外出管理制度完整.docx
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外出管理制度完整
外出管理制度
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海南恒源嘉盛酒店管理
备忘录
MEMORANDUM
致To:
董事长
编号No.:
办公室【2021】006
由From:
办公室
页数Page:
3
抄报Copyto:
各部门办公室
日期Date:
2021年10月18日
事由Subject:
员工外出管理制度
一、总则
1、为加强员工外出工作管理，提高工作效率、工作质量，规范考勤管理，特制定本制度。
2、本制度所指外出是指员工工作时间离开办公场所。
二、适用范围工作时间内的一切外出管理。
三、外出管理
外出申请：
任何员工外出前须填写《外出登记表》（附），报经上级领导批准后方
可外出。
核准权限：
部门主管负责审核、批准本部门员工的外出申请；
副总经理负责审核、批准各部门主管的外出申请；
董事长负责审核、批准副总经理的外出申请。
监督部门：
各部门核准人负责填写外出员工的实际返回时间，核实因公外出员工
的实际情况；人力资源部负责监督，并负责《外出申请单》的备案整
理，计入员工考勤。
准确打卡：
员工外出或返回工作场所，须严格打卡制度,严禁代打卡等弄虚作假
行为。
（一）因公外出：
上班时间内，员工因工作需要需离开工作场所；
交接：
因公外出者，应提前做好工作的交接或安排，以确保外出期间
工作得以有序进行；
行程：
因公外出者，须严格按照公司安排的时间、地点安排行程；
安全：
因公外出者，须注意人身及财产安全，保持通讯设备的通畅；
携公款或公司其他财产外出者，若因个人原因造成公司损失，
由个人承担并赔偿；
形象：
因公外出者，应注重自身言行举止，维护公司形象；
节约：
因公外出者，应厉行节俭、缩减开支，严禁铺张浪费；
其他:
出席会议的员工，返回公司后须提交会议资料、记录；参加培
训的员工，返回公司后须提交培训笔记等材料；
行程的变更：
因公外出的员工若需改变行程或返回时间，须经上级批准，否
则视为私自外出，予以矿工处理，并扣除当月工资总额的百分
比1%-10%；
程序的变更：
因公外出的员工，若因客观原因不能按规定程序填写《外出
申请单》、打卡，应于次日补填，补交的申请单上须有部门领
导的签名确认。
（二）因私外出：
上班时间内，员工因个人私事需离开工作场所；
条件：
上班时间内，非紧急、重要原因，员工不得因私事申请外出确
需外出的员工须严格按照本制度的规定申请且获得批准后方
可外出；
交接：
因私事需外出者，应在做好工作方可外出，并保持通讯设备的
通畅，以确保外出期间工作得以有序进行；
安全：
因私外出的员工，应注意个人安全，按时返回；不能按时返回
者，应提前向上级领导续假，并说明情况；外出期间出现任何
安全问题，均由个人自行承担；
形象：
因私外出的员工，不得穿着工服离开公司；外出期间，员工应
遵纪守法，若出现任何打架斗殴、违法乱纪的行为，均由个人
自行承担后果。
（三）私自外出：
上班时间内，员工未经批准、未按规定填写《外出申
请单》及打卡或逾期不归。
四、罚则：
以下情况出现，公司将予以扣除当月工资总额百分比1%-10%，且当日考勤视为旷工的处罚：
1、上班时间私自外出；
2、在公出时间办理私事；
3、外出期间通讯不畅，与公司失去联系，关键时刻联络不到;
4、外出期间（尤其是公出期间），有损酒店形象；
5、未按实际外出、返回时间填写外出记录表及打卡或让人代打卡；
6、对作假或包庇行为知情不报；
六.本制度由公司行政办公室负责制定、解释、修订并监督实施。
七.本制度为暂行制度，自颁布之日起执行。
妥否，请批示！
核准人：
签发：
适用范围
各部门
公司用印管理制度
