公务外出管理制度.docx
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公务外出管理制度
公务外出管理制度
公务外出管理制度
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A修改号：
1
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□公开■一般□保密□绝密
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批准：
日期：
受控状态：
1.目的
本制度旨在规定员工因公外出的有关事项，明确相关审批流程和费用标准，从而使员工高效，有序，节约地完成出差任务。
2.适用范围
2.1本制度适用于公司所有人员的公务外出管理。
2.2长期驻外人员不适用本制度，驻外人员的住宿、津贴等公司另行规定。
3.定义
3.1本制度所规定的公务外出包括出差和一般公务外出两类。
3.2经批准离开日常工作范围（指常州范围内）从事与业务相关活动且超过8小时的为出差，出差需填写《出差审批单》并按流程完成报审报批工作。
3.3除上条规定情况外的因公外出为一般公务外出，一般公务外出无需填写《出差审批单》，但需填写《用车申请单》并报部门负责人批准。
4.职责
4.1出差人员：
执行出差计划；差旅费借款单、差旅费报销单的填写。
4.2部门负责人：
安排员工出差；排定出差计划；出差备用金的审核；差旅费的审核。
4.3总经理：
出差备用金的审批；差旅费的审批。
4.4财务部：
出差备用金的支付；差旅费的审核与报销。
5.出差纪律
5.1不得以出差名义不按指定路线或绕道游山玩水，否则所发生的一切费用由个人自理。
5.2出差人员利用工作之便绕道回家者，一经查出，不予报销任何费用，并按旷工处理。
5.3出差人员每2天需向直接领导电话或邮件汇报工作进展情况，并将所在地点的住宿电话反馈给部门经理以便应急事宜处理。
6.出差的相关规定
6.1出差审批流程及权限
6.1.1出差时间不超过3天（含）且出差目的地为国内地区的，由部门经理/总监审批。
6.1.2出差时间超过3天或出差目的地为国外地区的，由总经理审批。
6.1.3具体审批流程参见附件1。
6.2《出差审批单》的相关说明
6.2.1单人出差的，《出差审批单》原则上应由出差人自行填写并完成报审报批工作；由部门经理/总监安排的紧急出差，出差人来不及填写《出差审批单》并完成报审报批工作的，可由部门经理/总监安排专人代为填写并报审报批。
6.2.2《出差审批单》一式两份，一份于出差前报综合管理部作为计算考勤之依据，一份于费用报销时报送财务部。
未能提供有效《出差审批单》的，出差时间一律按旷工处理且公司一律不予报销任何出差费用。
6.2.3多人同行（含两人）出差的，由出差发起部门或公司领导指定专人填写《出差审批单》，出差人不需自行填写。
6.3出差备用金的相关规定
6.3.1出差人于出差前可至财务部申领一定数额的备用金。
原则上，员工申领备用金的金额不得超过其本人未结工资总额，特殊情况的，需在《出差审批单》上予以列明。
6.3.2申领出差备用金时，由出差人填写《现金借款单》经部门经理/总监审核、财务复核后报总经理批准。
为简化财务部门复核手续，出差人可向财务部门出示《出差审批单》。
6.3.3因紧急出差等特殊情况，出差人无法自行完成出差备用金申领的，可由部门经理/总监代为办理。
部门经理/总监指定其它人代办的，借款责任仍由部门经理/总监承担。
7.差旅费的相关规定
7.1差旅费由交通费、住宿费、伙食补助费、杂费组成。
7.1.1交通费是指城市与城市、国家与国家之间以及出差城市内的交通费用（如机票费、火车票费、公交车费等）。
7.1.2住宿费是指出差人在出差地的住宿费用。
7.1.3伙食补助费是指出差人出差期间可享受的就餐补贴费用。
享受出差伙食补助的人员不再享受公司提供的免费工作餐补贴。
7.1.4杂费是指出差人在出差期间的城通讯费、出差补贴等其它各项费用。
7.1.5以上费用中交通费、市内交通费、住宿费需提供正式票据，伙食补助费和杂费采用限额包干形式进行，出差人不需提供票据。
7.2国内差旅费标准
7.2.1交通费相关规定
7.2.1.1城市间交通费报销标准
类别
职务
飞机舱等级
火车座位等级
汽车座位等级
董事长/总经理
不限
不限
不限
部门总监/经理
经总经理批准后方可
硬卧/动车组一等票
/软座
不限
部门主管/员工
经总经理批准后方可
硬卧/硬座/
动车组二等票
不限
7.2.1.2城市内交通费用凭票按实报销，原则上公司不予报销出租车费、汽车租赁费。
因特殊原因产生出租车费、汽车租赁费的，由出差人填写《内部申请单》报总经理批准后方可酌情予以报销此类费用。
7.2.1.3乘坐火车时长超过6小时的，方可乘坐卧铺。
否则，公司将只承报同时间、同车次硬座车票费用，多余部分由出差人自行承担。
