EXCEL 常用函数应用技巧上册.docx

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EXCEL常用函数应用技巧上册

EXCEL2010

高效办公宝典（上）

常用函数应用指南

本Excel2010常用函数应用宝典分为上中下三册，每册40页左右，均为word精华打印版

上册目录

单条件求和——SUMIF函数

如要统计C列中的数据,要求统计条件是B列中数据为"条件一"。

并将结果放在C6单元格中，我们只要在C6单元格中输入公式“=SUMIF（B2：

B5，"条件一"，C2：

C5）”即完成这一统计。

符合多个条件的数据求和——SUMIFS函数

统计5班中语文名次、数学名次均位于前20名同学的总分之和。

在相应单元格内输入公式“=SUMIFS（M2:

M80,A2:

A80,"5",D2:

D80,"<=20",F2:

F80,"<=20"）”，按下回车键，就一切OK。

如图所示。

满足多重条件的单元格数目——COUNTIFS函数

COUNTIFS函数计算某个区域中满足多重条件的单元格数目。

要统计满足多个条件的学生人数，可以使用COUNTIFS函数统计满足多个条件的学生人数。

如上图所示，在C8单元格输入公式：

=COUNTIFS（B2:

B5,">=60",C2:

C5,">=60"）

按回车键即可统计满足多个条件的学生人数。

返回语文和数学成绩都及格的人数。

相关说明：

∙AND函数语法：

AND（logical1,logical2,...）

∙所有参数的逻辑值为真时，返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假，即返回FALSE。

∙参数必须是逻辑值TRUE或FALSE,或者包含逻辑值的数组或引用。

∙如果数组或引用参数中包含文本或空白单元格，则这些值将被忽略。

∙如果指定的单元格区域内包括非逻辑值，则AND将返回错误值#VALUE!

。

判断单元格是否为空——ISBIANK函数

　　第一，isblank函数的用法判断单元格是否为空

　　Excel中isblank函数的用法是判断单元格是否为空。

　　下图所示：

A1单元格没有输入任何东西，A2单元格输入：

=""。

　　我们在C1单元格输入公式：

=IF（ISBLANK（A1）,TRUE,FALSE），公式的意思是用ISBLANK（A1）做为IF条件，如果单元格为空，则返回TRUE，反之返回FALSE。

　　解释：

isblank函数的用法是判别该单元格是否为空单元格（真空），而A2单元格中是=""为假空而非真空单元格，所以会返回FALSE。

　　第二，isblank函数的用法实例

　　从帮助文件我们得知isblank函数的用法是检验指定值并返回TRUE或FALSE。

例如，如果参数value引用的是空单元格，ISBLANK函数返回逻辑值TRUE；否则，返回FALSE。

　　下面截图根据AB列成绩，如果两科成绩都不为空，就求两科的平均分，如果任意一科为空，则返回“缺考”。

　　我们根据题意，在C2单元格写出公式：

=IF（OR（ISBLANK（A2）,ISBLANK（B2））,"缺考",AVERAGE（A2:

B2）），并下拉复制完成。

名次排位函数——RANK函数

rank函数最常用的是求某一个数值在某一区域内的排名。

rank函数语法形式：

rank（number,ref,[order]）

函数名后面的参数中number为需要求排名的那个数值或者单元格名称（单元格内必须为数字），ref为排名的参照数值区域，order的为0和1，默认不用输入，得到的就是从大到小的排名，若是想求倒数第几，order的值请使用1。

下面给出几个rank函数的范例：

示例1：

正排名

此例中，我们在B2单元格求20这个数值在A1:

A5区域内的排名情况，我们并没有输入order参数，不输入order参数的情况下，默认order值为0，也就是从高到低排序。

此例中20在A1:

A5区域内的正排序是1，所以显示的结果是1。

示例2：

倒排名

此例中，我们在上面示例的情况下，将order值输入为1，发现结果大变，因为order值为1，意思是求倒数的排名，20在A1:

