秘书办公桌的整理.docx

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秘书办公桌的整理

秘书办公桌的整理

秘书办公桌的整理

秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的嗓音，改善办公室的环境以减少精神分散。

要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。

秘书的台子上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头近便的地方。

办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个台子。

有95％以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。

1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。

手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。

2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。

3、其它文件不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。

4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。

5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在台子上。

6、经常查看你的台子，保持台子整洁。

有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。

调查表明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理都来说，这不能算是一个次要的事情。

为了尽快阅读这些资料，采取他派阅读任务的办法比较有效。

这种做法的好处包括：

1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。

2、使你的同事及时知道最新发展的情况。

3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。

4、使你心中有个数，知道什么资料对你的同事们最重要。

5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为阅读的责任已分派到你的同事们身上，最重要的资料可以保证有人看过。

桌面的整齐

随便把文件摊开在桌上就离开座位的秘书，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书，都不是谨慎的秘书。

一个谨慎的秘书应当做到：

1、要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。

办公时，看到客人来找自己，要众容自如的把文件收起来，不过想要做好以上这种干净利落的动作，平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。

平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位或下班前，都要记得文件收到抽屉里。

不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。

2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心的办事。

如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，则往往客人已经站到自己面前，也还毫不察觉。

像这种等客人让在自己面前，开口问对不起，请问这里是不是总务科？

的时候，才知有客人来，慌乱中，啪的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。

所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。

附送：

秘书十月份工作总结

秘书十月份工作总结

光阴如梭，一个月的工作转眼间便成了历史。

在各位干部干事的共同努力下，我们在本月完成了一系列活动，并多次得到学院师生的好评。

在此我向你们表示衷心的感谢!

回忆起11月份的主要工作如下：

一、10月1日，由我院团委组织部组织在全校开展政治风采大赛。

在此次活动中，以拒绝冷漠，诚信守法为主题，以小悦悦事件为讨论线索。

活动的内容积极向上、生动新颖，活动的过程进行得有条不紊。

但在此次活动中，宣传工作有所欠缺，报道工作极不到位。

在以后的大小活动中要尽量做到：

活动前，有方案、有策划、有准备;活动中有通知、有报道、有通讯信息;活动后，有图文并茂的总结和材料。

二、10月2日，在青年志愿队的组织下开展了让我们与绿色同行的义务回收活动。

此次活动增强了我院学生的环保意识，提高了干部干事的沟通能力、团队协作能力。

特别值得表扬的是此活动报道非常地及时，工作基本到位。

但在活动的过程中参与的干事较少，部分干事对此活动的意义及其重要性还不是很明确。

三、10月7日，由心理部组织了感悟心灵，健康发展的手抄报比赛，并进行评奖公布。

在学校的心理专栏中，我看了每位获奖选手的作品。

作品主题鲜明、个性张扬，有极大地教育意义。

四、在本月

8、

9、10日，由办公室组织本校区学生开展gb创业培训课程。

在本次培训中约130名同学能领到证书。

在石浩部长精心的策划下，在办公室的组织下，参加上课的同学比去年翻了一番。

培训的效果也比以前要好。

五、10月16日由组织部组织我院团委全体干事进行礼仪培训。

礼仪培训是增强干事的纪律观念，规范干事的工作行为的重要培训。

此次培训，资料收集得较为齐全，培训准备较为齐全。

但学习效果到目前为止并不明显。

目前，许多干部干事还存在些不文明的习惯。

我在此向各干部干事提倡在生活中，要严格要求自己。

每天醒来好好计划一天要做的工作，每天睡前反省一天的工作中不足;每天坚持改变自己一点点不足，两年后你会发现你的进步很大。

六、10月15日，由青年志愿队组织全院师生开展义务献血活动。

虽然，上月长沙献血中心已经采血过一次了，但本次在各干部干事的积极宣传引导下献血量依然不减。

此次献血充分得表现我校学生的爱心，也体现出我们工作的认真负责。

七、10月16日，我院团委心理部开展对本校区学生心理普查工作。

在此工作中，体现了我团委心理部关注大学生的心理健康发展，心理部的干部干事及时得收集同学们的心理发展情况并辅导学生心理健康发展。

在此要特别表扬心理部的各干部。

部长：

邓定，副部长：

王明，郭雷;工作认真负责，能积极地完成心理部的各项工作，从来没让我担心过。

在我不定期的查看晨练、值班等工作中，他们都积极地到岗到位。

八、10月18日，在各部门干部干事的共同努力下圆满完成了文娱部活动四星大赛决赛暨校园文化艺术节开幕式。

此次大赛受到了学院领导的高度好评。

各干部干事在此次活动中积极地参与到其中，手把手的教干事怎样设计舞台、怎样安排会场;干部干事同甘共苦。

深刻表现了干部认真负责、耐心教导，各干事积极主动、虚心学习的一面。

在活动中有些地方是干事自己设计的，比如，舞台前的设计、光碟挂饰的设计。

设计得非常得好，美观、温馨、又大方，你们的创新能力非常强，动手能力也非常得强。

有些方案你们能想到干部的前头，能自己主动去尝试，这让我感到非常的欣慰。

在这点上要提出表扬!

希望你们以后能继续发扬。

九、在本月24日，我院团委协助援疆办共同完成《快乐大家庭》农村工作汇报演出。

活动到场的领导非常得多，活动的意义十分重大。

在我们的共同努力下，基本达到学院领导的要求。

当然，我们的工作也还存在许多的不足。

首先，干部不够重视;有些干部总是抱着不是我部门的事，我不急的态度去工作，我们是一个大家庭，我们要共同繁荣，我们的目标是要把所以的工作做好;所追求的是共同进步。

以后各干部，要坚决改变这种观念。

在组织、通知方面非常不到位，以及在观看节目后没有集合。

当然，在这个月中还进行了：

青年志愿队的清除牛皮鲜活动。

宣传部与外联部对精英杯活动的准备。

以及廉洁文化的：

国旗下讲话活动横幅进校园活动广播进校园活动签名活动主题讨论活动等，我就不一一列举了。

【秘书十月份工作总结

（二）】

尊敬的各位领导，各位老师，各社团的朋友们：

大家晚上好!