拟制
审核
批准
公司用印管理制度
1.总则
1.1目的
为加强公司印章的管理，杜绝违规用印及印章管理混乱现象的出现，保证公司经营活动的正常运行，制定本管理制度。
1.2范围
适用于全体员工。
2.内容
2.1印章种类及作用
本管理制度所指印章包括公司公章、业务专用章。
公司公章，由公司核准，在所有公司印章中具有最高的效力，是法人权利的象征，除法律有特殊规定外（如发票的盖章），均可以用公章代表法人意志。
凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。
业务专用章
.1法人专用章：
在规定的有限用途内使用，如税务申报、开支票等。
.2财务专用章：
用途为办理单位会计核算和银行结算业务等；
.3合同专用章：
企业对外签订合同时使用，可以在签约的范围内代表单位，企业需承由此导致的权利、义务；公章可以代替合同专用章使用；
.4发票专用章：
是企业开具发票使用的印章；
.5其他业务章：
包括物料出入库专用章、质管部专用、档案专用章、招投标业务专用章等，还有隶属于各级职能部门的公章。
这些印章主要是在企业内部使用，一般来说，不能在企业外部使用。
这些内部章的加盖仅是对该事实的确认。
2.2申请印章的程序
凡因工作需要并符合第三条规定配置印章或更换印章需写书面申请，经行政部同意，报总经理批准。
印章刻制由行政部负责，到规范的刻章处刻制。
印章的规格、样式由行政部按有关规定办理。
2.3印章的管理
公司的所有印章，均由行政部负责登记、留样，并注明起用时间、废止时间、销毁时间和相关保管人、经办人。
由于印章磨损而更换印章，仍需在行政部登记、留样。
所有印章均由专人管理
.1公司印章由行政部专人保管；
.2法人章与合同章由财务管理。
.3业务专用章、部门章由使用部门设专人管理。
部门撤销或重组，原部门有关印章交回行政部，由行政部负责销毁。
严禁印章转借。
如发生印章丢失、损毁或被盗情况，要及时向行政部书面报告，并采取措施。
各部门不得擅自刻制印章，否则，将追究法律责任。
2.4各类公章的使用规定
公司印章的使用
.1凡加盖印章，均须填写“公司印章使用申请单”（附件1），经部门领导签字同意，报公司领导批准后，方可使用公司印章。
.2不允许在空白纸上加盖公司印章。
.3原则上公司任何人不得携带公章外出。
如确需带出使用时，须经公司领导批准并填写“公章借出审批表”（附件3）方可带出。
合同专用章的使用规定
.1使用合同专用章应填写“公司合同专用章用印审批单”（附件2），经公司领导批准方可用印；
.2交公司领导审批的合同，应注有部门领导及财务部意见；
.3用印处要有合同负责人签字，注明年月日。
各部门印章、业务专用章的使用，由部门经理批准审核，并作记录备查。
2.5本制度由行政部负责解释。
3.生效日期
本规定自2010年3月1日起开始生效。
4.附件
附件一《公司印章使用申请单》
附件二《公司合同专用章用印审批单》
附件三《公章借出审批单》
附件1：
公司印章使用申请单
盖章时间
文件
名称
发文号
印章
类别
盖章
次数
使用人
批准人
备注
附件2：
公司合同专用章用印审批单
用印申请部门
合同份数
签约内容
涉及金额
经办人签字
部门经理签字
副总经理审批
总经理审批
附件3：
公章借出审批单
申请部门
借出时间
借出事由
涉及金额
借出人签字
部门经理审核
副总经理审批
总经理审批
公司盘点管理制度
一、目的：
为制定合理的盘点作业管理流程，以确保公司物资盘点的正确性，有效管理公司物资和公司财产，特制定本制度。
二、盘点范围：
1、仓库盘点：
仓库所有库存物料及闲置物资及在制品、半成品、成品的日常盘点作业。
2、资产盘点：
固定资产盘点作业。
3、承包线盘点：
公司所有承包线的物资盘点。
4、资金盘点：
三、职责：
1、仓储部：
