第1章 管理系统中计算机应用概论.docx
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第1章管理系统中计算机应用概论
第1章管理系统中计算机应用概论
1.1引例小企业运用信息技术参与竞争
Baron公司开创于1981年，是为佛罗里达州迈阿密市提供本地传输服务的公司。
到1983年，公司已拥有近300个客户，签约驾驶员超过20人，收入开始增加。
不幸的是，企业在急件传送、跟踪客户订单和开列发票方面出现拖延。
Baron的问题出在它运转的系统是基于纸质的，因而无法处理企业的大宗业务。
当客户请求传送时，电话接线员搜索Rolodex寻找客户名和地址。
然后将订单内容写在交货清单上，并交给一位调度员，这些清单全部交由调度员保管。
驾驶员的位置通过一个卡片盒来进行跟踪。
一旦一个驾驶员被分配了一项任务，运输卡的一个副本便被存放在此驾驶员的卡片盒中。
完成任务后，调度员再取走卡片。
实际上，调度员往往只要扫视一下卡片盒就知道哪些驾驶员是空闲的。
这个粗糙的系统潜伏着出错隐患。
对客户的抱怨和询问做出反应是困难的，因为从一大堆运输卡中找出出错的卡片需花上几个小时的时间。
开票是一项费时的手工工作。
Baron公司的第一次自动化尝试是花费6000美元买了一台PC和一个软件包，用以自动处理开票工作。
但由于此软件包的服务范围实际更广，为了开发一个能满足他们的系统，他们购买了六台PC和一个Novell网，建成一个中央文件服务器。
这次公司不仅获得了有效的自动开票系统，而且还加快了调度和处理意见的能力。
今天，Baron公司信息员的办公室平滑而有效的运转着，不再需要Rolodex和卡片盒。
现在几乎看不到纸张。
当一位客户发出一个紧急请求，正式公文在下一个小时内传出，操作员简单地将客户名输入系统。
屏幕就会显示客户的地址和标准的传输需求。
几秒钟后，工作任务显示在调度员的计算机屏幕上。
调度员呼叫40个驾驶员所在地，快速挑选最便宜者去送货。
工作完成后，驾驶员再次电告调度员，便可允许更新驾驶员跟踪系统。
系统已帮助公司获得98%的联机率及17%的利润率。
使用公司有限的资源（即9名正式员工，每年总收入150万美元，没有内部的技术资源），Baron公司便是一个明显的例子，小公司能够完成有效成本的信息系统是以便宜的技术和可供选择的人的聪明分析为基础的。
计算机与信息技术经历了半个世纪的发展，给人类社会带来了巨大的变化与影响。
支配人类社会三大要素（能源、材料和信息）中，信息愈来愈显示出其重要性和支配力，它将人类社会由工业化时代推向信息化時代，使现代社会所有大的机构都卷入到以数据及其处理（数据搜集、存储、检索、传送、分析和表示）的浪潮中。
信息、物质和能源是人类社会发展的三大资源。
随着以计算机技术、通信技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞速发展，人类社会正在从工业时代迈向信息时代。
如果说利用信息是目的，那么信息化则是实现目的的过程。
信息化是一个国家经济和社会发展的关键，信息化水平的高低已经成为衡量一个国家、一个地区现代化水平和综合国力的重要标志。
信息化对国民经济的推动主要表现为在管理、科学技术计算和生产控制等方面，其中又以管理应用最为突出。
20世纪60年代以来，计算机的主要应用领域从科学计算转向事务处理。
电子数据处理技术（ElectronicDataProcessing，EDP）迅速发展。
文字处理和电子表格软件为标准格式商务单据的电子数据交换（ElectronicDataInterchange，EDI）的应用提供了有力的工具。
1991年，美国政府宣布因特网（Internet）向社会公众开放，1993年又率先提出国家信息基础设施NI（信息高速公路）。
同年，万维网（WorldWideWeb，WWW），一种具有处理数据图声像超文本对象能力的网络技术在因特网上出现，使电子商务（ElectronicBusiness）开始大规模发展，而实施电子商务，首先要实现企业信息化，企业信息化的基本内容有三个方面：
