云汇易享科技行政制度手册.docx

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云汇易享科技行政制度手册

公司行政制度手册

目录

1.0人事行政部架构及架构编制说明

2.0岗位职责

3.0政策与程序

3.1招聘程序

3.2新员工入职程序

3.3档案管理及劳动合同

3.4试用期内工作表现评核及员工转正

3.5工作时间

3.6超时加班规定

3.7相关费用报销

3.8考勤管理程序

3.9员工离职申请

3.10各种假期的申请程序

3.11外出培训申请程序

3.12薪金、职位调整

3.13缺席、迟到/早退

3.14员工打卡考勤制度

3.15例会制度

3.16库存登记制度

3.17物品领用规定

3.18申请购买规定

3.19采购物品入库管理制度

3.20员工制服的领用及使用规定

3.21洗衣时间安排

3.22员工更衣柜使用规定

3.23员工就餐

3.24档案归存制度

3.25打印及复印用纸张使用规定

3.26电话及传真机的使用

3.27乘坐电梯的规定

3.28员工请假及调班管理规定

3.29员工工伤申请程序

3.30库房防火注意事项

4.0相关记录

1.0人事行政部架构及架构编制说明

总计：

4人

1.1架构编制说明

岗位设置

●行政部部长/主管1/1人

●行政人事前台/助理/专员1/1人

1.2部门工作概况

行政管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的核心和基础。

行政部的主要工作包括行政管理、合同资料、人事管理（详见财务管理手册）三个方面。

行政工作主要是执行物业管理各项规章制度；人事工作主要是通过招聘、录用、培训、选拔、调配、调整、流动、考核、奖惩、劳动合同、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等项活动，达到提高员工整体素质，改变和有效组织员工队伍结构，充分调动员工的积极性、创造性，最大可能地达到提高员工工作效率的目的。

财务管理（详见财务管理手册）。

2.0岗位职责

2.1行政部部长的岗位职责

职位：

行政部部长

直接上级：

总经理

直接下级：

行政助理/专员员

工作大纲：

统筹物业服务中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定物业服务中心的各级行政规章制度；安排实施入职及在职员工业务培训，协调员工与物业服务中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心制度的遵守情况，负责公司管理工作（详见财务管理手册）。

岗位职责：

1、协助公司总经理确定物业服务中心架构、人员编制，制定物业服务中心的人事制度、员工手册及各项规章制度。

2、协调员工与物业服务中心的劳资关系，及时做出改善建议和措施标准，上报物业总经理。

3、随时检查中心员工资料档案，保证物业服务中心所有员工（包括在职及离职员工）的人事资料随查随用。

4、检查各项培训计划的实施落实情况，审核年度培训方案，并对《培训协议书》的签订情况进行审查。

5、评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。

6、协助物业总经理定期审核员工表现，提出员工晋升、降级或纪律处分的奖惩意见。

7、按时准确编报物业服务中心员工人数和各项劳动工资月、季、年报表，并负责做好各类统计、核发工作。

8、切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。

9、负责物业服务中心工资管理及有关台账的建立与记录。

10、掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报物业总经理批准后具体实施。

11、办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。

12、对新员工入职后的培训工作进行监督，并对培训结果进行考核，提出相关意见。

13、审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。

14、完成物业服务中心物业总经理交付的其他行政工作。

15、定期对物业清洁、绿化进行监督检查；

16、监管下属员工的日常运作及安排，并依据物业服务中心各类规章制度对下属员工的违纪行为做出处理；

17、遇有紧急事故，协助处理善后工作；

18、财务管理（详见财务管理手册）；

19、负责编写部门月度报告、上月工作情况总结、下月工作计划进行审核并上报物业总经理；

20、对下属上报的培训考核结果进行审核。

素质要求：

a.基本素质：

具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟

通，并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。

b.自然条件：

35岁以上，身体健康。

c.文化程度：

行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培

训。

具有物业经理岗位证书。

d.外语水平：

中级以上英文水平。

e.工作经验：

在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过行政人事部主管

3年以上经验。

f.特殊要求：

对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及

现代企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。

2.2行政助理/专员的岗位职责

职位：

行政助理/专员

直接上级：

行政部部长

直接下级：

无

工作大纲：

统筹物业服务中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定物业服务中心的各级行政规章制度；根据国家劳动工资政策的有关规定制定的工资制度和管理细则；具体实施劳动社会保险，员工医疗制度和各项福利待遇；安排实施入职及在职员工业务培训，同员工签订劳动合同，解决劳动合同争议，协调员工与物业服务中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心制度的遵守情况。

