附0503暂转固管理工作指引用于合同.docx

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附0503暂转固管理工作指引用于合同

-CAL-FENGHAI.-（YICAI）-CompanyOne1

附05-03：

暂转固管理工作指引（用于合同）

附件05-03

泰禾集团股份有限公司

暂转固管理工作指引

编号：

THJT-060204

创建/修订记录

创建/修订日期

创建/修订内容

创建/修订人

审核人

批准人

2018年4月

新建暂转固管理工作指引

张玲玲/

何俊昌

郭绍康/

陈扬勇

张晋元

1.目的

为规范公司暂定合同转固定总价合同（以下简称暂转固）管理，明晰责任，确保暂转固的及时、公平、准确，及时反映项目实际成本，特制定本工作指引。

2.适用范围

本指引适用于泰禾集团股份有限公司及所属各业务板块\区域公司\城市公司\项目公司的所有按制度要求需要做暂转固的项目。

3.职责

3.1集团成本部：

3.1.1负责组织安排大额暂定总价转固定总价工程合同的复审。

大额暂转固权限范围：

地产板块深圳及武汉区域、旅游地产：

暂定总价工程合同额≥500万元；

地产板块其它区域：

暂定总价工程合同额≥1000万元；

医疗板块：

暂定总价工程合同额≥500万元（健管精装工程全部为集团权限）；

院线板块：

暂定总价工程合同额≥200万元的暂转固。

3.1.2负责各业务板块授权范围内暂转固的抽审;

3.1.3组织集团所有暂转固项目进度和质量的推动和跟进督导；

3.1.4负责定期通报各板块/区域暂转固工作推进完成情况。

3.2各业务板块/区域公司成本部：

3.2.1负责授权范围内工程合同暂转固及暂转固复审工作，对授权范围内项目工程合同暂转固审核结果负责；

3.2.2组织暂转固专题会议，并对重大争议问题做出决策；

3.2.3按时提报暂转固计划，并按月跟进落实暂转固计划完成情况；

3.2.4负责暂转固整体工作推动，负责按上级复审要求，对暂转固复审工作予以配合；

3.2.5针对集团成本部对暂转固提出的整改要求，制定具体的改进措施，并负责整改措施落地实施。

3.3城市/项目公司成本部：

3.3.1负责项目公司所有项目合同的暂转固计划编制；

3.3.2按各集团/业务板块/区域公司发布的制度、指引和实施细则完成所辖项目的暂转固工作，对暂转固初审结果及时性、准确性负责；

3.3.3负责暂转固整体工作推动，负责按各级复审要求，对暂转固复审工作予以配合；

3.3.4针对复审部门对暂转固提出的整改要求，制定具体的改进措施，并负责整改措施落地实施。

4.暂转固管理基本规定

4.1暂转固合同范围及时效要求

项目售楼部和样板区的各类合同，土方、桩基、基坑支护合同，或工期6个月以内的各类工程合同，符合以上条件之一的均可直接办理结算无需暂转固，除此以外的合同需按制度要求及时办理暂转固。

由各经办部门发起暂转固，并需按公司制度规定权限报送审批。

《暂定总价转固定总价合同审批表》仅适用于暂定工程量的核定，不适用于变更、补偿、合同外增加工程、赶工等大额增补事项的审批。

项目正常施工期间合同具备暂转固条件的，在暂定总价合同签署完成且取得施工许可证后总包合同6个月内、分包合同施工图设计完成后3个月内应及时转为固定总价合同（包括工程合同中的甲供物资应供量）。

各经办部门需按本工作指引认真履行承包方暂转固上报资料审核职责，保证承包方上报暂转固资料的真实性、完整性、有效性，并应主动提交与暂转固相关的反索赔资料，以维护公司利益。

如果因暂转固资料上报引起暂转固延迟或暂转固资料与现场实际情况实施情况不符，将根据造成损失情况和性质追究相关责任人的责任。

4.2暂转固计划

为有序推进公司暂转固管理工作，集团成本部制定了公司统一格式的《暂转固计划》，要求各业务板块、区域公司、城市/项目公司成本部由专人负责暂转固对接工作，每年12月31日前完成下一年度的暂转固计划编制。

暂转固计划需经集团/区域审批，将以此暂转固计划进行检查和考核，按季度将检查结果在集团范围内予以公布。

《暂转固计划》需将年度所有暂转固工作均列入暂转固计划中，暂转固计划要编制合理，避免年底集中完成的情况发生，暂转固以区域公司审批完成（不带争议）为标志。

4.3暂转固条件

承包方在暂定总价合同签署完成，且总包工程在取得项目施工许可证或分包合同施工图设计完成后，按要求整理完成暂转固资料，申报办理暂转固。

4.4暂转固资料上报

暂转固资料一经上报我司即不再接受承包方追加造价的补充资料，承包方上报暂转固资料必须为加盖承包方单位公章的纸版全套暂转固资料，承包方提交暂转固资料时需同时提交“所提交的资料已经完整无缺”之承诺（盖承包商公司公章）。

