企划部门基础工作行为指引Word文档格式.docx

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（通知）关于╳╳╳的通知

当特备重要或紧急时，应在标题前加上（重要）或（紧急）字样；

但切记不可随意应用。

标题不允许出现错别字。

2、正文称谓

称谓，首行，顶格写，后面加冒号。

因为是协同办公，应尽量在称谓中减少修饰语，如“尊敬的”等。

对收件人的称谓要根据每个文件的发送对象来具体考虑，一般均以文件发送人职务为标尺，具体情况参见下表：

发送对象

协同对象

称谓

发送对象的职务高于发送人

单对单

主要采用职务称谓。

职务称谓就是“姓氏”加“职务简称”；

对于副职，一概省略，主要有三种形式：

●用职务呼，如"

孙总"

、"

刘经理"

赵书记"

等。

●用专业技术职务称呼，如"

对工程师，总工程师还可称"

张工"

刘总"

●职业尊称，即用其从事的职业工作当作称谓，如"

李老师"

单对二

同时写给两个人的，两个称呼一前一后，职位高者在前

单对多

“各位领导”

平级或低于发送人

●名字为3个字的用名字称谓，即省去姓氏，只呼其名字；

●姓名为两个字的可直呼姓名

“各位同事”

3、正文

1）正文以问候语开头。

即称谓之后另起一行空两格；

常用问候语如“你好！

”或“您好！

”。

问候语之后直接书写正文。

如：

正确

错误

2）正文应简明扼要的说清楚事情，不允许正文空缺。

3）如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，具体内容以附件形式呈现。

最好不要拉滚动条才能看到完整正文。

4）正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

正文内容应多用陈述性语句，减少或避免采用议论或形容词性质的语句。

5）尽可能避免拼写错误和错别字

6）正文统一应用宋体四号字。

4、署名和日期

署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方；

日期写在署名下边；

●如果是部门方案或申请等，署名方式为：

“部门名称”或“部门名称+自己姓名”

●如果是递送相关资料等工作协同，署名方式为：

“部门名称+自己姓名”

5、关于附件

1）附件文件必须按照其正文内容规范命名，不可随意取名；

方便收件人下载后管理。

2）正文中应对附件内容做简要说明；

在署名和日期下方，顶格写“附件：

”另起一行空两格，列表式写明附件名称；

特别是多个附件时。

3）如果附件不是太大，尽量不要打包成压缩包。

4）附件在发送时要考虑OFFICE版本问题，如不影响阅读效果可统一转换成PDF版本，如有特殊格式要求不适合转换PDF，可统一转换成OFFICE2003版本。

如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

5）附件进行上传前注意对附件进行杀毒扫描，避免由于上传附件导致的计算机病毒传播。

6、其他事项

1）原则上对于较重要的文件，应在文件发送2小时内对发送对象进行短信提醒。

2）因忘记传递附件，需要重新传送的时候，原标题不变，但应在前加“（补充）”字样。

正文中写明补充事由，之后用横线隔断，在横线下方完全引用原协同正文。

如:

三、其他工作协同工具的应用

1、邮件

1）邮件在同外部人员交流时比较常用

2）邮件的标题、称谓、正文、附件的规定按照OA协同的规定执行。

3）收到他人的重要电子邮件或文件后，应在看到后即刻回复对方。

2、QQ

从办公角度考虑，QQ属于非正式沟通手段，本部门要求：

在OA和邮件能够应用的情况下，不允许采用QQ方式处理正式工作（包括QQ群共享），如下达工作指令、递送通知等。

但允许使用QQ进行正式工作以外的信息交流和非正式指令性、协同性工作文件的传递。

同时，如果是面向全体员工发布的信息，在正式的传递途径以外，可以利用QQ群，群共享等方式进一步增加便利性，但一定是辅助应用。

四、如何写工作方案

1、工作方案的写作方法

在工作中，工作方案的写作是最基本的应用，工作方案有很多种，但总体来说，比较常用的一般有工作建议提案和工作实施方案两种。

工作建议方面的提案主要是个人对某一方面的建议和思考，有时会提到实施，有时不会提到实施；

其实无论提到与否，都可按照金字塔写作方法来操作，一切从结论出发，动鼠标前先用笔列出你要写的东西的主干（也相当于目录），之后反复审查主干看是否要表达的东西主干都能含盖，之后载逐个主干板块中列出细分的结构，最后才可以开始写。