基础层面、组织层面和应用层面。
要实现企业信息化，管理信息系统（ManagementInformationSystems，MIS）是基础。
具体来说就是要先发展管理信息系统，再发展到企业内部网（Intranet）和外部网（Extranet）。
因此，管理信息系统也是实施国民经济信息化和电子商务的基础。
我国在国民经济信息化方面特别是在管理信息系统领域，也取得了显著的成绩。
从上个世纪八十年代起至今我国信息化过程大体经历了四个阶段。
准备阶段（1982—1993年）。
这一时期，以推动电子信息技术，特别是大规模集成电路（LSI）与计算机应用为主线，从过去的以研制计算机硬件设备为中心转向以普遍应用为重点，带动研发、生产、销售、应用、服务等全方位生产链发展。
为国家信息化建设作好了思想与认识准备、技术与产业准备。
启动阶段（1993—1997年）。
这一时期，国家开发了一批大型应用信息系统，以“三金工程”（金桥工程—国家公用经济信息通讯网，金关工程—海关、外贸、外汇管理网络，金卡工程—电子货币推广工程）为启动标志，拉开了国民经济信息化的序幕。
确立了“推动信息化工程实施，以信息化带动产业发展”的指导思想。
各领域、各地区、各部门相继形成了推进信息化发展的浪潮，如金企工程—（国家经贸委）全国企业与流通信息网、金税工程—税收征管信息系统、金宏工程—（国家计委）国民经济宏观决策信息服务系统、金农工程—（农业部）农业综合管理与服务信息系统、金医工程—（卫生部）全国医疗卫生机构计算机网、金智工程—（国家教委）全国教育科研计算机网等等。
展开阶段（1997—2000年）。
这一时期，以1997年4月在深圳召开的“首次全国信息化工作会议”为标志，界定了国家信息化的含义和国家信息化体系六要素，提出了符合国情的信息化发展总体思路，充实和丰富了我国信息化建设的内涵。
会上通过的《国家信息化“九五”规划和2010年远景目标》成为我国信息化建设发展的里程碑。
全国的信息化工作从解决应急性的热点问题，步入有组织、有计划的为国民经济发展和社会进步的正常轨道。
发展阶段（2000年至今）。
这一时期，以《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》为标志，“建议”提出的以信息化带动工业化，走新型工业化道路的战略举措，成为引领我国工业化、信息化、现代化建设的基本方针。
为了贯彻这一方针，国家发展计划委编制了《国民经济和社会发展第十个五年计划信息化重点专项规划》，这是我国第一个国家信息化规划，是规划和指导全国信息化建设的纲领性文件，《专项规划》全面分析了信息化面临的国内外形势，回顾和总结了我信息化建设的成就和问题，提出了“十五”推进信息化的发展方针、发展目标、主要任务和政策措施，制定了《（2006—2020年）国家信息化发展战略》。
2006年我国又相续出台了具体的信息产业科技发展“十一五”规划和2020年中长期规划纲要，对信息化发展进行全面部署，为未来信息化发展提供了明确指导。
1.2信息系统的基本概念
随着人类社会向信息时代迈进，人们越来越清楚地认识到，信息资源是一种财富，在社会生产和人类生活中将发挥日益重要的作用。
1.2.1信息的含义
信息（Information）为客观世界所固有。
人类自古对信息有一定的认识，但从来没有像现代社会这样引起如此广泛、深入、持久的影响，以至于它传播范围可及星际空间，传播速度可及光速极限。
对于信息（Information）这个概念，不同的学科有不同的解释。
在信息管理领域，一般认为，信息是关于客观事实的可通讯的知识。
这是因为：
首先，信息是客观世界各种事物的特征的反映。
其次，信息是可以通讯的。
因此，大量的信息需要通过传输工具获得最后，信息形成知识。
信息可以从不同角度分类：
表1.1信息分类
信息分类角度
信息类型
按照管理层次
战略信息、战术信息和作业信息
按照应用领域
管理信息、社会信息和科技信息等