7.2.2住宿费、伙食补助费、杂费报销标准：
标准类别
一类地区
二类地区
三类地区
备注
职务级别
住宿/天
餐补/天
杂费
住宿/天
餐补/天
杂费
住宿/天
餐补/天
杂费
1、出差人员为同性偶数时，住宿费按标准的50%享受；
2、本表中规定的是限额标准，超标部分由出差人自理。
3、出差人不可将电话费、房间物品费用等其它费用计入住宿费中。
董事长/总经理
实报实销
部门总监/经理
250
60
100
220
40
80
200
30
60
部门主管/员工
220
60
80
200
40
60
180
30
40
说明
1、一类地区：
北京上海广州深圳天津珠海
2、二类地区：
南京武汉沈阳西安成都重庆杭州青岛大连宁波苏州无锡济南哈尔滨长春厦门佛山东莞郑州长沙福州石家庄南昌乌鲁木齐昆明太原兰州贵阳合肥南宁呼和浩特烟台唐山温州淄博泉州包头邯郸徐州济宁南通赣州海口延安榆林；
3、三类地区：
其它城市和地区。
7.2.3按公司制度许可，出差人使用公司汽车出差的，不可再报销城市内交通费。
7.2.4报销城市内交通费时，需提供出差地当地有效票据，不能够其它票据代充。
对不能提供规定票据的，公司一律不予报销，相应费用由出差人自行承担。
7.2.5因业务单位统一安排等原因导致住宿费超标的，能够《内部申请单》形式向总经理说明情况，经总经理审批确认后可按实予以报销。
7.2.6当天出差时长超过6小时的，可全额享受餐补及杂费补贴；不足6小时的，按50%的比例享受餐补贴和杂费补贴。
7.2.7驾驶员送出差人员去出差目的地且当天返回的，只可按7.2.6规定享受餐补，不享受杂费补贴。
未能当天返回的，可按出差人员标准享受餐补和杂费补贴。
7.3国外差旅费标准
7.3.1交通费：
出国人员选择经济合理的出行路线。
在此期间的交通费用实行凭票实报实销。
出差人提供的票据应为出差当地有效票据，不能够其它票据代替，否则公司将不予承担。
原则上公司不予报销出租车费、汽车租赁费。
因特殊原因产生出租车费、汽车租赁费的，由出差人填写《内部申请单》报总经理批准后方可酌情予以报销此类费用。
7.3.2住宿费、伙食补助费报销标准
序号
国家和地区
住宿费/天
伙食费/天
杂费
一亚洲
01
香港、澳门
480
160
100
02
日本、韩国、台湾
540
240
100
03
其她
330
130
100
二欧洲
01
英国、法国、德国、意大利
960
240
200
02
其她
550
200
200
四美洲
01
美国
720
180
200
02
其她
600
150
200
7.3.3当天出差时长超过6小时的，可全额享受餐补及杂费补贴；不足6小时的，按50%的比例享受餐补贴和杂费补贴。
7.4在出差过程中，因业务需要而产生并经总经理确认的招待费、礼品费等用于公务接待所产生的费用可与出差费一起报销。
但报销前需填写《公务接待申请表》并完成报审报批后以附件形式报财务部审核存档。
7.5参加会议或培训，会务费或培训中已含住宿或伙食费时，公司不再相应费用或补贴。
8.一般公务外出管理规定
8.1一般公务外出是指当天去当天回的公务出差。
8.2一般公务外出地为无锡、镇江、常州市内（含武进、溧阳、金坛）的，按15元/人的标准给予误餐补贴。
8.3出差地属8.2规定以外地区时，出差时长（含在途时间）超过6小时的，可按7.2.2规定标准全额享受误餐补贴；不足6小时（含）的，按7.2.2规定标准的50%享受误餐补贴。
8.4误餐补贴的报销方法与差旅费报销方法相同。
8.5多人同时外出的，可统一或自行报销误餐补贴。
统一报销时需误餐人共同签字确认。
8.6一般公务外出所产生的公共交通费（不含出租车费、汽车租赁费等）可按实报销。
9.其它规定
9.1出差人员返回公司后，应按财务规定据实填写《差旅费报销单》，按流程完成报审报批工作后到财务部审核报销。
9.2差旅费为一次一报，不得多次合并报销。
多人同时出差的，需指定专人进行统一报销，不可多人自行报销，对多人同时报销的，财务部一律不予受理。
9.3填写的《差旅费报销单》、车船票、机票、住宿票等票据一定要完好，日期要清楚。
凡票据日期不完整、不清楚或有涂改现象的，一律报废票处理。
9.4出差人员要在返回公司后的7个工作日内将报销单据报送财务部，否则财务有权不予受理。
若因出差人回司后又连续出差导致无法自行报销的，可安排其它人员代为报销。
9.5出差借款原则：
前款不清，后款不借。
特殊情况的，需以《内部申请单》形式经总经理审批后报财务备案方可。
10.本制度和解释及修订权属公司综合管理部，本制度自12月1日起执行，原相关规定与本制度相冲突者，以本制度为准。
11.本制度生效之日前已产生的差旅费用按公司原制度报销结算；若公司原制未明确规定的，则按本制度规定执行。
12.记录表单：
12.1出差审批单
12.2公务接待申请表
12.3内部申请单
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