写的时候首先把主干脉络首先录入电脑，之后再逐一丰富内容。

工作实施方案是指进行工作的具体计划或对某一工作问题制定的规划。

工作实施方案应用较多，重点是要把事情从分工、时间进度、工作步骤、成果等方面交代清晰，便于按部就班的执行。

对工作实施方案，可按照本工作指引中“2.工作方案的基本结构”写，应该能基本符合要求。

即使有了基本结构可以参考，在写作的方式上，仍建议按照本章节说的金字塔写作方式写作；

这些基本结构只是最通用情况下可用，但在写工作方案过程中，往往有一些需要进一步细化或者新的结构出现。

2、工作方案的基本结构

本工作结构仅是基本的建议结构，具有普遍性和通用性，但只能作为参考结构。

工作方案的基本结构为：

●一、工作方案的名称

●二、制定工作方案的缘由

●三、组织机构及分工

●四、工作方法和原则（根据情况确定是否需要，但建议确实需要原则时保留此部分，能去掉的就去掉）

●五、工作过程和步骤

●六、工作成果形式

3、工作方案的写作技巧

1）如何定工作方案的名称

第一，方案名称要准确，方案的名称要把具体工作的内容是什么交待清楚。

第二，名称要简洁，不能太长，交代工作方案的主题。

一般标题可通用的名称为：

关于×

×

的工作提案；

的工作方案；

工作提案；

工作方案

2）制定工作方案的缘由写作技巧

这部分是写为什么要制定工作方案，依据和要达到的目的是什么。

有的方案是依据上级部署，有的是出于实际工作需要或者工作建议。

依据上级部署的工作方案一般要把上级文件名称或布置工作的会议，再写上需要达到的目的就可以了。

根据实际工作需要或工作建议制定的工作方案，简单写明起因，需要达到的目的就行。

目的必须具体，不能笼统的将官话套话空话，一定少用形容词，少发布议论，简明扼要，不要展开说，但必须具体，只有目标明确而具体，才能知道工作的具体方向是什么，才知道工作的重点是什么，思路就不会被各种因素所干扰。

写工作方案时，要学会把工作目标进行分解，一点一点地去做。

只有将问题细化成多个小问题或问题的几个方面，层层剖析，才能把问题弄得更清楚，才更便于操作、更易产生实效。

3）组织机构与分工的写法

设计好人与分工，在方案中将工作的负责人、成员名单及分工情况写出来。

涉及到其他部门，要形成工作开展的网络，层层分工明确，责任到人；

但切忌列流水，要学会总结概况。

切忌在写本部分的时候，只说建立什么小组，什么委员会，而不写具体人员的分工与权责，还有工作机制。

在具体的步骤中，如果涉及人员时，同样要写清人员的职责，不要认为在“组织机构与分工”中写了，不要怕重复；

对于行动职责的重复是必要的重复，但不能是把“组织机构与分工”复制黏贴过来。

4）工作方法和原则的写作方法

此章节一定要短，简单。

千万不要展开讨论与论证。

此章节不一定是必须的章节，根据情况确定是否需要，但建议确实需要原则时保留此部分，能去掉的就去掉。

5）工作过程和步骤的写法

此部分可以说是一个工作方案的核心，是最重要的一部分，这一部分的写作没有太多的技巧。

在写作上依然是金字塔写作的方式，从结论（目标）出发，之后分解结论，即要想达结论目标首先要做哪些事情，之后要做哪些事情，谁来做，怎么分工，做到什么程度，时间怎么控制等等；

也就是要学会把问题分解成小问题，之后一个一个区解决。

一般来说，无论怎么分解，有几个共性的东西必须具备：

●分阶段进行，首先列出工作的阶段，每个阶段从什么时间开始，至什么时间结束；

可以在这部分的开始单独列示出来进度控制的列示或表格。

列示或表格的重点放在时间维度上来，不要增加多余的信息；

如果有必要也可以把关键负责人写清楚。

●之后按照阶段，每个阶段详细说明这个阶段的共组任务和要求，按照“5W2H”（七何分析法）来落实任务描述；

即：

谁（WHO）、在什么时候（WHEN）做什么事情（WHAT），为什么（WHY）如何做（HOW），从哪里入手（WHERE），做到什么程度（HOWMUCH）？

Ø

WHY——为什么？

为什么要这么做？

理由何在？

原因是什么？

WHAT——是什么？

目的是什么？

做什么工作？

WHERE——何处？

在哪里做？

从哪里入手？

WHEN——何时？

什么时间完成？

什么时机最适宜？

WHO——谁？

由谁来承担？

谁来完成？

谁负责？

HOW——怎么做？

如何提高效率？

如何实施？

方法怎样？

HOWMUCH——多少？

做到什么程度？

数量如何？

质量水平如何？

费用产出如何？

对以工作方案来说，七何分析法中的“WHY”，不要重点展开说，应把重点放在另外几个方面；

尤其是工作实施方案。

7）工作成果形式

工作必须要有成果：

工作成果是考核的依据。

在工作方案中，要设计好工作成果的形式，即最终工作成果用什么形式来表现。

项目不同，工作成果的内容、形式也不一样，但不管形式是什么，方案要写明：

工作成果完成的标准是什么？

谁能提供完成证明（也就是数据提供部门，如评分部门等）？

以上工作方案的写作技巧是一种范式的技巧，在做每一个方案的时候，总会有特殊的需要，所以，关键不是完全按照这个范式写，而是要通过这个范式去深入探索方案的写作方法；

但一定要记住，方案不是给自己看的！

方案是要让看方案的人能清晰知道你所要表达的事情；

学会换位思考，才能写出有效的工作方案。

方案没有好坏之分，但却有有效和无效之分；

能清晰让人看的懂的，就是有效的；

想法再好，别人看不懂，也是无效的。

4、工作方案的版式规范

工作方案的版式就如人的仪表，给人的是第一印象，这个印象往往能够影响对内容的深入了解，所以要做好这个看似没有含金量的工作。

下边从几个方面做出了一些基础的版式规范，以至于让方案看起来“有样”。

1）文本

●方案标题小二号、微软雅黑、加粗、居中

●章节标题小四号、宋体、加粗、左对齐

●正文内容小四号、宋体

2）整体应用1.5倍行距

3）页眉设置采用A4纸，页眉页脚需要设置，页眉一般为方案标题名称，宋体、五号、右对齐；

页脚插入页码，形式为“1/1”，右对齐（如果是双面打印，注意页眉页脚的奇偶页设置）；

如果装订最好是纵向左侧装订。

4）编号格式应统一，不要用多种标号，二是要注意编号的标点符号，如“1、”和“1.”

5）方案中如果应用表格，表格格式为：

项目

格式要求

标题栏