程序文件03文件控制.docx
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程序文件03文件控制
深圳市拓安路桥工程检测有限公司
文件控制程序
文件编号：
SGKAJ-Ⅱ-03
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
深圳市拓安路桥工程检测有限公司
程序文件
文件编号：
SGKAJ-Ⅱ-03
第1版第0次修改
文件控制程序
第1页共5页
1.目的
有了效控制本公司构成质量体系的所有文件，防止使用无效或作废的文件，并及时准确地传达到各相关部门。
2.范围
适用于本公司为满足检测要求及质量体系实施中所涉及和形成的所有有关文件。
它包括内部制订的和来自外部的。
3.职责
3.1各授权部门负责文件的审批。
3.2综合组负责文件管理。
4.工作程序
4.1质量体系文件层次
4.1.1第一层文件是描述质量方针、目标和质量体系要素要求与职责的质量手册。
4.1.2第二层文件是描述为实施质量体系、控制各要素所涉及到的各职能部门活动、各质量环节的程序性文件。
4.1.3第三层文件是具体供工作人员使用的作业指导文件。
如：
设备操作维护规程、检测细则等。
4.1.4第四层文件是质量体系运行的证实文件—记录表格，如：
各类原始记录、报告、表格、图表等。
4.2文件的编号
4.2.1第一、二层文件编号为：
SGKAJ-X-XX
ABC
A部分：
单位简称。
B部分：
文件层次，用罗马数字I表示第一层，Ⅱ表示第二层。
C部分：
文件流水号：
用01、02、03表示，质量手册无此流水号。
深圳市拓安路桥工程检测有限公司
程序文件
文件编号：
SGKAJ-Ⅱ-03
第1版第0次修改
文件控制程序
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4.2.2第三层文件编号为：
SGKAJ-X-X-XXX
ABCD
A部分：
单位简称。
B部分：
文件层次，用罗马数字Ⅲ表示。
C部分：
文件类别代码；用汉语拼音第一个字母表示，详见4.2.3。
D部分：
文件流水号用001、002、003……表示。
4.2.3文件类别及代码：
（1）管理制度，代码：
G
（2）检测细则，代码：
J
（3）设备操作维护规程，代码：
S
（4）设备功能检查或期间核查规程。
代码：
H
（5）其它类，代码：
Q
4.2.4文件的版本状态
文件的原版为第1版，第0次修改，修改后为第1次修改，第2次修改……，若有重大修改或修改5次以上，则为第2版，第0次修改，以此类推。
4.2.5质量体系运行记录管理编号：
SGKAJ-X-XX-XX-X
ABC
A部分：
源文件编号。
B部分：
该文件相关表单流水号用01、02、03表示。
C部分：
表单版本号，原版为1，第一次修改为2，以此类推。
4.2.6检测报告、原始记录、委托单编号：
检测报告编号：
见《检测报告管理程序》
原始记录编号：
见《记录管理程序》
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程序文件
文件编号：
SGKAJ-Ⅱ-03
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委托单编号：
见《要求、标书、合同评审及管理程序》
4.2.7外部文件编号：
XX–XX–XXX
│││└-——流水号（001-999）
││└----分项号（01-99）（顺序依照《质量手册》附录8
││承检能力表序号排序）
│└----类别号A-Y（按照：
试验检测类A、设计类B、施工类C、
│评定类D等英文字母编排；其他类Z）
└----行业规范类别号：
分行业按拼音字母缩写分类编号（公路L、
建筑J、水运港口S、国标G、地方法规D等依此类推）
4.3文件的编制、审批和发布
4.3.1质量方针和目标应由经理亲自主持制订，经领导层集体讨论后颁发。
4.3.2第一层文件由质量负责人负责组织专门工作小组编写，质量负责人、技术负责人会审，由总经理负责手册的批准。
4.3.3第二层文件由质量负责人负责组织各职能部门编制，质量负责人或技术负责人审核，经技术负责人批准后发布执行。
4.3.4第三层文件由各职能部门根据质量活动的需要编写，部门负责人审核，质量负责人或技术负责人批准后，发布执行。
4.3.5第四层表单随第二、第三层文件进行审批。
4.4文件的修改
4.4.1文件的修改应由该文件原制订部门或相关部门人员提出，由原制定部门填写《文件更改申请表》说明更改的原因和内容。
4.4.2文件修改的审批应由原批准人进行审批。
若因某种特殊原因需由其他人员进行审批时，需调阅相关背景资料以供参考。
批准后由综合组将修改的章节号、修改的内
容、修改时间填写在《文件修订页》内。
4.4.3一份文件一次修改字数在30字以下时，可以由文件的编制人员采用手写修
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文件编号：
SGKAJ-Ⅱ-03
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改的方式修改，并在修改之处签名并注明日期。
4.5文件的发放、回收、保管
4.5.1所有文件由综合组建立明细清单，内部文件填写在《文件管理总览表》，外部文件填写在《技术规范和标准目录》，当内、外部文件发生变化，综合组应及时更新明细清单，外部文件需经技术负责人核对其有效性后方可将其发放给文件使用部门。
4.5.2综合组根据文件所涉及的部门或文件审批人的要求决定文件发放范围，根据各部门需要决定文件发放数量。
要确保所有使用部门都有相应的文件。
