，选用准确的格式进行特写信息的传递。
4.清晰
清晰是指公文的层次和过渡要清晰、连贯自然，表达出公文的具体意义。
5.简洁
公文的语言要规范、简洁，通常选用专业化的书面语言。
公文中虽然需要运用言简意赅的语言，但不表示可以改变公文要表达的意思。
【案例】
少了一个字
清朝乾隆皇帝非常欣赏王之焕的一首诗《凉州词》：
“黄河远上白云间，一片孤城万仞山。
羌笛何须怨杨柳，春风不渡玉门关。
”
乾隆皇帝有一把进贡的特别精美的折扇，想让纪晓岚把王之焕的这首诗撰写在折扇上，纪晓岚非常激动，大笔一挥就开始写，写完之后，准备呈递皇上的一瞬间，发现少了一个“间”字，但是也无法修改，只好冒着被杀头的危险将折扇逞给皇上。
皇上满心欢喜地读着，发现少了一个字，就质问纪晓岚，此时纪晓岚灵机一动说：
“禀报皇上，奴才写的不是诗，是一首词，读起来意思没有改变：
‘黄河远上，白云一片，孤城万仞山。
羌笛何须怨，杨柳春风，不渡玉门关。
’”
就这样，纪晓岚免去了被杀头的罪过。
上述案例中，纪晓岚合理、灵活地弥补了错误，使用的是中文里长短句的技巧——四字一断、五字一断，所以公文既要简洁又不能改变其总体意思。
【案例】
加标点
某公司有这样一则公文：
“在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的所以员工们应该在正常的时间内另做停车打算或考虑共同使用的交通工具”，整段话中无一个标点，需要为其添加标点符号。
第一句话“在建筑物相连的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的”，这是一句完整的话，阐述停车是受到什么因素制约的，所以点一个“句号”；而员工们应该怎么办？
有两个做法：
第一，“没有空地儿，另做停车打算”；第二，“使用其他的交通工具，或者步行上班”，所以直接在后面点上句号。
经过分析，这则公文应改为：
“在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的。
所以员工们应该在正常的时间内另做停车打算或考虑共同使用的交通工具。
”
案例表明，看似比较复杂的内容，如果正确使用标点符号将其断清楚，则整个公文的意思就能够表达清晰、规范。
【案例】
有趣的对联
许多年前，有一个地主霸占了农民的百亩粮田，酿了醋，造了酒。
地主想请村里最有才的一个秀才，给他家写一幅对联，贴在大门口。
地主表达了中心意思，想来年预示着家里人丁兴旺、和谐美满。
于是秀才写下了“上联：
养猪大如山老鼠头头死；下联：
酿酒缸缸好造醋坛坛酸；横批：
人多病少财富”。
秀才写完之后，地主摇头晃脑，读着非常满意，将对联贴于门楣上。
地主是这么读的“养猪大如山，老鼠头头死；酿酒缸缸好，造醋坛坛酸；横批：
人多，病少，财富”，并且陶醉在自我欣赏中。
正在地主陶醉的时候，身边围拢了很多愤恨的村民，也进行了断句，没有加减一字，但意思完全不一样，村民们是这样读的：
“养猪大如山老鼠，头头死；酿酒缸缸好造醋，坛坛酸；横批：
人多病，少财富。
”
正如案例所示，看似很简单的标点，往往由于使用地方的不恰当，效果也就不一样。
所以，公文的规范还需要规范标点符号的使用。
【案例】
修改公文
有这样几段公文标题：
1.×××关于申请解决更换一台锅炉的报告。
2.×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。
3.关于×××分公司筹备工作进展状况的请示。
这三个标题都存在文种选择的不规范。
第一个公文是更换锅炉的报告；第二个是申请联欢会经费的报告，很明显为请示报告，而第三个工作进展状况应该是报告，而不是请示。
所以，应该改为：
1.×××关于申请解决更换一台锅炉的请示。
2.×××关于元旦文艺联欢会所需经费的请示。
3.关于×××分公司筹备工作进展状况的报告。
七、九种常用公文的写作方法
企业常用的公文有三类：
行政公文，包括请示、批复、报告、通知和公函；事务公文，包括计划、总结和规章制度；会务公文，包括应用最多的会议纪要和会议记录。
除常用的企业公文外，还有商业信函，通常分为内部信函，包括备忘录、电子邮件和便笺；外部信函，包括求售函、催款函、投诉处理函。
1.请示
概念
请示是用于下级机构或单位向上级机关或主管请求指示/批准的一种上行公文，请示的事情都是将要发生的，即产生于事前。
特点
请示的特点包括：
行文内容的请求性。
请示具有强制上司或上级机关批复、回复的特点，公文所写的内容是请求上司或上级机关的批准、批转和批复，批复具体执行意见。
行文目的的求复性。
请示公文必须要得到上级主管单位的批复或回复。
行文时机的超前性。
请示公文产生于事前。
请求事项的单一性。
一个请示公文内容只能请示一件事情，即必须一事一请，一文一请。
种类
