商务与社交信函写作.docx
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商务与社交信函写作
商务与社交信函写作简述
随着我国改革开放的深入和经济蓬勃发展，我们的对外交流活动日益频繁，信息交流显得至关重要。
尽管现代的通讯手段十分发达，如电话、电报、电传、传真、电子邮件（e-mail）等，但信函仍不失为频繁的商务活动、社交活动中维持联系、增进友谊、互通信息的重要方式。
信函载负信息量大，且讲求周全、严密、清楚、准确。
信函较之其他通讯手段，有其特殊的风格、惯用词汇和套语。
因此，信函的撰写十分值得探讨和研究。
在商务活动与社交活动中，有时正确的信函格式和结构与信函的内容一样重要，它有助于信函给对方留下一个好的印象，并为双方关系持久下去奠定基础。
1.信函的格式
1.1.齐头式
信函中所有内容，包括信内地址、日期、签名等都从信的左边开始，垂直成一条直线。
这种格式相对来说现代、快捷、容易操作，无论在商务信函还是在社交信函中都很通行。
见图：
Letterhead（此部分为事先印成）
_____________
_____________
_____________
Date
_____________
InsideAddress
_____________
Salutation
_____________
BodyoftheLetter
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
ComplimentaryClosing
_____________
Signature
_____________
Ⅱ.1.2.缩进式
地址和签名等需要换行的地方，通常向后缩进几个字母。
此种格式易于打字，且外观新颖。
见图：
Letterhead
_____________
_____________
_____________
Date
_____________
InsideAddress
_____________
_____________
_____________
Salutation
_____________
BodyoftheLetter
____________________________________________________________________
________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
________________________________________________________________________
ComplimentaryClosing
_____________
Signature
_____________
_____________
Ⅱ.1.3.混合式
混合式系齐头式与缩进式的综合形式。
见图：
Letterhead
_____________
_____________
Date
_____________
InsideAddress
_____________
_____________
Salutation
_____________
BodyoftheLetter
____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
ComplimentaryClosing
_____________
_____________
Signature
_____________
注：
通常，正式的英文书信中的段与段之间要用双行距，以示分段。
2.信函的结构
信函通常由以下部分组成。
2.1.信头（Letterhead）
信头，亦称回信地址（returnaddress），这是中国人所不习惯用的。
其实，它很重要，是复信的依据。
因为信封往往不被保留，而且，有些信封上并不标明寄信人的地址。
信头通常包括寄信人的地址或公司的名称、地址、电话、电传、传真号、电报挂号、邮政编码以及信函编号（referencenumber）（编号是用来标示有关的来往信函，并对信函编号归档）。
信头通常写在信笺的右上方。
如果信笺上已经有印刷信头，则可免去此项。
地址的书写顺序是由小到大。
如：
AndersonPlacementServiceInc.
240MarketStreet
LosAngeles,California70193
Tel:
684—7534
Fax:
540913
YourRef.Ds
OurRef.MS/LR
2.2日期（Date）
日期应该写在寄信人地址的下方，日期的表达方式英美各不相同。
英式是按照日、月、年的顺序；美式是按照月、日、年的顺序。
另外，写日期还应该注意：
1）年份应写全，不可省略。
2）月份用英文拼写，不可用数字代替，如1/1/2000。
除May,June,July外，可以用缩写，如：
Jan.,Feb.。
但是，在较正式的公函或商务信函中，月份一般不可缩写。
3）日期用基数词表示，尽量避免用序数词。
以下两例均不可取：
Oct20th,2000;twentiethOct2000。
月份在日期前，日期与年份间用逗号隔开，月份与日期之间不用标点；如日期在月份之前，月份与年份之间不用标点。
如:
October7,2001;29February2003。
2.3信内地址（InsideAddress）
除一般社交信函，正式的商务信函或社交信函必须有信内地址。
信内地址应写在信笺的左上方，约在日期下两行。
信内地址中的收信人地址应与信封上完全一致。
另外应注意：
1）收信人的姓名应使用全名，如果收信人是男性，就写Mr.xxx，另起一行写出职务；如果是女性，就写Ms.xxx（称呼婚姻状况不详的女士），Missxxx（称呼未婚女士），Mrs.xxx（称呼已婚女士）。
如：
Mr.JohnBonrellMs.AliceSpring
PresidentCreditmanager
2）收信人的地址应确切、完整，并且按照投寄国家的惯用格式。
英语国家的地址由小到大排列：
门牌号，街名，市名，州名，邮编，国名。
如：
Mr.PaulLee
Director,CustomerRelations
231DavisStreet
NewYork,NewYork10020,USA
2.4称呼（Salutation）
称呼一般放在信内地址的下两行，常用的称呼语如下：
1）商务信函
DearMr.Jackson:
/DearMs.Spring,（冒号、逗号均可）
DearJohn,/Mary,（用名字时，后面用逗号）
DearSir,/Madam,/Towhomitmayconcern,（不知对方姓名时，称呼Sir,/Madam，后面用逗号）
DearSalesManager,（写给部门负责人）
Gentlemen:
（用于称呼美国公司，禁用单数，后面加冒号）
Madams,/Ladies,（用于称呼妇女所组织的公司、社团）
2）社交信函
DearSir,/DearSirs,（致不认识的人）
DearMr.Leech,/DearMs.Leech,（致认识或仅知道姓的人）
DearJohn,/Mary,/DearFather/Brother,（致亲友或熟悉的人）
Darling/DearestRobert（致配偶或亲密的人，可省去标点）
2.5主题行（SubjectLine）
（此项多用于商务信函写作中。
）
主题行指用几个词，简要概括信函的主题，旨在使收信人对信函内容一目了然，及时处理。
另外，这样做也便于归档或查阅。
主题行通常放在称呼上或下一行，左起齐头或居中。
为了引起收信人的重视，主题行常用大写字母书写，或加下划线，简写成Re.（regarding）/Subj.。
例1
TheChinaNationalLightIndustrialProducts
Import&ExportCorporation,
JiangsuBranch,
110EastBeijingRoad
Nanjing210002
China
DearSirs,
Re.ClaimOnElectricFans
例2
...
