云汇易享科技行政制度手册.docx

1、云汇易享科技行政制度手册公司行政制度手册目 录1.0人事行政部架构及架构编制说明2.0岗位职责3.0政策与程序3.1招聘程序3.2新员工入职程序3.3档案管理及劳动合同3.4试用期内工作表现评核及员工转正3.5工作时间3.6超时加班规定3.7相关费用报销3.8考勤管理程序3.9员工离职申请3.10各种假期的申请程序3.11外出培训申请程序3.12薪金、职位调整3.13缺席、迟到/早退3.14员工打卡考勤制度3.15例会制度3.16库存登记制度3.17物品领用规定3.18申请购买规定3.19采购物品入库管理制度3.20员工制服的领用及使用规定3.21洗衣时间安排3.22员工更衣柜使用规定3.23

2、员工就餐3.24档案归存制度3.25打印及复印用纸张使用规定3.26电话及传真机的使用3.27乘坐电梯的规定3.28员工请假及调班管理规定3.29员工工伤申请程序3.30库房防火注意事项4.0相关记录1.0人事行政部架构及架构编制说明总计：4人1.1 架构编制说明岗位设置 行政部部长/主管 1/1人 行政人事前台/助理/专员 1/1人1.2 部门工作概况行政管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的核心和基础。行政部的主要工作包括行政管理、合同资料、人事管理（详见财务管理手册）三个方面。行政工作主要是执行物业管理各项规章制度；人事工作主要是通过招聘、录用、培训、选拔、调配、调整、流动、考核、

3、奖惩、劳动合同、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等项活动，达到提高员工整体素质，改变和有效组织员工队伍结构，充分调动员工的积极性、创造性，最大可能地达到提高员工工作效率的目的。财务管理（详见财务管理手册）。2.0岗位职责2.1行政部部长的岗位职责职位：行政部部长直接上级：总经理直接下级：行政助理/专员员工作大纲： 统筹物业服务中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定物业服务中心的各级行政规章制度；安排实施入职及在职员工业务培训，协调员工与物业服务中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心制度的遵守情况，负责公司管理工作（详见财务

4、管理手册）。岗位职责：1、 协助公司总经理确定物业服务中心架构、人员编制，制定物业服务中心的人事制度、员工手册及各项规章制度。2、 协调员工与物业服务中心的劳资关系，及时做出改善建议和措施标准，上报物业总经理。3、 随时检查中心员工资料档案，保证物业服务中心所有员工（包括在职及离职员工）的人事资料随查随用。4、 检查各项培训计划的实施落实情况，审核年度培训方案，并对培训协议书的签订情况进行审查。5、 评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。6、 协助物业总经理定期审核员工表现，提出员工晋升、降级或纪律处分的奖惩意见。7、 按时准确编报物业服务中心

5、员工人数和各项劳动工资月、季、年报表，并负责做好各类统计、核发工作。8、 切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。9、 负责物业服务中心工资管理及有关台账的建立与记录。10、 掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报物业总经理批准后具体实施。11、 办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。12、 对新员工入职后的培训工作进行监督，并对培训结果进行考核，提出相关意见。13、 审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。14、 完成物业服务中心物业总经理交付的其他行政工作。15、 定期对物业清洁、绿化进行监督检查；16、 监管下属员工的日常运作及安排，并依据

6、物业服务中心各类规章制度对下属员工的违纪行为做出处理；17、 遇有紧急事故，协助处理善后工作；18、 财务管理（详见财务管理手册）；19、 负责编写部门月度报告、上月工作情况总结、下月工作计划进行审核并上报物业总经理；20、 对下属上报的培训考核结果进行审核。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟 通，并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培 训。具有物业经理岗位证书。d. 外语水平：中级以上英文水平。e. 工作经验：在高档大型物业或四星级

7、以上酒店中担任过行政人事部主管 3年以上经验。f. 特殊要求：对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及 现代企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。2.2行政助理/专员的岗位职责职位：行政助理/专员 直接上级：行政部部长直接下级：无工作大纲： 统筹物业服务中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定物业服务中心的各级行政规章制度；根据国家劳动工资政策的有关规定制定的工资制度和管理细则；具体实施劳动社会保险，员工医疗制度和各项福利待遇；安排实施入职及在职员工业务培训，同员工签订劳动合同，解决劳动合同争议，协调员工与物业服务中心的关系，评估及考

8、核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心制度的遵守情况。确保库房内存放的各类物品账物相符，物品分类摆放整齐，无缺损，记录完整有效，物品卡清晰，库房内干净整洁。岗位职责：1、 组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用，签订培训协议书。2、 检查员工对物业服务中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。3、 切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。4、 负责物业服务中心工资管理及有关台账的建立与记录。5、 掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报物业总经理批准后具体实施。6、 收集应聘人员资料并分类归档，初试及评估求职人员的适应性及时推荐给物业总经理复试。7、 办理员工入