请示的种类有三种，即请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示。
请求指示的请示。
例如之前从未碰到的特殊的新发生的疑难问题没有处理办法，请求得到领导的意见或处理办法，属于请求指示的请示。
请求批准的请示。
如某项事情有两种方案，但是已经决定了其中的一种，只需要领导做出批准或不批准的意见，是请求批准的请示。
请求批转请示。
某件事情执行起来不能由一个部门独立完成，需要其他各部门之间的配合，尤其需要向领导请示，并请求批转给其他部门周知，做好执行和配合工作，此为请求批转请示。
写作要求
请示公文的写作要求包括：
第一，一事一请或一文一请，做到每次请示只能够请示一件事情；
第二，单头请示，请示必须抄报直接隶属上司和直接隶属主管单位，而且只能够抄报一个直属领导或一个直属主管部门；
第三，严禁越级，请示不可以越级请示和越级汇报直属上司；
第四，不抄送下级，请示仅是对上级主管单位的请求，不抄送下级。
容易出错的情况
请示容易出错的情况包括：
第一，多事一请；
第二，多头请示。
格式
通常情况下，公文格式多是一种通用的模板，由标题、正文、结尾和落款构成，根据不同文种的差异稍做调整。
标题。
请示公文的标题主要书写制发单位所请示的事由和文种。
正文。
请示的正文包括导言或者前言、主体和结尾。
导言部分主要阐述请示的目的、背景、缘由和动机；主体书写请示的事由事件；请示的结尾部分一般以“特此请示，请批复”等固定语言结束；请示公文的落款需要写明制发单位的名称和书写时间，最后加盖公章。
2.报告
概念
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时所使用的陈述性公文，属上行文，一般产生于事后和事务发展中。
分类
通常情况下，将报告划分为三类：
综合性报告。
综合报告是将某个事件的所有情况和所有方面，向上级主管单位做的汇报。
专题性报告。
专题性报告是就某一个问题或问题的某一个方面单独向上级机关做的汇报。
回复性报告。
回复性报告则是针对上司或上级主管单位的某一个讯问或问题及上级的困惑，做直接回复的汇报。
要求
【案例】
总裁给人力资源部的便函
致：
人力资源部
自：
总裁
主题：
饮水机
时间：
25／5／××
现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。
我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。
但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。
下面是人力资源部主管递交的一份报告：
关于饮水机的报告
十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。
给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。
但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。
在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。
如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。
因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。
由此可见，书写报告一定要有要求。
具体来说，书写报告的要求主要有：
第一，情况要属实，报告是下级对上级机关或主管单位提供的问讯、汇报工作的一个陈述性公文，所陈述的情况必须实事求是；
第二，语气要谦和、严肃；
第三，概括叙述，语言言简意赅，使得上级主管阅文时既能够了解事情的经过，又能够知道事情的原委。
格式
报告的格式与请示的格式相似，仍然由标题、正文、结尾和落款组成。
标题。
报告的标题同样是写明制发单位、事由及文种。
正文。
报告的正文包括导言和主体两部分：
导言中写明报告的目的、背景、作用和意义。
主体是报告中关键精华的部分，使用简洁的语言陈述事情的起因、发展、经过、产生的影响及针对影响提出改进的意见和建议，主体中陈述事件的逻辑结构要清晰、思路要非常缜密、问题要交代清楚。
结尾。
报告的结尾通常惯以“特此报告”之类的格式语言。
落款。
最后在报告的落款处签上制发单位的名称、书写时间和加盖公章。
3.批复
概念
批复是用于答复下级机关的请示事项的公文，为下行文。
批复发生于事后，与请示公文相对应。
要求
【模板】
关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复
江苏省人民政府：
你省一九九二年十月八日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和一九九二年十一月二十日的补充请示收悉。