A5区域内的倒数排名就是4。

示例3：

求一列数的排名

在实际应用中，我们往往需要求某一列的数值的排名情况，例如，我们求A1到A5单元格内的数据的各自排名情况。

我们可以使用单元格引用的方法来排名：

=rank（a1,a1:

a5），此公式就是求a1单元格在a1:

a5单元格的排名情况，当我们使用自动填充工具拖拽数据时，发现结果是不对的，仔细研究一下，发现a2单元格的公式居然变成了=rank（a2,a2:

a6）这超出了我们的预期，我们比较的数据的区域是a1:

a5，不能变化，所以，我们需要使用$符号锁定公式中a1:

a2这段公式，所以，a1单元格的公式就变成了=rank（a1,a$1:

a$5）。

提取字符串中的某些字符函数——LEFT，RIGHT，MID，

LEFT，RIGHT，MID，这三个函数都是文本的提取的。

前两个的格式是一样的，只是提取的方向正好相反。

LEFT是从左向右取，RIGHT是从右向左取。

　　LEFT（text，num_chars）

　　RIGHT（text，num_chars）

　　第一个参数text，是文本，是你想要在那提取东西的文本，可以是一个字符串，或是一个单元格。

第二个参数chars是想要提取的个数。

　　比如：

=LEFT（A1，2），也是从A1单元格的文本里，从左边第一位开始，向右提取两位。

比如A1的数据是：

“找吃的蚂蚁”，得到的结果是：

“找吃”。

　　那么：

=RIGHT（A1，2），也就是从A1单元格的文本里，从右边第一位开，向左提取两位，这样就得到：

“蚂蚁”。

　　当然你也可以这样写，如果你喜欢：

=LEFT（"找吃的蚂蚁"，2）。

　　MID这个函数也是从左向右提取的，但不一定是从第一个起，可以从中间开始。

先看它的格式吧：

MID（text，start_num，num_chars）

　　第一个参数也是text，它的属性与前面两个是一样的。

第二个参数，star_num，也就是要提取的开始字符，第三个参数num_chars是要提取的个数。

　　用前面的例子得到“找吃”的结果的：

=MID（A1，1，2），而得到“蚂蚁”的公式是：

=MID（A1，4，2）。

　　第一个公式的意思是：

在A1单元格里提取文本，从文本的第1位开始，向右提取2个。

　　第二个公式的意思是：

在A1单元格里提取文本，从文本的第4位开始，向右提取2个。

　　注意，MID函数只能从左向右提取的。

插入当前时间函数——NOW函数

TODAY和NOW都是Excel中与日期时间相关的函数，二者的不同之处是：

TODAY函数仅插入当前的日期，如：

=TODAY（）

会在所输入的单元格中显示当前日期，如“2009/5/14”。

而NOW函数同时插入日期和时间，如：

=NOW（）

单元格中显示为：

“2009/5/1416:

06”

因此，当需要计算某日期距今天有多少整数天时，应使用TODAY函数。

例如今天为2009年5月14日，计算上海世博会距今有多少天：

=DATE（2010,5,1）-TODAY（）

公式返回352天。

计算两个日期间的天数——DATEVALUE函数

分解时间函数——YEAR函数

计算员工工龄函数——YEAR函数

去尾取整函数——INT函数

注：

不可调整小数位数。

向下舍数字函数——ROUNDDOWN函数

⑴功能按指定的位数对数值进行舍入。

⑵格式ROUNDDOWN（数值或数值单元格，指定的位数）

⑶示例

说明：

函数ROUNDDOWN的第1个参数可以是具体的数值也可以是数值单元格引用。

函数ROUNDDOWN的第2个参数——指定保留的位数，保留小数位用正整数表示，即1，2，3，4……（对应十分位、百分位、千分位、万分位……）；保留整数位用非正整数表示，即0，-1，-2，-3，……（对应个位、十位、百位……）。

函数ROUND与函数ROUNDDOWN的对比：

ROUND函数按指定位数把右侧数位上的数字进行四舍五入，

ROUNDDOWN函数按指定位数把右侧数位上的数字舍弃为0。

余数函数——MOD函数

四舍五入函数——ROUND函数

查找函数

寻找并参照函数——vlookup函数（只查找第一次出现的）

首先我们介绍下使用的函数vlookup的几个参数，vlookup是判断引用数据的函数，它总共有四个参数，依次是：

1、判断的条件2、跟踪数据的区域

3、返回第几列的数据

4、是否精确匹配

VLOOKUP函数的使用方法（入门级）

VLOOKUP是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。

它的基本语法为：

VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找）

下面以一个实例来介绍一下这四个参数的使用

例1：

如下图所示，要求根据表二中的姓名，查找姓名所对应的年龄。

公式：

B13=VLOOKUP（A13,$B$2:

$D$8,3,0）

参数说明：

1查找目标：

就是你指定的查找的内容或单元格引用。

本例中表二A列的姓名就是查找目标。

我们要根据表二的“姓名”在表一中A列进行查找。

公式：

B13=VLOOKUP（A13,$B$2:

$D$8,3,0）

2查找范围（VLOOKUP（A13,$B$2:

$D$8,3,0））：

指定了查找目标，如果没有说从哪里查找，EXCEL肯定会很为难。

所以下一步我们就要指定从哪个范围中进行查找。

VLOOKUP的这第二个参数可以从一个单元格区域中查找，也可以从一个常量数组或内存数组中查找。

本例中要从表一中进行查找，那么范围我们要怎么指定呢？

这里也是极易出错的地方。

大家一定要注意，给定的第二个参数查找范围要符合以下条件才不会出错：

A查找目标一定要在该区域的第一列。

本例中查找表二的姓名，那么姓名所对应的表一的姓名列，那么表一的姓名列（列）一定要是查找区域的第一列。

象本例中，给定的区域要从第二列开始，即$B$2:

$D$8，而不能是$A$2:

$D$8。

因为查找的“姓名”不在$A$2:

$D$8区域的第一列。

B 该区域中一定要包含要返回值所在的列，本例中要返回的值是年龄。

年龄列（表一的D列）一定要包括在这个范围内，即：

$B$2:

$D$8，如果写成$B$2:

$C$8就是错的。

3返回值的列数（B13=VLOOKUP（A13,$B$2:

$D$8,3,0））。

这是VLOOKUP第3个参数。

它是一个整数值。

它怎么得来的呢。

它是“返回值”在第二个参数给定的区域中的列数。

本例中我们要返回的是“年龄”，它是第二个参数查找范围$B$2:

$D$8的第3列。

这里一定要注意，列数不是在工作表中的列数（不是第4列），而是在查找范围区域的第几列。

如果本例中要是查找姓名所对应的性别，第3个参数的值应该设置为多少呢。

答案是2。

因为性别在$B$2:

$D$8的第2列中。

4精确OR模糊查找（VLOOKUP（A13,$B$2:

$D$8,3,0）），最后一个参数是决定函数精确和模糊查找的关键。

精确即完全一样，模糊即包含的意思。

第4个参数如果指定值是0或FALSE就表示精确查找，而值为1或TRUE时则表示模糊。

这里兰色提醒大家切记切记，在使用VLOOKUP时千万不要把这个参数给漏掉了，如果缺少这个参数默为值为模糊查找，我们就无法精确查找到结果了。

好了，关于VLOOKUP函数的入门级应用就说到这里，VLOOKUP函数可不只是这么简单的查找，我们讲的还只是1/10的用法。

其他的没法在一篇文章中说明。

敬请期待“VLOOKUP的使用方法-进阶篇”吧。

VLOOKUP函数的使用方法（初级篇）

上一讲咱们学习了VLOOKUP的基本用法和示例，本讲将介绍VLOOKUP在使用中的一些小技巧。

一、VLOOKUP多行查找时复制公式的问题

VLOOKUP函数的第三个参数是查找返回值所在的列数，如果我们需要查找返回多列时，这个列数值需要一个个的更改，比如返回第2列的，参数设置为2，如果需要返回第3列的，就需要把值改为3。

。

如果有十几列会很麻烦的。

那么能不能让第3个参数自动变呢？

向后复制时自动变为2，3，4，5。

。

在EXCEL中有一个函数COLUMN，它可以返回指定单元格的列数，比如

=COLUMNS（A1）返回值1

=COLUMNS（B1）返回值2

而单元格引用复制时会自动发生变化，即A1随公式向右复制时会变成B1，C1，D1。

。

这样我们用COLUMN函数就可以转换成数字1，2，3，4。

。

例：

下例中需要同时查找性别，年龄，身高，体重。

公式：

=VLOOKUP（$A13,$B$2:

$F$8,COLUMN（B1）,0）

公式说明：

这里就是使用COLUMN（B1）转化成可以自动递增的数字。

二、VLOOKUP查找出现错误值的问题。

1、如何避免出现错误值。

EXCEL2003 在VLOOKUP查找不到，就#N/A的错误值，我们可以利用错误处理函数把错误值转换成0或空值。

即：

=IF（ISERROR（VLOOKUP（参数略））,"",VLOOKUP（参数略）

EXCEL2007，EXCEL2010中提供了一个新函数IFERROR，处理起来比EXCEL2003简单多了。

IFERROR（VLOOKUP（），""）

2、VLOOKUP函数查找时出现错误值的几个原因

A、实在是没有所要查找到的值

B、查找的字符串或被查找的字符中含有空格或看不见的空字符，验证方法是用=号对比一下，如果结果是FALSE，就表示两个单元格看上去相同，其实结果不同。

C、参数设置错误。

VLOOKUP的最后一个参数没有设置成1或者是没有设置掉。

第二个参数数据源区域，查找的值不是区域的第一列，或者需要反回的字段不在区域里，参数设置在入门讲里已注明，请参阅。

D、数值格式不同，如果查找值是文本，被查找的是数字类型，就会查找不到。

解决方法是把查找的转换成文本或数值，转换方法如下：

文本转换成数值：

*1或--或/1

数值转抱成文本：

&""

VLOOKUP函数的初级篇就说到这里了，咱们下一讲将介绍VLOOKUP的模糊查找有、反向查找等。

敬请大家关注：

VLOOKUP函数的使用方法（进阶篇）。

本系列为兰色幻想原创。

转载请注明作者和转自“EXCEL精英培训”

VLOOKUP函数的使用方法（进阶篇）

在学习了VLOOKUP的入门和初级篇后，本文将带将大家学习VLOOKUP的进阶篇：

VLOOKUP的模糊查找。

一、字符的模糊查找

在A列我们知道如何查找型号为“AAA”的产品所对应的B列价格，即：

=VLOOKUP（C1,A:

B,2,0）

如果我们需要查找包含“AAA”的产品名称怎么表示呢？

如下图表中所示。

公式=VLOOKUP（"*"&A10&"*",A2:

B6,2,0）

公式说明：

VLOOKUP的第一个参数允许使用通配符“*”来表示包含的意思，把*放在字符的两边，即"*"&字符&"*"。

二、数字的区间查找

数字的区间查找即给定多个区间，指定一个数就可以查找出它在哪个区间并返回这个区间所对应的值。

在VLOOKUP入门中我们提示VLOOKUP的第4个参数，如果为0或FALSE是精确查找，如果是1或TRUE或省略则为模糊查找，那么实现区间查找正是第4个参数的模糊查找应用。

首先我们需要了解一下VLOOKUP函数模糊查找的两个重要规则：

1、引用的数字区域一定要从小到大排序。

杂乱的数字是无法准确查找到的。

如下面A列符合模糊查找的前题，B列则不符合。

2、模糊查找的原理是：

给一定个数，它会找到和它最接近，但比它小的那个数。

详见下图说明。

最后看一个实例：

例：

如下图所示，要求根据上面的提成比率表，在提成表计算表中计算每个销售额的提成比率和提成额。

公式：

=VLOOKUP（A11,$A$3:

$B$7,2）

公式说明：

1、上述公式省略了VLOOKUP最后一个参数，相当于把第四个参数设置成1或TRUE。

这表示VLOOKUP要进行数字的区间查找。

2、图中公式中在查找5000时返回比率表0所对应的比率1%，原因是0和10000与5000最接近，但VLOOKUP只选比查找值小的那一个，所以公式会返回0所对应的比率1%。

VLOOKUP函数的使用方法（高级篇）

前言：

前面我们分别学习了VLOOKUP函数的入门、初级和进阶篇。

今天我们学习VLOOKUP函数的高级应用部分-VLOOKUP函数的数组应用。

一、VLOOKUP的反向查找。

一般情况下，VLOOKUP函数只能从左向右查找。

但如果需要从右向右查找，则需要把区域进行“乾坤大挪移”，把列的位置用数组x互换一下。

例1：

要求在如下图所示表中的姓名反查工号。

公式：

=VLOOKUP（A9,IF（{1,0},B2:

B5,A2:

A5）,2,0）

公式剖析：

1、这里其实不是VLOOKUP可以实现从右至右的查找，而是利用IF函数的数组效应把两列换位重新组合后，再按正常的从左至右查找。

2、IF（{1,0},B2:

B5,A2:

A5）这是本公式中最重要的组成部分。

在EXCEL函数中使用数组时（前提时该函数的参数支持数组），返回的结果也会是一个数组。

这里1和0不是实际意义上的数字，而是1相关于TRUE，0相当于FALSE，当为1时，它会返回IF的第二个参数（B列），为0时返回第二个参数（A列）。

根据数组运算返回数组，所以使用IF后的结果返回一个数组（非单元格区域）：

{"张一","A001";"赵三","A002";"杨五","A003";"孙二","A004"}

二、VLOOKUP函数的多条件查找。

VLOOKUP函数需要借用数组才能实现多条件查找。

例2：

要求根据部门和姓名查找C列的加班时间。

分析：

我们可以延用例1的思路，我们的努力方向不是让VLOOKUP本身实现多条件查找，而是想办法重构一个数组。

多个条件我们可以用&连接在一起，同样两列我们也可以连接成一列数据，然后用IF函数进行组合。

公式：

{=VLOOKUP（A9&B9,IF（{1,0},A2:

A5&B2:

B5,C2:

C5）,2,0）}

公式剖析：

1、A9&B9把两个条件连接在一起。

把他们做为一个整体进行查找。

2、A2:

A5&B2:

B5，和条件连接相对应，把部分和姓名列也连接在一起，作为一个待查找的整体。

3、IF（{1,0},A2:

A5&B2:

B5,C2:

C5）用IF（{1，0}把连接后的两列与C列数据合并成一个两列的内存数组。

按F9后可以查看的结果为：

{"销售张一",1;"销售赵三",5;"人事杨五",3;"销售赵三",6}

4、完成了数组的重构后，接下来就是VLOOKUP的基本查找功能了，另外公式中含有多个数据与多个数据运算（A2:

A5&B2:

B5）,，所以必须以数组形式输入，即按ctrl+shift后按ENTER结束输入。

三、VLOOKUP函数的批量查找。

VLOOKUP一般情况下只能查找一个，那么多项该怎么查找呢？

例3要求把如图表中所有张一的消费金额全列出来

分析：

经过前面的学习，我们也有这样一个思路，我们在实现复杂的查找时，努力的方向是怎么重构一个查找内容和查找的区域。

要想实现多项查找，我们可以对查找的内容进行编号，第一个出现的是后面连接1，第二个出现的连接2。

。

公式：

{=VLOOKUP（B$9&ROW（A1）,IF（{1,0},$B$2:

$B$6&COUNTIF（INDIRECT（"b2:

b"&ROW（$2:

$6））,B$9）,$C$2:

$C$6）,2,）}

公式剖析：

1、B$9&ROW（A1）连接序号，公式向下复制时会变成B$9连接1，2，3

2、给所有的张一进行编号。

要想生成编号，就需要生成一个不断扩充的区域（INDIRECT（"b2:

b"&ROW（$2:

$6）），然后在这个逐行扩充的区域内统计“张一”的个数，在连接上$B$2:

$B$6后就可以对所有的张一进行编号了。

3、IF（{1，0}把编号后的B列和C组重构成一个两列数组

通过以上的讲解，我们需要知道，VLOOKUP函数的基本用法是固定的，要实现高级查找，就需要借助其他函数来重构查找内容和查找数组。

返回指定行、列或单元格的值——INDEX函数

INDEX（数据区域（可以有多个数据区域）,返回第几行数据,返回第几列数据,查找第几个区域的数据）

　　INDEX函数的功能就是返回指定单元格区域或数组常量。

如果同时使用参数行号和列号，函数INDEX返回行号和列号交叉处的单元格中的值。

　　INDEX函数语法：

INDEX（单元格区域，行号，列号）

　　可以通过下图来认识INDEX函数的用法：

　　=INDEX（A1:

C6,2,3），

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