Subj.InvoiceNo.145
DearMrs.Marquis,
2.6正文（Body）
正文是信函的主体，是全信最重要的部分。
写作时可以根据要表达的内容把正文分成若干段落，做到层次分明，语言得体，简明扼要，措辞礼貌，自然诚恳。
现代商务信函与社交信函趋于口语化，避免陈词滥调。
为了使信函便于阅读和吸引读者，写作时应注意宽留页边距，每段之间留双行距，每段不易过长。
2.7客套敬语（ComplimentaryClosing）
敬语类似中文书信末的“此致敬礼”、“顿首”等等。
敬语应与称呼相呼应。
敬语通常放在正文下两行，即信笺的右下角。
如果书信格式为齐头式，敬语则应放在左下脚与正文左起对齐。
敬语后面加逗号，首字母大写。
以下为常用敬语。
1）用于一般性公函、商务信函、或收信人为不太熟悉的人：
Sincerely/Faithfullyyours
2）收信人为长辈、上级：
Respectivelyyours,Yoursrespectively,Yoursobediently,
3）收信人为朋友、同学、同事：
Yoursrespectively,Yours（very）sincerely,Yours（very）cordially,Withbestwishes,
4）收信人为家人、亲戚：
Yourlovingson/daughteretc.,Yours（very）affectionately,Yourslovingly,
5）收信人为爱人，夫或妻：
Withlove,Lotsoflove
敬语按其正式程度排列如下：
Verysincerelyyours
Yoursverysincerely/respectively/cordially
Yourssincerely/respectively/cordially
Sincerelyyours
Sincerely/Yours
Bestwishes
Goodluck
注：
美国人常用sincerely，英国人则倾向于faithfully。
2.8签名（Signature）
签名通常放在敬语下方。
签名最好是写信人亲笔，手签后也可附打字全名。
如果签字是女性，签名前可以加Miss或Ms以备对方回函时称呼之用。
签名下方可写上写信人的职务（如果在信头中已涉及写信人的职务，此处可免去）。
2.9经办人代号（ReferenceInitials）
此栏是备日后查考之用。
经办人代号通常为写信人和打字员的姓名的首字母，放在签名下方两行。
两人姓名之间用“:
”、“/”或“-”连接。
例：
MF-MS;MF/MS;MF:
MS
（MF为发信人的姓名首字母；MS则为打字员的姓名首字母）
2.10附件（Enclosure）
随信如有附件，通常在信笺的左下角注明。
形式如下：
Encl（s）；Enc（s）；或Enclosure（s）
如果有两个以上的附件，应写成：
Encls2insurancepolicies/Enclosures3（invoices）
2.11抄送（CopyNotation）
如果信函还应抄送给除收信人外的其他人，常用cc（carboncopy）表示，写在附件下方。
例：
MF-MS
Encs.2invoices
cc:
Mr.ParkCarter
Mrs.GreenDavis
2.12附言（Postscripts）
现代商务信函与社交信函趋于不设附言，因为它给人一种随意不周密的感觉。
如果确系不得已而为之，附言一般放在签名的下几行，左手齐头。
简略式为：
PS;Ps。
3.商务与社交信函的撰写原则
撰写商务信函或社交信函的目的是要解决一个具体问题，如建立贸易关系、询价、催款、邀请、答谢等等。
因此，在草拟时应掌握以下几个原则：
简洁明了、正确无误、完整周全、礼貌体谅。
3.1.简洁明了
简洁明了即在礼貌、体谅的前提下用简短、清晰、易懂的语言，阐述写信人的意图。
能用一个字就不用短语，能用短语就不用句子。
总之要简明扼要。
试比较下列句子：
啰嗦
简洁
WewishtotellyouthatourmeetingforOct.10hasbeenpostponedtoOct.25.
OurmeetingforOct.10hasbeenpostponedtoOct.25.
Anincreaseinpricesisessentialduetothefactthattherehasbeenariseinthecostofrawmaterials
Anincreaseinpricesisessentialduetoariseinthecostofrawmaterials.
Thetruefactsareasstated.
Thefactsareasstated.