发放的所有与质量活动有关的文件均为“受控文件”，在文件首页或封面加盖文件受控专用章。
发放时，填写《文件资料发放与回收登记表》并请收文部门或个人签名。
4.5.3若文件有修订或废止情形，综合组则需将作废文件回收，回收时应注意数量及内容的完整性，并记录于《文件资料发放与回收登记表》。
4.5.4综合组应将回收的旧版文件，除原件为知识、经验保留外，应每半年销毁一次，销毁时填写《资料销毁申请表》报质量负责人批准。
保留的旧版文件原件正面加盖
红色“作废”章以示区别。
4.5.5文件持有者对文件应妥善保管，保持文件的清洁、完整、不得随意涂改、撕页。
如有遗失或有需求时，填写《文件资料补发申请表》，经综合组负责人同意后予以补发。
4.6文件的借阅
各部门人员需要借阅有关文件时需填写《文件资料借阅申请表》，根据借阅文件的类型，经质量负责人或技术负责人批准后，方可向综合组办理借阅手续。
4.7文件的保密
文件持有者未经批准，不得将文件私自外借，复印和向外传达，离岗时应将文件交回综合组。
4.8外部文件的更新
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文件编号：
SGKAJ-Ⅱ-03
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每个月技术负责人到深圳市标准化与编码技术研究院查询标准、规范的更新情况和不定期在网上查询，如有新标准，由综合组购置并予以受控发行，被替代标准加盖“作废”章予以标识。
4.9文件的定期审查
每年12月份，由文件审批人员对文件的系统性、符合性进行审查，如需修改，按4.4执行。
4.10非受控文件的管理
非质量体系受控文件由综合组资料管理员统一编号后保存在资料组，各部门需填写《文件资料借阅申请表》后方可借阅。
5.相关文件
5.1《要求、标书、合同评审及管理程序》SGKAJ-Ⅱ-04
5.2《记录管理程序》SGKAJ-Ⅱ-11
5.3《检测报告管理程序》SGKAJ-Ⅱ-27
6.相关记录
6.1《文件资料发放与回收登记表》SGKAJ-Ⅱ-03-01
6.2《技术规范和标准目录》SGKAJ-Ⅱ-03-02
6.3《文件管理总览表》SGKAJ-Ⅱ-03-03
6.4《文件更改申请表》SGKAJ-Ⅱ-03-04
6.5《文件资料补发申请表》SGKAJ-Ⅱ-03-05
6.6《文件资料借阅申请表》SGKAJ-Ⅱ-03-06
6.7《资料销毁申请表》SGKAJ-Ⅱ-03-07
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文件资料发放与回收登记表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-01编号：
序号
文件
编号
文件名称
版号
份数
每份
页数
分发号
接收部门
发放
回收
备注
签收
日期
签收
日期
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技术规范和标准目录
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-02编号：
序号
产品或参数名称
依据的标准号
规范标准名称
文件编号
编制：
批准：
深圳市拓安路桥工程检测有限公司
文件管理总览表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-03编号：
序号
文件名称
文件编号
版号
文件类型
页数
份数
备注
质量手册
程序文件
作业指导书
表单
其他
深圳市拓安路桥工程检测有限公司
文件更改申请表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-04编号：
文件名称
文件编号
文件版次
文件发放日期
申请更改原因：
原文内容：
拟更改内容：
申请部门
申请人
日期
审批部门
负责人
日期
文件资料补发申请表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-05申请日期：
文件/资料名称
文件/资料编号
申请
份数
补发原因说明
备注
申请人
申请部门负责人
综合组负责人
---------------------------------------------------------------------------
文件资料补发申请表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-05申请日期：
文件/资料名称
文件/资料编号
申请
份数
补发原因说明
备注
申请人
申请部门负责人
综合组负责人
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文件资料借阅申请表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-06编号：
序号
文件、资料名称
编号
借阅人
借阅
期限
申请部门负责人确认
质量/技术负责人
确认
经办人
确认
归还
日期
注：
1、非受控文件的借阅需经部门负责人确认。
2、调阅人在归还时，应和经办确认人确认签收已归还的文件、资料。
3、经办确认人收受文件、资料应检查文件、资料的完整性。
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资料销毁申请表
管理编号：
SGKAJ-Ⅱ-03-07编号：
序号
资料名称
资料编号
份数
归档日期
保存年限
申请销毁原因
申请部门：
质量负责人：
技术负责人：
日期：
日期：
日期：
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