负责组织、实施仓库每月定期盘点作业及最终盘点数据的查核、校正和盘点总结等工作，并将每月盘点报表交财务部，由财务部进行复查；负责配合和参与仓库及承包线的年中和年终抽盘作业。
2、行政办公室：
负责牵头组织、实施固定资产的年中和年终盘点作业，并将盘点数据和报告提交财务部进行复查，同时抄送企管部一份。
3、财务部：
负责牵头组织、实施仓库的年中和年终抽盘作业，并负责稽核所有盘点作业的数据，反馈其正确性。
4、ERP部：
负责参与固定资产的年中和年终抽盘作业，并负责月盘、年中盘、年终盘点差异数据在K3系统的批量调整工作。
5、技术服务部：
负责组织、实施承包线每月定期盘点作业及最终盘点数据的查核、校正和盘点总结等工作，并将每月盘点报表交财务部和企管部，由财务部和企管部进行复查和不定期抽查，最终汇总并出盘点报告。
6、企管部：
负责牵头组织、实施对承包线的不定期抽盘、年中盘和年终盘点作业，并参与、督查及跟进承包线、固定资产、仓库的月及年中和年终盘点作业。
7、资财中心负责人：
负责审批《盘点计划书》、《XXX盘点表》、《稽核盘点表》、《盘点总结分析报告》、《盘盈盘亏汇总表》。
8、各盘点小组成员：
负责参与并按要求实施盘点作业。
四、盘点相关管理制度：
1、公司盘点方式：
1.1、每月定期盘点：
A、仓库盘点：
仓储部每月28号组织对仓库全部物料进行一次定期盘点，每月盘点结果在次月的
3号前交到财务部，由财务部进行复查、稽核，最终出盘点报告，报资财中心负责人审批，企管部
跟进盘点结果改进情况。
B、承包线盘点：
技术服务部每月28号组织对承包线进行一次定期盘点，月盘点结果在次月的3号前提交到营销中心、企管部和财务部，由企管部和财务部进行复查、稽核，最终出盘点报告，报资财中心负责人审批，将结果分发到营销中心及其它相关部门处，企管部跟进盘点结果改进情况。
1.2、年中、年终盘点：
A、仓库盘点：
由财务部牵头组织仓储部、制造中心，于每年年中某个日期和年终放假前（以计划为准）对仓库全部物料、在制品、半成品及成品实施盘点作业，盘点结果由财务部在盘点完成后的五个工作日内提交到资财中心负责人处，并抄送一份到企管部进行跟进、检查。
B、固定资产盘点：
由行政办公室牵头组织财务部、ERP、制造中心，于每年年中某个日期和年终放假前（以计划为准）对公司固定资产实施盘点作业，盘点结果由行政办公室在盘点完成后的五个工作日内提交到财务部和资财中心负责人处，并抄送一份到企管部进行跟进、检查。
C、承包线盘点：
由企管部牵头组织财务部、仓储部、技术服务部，于每年年中某个日期和年终放假前（以计划为准）对承包线实施盘点作业，盘点结果由企管部在盘点完成后的五个工作日内提交到营销中心、技术服务部、财务部和资财中心负责人处。
1.3、不定期抽盘：
由企管部和财务部根据需要，依据技术服务部提交的数据组织对承包线进行不定期临时抽盘作业，操作模式参照条款“1.2的C”执行。
1.4、盘点类别及参与部门：
序号
盘点类别
盘点周期
盘点主导部门
参与部门
1
仓库盘点
每月定期盘点
仓储部
各仓库、制造中心
年中盘点
财务部
仓储部、制造中心、企管部
年终盘点
财务部
仓储部、制造中心、企管部
2
固定资产盘点
年中盘点
行政办公室
财务部、ERP、制造中心、企管部
年终盘点
行政办公室
财务部、ERP、制造中心、企管部
3
承包线盘点
每月定期盘点
技术服务部
承包线
不定期抽盘点
企管部
技术服务部、承包线、财务部
年中盘点
企管部
财务部、仓储部、技术服务部、承包线
年终盘点
企管部
财务部、仓储部、技术服务部、承包线
4
资金盘点
2、盘点人员组织及分工：
2.1、月盘分工：
A、仓库月盘：
由仓储部组织仓管员落实盘点作业，财务部负责数据稽核，企管部跟进盘点结果。
B、承包线月盘：
由技术服务部组织承包线人员落实盘点作业，企管部和财务部负责数据稽核及盘点结果跟进。