按照加工顺序
一次信息、二次信息和三次信息等
按照反映形式
数字信息、文字信息、图像信息和声音信息等
1）信息具有的属性
（1）事实性;
（2）时效性;（3）不完全性;（4）等级性;（5）可变换性;（6）价值性
管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的一种资源，因而是有价值的。
信息的价值=使用信息所获得的收益─获取信息所用成本。
1.2.2数据的概念
数据（Data）是记录下来可以被鉴别的符号。
数据本身没有意义，具有客观性。
数字、文字、声音、图表等都是数据。
数据经过处理后，其表现形式仍然是数据。
处理数据的目的是为了便于更好地解释。
只有经过解释，数据才有意义，才成为信息（图1.1）。
因此，信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。
图1.1数据与信息的关系
1.2.3知识的定义
1）知识的含义
知识到底是什么，目前仍然有争议。
《辞海》中将“知识”定义为“人们在社会时间中积累起来的经验”，并指出“从本质上说，知识属于认识的范畴”。
2）知识的分类
从使用角度进行划分，我国一般将知识分为三类：
来源于生产实践的知识、来源于社会实践的知识以及来源于科学实验的知识；国外有些学者将“知识”归纳为事实知识（Know-what）、原理知识（Know-why）、技能知识（Know-how）和人力知识（Know-who）四种知识类型；有人进一步将知识划分为两大类别：
显性知识和隐性知识。
所谓显性知识，是指可以通过常规的传播方式进行传递，能够固化于书本、磁带、光盘等媒体介质中的那一种数码化知识。
1.2.4模型的概念
模型（model）是指对于某个实际问题或客观事物、规律进行抽象后的一种形式化表达方式。
通过对实际问题进行分析后，建立各种模型，可以有效提高处理问题的科学性，充分合理利用相关信息资源。
建立和处理各种模型是信息系统开发过程中的主要任务之一，也是衡量软件质量好坏的标准之一。
模型有不同的类型，在信息系统开发过程中，我们会用到或者需要建立和处理多种模型，常见的模型主要有：
（1）数学模型；
（2）程序模型；（3）逻辑模型；（4）结构模型；（5）方法模型；
（6）分析模型；（7）管理模型；（8）数据模型；（9）系统模型。
根据所要解决的问题，建立适当的模型一般分为以下几个步骤：
（1）客观、正确地调查和分析所要解决的问题；
（2）在明确问题的性质和关键所在后，根据知识进行归纳和总结；
（3）抽象地建立起求解问题的模型；
（4）考察和证实模型是否准确地反映了实际问题运行的规律。
1.2.5模式的概念
模式（pattern/form）指一种工作或运作方式，或称为范式。
兼有指导思想、政策措施、执行步骤、动作过程以及管理方式等方面的内容。
模式既可用于宏观，也可用于微观。
在信息系统中常用的模式概念主要有以下几个类型：
1.2.6系统的含义
图1.2系统的一般模型
系统（图1.2）是由相互作用和相互制约的若干要素结合而成的，具有特定目标和功能的有机整体。
系统按其组成可分为自然系统、人造系统和复合系统三大类。
表1.2系统的分类
系统类型
实例
自然系统
血液循环系统、天体系统、生态系统等。
人造系统
计算机系统、生产系统和运输系统等。
复合系统
信息系统是一个人造系统
系统具有集合性、目的性、相关性、环境适应性等特征。
1）集合性；2）目的性；3）相关性；4）环境适应性。
1.2.7管理信息
管理是管理者或管理机构，通过计划、组织、领导和控制等活动，对组织的资源进行合理配置和有效利用，以实现组织特定目标的过程。
管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种信息的总称。
管理信息是信息集中的一个子集，信息与管理信息关系如图1.3所示：
图1.3管理信息与信息的关系
1.2.7.1管理信息的特点