9、职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。8、 制定人事行政部各种表格，安排本部门办公用品的领用。9、 组织新入职员工进行入职培训，引导新员工尽快熟悉物业服务中心的工作环境。10、 审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。11、 认真验收各类入库物品，清点数量、检查包装情况，确保物品入库时质量完好、数量与单据相符。12、 认真填写各类库房账目，随时记录物品出库情况，核对库存数量。13、 按时向财务部门报账，随时接受财务人员清点盘查库存。14、 认真整理库存物资，摆放整齐，物品卡清晰有效，物品分类明确， 常用物品应取放方便。15、 保持库房整洁，随时打扫库房卫生。16、

10、及时向上级申报库存情况，确保各类库存物资最低存量，以保证相 关部门随时领用。17、 完成人事行政部人事主任交付的其他行政工作。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟通， 并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培训。d. 具有物业经理岗位证书。e. 外语水平：四级以上英文水平。f. 工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过行政人事工作3年以g. 上经验，有高档大型物业或四星级以上酒店中担任过库房管理员管理经验优 h. 先。i. 特殊要

11、求：对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及现代j. 企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。3.0政 策 与 程 序3.1招聘程序1. 某部门出现职位空缺时，由部门经理书面陈述该职务的工作性质，素质要求、人数，报物业总经理批准，并于一周内交公司人事部。2. 物业服务中心各部门经理对初试人员（由公司人事部初试推荐）进行复试，副经理级以上人员的聘用由公司总经理复试决定。参加面视的人员需要填写员工职位申请表（附件1），面试通过后，由用人部门经理和物业总经理分别签字（需准确注明入职时间和工资标准）。3. 如空缺职位需由物业服务中心内部进行调整，必须尽快通知人事部，以避免重复招聘。4.

12、 物业服务中心用人部门需要填写招聘员工资料表（附件2），由部门经理和物业服务中心物业总经理签字。则该聘用人员“计发工资与入职时间”以聘用部门返回人事部招聘员工资料表聘用内容为准。3.2新员工入职程序新员工的入职日期根据其档案转入日期确定，人事部接到集体存档机构发出的档案存入回执，才会为新员工办理正式入职手续，员工必须先到人事部办理入职手续后方能上岗。物业服务中心以接到公司人事部关于新员工入职日期为准，由人事行政部在入职前一日通知新员工。1. 新员工需在入职当日按指定时间准时到物业服务中心报到，报到当日，需带齐以下物品：三张一寸彩色照片(白色背景)，身份证。2. 人事行政部负责办理入职手续：(A

13、) 提前五天为新员工测量工服。(B) 向新员工发放以下物品，其中包括：考勤卡、更衣柜钥匙、员工手册、文 具等，并进行相应登记签字，同时需向新员工简要介绍其岗位职责。3. 人事行政部在办理完上述入职手续后，需在人员聘用情况汇总表上登记新员工到职日期等相关资料。4. 人事行政部根据服装配置情况（实际试穿），汇总需定做的制服、工鞋、胸卡等情况，统计其数量、金额，并报之物业总经理，在得到物业总经理的签字批准后，方可向供应商下单定做。5. 由人事行政部安排对新入职员工进行统一培训。6. 新员工在办理完入职手续后到所在部门报到。注：1. 人事行政部在向员工分发相关物品时，必须作好登记，并由领用员工本人签字

14、确认。2. 新员工必须保证阅读下发的各种文件资料，并签署员工手册回执。3.3档案管理及劳动合同公司对员工档案实行集体委托存档管理。员工在接到调函的十个工作日内，务必将人事档案和各项保险关系转入公司集体管理，否则，公司将视同与其他公司尚未解除雇佣关系而无条件解除劳动合同。1. 员工到职之前，需向公司人事部门提交个人资料原件及复印件（身份证、学历证书及有关资格证书），并告之原档案所在地。员工必须保证向公司提供的个人资料真实无误，若一经发现属虚报或伪造，公司有权立即将其辞退而无需任何赔偿。2. 凡有关员工个人之住址、姓名、婚姻状况、联系电话变更，都应迅速通知人事部，更新个人的资料，以便紧急情况下联络

15、。劳动合同1. 物业服务中心聘用的员工均实行劳动合同制，公司与新聘员工在其入职七日内签署员工聘用合同，第一次签署合同期限2012年7月31日，其中，试用期为60天。个别职位、岗位合同期限另定。劳动合同期满，劳动合同即行终止。如经双方协商同意，可以续订合同。续签合同期限为一年。2. 合同一式两份，一份由公司人事部保存，一份由公司寄给本人。员工只有在收到公司人事部正式转正结果通知书后，方能成为公司正式职员。3.4试用期内工作表现评核及员工转正1. 员工在试用期内的工作表现将直接影响是否转正及转正后工资。其考核范围将包括业务绩效、专业知识、出勤记录、工作态度、行为修养等各项主客观因素。2. 试用期满前，物业服务中心部门经理将根据员工的试用期表现填写试用期内工作表现评核（附件3），由物业服务中心物业总经理签字确认后，于员工适用期满前3天交至公司人事部。3.5工作时间员工必须严格按时上班：正常08：0017：303.6超时加班规定1. 在正常工作时间