4.5暂转固及制度约束

所有合同暂转固时必须遵循原合同约定的暂转固原则，违背合同原则及不符合公司成本管控程序的文件，成本部在暂转固时不予认可。

4.6暂转固协议签订

所有暂转固最终审核完成后，均须签订暂转固补充协议书，并以签字盖章为准。

凡需要集团复审、抽查的暂转固工程合同，在集团未出具复审结果前，各经办部门成本人员需要明确暂转固金额以复审结果为准，严禁在集团复审、抽查出具结果前与承包方签订暂转固协议。

公司审计中心及其它管理部门发现的重大违规风险事项所涉及金额，在做出最终结论前不得纳入暂转固合同金额。

所有暂转固补充协议书均需按照授权审批、盖章后方能生效。

4.7争议

对于暂转固争议项，至少需要各业务板块、区域公司、城市公司、项目公司“一把手”牵头，组织召开暂转固专题会，对暂转固争议事项明确原因及内部管理责任，对暂转固争议处理进行集体决议，形成会议记录并落实实施方案，按公司授权审批流程执行审批。

必要时，上报集团层面专题会决定。

对于供方提出的无依据或依据不成立的争议，需严格执行合同和相关法规，不得进行让步处理。

4.8其它

暂转固中需要使用本工作指引附表标准表格如实填写、并按授权签署明确意见。

5.暂转固原则

5.1廉洁公正原则

应始终以公司利益为最高利益，遵守法律法规，恪守职业道德，廉洁严明、公正、客观地进行暂转固及复审工作。

5.2准确高效原则

暂转固及复审工作要求以极高的准确性和要求暂转固时间内来完成，不准无故拖延暂转固时间。

5.3可复查性原则

暂转固及复审工作应保存好真实、完整的工程资料、复审期间的会议资料和审核、审批记录、复审情况登记表格等（所有资料必须原件审批），具备完全的可复查性。

5.4严禁后补暂转固资料原则

原则上严禁暂转固资料上报后，后补暂转固资料的情况发生。

凡因暂转固资料提供不完整等原因，但事实存在需计入暂转固的，必须先明确内部相关人员责任后再计入暂转固,视情况对公司内部责任人员予以问责处理。

6.暂转固管理工作流程

6.1承包方暂转固资料的报送

承包单位在合同约定的时间内整理报送暂转固资料，暂转固资料至少应该包含下述内容（所以资料均为原件）：

6.1.1工程合同、招标文件（含全套资料）；

6.1.2工程招标图、工程施工图及图纸会审交底纪要等其它设计文件；

6.1.3施工组织设计（需有监理单位、甲方工程项目经理审核签字）；

6.1.4暂定价转固定价合同申请书（加盖编制单位公章、预算员签章）；

6.1.5甲供料、甲供材清单；

6.1.6主要材料差价及新增项目价格证明材料（认价单需按照授权审批）；

6.1.7其它。

6.2暂转固资料的初审

项目公司收到承包方提报的暂定价转固定价合同申请书及相关暂转固资料后，对暂转固资料进行初审，复核以下相关内容：

6.2.1合同工期的变更情况（如有）；

6.2.2工程施工组织设计变更情况（如有）；

6.2.3设备、材料数量统计、相关材料进场计划等；

6.2.4业主反索赔资料包括但不限于减帐指示、信函、备忘录、声明等；索赔类别包括减帐、合同暂定工程取消、转甲分包工程等（如有）；

6.2.5图纸的审核确认；

6.2.6其它（若存其它不能在以上资料中反映但与暂转固相关的事宜，项目工程部应进行书面说明）；

6.2.7成本部根据暂转固资料，编制暂转固审核书。

6.3暂转固的审核

成本部根据集团、业务板块、区域公司、城市公司暂转固管理实施细则要求，审核承包方暂转固资料，编制暂转固审核书。

6.3.1编制暂转固审核书

1）总承包暂转固：

工程量计算按合同约定的计算规则,以工程等部门签认的转固施工图以及按公司制度根据授权审批合规的相关资料为暂转固依据，同时预算审核人员应到工地现场执行抽查复核工作，对与现场不符之处做相应计算核减；

甲供物资应供量计算同样遵循以上原则，甲供物资损耗应计入应供量，实体工程量中不得再计。

2）分包暂转固：

依据施工图及相关资料编制。

3）暂转固单价、材料价差严格按合同规定执行；

4）按工程合同确定的暂转固方式计算暂转固总价，在审核暂转固书、与承包方核对时参照合同进行甲供材料、工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚、配合管理费、总包服务费等费用的计算、扣除；