确保库房内存放的各类物品账物相符，物品分类摆放整齐，无缺损，记录完整有效，物品卡清晰，库房内干净整洁。

岗位职责：

1、组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用，签订《培训协议书》。

2、检查员工对物业服务中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。

3、切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。

4、负责物业服务中心工资管理及有关台账的建立与记录。

5、掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报物业总经理批准后具体实施。

6、收集应聘人员资料并分类归档，初试及评估求职人员的适应性及时推荐给物业总经理复试。

7、办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。

8、制定人事行政部各种表格，安排本部门办公用品的领用。

9、组织新入职员工进行入职培训，引导新员工尽快熟悉物业服务中心的工作环境。

10、审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。

11、认真验收各类入库物品，清点数量、检查包装情况，确保物品入库时质量完好、数量与单据相符。

12、认真填写各类库房账目，随时记录物品出库情况，核对库存数量。

13、按时向财务部门报账，随时接受财务人员清点盘查库存。

14、认真整理库存物资，摆放整齐，物品卡清晰有效，物品分类明确，

常用物品应取放方便。

15、保持库房整洁，随时打扫库房卫生。

16、及时向上级申报库存情况，确保各类库存物资最低存量，以保证相

关部门随时领用。

17、完成人事行政部人事主任交付的其他行政工作。

素质要求：

a.基本素质：

具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟通，

并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。

b.自然条件：

35岁以上，身体健康。

c.文化程度：

行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培训。

d.具有物业经理岗位证书。

e.外语水平：

四级以上英文水平。

f.工作经验：

在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过行政人事工作3年以

g.上经验，有高档大型物业或四星级以上酒店中担任过库房管理员管理经验优

h.先。

i.特殊要求：

对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及现代

j.企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。

3.0政策与程序

3.1招聘程序

1.某部门出现职位空缺时，由部门经理书面陈述该职务的工作性质，素质要求、人数，报物业总经理批准，并于一周内交公司人事部。

2.物业服务中心各部门经理对初试人员（由公司人事部初试推荐）进行复试，副经理级以上人员的聘用由公司总经理复试决定。

参加面视的人员需要填写《员工职位申请表》（附件1），面试通过后，由用人部门经理和物业总经理分别签字（需准确注明入职时间和工资标准）。

3.如空缺职位需由物业服务中心内部进行调整，必须尽快通知人事部，以避免重复招聘。

4.物业服务中心用人部门需要填写《招聘员工资料表》（附件2），由部门经理和物业服务中心物业总经理签字。

则该聘用人员“计发工资与入职时间”以聘用部门返回人事部《招聘员工资料表》聘用内容为准。

3.2新员工入职程序

新员工的入职日期根据其档案转入日期确定，人事部接到集体存档机构发出的档案存入回执，才会为新员工办理正式入职手续，员工必须先到人事部办理入职手续后方能上岗。

物业服务中心以接到公司人事部关于新员工入职日期为准，由人事行政部在入职前一日通知新员工。

1.新员工需在入职当日按指定时间准时到物业服务中心报到，报到当日，需带齐以下物品：

三张一寸彩色照片（白色背景），身份证。

2.人事行政部负责办理入职手续：

（A）提前五天为新员工测量工服。

（B）向新员工发放以下物品，其中包括：

考勤卡、更衣柜钥匙、员工手册、文

具等，并进行相应登记签字，同时需向新员工简要介绍其岗位职责。

3.人事行政部在办理完上述入职手续后，需在《人员聘用情况汇总表》上登记新员工到职日期等相关资料。

4.人事行政部根据服装配置情况（实际试穿），汇总需定做的制服、工鞋、胸卡等情况，统计其数量、金额，并报之物业总经理，在得到物业总经理的签字批准后，方可向供应商下单定做。

5.由人事行政部安排对新入职员工进行统一培训。

6.新员工在办理完入职手续后到所在部门报到。

注：

1.人事行政部在向员工分发相关物品时，必须作好登记，并由领用员工本人签字确认。

2.新员工必须保证阅读下发的各种文件资料，并签署《员工手册》回执。

3.3档案管理及劳动合同

公司对员工档案实行集体委托存档管理。

员工在接到调函的十个工作日内，务必将人事档案和各项保险关系转入公司集体管理，否则，公司将视同与其他公司尚未解除雇佣关系而无条件解除劳动合同。

1.员工到职之前，需向公司人事部门提交个人资料原件及复印件（身份证、学历证书及有关资格证书），并告之原档案所在地。

员工必须保证向公司提供的个人资料真实无误，若一经发现属虚报或伪造，公司有权立即将其辞退而无需任何赔偿。

2.凡有关员工个人之住址、姓名、婚姻状况、联系电话变更，都应迅速通知人事部，更新个人的资料，以便紧急情况下联络。

劳动合同

1.物业服务中心聘用的员工均实行劳动合同制，公司与新聘员工在其入职七日内签署《员工聘用合同》，第一次签署合同期限2012年7月31日，其中，试用期为60天。

个别职位、岗位合同期限另定。

劳动合同期满，劳动合同即行终止。

如经双方协商同意，可以续订合同。

续签合同期限为一年。

2.合同一式两份，一份由公司人事部保存，一份由公司寄给本人。

员工只有在收到公司人事部正式《转正结果通知书》后，方能成为公司正式职员。

3.4试用期内工作表现评核及员工转正

1.员工在试用期内的工作表现将直接影响是否转正及转正后工资。

其考核范围将包括业务绩效、专业知识、出勤记录、工作态度、行为修养等各项主客观因素。

2.试用期满前，物业服务中心部门经理将根据员工的试用期表现填写《试用期内工作表现评核》（附件3），由物业服务中心物业总经理签字确认后，于员工适用期满前3天交至公司人事部。

3.5工作时间

员工必须严格按时上班：

正常08：

00~17：

30

3.6超时加班规定

1.在正常工作时间