Thecompanyishiringanefficiencyexpertinorderthathemaydiscoverthecauseofitsproductionlag.
Thecompanyishiringanefficiencyexperttodiscoverthecauseofitsproductionlag.
另外，现代商务信函写作倾向口语化。
口语化的表述形式使收信人感到亲切自然，易于沟通。
例如：
书面语
口语
Wearewritingthislettertoyouwithaviewtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.
Weareeagertostartbusinesswithyou.
Uponreceiptofyourorder,furtherattentionwillbedrawntoyourrequest.
Whenwereceiveyourorder,we'llbegintoconsideryourrequest.
以下为常见的冗赘的短语以及与其相应的简洁形式，试比较：
冗赘
简洁
asaconsequenceof/asaresultof
therefore
atanearlytime/intheimmediatefuture/induecourse
soon
atthepresenttime/atpresent
now
becauseofthefactthat/duetothefactthat/basedonthefactthat
because
duringthetimethat
while
asstatedbelow
following
inthecauseof/duringthecourseof
during
inspiteofthefactthat/despitethefactthat
although
cometoadecision
decide
haveapreferencefor
prefer
takeintoconsideration
consider
inorderthathemay/forthepurposethathemay
to
Willyoubegoodenoughto...
Please...
Itisoftenthecasethat...
Often...
Itisouropinionthat...
Wethinkthat...
Weshallbeinapositionto...
Weshallbeableto...
Iaminreceiptof...Ihaveherebeforeme...
Ireceived.../Ihavereceived....
3.2.正确无误
正确无误是书信写作的重要原则，它包括以下几个方面：
1）书信的内容要合情合理，叙述层次清楚，主题突出。
2）遣词造句、语法规则、拼写和标点符号要符合语言习惯。
3）数字表述应准确，包括温度、长度、高度等单位体制的换算。
4）正确使用商务英语文体。
商务信函的写作尤其必须做到准确无误，因为在贸易交往中它往往牵涉到双方的权利、义务、厉害关系等诸多因素。
在发生纠纷时，它亦是一种法律依据。
3.3.完整周全
所谓完整周全是指完整表达写信人的思想，即包括所有必须陈述的事实，以便达到预期的目的。
如果要了解某一商品的情况，就应该在询价信或咨询函中向对方报出该商品的品牌、预购数量、付款方式、回扣要求、交货方式及地点等事宜。
否则对方可能就无法及时了解你的意图，从而延误交易的正常进行。
为了保证信函内容的完整，草拟一篇信函后，可以对照以下几个方面进行检查：
1）是否已经表述清楚想要了解的各方面的情况。
2）是否已经回答了对方提出的所有问题。
3）是否涵盖了who,when,where,what,why等内容。
（当然，并不是每封信都应具备这五个Ws，但把它们作为检查标准是大有益处的。
）
3.4.礼貌体谅
无论是商务信函还是社交信函，都既要明确表述写作者的愿望与态度，又要表现出有理有节，合乎情理。
对需回复的信函应及时处理。
信函的语言应尽量做到客气得体，多用以下句式：
Wouldyouplease...
Asyouareaware...
Wemightsay...
Ifyoucan,I...
Ifyoulike...
Youareinvitedto...
Youmaywantto...
另外，在从事某些商务信函写作时应保持“对方中心”（youcentered/you-attitude）。
即在书写信函、起草文件时要顾及收信人或读者的愿望和感情，以“对方”的观点来考虑、处理问题，少一点“自方中心”（we-centered/we-attitude）。
试比较以下句子：
自方中心
对方中心
Wearepleasedtoannouncethat...
Youwillbepleasedtoknow...
Weoffer2percentdiscountforevery10units.
You'llenjoy2percentdiscountforevery10units.
从以上两例可见，you比we更能体现写信人是从收信人的利益着想，更能体现写作者的真诚合作态度，同时也更有可能达到we-attitude所希望表达的意愿和目的。
4.商务与社交信函的语言特征
4.1.具体化
1）具体的表述
所谓具体的表述，是指用确切的语言表述信函的内容。
商务信函和社交信函都有很强的针对性，要求言之有物。
尤其是在要求对方给与明确的答复，如询价、订货、投诉、求职等，或是答复对方提问，如报盘，承诺等时，更要注意具体的表述，避免笼统、空洞。
试比较下列句子：
含糊
具体
Inreplytoyourtelegram,wehavesentthesample.
Inreplytoyourtelegramof8October,wesentoursamplebyairon10October.
Wewouldbegladifyousendthegoodstousassoonaspossible.
Pleaseshipthegoodstousbefore5February.
Wecanconsidertoincreasethediscountifyourorderisregularandlargeenough.
Wecanconsidertoincreasethediscountby10%ifyourorderismonthlyandexceeds1500units.
Acopyofthecontractwenttoyouthismorning.
Acopyofthecontractwasmailed/sentinfacsimilethismorning.
Ifyoudon'tarrangethepayment,maybeweshallbeforcedtotakethelegalactions.
UnlessyouarrangethepaymentbySeptember1,weshallbeforcedtotakethelegalactions.
2）具体的语言
词汇有具体和含糊之分，试比较：
含
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