光阴荏苒，本学期的工作已经接近尾声。

今天我们在这里隆重集会，总结本年度大学生社团联合会秘书团工作，表彰在本学期暨第七届社团文化艺术节工作中取得优异成绩的社团与个人，对部分社团施行亮黄牌决议。

在校团委老师的辛勤指导下，社团联合会执行委员会的监督下，社团联合会全体干部与干事以认真负责的工作态度，圆满并卓越地完成了本学期的工作任务，为社团联合会的进一步发展起到了一定的推动作用，为丰富校园文化增光添彩，下面请允许我代表大学生社团联合会秘书团将大学生社团联合会本学期工作总结如下：

九月份：

1、8月27日举行了第一次社团联合会干部动员大会：

对各位社联干部进行上岗培训，初步安排本学期的工作计划，部署本学期工作，让社团联合会的干部以饱满的热情投入到工作当中，并对本学期的工作有深刻的了解，有利于以后工作的顺利开展。

2、9月2日举行本学期第一次执行委员会议：

会议初步审核通过了大学生社团联合会本学期活动安排和大型会议决策。

3、9月14日校团委大学生社团联合会指导老师万老师召开干部见

面大会。

对社团联合会干部的成绩、工作理念、工作定位、工作能力提出明确要求。

4、9月15日召开本学期第一次学生社团理事长团支部书记大会：

全面总结上学期的工作，吸取上学期工作和活动中的有益经验，并对各个社团新任负责人进行培训，学习相关文件与社团联合会章程，传达社团工作方针与精神，初步安排部署本学期工作，以及活动开展具体要求，如招新要求、活动申请、活动流程、助审核等具体事宜，让各社团负责人在短时间内熟悉并掌握工作情况，顺利开展工作起到积极的效果。

5、第一次年审工作:

审核社团联合会和社团理事长团支书干部成绩的，对各社团组织机构进一步完善和审核，由于各学生社团有些部门是一个新生的部门，还存在一些不足之处，需要在一些的工作中不断完善和发展。

十月份：

1.社团招新：

十、一之后，在校团委的领导与支持下，大学生社团联合会的指导各学生社团进行了为期两周的招新工作。

本次招新吸引了大批的共同的兴趣爱好者和优秀人才，社团共吸收新鲜会员7686人，取得圆满成功!

社团联合会新干事招聘：

十月下旬，大学生社团联合会举行了201X级新干事招聘大会，在

招聘之前，社团联合会的全体干部进行了周密的安排和部署，社团联合会秘书团成员对本次招聘大会提出了要求，强调各部室一定要本着公平、公正、公开的原则，为社团联合会选出优秀的人才，此次干事招聘大会分为初试、复试和试用期三个部分，试用期考核结束后有171名201X级新同正式成为了社团联合会新干事，为社团联合会注入了新的血液、新的活力与希望!

3.新干事见面大会：

十月下旬，大学生社团联合会组织并开展新干事见面大会，各校级学生组织的主要负责人莅临现场，见面大会形式新颖、内容丰富，让各个干部、干事学习相关文件，如社团联合会章程与管理条例，了解社团联合会的工作，并相互交流与沟通，为社团联合会工作顺利开展奠定了良好的基础。

4.收集会员登记表、团员登记表：

对本学期各社团招收的会员进行审查并予以存档备案，以便对各社团进行规范的管理，使各社团严格按照社团会员招收程序进行。

但也存在一些不足之处，一些社团仍有谎报、瞒报会员人数，以及会员招收收据严重的不规范等情况。

在以后的工作中我们会不断改进，制定严格的规章、制度以规范各社团招收会员的行为，做到为每位会员负责的原则。

5.第二次年审:

根据各社团上交的年审表进行本学期的第二次年审，本着公平、公正、公开的原则，严格按照年审程序对各社团进行审查，有利于规

范各社团的行为，反映各社团的一些问题，以便以后工作中的不断改进。

召开第二次理事长团支部书记大会

会议主要就对上月工作总了具体总结，对社团招新、社团常规工作、社团活动开展流程和年审事宜作出具体安排。

会议还听取了部分社团的建议和意见。

十一月份：

1.第七届社团文化艺术节开幕式暨社团会员月启动仪式

关心服务会员，回归会员主题，我们将一如既往的为西华师范大学全校会员提供更优异高质的服务。

2、社团嘉年华快乐大本营和社团之夜晚会：

嘉年华快乐大本营游园活动是以参加游戏趣味游乐玩形式环二期体育馆隆重举行，具有极大的吸引力和轰动效应，许多社团参与到了这次活动中，不仅有益于活动的成功举办，而且更进一步沟通了社联与社团之间的关系。

此次活动会吸引了许多同学的积极参与，让同学们在玩乐中学到丰富的知识，还取得了丰厚的奖品。

既丰富了同学们的课余文化生活，又促进了我校校园文化的繁荣与发展。

社团之夜晚会也如期在二期大屏幕举行，本次晚会是社团联合会本年度首次尝试户外晚会，虽然有些不足，我们社团自主举行，自由表演，没有学校晚会的正式，没有学校的全力支持，在这种情况下，依靠我们社团自己相互团结，自立更生晚会也得以成功举办，晚