2.2、年中、年终盘点分工：
A、仓库盘点：
由财务部牵头组织仓储部、制造中心成立盘点小组，落实盘点作业，最终出盘点结果报资财中心负责人审批，由企管部跟进盘点结果。
B、固定资产盘点：
由行政办公室牵头组织财务部、ERP、制造中心成立盘点小组，落实盘点作业，最终出盘点结果报资财中心负责人审批，由企管部跟进盘点结果。
C、承包线盘点：
由企管部牵头组织财务部、仓储部、技术服务部成立盘点小组，落实盘点作业，最终盘点结果报资财中心负责人审批，由企管部跟进盘点结果。
2.3、职责：
A、总盘人：
由各牵头部门负责人担任，负责盘点工作的指挥、协调、督导盘点工作的进行及异常事项的裁决和通报。
B、初盘人：
初盘人由盘点单位指定人员担任，负责盘点过程中物料的确认和点数、正确记录盘点表，将盘点数据记录在“盘点数量”一栏。
C、复盘人：
复盘人由盘点小组成员担任，初盘完成后，由复盘人负责对初盘人负责区域内的物料进行复盘，将正确结果记录在“复盘数量”一栏。
D、查核人：
查核人由总盘人担任，复盘完成后由查核人负责对异常数量进行查核，将查核数量记录在“查核数量”一栏中。
E、稽核人：
在盘点过程中或盘点结束后，由资财中心负责人指派的稽核人（企管部）到某盘点单位检查盘点工作，对盘点过程予以监督、抽查物资数量或稽核已盘点的物资数量。
各盘点单位主盘人负责协调和配合相关工作。
F、数据录入员：
由主盘人指定，负责将盘点数据录入电子档的《盘盈盘亏汇总表》中，并存档保存。
G、各具体盘点实施小组人员职责（必须由三人组成一个盘点小组）：
①盘点人：
负责有顺序的唱报货物型号。
②记录人：
负责盘点人唱报物料型号的记录工作。
③监盘人：
负责复核、监督盘点人唱报型号与记录型号是否一致。
3、盘点前的相关工作：
3.1、盘点前物资准备：
A、盘点前需准备A4夹板、笔、透明胶、盘点表。
B、打印盘点所需记录用的表格、以及汇总表（汇总表一般需具备以下项目：
货架号、编号、名
称、规格、数量、现在库数、盘点数、再确认数）。
3.2、盘点前的工作准备：
A、盘点一周前开始追回借料，在盘点前一天将借料全部追回，未追回的要求其补相关单据；因
时间关系未追回也未补单据的，借料数量作为库存盘点，在盘点表上注明，借料单作为依据。
B、盘点前将盘点单位所有物料进行整理、整顿、标示，所有物料外箱上都要求有相应物料名称、
储位标示。
将存放与两个地方的物料，集中到一起，不能归位入库或未登帐的物料，做好标
识、注意区分。
C、残次物料（必须有台帐）均单独堆放，与正常物资分开，并作好标识、注意区分。
D、盘点前盘点单位的帐务需要全部处理完毕，帐务处理完毕后需要制作《XXX盘点明细表》，作为盘点的依据，并将盘点情况上报给相关部门领导查阅并入档保存。
E、盘点开始后停止所有物资的进出库动作。
F、总盘人按照盘点单位物资的种类或区域，安排好盘点人员，明确责任。
G、在盘点计划时间只有一天的情况下，需要组织人员先对库存物料进行初盘；
3.3、盘点方法及注意事项：
A、盘点采用“实盘实点”方式，禁止目测数量、估计数量。
B、所有参加盘点工作的盘点人员，必须坚持原则，并对盘点相关工作做好准备。
C、所有盘点物资都以静态盘点为原则，盘点开始后停止物资的进出及移动。
盘点时注意物资的
摆放，盘点后需要对物料进行整理，保持原来的或合理的摆放顺序。
D、盘点人员所负责区域内物料需要全部盘点完毕并按要求做相应的记录。
E、盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经盘点人员签认方能生效，否则应追究
其责任。
盘点过程中注意保管好《XXX盘点表》，避免遗失，造成严重后果。
F、所有盘点数据必须以实际清点、磅秤或换算的确实资料为据，不得猜想、目测数据、伪造数
据记录。
G、严禁同部门人员盘点本部门物资，要求错开盘点。
