如何回复询盘文档格式.docx

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（1）需要思考的问题：

专业度professional（多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度）；

满足需求度meetdemands；

体现诚意showyoursincereity

（2）回复邮件注意点

规范的格式（paragraphy,capitalization,spelling,grammer…….）；

主题Subject——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:

公司+for哪几个产品）；

问候语——礼节、呼应；

有问必答——不能回答要给客户解释；

重点突出，意思明确；

落款——要有完整称呼

第二回合

询盘回复

专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整

专业图片——清晰、方便浏览和接收

向客户提要求——审慎，tellwhy可以向客户报两个价格fob/c&

f价

前瞻性——专业的最好体现

语气——会影响全局

几个回合后

客户来邮件后，客户有多个问题一一作答，条理清楚；

客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）；

涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及；

减少邮件往来的回合，提高效率

按客户不同，轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。

对老客户的查询直接回复就行;

对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图，采购兴趣，公司实力等详细情况。

总之，对买家的要求了解越多，回复就越能够引起买家的注意和兴趣。

　　具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种，规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。

对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。

　　对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。

一定要及时回复。

为了增加回复的吸引力和说服力，在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。

对外商的查询回复一定要快。

但是，光“快”还不够的，还要“准”，供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要决：

准确：

要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解;

其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力，准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容;

　　全面：

一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴;

另外，邮件本身的结构和内容也要完整。

很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单，结构松散。

有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写，这在正式的商务来往中是不可取的。

　　具体：

给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。

通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。

　　清楚：

电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是语句都应整洁明了，少使用难懂的词语或表达法。

　　礼貌：

礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语语气，尊重对方的风土人格，禁忌和宗教信仰;

人称表达上要尽量少用第一人称，多用“you”，以表示尊重对方，用第一人称时要用“we”代替“i”等等，很多买家在选择供应商时，特别是长期的合作伙伴时，特别注重供应商是否专业，除了经营产品专一，行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也能显示供应商或业务人员的“专业功底”，提升企业形象。

1、产品的发布技巧：

一个公司的产品橱窗设计，那些上传的产品一定要配有好的图片，一个好的包装图片也是最能吸引人的地方，一个好的图片可以让大家对你的品牌或产品产生良好的兴趣。

　　2、产品信息的更新：

即时更新你的产品，尽量让你的产品信息靠前，这样买家在搜索时会第一个发现你，如果你不急时更新，那么你的信息就会沉到老下面去啦，那么有多少人有耐心一页一页地往下翻呢。