管理信息具有一般信息的特点，又有其本身独特之处，这些特点可归纳如下：
（1）原始数据来源的分散性；
（2）信息资源的非消耗性；
（3）信息量大；（4）信息处理方法的多样性；
除传统的算术运算和简单统计加工外，近年来数理统计、运筹学中的许多方法，在经济管理领域中的应用日益广泛。
（5）信息的发生、加工、应用，在空间、时间上的不一致性。
1.2.7.2管理信息的分类
（1）按信息稳定性分类，将信息分为固定信息和流动信息两类。
（2）按决策层次分类，将管理信息分为战略信息、战术信息和业务信息。
1.2.7.3管理信息处理的内容
管理信息处理的内容主要包括信息的收集、存储、加工、传输和提供五个方面。
（1）信息的收集
根据数据和信息的来源不同，可以把信息收集工作分为原始信息收集和二次信息收集两种。
原始信息收集：
在信息或数据发生的当时、当地，从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出，并用某种技术手段在某种介质上记录下来。
二次信息收集：
收集已记录在某种介质上，与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据。
（2）信息的存储
在信息存储方面应考虑存储量、信息格式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。
（3）信息的加工
对收集到的信息都要进行加工，以便得到更加反映本质或更符合用户需要的信息。
（4）信息的传输
信息的传输形成企业的信息流。
信息传输应考虑信息的种类、数量、频率、可靠性要求等。
（5）信息的提供
信息加工完成后，就应按管理工作的要求以各种形式，将信息提供给有关单位和人员，在企业中提供的主要形式为各种计划、统计报表、报告文件等。
1.2.7.4管理信息的作用
（1）管理信息是重要的资源
（2）管理信息是科学决策的基础
（3）管理信息是实施管理控制的依据
这种返回的信息，经过处理并对信息的再输入发生影响，这个控制的过程成为信息反馈，从输出端返回到输入端的信息，称为反馈信息，如图1.4所示。
图1.4信息反馈
（4）管理信息系统是内外联系的纽带
1.2.8信息系统
一个信息系统（InformationSystem），从技术上说就是为了支持决策和组织控制而收集（或获取）、处理、存储、分配信息的一组相互关联的组件。
除了支持决策、协作和控制，信息系统也可用来帮助经理和工人分析问题，使复杂性可视化，以及创造新的产品。
从商业角度看，一个信息系统是一个用于解决环境提出的挑战的、基于信息技术的组织管理方案。
我们用“信息系统”这个词时，特指依赖与计算机技术的信息系统（如图1.5）。
图1.5信息系统的概念结构
一个基于计算机的信息系统是以计算机软件、硬件、存储和电信等技术为核心的人/机系统。
信息系统是以提供信息服务为主要目的的数据密集型、人机交互的计算机应用系统。
它在技术上有4个特点：
（1）涉及的数据量大。
数据一般需存放在辅助存储器中，内存中只暂存当前要处理的一小部分数据；
（2）绝大部分数据是持久的，即不随程序运行的结束而消失，而需长期保留在计算机系统中；
（3）这些持久数据为多个应用程序所共享，甚至在一个单位或更大范围内共享；
（4）除具有数据采集、传输、存储和管理等基本功能外，还可向用户提供信息检索、统计报表、事务处理、规划、设计、指挥、控制、决策、报警、提示、咨询等信息服务。
就用途来说，信息系统的基本结构又是共同的。
它一般可分为4个层次：
（1）硬件、操作系统和网络层，是开发信息系统的支撑环境；
（2）数据管理层，是信息系统的基础，包括数据的采集、传输、存取和管理，一般以数据库管理系统（DBMS）作为其核心软件；
（3）应用层，是与应用直接有关的一层，它包括各种应用程序，例如分析、统计、报表、规划、决策等；
（4）用户接口层，这是信息系统提供给用户的界面。
信息系统是一个向单位或部门提供全面信息服务的人机交互系统。
它的用户包括各级人员，其影响也遍及整个单位或部门。