3.4、盘点计划：
《盘点计划书》:
A、每月月底盘点由仓储部、技术服务部和财务部自发根据工作情况组织进行，年中和年终盘点需征得资财中心负责人的同意。
B、开始准备盘点一周前，需要做好《盘点计划书》，计划中需要对盘点具体日程安排、盘点单位
停止作业时间、帐务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注
意事项做详细计划。
C、年中和年终盘点由各盘点牵头部门负责人组织相关部门，制作好《盘点计划书》，交资财中心负责人审批后实施盘点作业。
、盘点的时间安排：
A、初盘时间：
确定初步的盘点结果数据。
公司初盘时间计划在一天内完成。
B、复盘时间：
验证初盘结果数据的准确性。
公司复盘时间根据情况安排在第一天完成或第二天进行。
C、核查时间：
验证初盘、复盘数据的正确性。
公司查核时间安排在初盘、复盘过程中或复盘完成后由总盘人指定人员操作。
D、稽核时间：
稽核初盘、复盘的盘点数据，发现问题，指正错误。
公司稽核时间根据稽核人员的安排而定，在初盘、复盘的过程中或结束后进行，一般在复盘结束后进行。
E、盘点开始时间和盘点计划共用时间根据当月工作任务情况确定，原则上保证盘点质量和不严重影响公司正常作业。
盘点人员安排：
根据上述条款“2、盘点人员组织及分工”的要求，各盘点单位需要对盘点区域进行分析和人员责任安排。
需配合事项：
A、盘点前一周发《盘点计划书》通知各相关部门，抄送资财中心负责人、财务部和企管部，说明相关盘点事宜。
B、盘点三天前要求采购部尽量要求供应商将货物提前发货，以提前完成收货及入库任务，避免影响正常发货。
C、盘点三天前通知质检部，要求其在盘点前4小时完成检验任务，以便各盘点单位及时完成物资入库任务。
D、盘点前和ERP部沟通好，预计什么时候将最终盘点数据给到，由其安排对批准后差异数据在K3系统中作平账调整。
E、盘点前4小时，生产部停止作业，将在制品、半成品、成品等按区域整理、整齐堆放、标识清楚。
并配合好盘点单位进行盘点作业。
、盘点前的会议及培训：
A、盘点前需要组织参加盘点人员进行盘点作业培训，包括盘点作业流程培训、上次盘点错误经验、盘点中需要注意事项等。
B、盘点前需要组织相关参加人员召开会议，以便落实盘点各项事宜，包括盘点人员及分工安排、异常事项如何处理、时间安排等。
C、盘点前根据需要进行“模拟盘点”，模拟盘点的主要目的是让所有参加盘点的人员了解和掌握盘点的操作流程和细节，避免出现错误。
3.4.6、盘点工作的奖惩规定：
A、在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点。
B、盘点过程中严禁弄虚作假，虚报数据，盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗；复盘人不按要求对初盘异常数据进行复盘，“偷工减料”；不按盘点作业流程作业等（特殊情况需要领导批准）。
如有违反，视情节轻重对其进行相应的处罚。
C、对在盘点过程中表现特别优异和特别差的人员做相应考核及奖罚。
D、仓库根据最终《盘盈盘亏汇总表》的数据及原因对相关责任人进行考核。
4、盘点过程：
4.1、预盘：
A、因时间安排原因，盘点总共只有一天或时间非常紧张的情况下，可安排合适人员先对库存物料进行初盘前预盘点。
B、预盘作业流程：
①以财务电脑账为基准制作《XXX盘点表》。
→②交盘点单位→③
盘点单位人员自行按货架的先后顺序依次对货架上的物资进行点数。
→④一个货架清
点完，盘点人员需确认是否有遗漏，无遗漏的情况下，均需标示已清点结束的标志。
例：
盘点结束、OK等。
→⑤点数完成后在《XXX盘点表》上记录编号、储位、盘点日
期、预盘实际数量、盘盈/盘亏数量及原因，并确认签名。
→⑥最后对已盘点物资进行