5）项目一审造价咨询公司/复审咨询公司应该严格按照合同约定，根据甲方项目公司提供的承包方上报的暂转固资料进行审核，必要时需现场踏勘，复核承包方是否按照合同约定完全履约，并做相关纸面记录。

一审造价咨询公司/复审咨询公司需熟悉甲方项目管控制度和流程，严格按照甲方规定的制度进行审核，对于不符合甲方制度流程的暂转固资料坚决不予计入暂转固，更不能按照口头通知将没有资料支持的项目计入暂转固；

6）暂转固总价＝暂定合同价款＋图纸增补项目暂转固价（增加项目－减少项目）+合同价款调整（含合同规定材料调差）；

7）暂转固审核书要编写详细的编制说明或《暂转固审核报告》（详见附表），同时附有《暂转固清单》（见附表）。

6.3.2成本部根据编制的暂转固审核书对承包单位的暂转固进行初步核定，确定暂转固价款，同时向承包方声明最终暂转固金额以复审或审计结果为准。

项目成本人员需对于造价咨询单位提交的审核成果文件进行审核，保证审核成果的质量，上报复审暂转固资料需按照《暂转固主要报送资料明细》（详见附表）的要求组卷上报并按实填写。

6.3.3暂转固分析：

总包合同暂转固审核书编写完成后，成本暂转固责任人应编制该暂转固的《暂转固目标成本分析表》（详见附表），并随暂转固资料一并上报审批。

6.3.4部门复核：

业务板块/区域/项目公司成本负责人对工程暂转固分析资料签署审核意见后，将暂转固审核书、造价分析及暂转固资料一并报上一级部门进行审批。

6.4暂转固的审批

6.4.1合同暂转固的审批由业务板块/区域/城市/项目公司成本部组织进行审批，暂转固文件电子版打包进行流转，纸面文件要求有目录，有交接日期和签字，打包汇总流转，防止暂转固文件在流转过程丢失。

集团/业务板块/区域需要进行复审的合同需将所有纸质资料打包流转复审部门，待复审完成后，业务板块/区域/城市/项目公司再按最终审核意见发起网上批；不进行复审的合同，合同暂转固电子版资料打包发起网上会签审批。

6.4.2业务板块/区域/城市/项目公司成本部根据最终暂转固审核意见，调整暂转固金额和《暂转固汇总表》并与承包方进行暂转固谈判，出具暂转固协议书。

6.4.3经合同双方确认及按授权审批通过后的暂转固协议书，双方签字盖章后生效。

6.4.4暂转固协议书（含附件资料）一式六份，区域/项目公司工程部、财务部、成本部、合同存档部门、承包方二份。

6.5项目暂转固分析、总结

项目暂转固完成后，按照产品形式，各业务板块\区域公司\城市公司\项目公司成本部对暂转固造价、指标、主材含量等形成系统分析，并与目标成本进行对比分析完成项目后评估分析报告提交成本系统备案存档。