经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市（县级），由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。
此复
民政部（盖章）
一九九三年一月八日
上述是批复的一个简洁模板。
批复公文的写作要求主要包括：
收到请示必须予以答复。
源于请示的强制回复性特点，决定批复必须予以答复。
批复内容要有针对性。
下级机关需要按照上级批复的意见和措施，进行事情的落实和执行，所以上级所批复的公文内容必须具体，且针对性强。
批复的意见要切实可行。
批复的态度要慎重。
格式
批复公文的格式主要包括：
标题。
批复公文的标题部分是收文单位，即请示和报告中的称呼对象。
正文。
批复的正文部分包括导言和主体。
导言中书写清楚批复的背景；主体是批复给下级机关具体的实施办法及意见或建议。
结尾。
批复通常以“此复或特此批复”结尾。
落款。
批复的落款部分为制发单位名称、写作时间、加盖公章。
作为上级机关回复下属单位批复时，需要注意公文编号的应用。
所谓公文编号，是针对请示公文编号而言，在批复公文中可以省略请示文件的名称，使用请示相对应的编号代替，则可以直接便于下属机关的查阅。
4.通知
概念
通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员的公文，为下行文或平行文，具有广泛性、晓谕性和时限性的特点。
种类
通知在企业中的应用较多，通常分为四大种类：
指示性通知。
即指示下属单位或不相隶属机关具体实施办法或配合工作。
知照性通知。
通知的目的是使得人们知道某件事情，按照通知的内容做好相应准备。
例如停电停水通知、放假通知等。
事务性通知。
即针对某件事务进行的通知，例如会议通知、培训通知等。
任免聘用通知。
即对某个职位的任免、聘用，通知相关人员而书写的公文，一般由单位的人力资源部书写。
格式
通知的格式同样包括标题、正文、结尾和落款。
标题。
标题由制发单位、事由和文种组成，制发单位通常可以省略，通知中的称呼部分指受文单位，通常也可以省略。
正文。
正文部分包括导言和主体。
导言中阐述事件的背景、动机和缘由，或者是通知的目的和作用；主体部分书写清楚人物、时间、地点、事情经过、目的和意义，以及具体做法和要求。
一般重要通知一定附有回执部分，例如会议通知常附有回执，或者其他一些通知会根据需要附线路图、停车位、分布图等。
结尾。
通知往往以“特此通知”为结尾标志。
落款。
落款部分以制文单位、时间和加盖公章落款。
5.通报
概念
通报是适用于表彰先进、批评后退、传达重要精神或情况的公文，属下行文。
种类
通报分为三种类型，即表彰性通报、批评或惩罚性通报和传达性通报。
格式
通报的标题部分包含通报的制发单位，一般可以省略，然后是事由、通报、文种、称呼，通报的称呼即受文单位，通常可以省略不写。
表彰性通报正文主体部分必须清晰突出表彰的内容、事由、积极的作用和影响及具体表彰措施，以此树立内部标杆和榜样。
批评性通报主体部分应该清楚书写批评的具体事情、产生的根源及导致的负面影响、然后具体的处罚措施，最后就处罚决定规定一个生效时间或日期。
无论表彰通报、批评通报或者传达通报，结尾落款部分一定有“特此通报”、制发单位、通报时间和加盖公章。
写作要求
企业通报要求包括：
第一，书写及时快速；
第二，材料新颖、典型，具有代表性；
第三，内容属实。
如果通报所用材料不典型或不具有针对性，无论是表彰通报或是批评通报则都无任何意义。
所以无论通报材料的正面性还是负面性，都必须典型才具有一定的标杆作用。
6.计划
概念
计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤做出简要部署的事务性公文，产生于事前。
制定原则
计划制定的原则包括：
第一，对上级负责；
第二，切实执行；
第三，集思广益；
第四，突出重点；
第五，防患于未然。
计划需要落实和执行，更需要踏踏实实完成。
计划的产生需要征求每一个人或部门的意见，而且计划必须突出重点，不能够面面俱到。
最后计划必须起到预警作用，防患于未然。
计划的别称
计划有许多别称：
规划。
规划是具有全局性的、较长时期的长远设想。
方案。
方案是从目的、要求、工作方式方法到工作。
安排。
安排是对短期内工作进行具体布置的计划。
设想。
设想是初步的草案性计划。
打算。
打算是短期内工作的要点式计划。
要点。
要点是列出工作主要目标的计划。
特点
计划体现在内容方面具有预见性和可行性的特点；体现在作用方面则具有指导性和约束性的特点。
类型
计划公文的类型分为表格式计划、条文式计划和文件式计划三种，通常各种生产型和制造型企业使用Excel或Word做表格计划。
格式与要求
标题。