整理、归位。
→⑦将《XXX盘点表》交回盘点主持人→⑧盘点主持人稽核并复盘，
同时查找和记录数据差异原因。
C、在预盘过程中，由盘点主持人跟进预盘进度及稽核预盘的全过程和数据的真实性情况。
4.2、初盘：
初盘方法及注意事项：
A、盘点人员只负责《盘点计划书》中规定的区域内的初盘工作，其他区域在初盘过程不予以负责。
B、按储位先后顺序和先盘点零件盒内物料再盘点箱装物料的方式进行先后盘点，不允许采用零件盒与箱装物料同时盘点的方法。
C、所负责区域内的物料一定要全部盘点完成。
D、初盘时需要重点注意盘点数据错误原因：
物料储位错误，物料标示错误，物料混装等。
初盘作业流程：
A、初盘人准备相关文具及资料（A4夹板、笔、盘点表）。
B、根据《盘点计划书》的安排对所负责区域内进行盘点。
C、按物资的储位先后顺序对物资进行盘点。
D、物资点数完成确定无误后，根据储位和编号在《XXX盘点表》中找出对应的物资行，并在表中“盘点实际数量”一栏记录盘点数量，在“差异”一栏记录盘盈、盘亏数。
E、按此方法及流程盘完所有物资。
F、在此之前如果安排有“预盘”，则此时可抽盘清点，或根据《货物登记卡》上的标示确定正确的编号、储位信息和盘点表上的编号、储位信息进行对应，并在《XXX盘点表》上对应的“盘点实际数量”一栏填上数量即可。
G、初盘完成后据记录的盘点异常差异数据对物料再盘点一次，以保证初盘数据的正确性。
H、在盘点过程中发现异常问题不能正确判定或不能正确解决时可以找“查核人”处理。
I、初盘完成后，初盘人在《XXX盘点表》（A表）上签名确认，签字后将《XXX盘点表》
（A表）复印一份交给盘点单位负责人存档，并将原件给到指定的复盘人进行复盘。
4.3、复盘：
复盘注意事项：
A、复盘时需要重点查找以下错误原因：
物料储位错误，物料标示错误，物料混装，数据差异等。
B、复盘有问题的需要找到初盘人进行确认。
复盘作业流程：
A、复盘人对《XXX盘点表》（A表）进行分析，快速作出盘点对策，按照先盘点差异大后盘点差异小、再抽查无差异物料的方法进行复盘工作，复盘可安排在初盘结束后进行。
B、复盘时根据初盘的作业方法和流程对异常数据物料进行再一次点数盘点，如确定初盘盘点数量正确时，则《XXX盘点表》（B表）的“复盘实际数量”不用填写。
如确定初盘盘点数量错误时，则在《XXX盘点表》（B表）的“复盘实际数量”填写正确数量。
C、初盘所有差异数据都需要经过复盘盘点。
D、复盘完成后，与初盘数据有差异的需要找初盘人予以当面核对，核对完成后，将正确的数量填写在《XXX盘点表》（B表）的“复盘实际数量”栏。
E、复盘人与初盘人核对数量后，需要将初盘人盘点错误的次数记录在《XXX盘点表》（B表）的“备注”栏中。
F、复盘人不需要找出物料盘点数据差异的原因，如果很清楚确定没有错误可以将错误原因写在盘点表对应栏中。
G、复盘人完成所有流程后，在《XXX盘点表》（B表）上签字并将《XXX盘点表》（B表）给到相应“查核人”。
4.4、查核：
查核注意事项：
A、查核最主要的是最终确定物料差异，和差异原因。
B、查核对于问题很大的，也不要光凭经验和主观判断，需要找初盘人或复盘人确定。
查核作业流程：
A、查核人对复盘后的盘点表数据进行分析，以确定查核重点、方向、范围等，按照先盘点数据差异大后盘点数据差异小的方法进行查核工作，查核可安排在初盘或复盘过程中或结束之后。
B、查核人根据初盘、复盘的盘点方法对物料异常进行查核，将正确的查核数据填写在《XXX盘点表》（C表）的“查核实际数量”栏中。
C、确定最终的物料盘点差异后需要进一步找出错误原因并写在“《XXX盘点表》（C表）的相应位置中。
D、按以上流程完成查核工作，将复盘的错误次数记录在《XXX盘点表》（C表）的“备注”栏中，并在《XXX盘点表》（C表）的相应栏中确认签名。
4.5、
升级会员 