7.集团暂转固复审范围

7.1集团成本部需要对各业务板块/区域公司大额暂转固合同复审。

7.2集团成本部根据需要事前提出需要复审的其他合同暂转固。

7.3集团成本部根据需要对各业务板块/区域公司授权范围内事后抽审的合同暂转固。

8.暂转固复审原则

8.1及时反馈

对于各项目报审的合同暂转固，复审各层级应及时完成暂转固复审，暂转固负责人也应尽快落实复审结果或反馈意见。

8.2暂转固资料的严肃性及严谨性

暂转固复审资料一经上报不再接受承包方追加造价的补充资料，特别是在公司暂转固复审出现审减的情况下，杜绝追加造价的任何补充资料。

在暂转固通知书中要求承包方做出“所提交的资料已经完整无缺”之承诺（盖承包商公司公章），详见《暂转固资料上报完整承诺书》（详见附表）。

8.3上报暂转固复审的资料完整性

所报暂转固复审资料是各业务板块/区域、城市公司与承包方达成一致并且《暂转固汇总表》中承包方已经签字、盖章确认（我司不能签字盖章）；

8.4以复审结果为准

凡需要上一层级复审的暂转固，在上一层级未出具复审结果前，需要告知承包方并明确暂转固金额以复审结果为准。

8.5全面复审

复审工作不仅限于合同暂转固内容本身，还包括对该合同招标、定标阶段所体现出的项目管理工作，进行评估。

如合同暂转固书内容与现场工作内容不符之处等，均可委托造价咨询复审机构进行审核。

8.6凡暂转固完毕的合同付款，必须以《暂转固审批表》/暂转固审批记录和《暂转固协议书》为依据，依据不全者不得付款。

9.暂转固复审工作一般规定

9.1复审人有权要求经办人员提供工作所需的文件、档案资料等,并有权对经办人员无故拖延或拒绝提供相关资料的行为向主管领导汇报。

9.2复审人有权要求经办人员对初步审核结果及审核内容进行解释和说明并配合复审工作,并有权对经办人员无故拒绝配合的行为向主管领导汇报。

9.3复审人有权对复审工作中发现的问题提出修改意见，自行修改或对工程量经抽查发现有误的项目要求经办人员重新验算修改。

9.4复审人有权就经办人员或外委单位的审核工作质量向主管领导建议给予适当奖励或惩罚。

9.5复审人应对经办人员提供的文字资料进行核验，查实。

9.6复审人应对暂转固中有疑问的地方进行现场勘查、现场测量，并召集经办人员和知情人员问明情况。

9.7复审人应对片区/项目公司上报的暂转固资料并结合复审结果情况，按实填写《暂转固审核报告》（详见附表）。

10.暂转固复审的基本要求

此部分为集团给出的基本复审要求，供公司各级复审工作参考。

10.1基本方法

开展复审工作前,先检查工程资料的完整性、有效性和真实性。

开始复审时，先对比初审结果的各项经济技术指标如：

单方造价、钢筋含量、混凝土含量等指标以及主要材料的消耗量和脚手架、垂直运输费等费用占工程造价比例。

将以上数据与同类工程历史经验数据、定标数据等对比。

10.2复审工作的过程控制，包括但不限于

10.2.1对工程资料完整性、有效性的复核

1）经初步审核的暂转固审核书（含工程量计算书）；

2）工程合同（包括合同审批表）；

3）新增材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）；

4）招标、投标文件等确定合同价格的文件（包括中标单位的投标书、双方达成一致的预算书等）；

5）施工组织设计方案、施工图、图纸会审记录；

6）甲方发出的合同暂定工程、转甲分包工程的变更通知；

7）其它与暂转固相关的双方确认的协议会议纪要、备忘录等；

在上述工程资料中又要进一步核查完整性。

例如：

对应承包范围的施工图是否专业都齐全，需配合预埋预留的专业图纸是否设计完成等。

10.2.2对工程资料真实性的复核。

例如：

施工组织设计是否对大型机械设备配置等予以确认，并有现场管理人员审核核准；

10.2.3对工程取费的复核

复核暂转固新增项目价格等是否严格按合同或协议的条款规定，正确计取各项费用。

包括：

工程类别、取费的时段、造价下浮、甲供材料的扣减、水电费的扣减、材料价差的确定、技术措施费、总包管理费、施工组织措施费、预算包干费等。

以上费用往往是有活口的地方重点复核其相关依据是否充分。

10.2.4对工程子目真实性的复核

复核暂转固清单中的工程子目是否与实际做法一致，新增项目是否与原清单项目内容重复；防止“无中生有”、“货不对板”以及“工程内容重复”的情况。

复核工程子目真实性要求复核人员了解工程情况、熟悉设计标准做法、并进行必要的现场踏勘。

10.2.5对子目单价的复核

子目单价分套用合同清单价和套用定额单价两种（视合同约定）。

原则上所有项目都应执行合同或协议约定单价或参照定额单价执行。

1）套用定额单价的子目，复核时应根据设计图纸、施工组织结合现场实际情况核验其套用的定额项目是否准确；对有换算内容的项目,注意复核换算方法和数据的准确性。

2）非套用定额的子目有合同或协议确定价格的，按约定执行；双方未约定价格的，应复核初审确定单价的依据，分析其合理性。

对依据不足又造价较大的项目单价，应通过细分构成、询问同行、找同类工程资料、市场调查等方式重新确认，并详细记录核实过程。

10.2.6甲供材应供量的复核

存在甲供物资的工程合同，应复核是否执行合同确认的甲供物资损耗率等计算规则；复核是否执行“甲供物资损耗应计入应供量，实体工程量中不得再计”的原则。

10.2.7严格按照造价咨询服务合同加强对复审咨询单位的管控。

11.附则

11.1解释权

本指引由集团成本部负责制度、修订及解释。

11.2生效

本指引自发布之日起生效。

12.附表：

暂转固模板

附表1：

暂转固资料上报完整承诺书

附表2：

暂转固协议书

附表3：

暂转固交底记录

附表4：

同《泰禾集团合约管理制度》附表HY-05-10：

暂定总价转固定总价合同审批表

附表5：

暂转固清单

附表6：

同《泰禾集团合约管理制度》附表HY-05-11：

暂转固及结算计划（含汇总表、暂转固计划、结算计划）

附表7：

暂转固主要报送资料明细

附表8：

XX合同暂转固审核报告

附表9：

暂转固成本指标分析表

附表10：

暂转固目标成本分析表