而且很多人都会看好第一页的信息，都认为排在前列的产品的公司一定有实力。

　　3、第一时间发现与你产品所关联的求购信息，与求购商及时联系，商机不等人，在那么多求购信息中总有适合你的。

总有人会你合作的。

不要对一两次的电话不成功而失去信心。

　　4、及时回复你的相关留言与信息，让客户感到你公司的正规（因为一般公司网络都有专人负责），公司对客户对客户的重视。

耐心地回答咨询者的问题，而且在回复时一定要用客气与尊重的语气。

　　5、提高与客户沟通的技巧：

这是一门大学问，总之，不要急于求成，让客户感到你的专业，诚心，感到你公司的实力。

　　6、注意电话回访：

对有意向的客户定期或不定期地电话跟踪，但这个上面一定要把握好尺度，打得太多了人家会嫌烦的，如果不跟踪，客户会把你遗忘的。

　　7、做好线上交谈，线下及时跟踪，不要放过每一个机会，需要派人上门拜访的一定及时赶到，免得错失了良机。

一定要做好线上线下的结合，争取提高客户成交率。

　　8、经常在论坛活动，提高个人知名度，你的知名度高啦，那么自然会有人关注你的产品，一举成名天下知，那时会有客户主动找上门的。

　　9、热心帮助别人的求助，这样更能提高你在论坛的知名度，取得人家的信任与好感。

我永远深信这句话，帮助了别人的同时是帮助了自己。

　　10、不管是论坛还是与网友聊天，一定要保持文明用语，保持在论坛的形象，因为你就是代表着公司，代表着品牌。

一方面,在报盘的时候，尽量显示你的专业水平，不要让客户感觉你不专业。

了解清楚客户的详细需求，帮他设计一个解决方案。

显示出你的诚恳来。

另一方面，自己要做一个客户记录，第一次跟客户沟通的时候谈的什么内容。

报的什么价格。

留个底。

下次再跟客户沟通的时候就要先分析为什么客户没再跟你联系了，是价格还是其他的什么？

然后要不定期的“骚扰”一下他。

报盘后3天内没回音的话一定要联系，然后再逐渐延长时间。

4天或者1周。

客户都不可能只在一家询价，往往会寻找多家，然后挑选沟通比较愉快而价格又比较好的下单。

这个时候就要看你与客户沟通的水平了。

我在阿里上的第一单就是靠沟通做成的。

同行报价比我低的多。

但客户最终把单下在我这里。

就是靠有效的沟通

到处都是竞争对手,往往一个客户N家企业都在争取,价格高的,质量好的,服务好的,你的优势在哪里?

怎样留住客户?

公司是以赢利为目的的,没有客户哪有利润.所以有客户是上帝之说.,做一个诚实的人,在价格上你把成本分析给客户,告诉他你的利润是多少,当中可能的服务费用多少,让客户消费的明白,留住大客户!

那是公司的生存的基础!

有固定的客户,那时生存的基础!

在你回复邮件后,要电话联系,询问客户是否收到,有什么不懂的地方,了解客户的想法,再确定下一步你的对策.

多和这些客户联系下，弄清楚问价后不联系的原因。

如果是你们本身产品的问题，那就要改进。

如果是因为他们本来就有固定合作商家，询价只是了解价格的话，那你就要设法了解他们合作公司的情况，想法子把客户争取过来。

1.询盘

敬启者：

我们从**网站搜索得知贵公司是各种玩具的大出口商，如电动玩具、充气玩具、毛绒玩具等。

我们在本地区是一家玩具的大经销商。

我们现在正寻找一位货源供应商作为我们的长期合作伙伴。

我们想请你方寄给我们一本你方的产品目录单或样品单连同价表，同时报给我方你们到纽约的成本加保险费、运费最低价。

如果你方具有竞争力，我方将向你方大量订货。

望早日听到您的答复。

保罗•约翰逊谨上

2009年5月6日

Inquiry

DearSirs:

**Weknowyoursitesearchisabigexporterofvarioustoys,suchaselectrictoys,inflatabletoys,plushtoys.Weareintheregionisamajordistributoroftoys.

Wearenowlookingforasourcesuppliersasourlong-termpartner.Wewouldliketorequestyoutosendusacopyofyourproductcatalogwiththepriceofonesingleorsampletable,andreportedtoustoNewYork'

scost,insurance,freightlowestprice.Ifyouareacompetitiveside,wewillbeyourlargeorders.

Hopetohearyourreplysoon.

Paul•Johnsonmoveon

May6,2009

2.下面是一篇关于个人电脑的外贸函电询盘范文：

　　DearSirs,

　　Wearepleasedtolearnfromyourletterof1stAugustthat,asamanufacturerofcomputers,youaredesirousofenteringintodirectbusinessrelationswithus.Thisisjustourdesire,too.WehavestudiedyourcatalogueandareinterestedinyourIBMCPU80586personalcomputer.Pleasequoteusyourlowestprice,CIFGuangzhou,inclusiveofour2%commission,statingtheearliestdateofshipment.

　　Shouldyourpricebefoundcompetitveanddeliverydateacceptable,weintendtoplacealargeorderwithyou.

　　Pleasegiveusyourreplyassoonaspossible.

Yoursfaithfully,

　　Notes:

　　1.Placealargeorderwithyou向你方大量订货

　　ordern.订单

　　名词order常与动词make,send,place等连用，如果表示订购某项货物，后接介词“for”，也可接“on”或“of”，但“for”最为普遍。

　　Ifyourpriceisinline,wewillsendyouanorderfor5,000sets.如果你方价格与市价相符，我们将定购5000台。

　　orderv.t.订购，订（货）

　　Ifyouallowus10%discount,wewilloder10,0