计划公文书写格式中的标题部分包括制发单位、事由、计划产生时间和文种。
正文。
企业书写计划时导言部分应该记录计划的目的、背景、作用、意义和影响；任何计划在主体书写中应该清晰和清楚地涵盖三项内容，正所谓三段论式计划，即计划的目的和依据；计划的目标和措施；计划的任务和步骤。
除三段论外，有时根据计划的内容，计划公文主体部分还会涉及计划可能出现的一些问题，为解决这些问题而寻求上司或上级主管单位的帮助，或者一些事务活动的预算，以及针对这些问题可供参考的预警方案。
落款。
计划公文的结尾一般可以省略“特此计划”，如果标题中有制发单位，落款中则不写制发单位，直接书写时间、加盖公章。
写作须知
计划公文的书写要求围绕三个重点：
第一，从实际出发，统筹兼顾；
第二，突出重点，主次分明；
第三，目标明确，步骤具体。
7.总结
概念
总结是对自我进行回顾性的分析研究探索有关规律，用于指导今后工作的文书，产生于事后。
类型
总结的分类有许多种：
按性质分。
从性质角度，将总结分为综合性总结和专题性总结。
按内容分。
按照内容，将总结分为工作总结、思想总结、学习总结和生产总结。
按范围分。
根据总结的范围，分为地区总结、部门总结、班组总结和个人总结。
按功能分。
按照总结公文功能的不同，分为汇报性总结和经验性总结。
特点与要求
总结的特点包括客观性、规律性、典型性和概括性。
总结能够揭示事物发生之间的一些客观存在的基本规律，总结出特点可以为今后应用和借鉴，所以决定总结具有客观性和规律性的特点；总结的内容往往可以提升到一定的高度，而且使用的语言精炼和概括性强，所以总结又具有典型性和概括性的特点。
总结是对计划的总结，企业书写总结时要求内容或材料一定对照计划进行。
格式与原则
总结的书写格式与计划格式完全相符，标题仍然包括制发单位、事由、时间和文种。
总结正文中的导言主要描述清楚总结的目的、背景、意义和作用；依照三段论式计划，总结的主体同样涵盖三部分，首先对照计划所做的工作，过程如何，其次突出获得的成绩和经验、问题和教训，最后突出对未来工作的打算和改进及努力的方向。
总结的结尾部分主要是号召和预警，落款部分与计划公文格式相同，如果标题部分写清楚了制发单位，则落款部分可以省略这个制发单位，直接写入时间和加盖公章。
原则
企业总结的书写需要遵循六原则：
第一，总结材料要充足；
第二，总结内容和对象要全面；
第三，亮点成绩要突出；
第四，问题的认识要客观深刻到位；
第五，改进意见要落实；
第六，观点论述要有理有据，依据各种数据或图表提升观点。
8.会议纪要和记录
会议纪要和会议记录仅一字之差，其实却是两种不同的文种。
从文字含义角度解释，“录”是一字不差全盘皆录；“要”是记要点，将要点言简意赅地表示出来。
会议纪要
会议纪要是用于记载传达会议情况和议定事项的会务公文。
会议纪要的标题一般省略制发单位，直接书写会议主题、文种和议题；纪要的主体部分经常使用一些固定的词语，比如“会议一致通过”、“会议就某些问题做了如下决策”等；会议纪要一般均由行政部门书写，所以在落款处标明行政部门名称和时间，最后加盖公章。
会议记录
会议记录是在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来而形成的书面材料。
首先会议纪录的标题为会议的名称和文种；正文则记录会议的时间、地点、出席列席人员、主持人、缺席人、记录人、记录时间、发言人名字及发言内容，甚至记录散会、休息情况，会议记录必须真实全面。
9.公函（函）
公函在企业中的应用比较少，是指适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题的文书，属平行文。
公函的格式基本与其他公文格式相同，标题内容为制发单位、事由和文种，公函的称呼即受发单位与其他公文有所不同必须保留；公函的导言部分写明函的背景、目的、意义和作用，主体部分主要阐述公函具体的事由、措施和方法；一般在公函结尾部分使用一些专业术语，例如“转此函达请答复”或者“特此函请回复”，落款是制文单位直接加盖公章。
要点提示
企业常用的公文包括：
①请示和报告；
②批复；
③通知和通报；
④计划和总结；
⑤会议纪要和会议记录；
⑥公函（函）。
八、公文的管理
1.公文编码
公文编码是用来管理公司各种各样由不同公司不同部门不同时间收发的公文。
例如，公司的红头文件和蓝头文件的区分；行政部、生产部、销售部等各部门文件的区分。
公文的编码依照系统性和反映公文的一定性质两个原则进行管理。
通过公文编码可以了解公司信息、收文、发文及公文时间。
例如，抚顺罕王集团的一个公文编码为“抚罕发【2011】011”，表示抚顺罕王集团2011年第11号发文；“抚罕发/2011年/0”可以表示集团2011年发的公司蓝头文件；“抚罕/生/2011年/005”可以看出是生产部的文件。
2.公文收发
公文
升级会员 