由于信息系统的用户多数是非计算机专业人员，用户接口的友善性十分重要。
用户接口在信息系统中所占比重越来越高。
发和维护过程中，尽可能采用各种软件开发工具是十分必要的。
1.2.9管理信息系统
管理信息系统（ManagementInformationSystem）是一个由人和计算机等组成的，能进行管理信息的收集、传输、存储、加工、维护和使用的系统。
管理信息系统是对一个组织（单位、企业或部门）进行全面管理的人和计算机相结合的系统，是综合运用计算机技术、信息技术管理技术和决策技术，与现代化的管理思想、方法和手段结合起来，辅助管理人员进行管理和决策的人机系统。
图1.6管理信息系统概念结构图
管理信息系统不仅是一个技术系统，而且同时又是一个社会系统。
管理信息系统与信息系统的关系如图1.7所示：
图1.7管理信息系统与信息系统的关系
1.2.9.1管理信息系统的特点
（1）面向管理决策；
（2）综合性；（3）人机系统；
（4）与现代管理方法和手段相结合的系统；（5）多学科交叉的边缘科学
1.2.9.2管理信息系统的分类
根据我国管理信息系统应用的实际情况和管理信息系统服务对象的不同，分别介绍如下：
（1）国家经济信息系统
（2）企业管理信息系统
（3）事务型管理信息系统
（4）行政机关办公型管理信息系统
（5）专业型管理信息系统
1.3管理系统中计算机应用的发展
1.3.1管理系统中计算机应用的发展阶段
信息系统和信息处理从人类文明产生开始就已存在，直到电子计算机问世、信息技术实现飞跃以及现代社会对信息需求日益增长，才迅速发展起来。
从第一台电子计算机于1946年问世，50多年来，信息系统经历了由单机到网络，由低级到高级，由电子数据处理到管理信息系统、再到决策支持系统，由数据处理到智能处理的过程。
这个发展过程大致经历了以下几个阶段：
1）电子数据处理系统（ElectronicDataProcessingSystems，EDPS）
2）管理信息系统（ManagementInformationSystems，MIS）
3）决策支持系统（DecisionSupportSystems，DSS）
综上所述，EDPS、MIS和DSS各自代表了信息系统发展过程中的某一阶段，但至今它们仍各自不断地发展着，而且是相互交叉的关系。
EDPS是面向业务的信息系统；
MIS是面向管理的信息系统；
DSS是面向决策的信息系统。
信息系统各分支之间的关系如图1.8所示：
图1.8信息系统各分支之间的关系
DSS在组织中可能是一个独立的系统，也可能作为MIS的一个高层子系统而存在。
1.3.2管理系统中计算机应用的基本条件
管理系统中计算机应用，除必须具有计算机软硬件外，应具备的基本条件如下：
1）科学的管理基础
只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学管理方法和完整、准确的原始数据的基础上，才能考虑应用计算机管理的问题。
为了适应计算机管理的要求，必须逐步做到：
（1）管理工作的程序化；
（2）管理业务的标准化；（3）报表文件的统一化；
（4）数据资料的完整化和代码化。
2）领导的支持和参与
（1）抓好规划
抓好规划应着重处理好三个问题：
①从企业实际出发，考虑发展远景，制定出可行的近期和长期的系统目标；
②根据目标的要求处理好资源的重新分配；
③对现行管理系统进行必要的改革，为新的管理信息系统的运行，创造一个相应的企业内部环境。
（2）抓好决策
一系列重大问题的解决方案，都必须经过企业最高领导层的认可，由企业主要领导做出决策。
（3）抓好落实
主要抓三个方面的落实：
①组织落实；②资金落实；③措施落实。
3）建立专业人员队伍和培训
这类培训一般按三个层次学习以下三方面的相应的内容：
（1）向负责系统开发的领导成员介绍管理信息系统的基本概念、开发的方法和原则。
（2）向参与系统开发的成员讲解管理信息系统的开发方法、步骤和规范等知识。
（3）向职能部门的业务人员普及计算机基础知识，介绍计算机在企业管理中应用的必要性和可能性，加强他们在提高信息管理意识、打破传统观念等方面的教育。
1.4企业中的信息系统
1.4.1组织和信息系统
组织这个词虽然我们经常使用，但管理学家提出过众多的关于组织的理论，这些理论对组织概念各有其解释。
由于各种理论的角度不同，如有的从组织结构方面、有的从组织形态方面、有的从组织行为方面、有的又从组织控制等方面去理解组织，因而对组织概念的解释相差较大。
信息系统对组织的效率和效用的贡献是显而易见的。
因为存在着不同类型的组织，组织周围的环境、组织文化、组织结构、组织的标准业务堆积、组织政治和管理决策的不同，信息系统对不同的组织将起不同的作用。
图1.9组织和信息技术的双向关系
下面我们从组织所在的环境、组织的战略和组织的目标，组织的结构、组织的标准作业过程、组织文化等几个方面来分析信息系统和组织的双向关系。
1）组织所在的环境
2）组织战略和目标
3）组织结构
4）标准作业过程
5）组织文化
6）信息系统的决策
（1）组织关于建立信息系统的决策
该模型是将组织采用信息系统的原因分成两个方面--外部环境因素和内部环境因素来说明的。
图1.10建立信息系统的决策模型
案例：
三洋压缩机有限公司建立信息系统的决策
三洋压缩机有限公司是由大连冰山集团和日本三洋电机、日商岩井共同投资建立的合资企业，是国内知名的压缩机制造企业之一。
1995年公司投产以后，产品销售额以年均56%的速度增长，产品在超市冷柜和商用空调市场上的占有率在75%以上，2001年销售额超过5亿元。
但即使如此，三洋压缩机有限公司仍然只能算是一家中小企业。
那么这家公司为什么要建立信息系统？
厂长赵之海回忆：
“当时经常出现这样的情况：
只要客户打来一个要货的电话，三洋公司马上就乱成一团麻，但忙到最后还是常常不能告诉客户能否提货。
收集有效信息的时间太长了，有些分公司有货不能提，有些分公司没货又不能及时得到补充，对客户的响应效率太低，销售商们意见很大，因此失去了不少客户，销售收入也明显受到影响。
”
在赵之海看来，三洋这样的制造型企业，最困难的不是能不能生产，而是不知道该不该生产。
生产多了，企业投资很大，库存压力也大；生产少了，明显不能满足需求。
赵之海说：
“现在的客户给的都不是订单，而是直接就交提货单，”这让他感到很难办。
三洋压缩机有限公司现有两个生产厂，一分厂以生产大型冷柜压缩机为主，二分厂以生产家用空调、冰箱压缩机为主。
对一分厂而言，每年年末年初是他们的销售旺季，1999年春节前后，很多超市赶着开业，需要配很多陈列柜。
“那阵子紧急订单特别多。
工厂几乎每天都加班，从早上八九点一直干到晚上十一二点是常事，有些机器24小时不停。
”赵之海回忆。
冷柜生产和装配要求的零部件很多，由于信息流通不畅，虽然在同一条生产线上，但一个部件的生产车间往往不知道另一个生产车间的进度，结果经常出现几个车间的工人都在加班空等的局面。
生产一耽搁，质检、运输、管理等部门也都跟着耽搁，次数多了，工人们叫苦连天，难听的话就自然而然地多起来了。
有一些也传到赵之海的耳朵里，给他的触动很大，“从那里候起，我已经觉得ERP是非上不可了”，赵之海说，“既然现行管理模式的问题已经直接制约了企业的发展，那就必须切掉阻碍血液流通的肿瘤。
”
“那时候我想，公司要增加竞争力，就必须采用先进的管理方式。
有竞争就必然有优胜劣汰，从这方面来看，信息化就一定有人不喜欢，但是我觉得信息化不一定非要让所有人都喜欢，因为我们的目标是能够让信息有效交流与整合。
”赵之海认为，在公司当初决定实施ERP的时候，这种清醒的认识起了很大作用。
（2）组织选择信息技术服务者的决策
组织影响信息技术，决定由谁设计，由谁建立，由谁操作和管理。
同样，信息系统也需要有专门的组织、信息专家和其它支持群体。
信息系统部门的规模不一定相同，它取决于信息系统在组织中的角色和组织的规模。
这些都是由组织决定的。
案
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