项目管理工具MS Project详解.docx
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项目管理工具MSProject详解
项目管理工具MicrosoftProject详解
3.4.1 MicrosoftProject系列产品简介
ØMicrosoftProject标准版：
为新版核心项目管理工具。
当使用者仅是利用个人桌面型计算机管理项目的个别使用者时，单独使用MicrosoftProject标准版便可。
当使用者必须协同作业并且与团队分享数据时，则可搭配MicrosoftProjectServer使用MicrosoftProject标准版。
ØMicrosoftProject专业版：
它是专门针对有企业项目管理功能需求的组织所设计的新版桌面型应用软件。
MicrosoftProjectProfessional 包括了所有MicrosoftProject标准版的功能，并且新增了许多功能。
此外，同时使用MicrosoftProjectServer与MicrosoftProjectProfessional更能完全获得企业项目管理功能的好处。
ØMicrosoftProjectServer服务器版：
是针对团队与企业项目管理设计的新平台产品，可作为MicrosoftProjectCentralServer使用者的升级选择。
在MicrosoftProjectServer中新增多项功能，包括加强的安全性以及与MicrosoftSharePointTeamServices的整合，让使用者能组织、储存与追踪包括文档、问题和在某集中共享区的报表等项目的相关信息。
ØMicrosoftProjectServer客户端存取授权（CAL）：
是一项让使用者有权访问MicrosoftProjectServer服务的授权。
具有MicrosoftProjectServerCAL的使用者能通过MicrosoftProjectWebAccess的网络接口查看与更新MicrosoftProjectServer中的项目信息，其中包括更新时程表、追踪问题与储存文档、公文包管理与任务委派等。
每个桌面型应用软件已包含一个CAL授权，零售版的MicrosoftProjectServer则具有五个CAL授权，额外的CAL授权可通过大量授权取得。
有了这四个系列产品就可以轻而易举地实现三种项目管理方案：
个人项目管理、团队项目管理、企业项目管理方案。
总的说来，它们之间的最大差异就在于，MicrosoftProject标准版着眼于个人生产力的提升，而MicrosoftProject专业版和MicrosoftProjectServer更着眼于企业项目管理方案。
3.4.2 基本设定与快速使用指南
MicrosoftProject是一个功能强大而且运用灵活的项目管理工具，用户可以利用Project来控制简单或复杂的项目。
用来安排和追踪所有活动时，可让用户对活动的项目进度了如指掌。
制作一个项目首先便是制定项目计划，MicrosoftProject 将根据所提供的信息（包括预计完成的任务、执行这些任务的人员、用来完成任务的设备和材料以及相关成本）计算并建立一个工作计划。
实际要进行一个新项目，可以有以下几种方式开始。
Ø利用模板方式创建新的项目。
Ø对现有的Project文件进行修改，变成自己的项目。
Ø从空白项目开始制作。
下面将逐一说明如何进行一个项目。
1．利用模板方式创建计划
（1）开启MicrosoftProject。
（2）选择“文件”→“新建”，再选择“本机上的模板…”。
（3）在出现的对话框中选择“Project模板”标签。
（4）此时便会出现许多模板供我们选择，在模板中选择“软件开发”。
（5）单击“确定”，一个初具原型的项目计划就出现了，如图3.9所示。
（6）从“项目”菜单选取“项目信息”，就可以调整开始和结束日期。
图3.9“软件开发”项目模板
2．利用已有文件创建计划
也可以把以往的项目资料直接修改成为新的项目计划，直接修改文件的方法如下。
（1）打开要修改的项目文件。
（2）选择“项目”→“项目信息”。
（3）变更排程方式、开始或完成日期、日历状况，单击“确定”按钮。
（4）如有必要也可以变更其任务内容或工期时间的长短。
3．关于项目信息
进行一个项目当然不是每一个都如此顺利，或许用户在设定时想到有些需要变更时，可以通过项目信息来实现这些需求。
在一开始出现“项目信息”对话框（图3.10）时，实际上还有许多选项供设定，这些选项功能中有些简易的项目计划是较少使用的。
接下来先一个一个地详细说明。
图3.10“项目信息”对话框
Ø“开始日期”：
如果项目是由项目开始日排定的，便可以在此输入项目开始的日期。
Ø“完成日期”：
如果项目是由项目完成日排定的，便可以在此输入项目完成的日期。
Ø“日程排定方法”：
设定项目是由项目开始之日来排定或由项目完成之日来排定。
Ø“当前日期”：
通常指的是此Project文件开始建立的日期。
Ø“状态日期”：
由于项目规划的初期所预估的时间、成本等皆有可能根据实际情形需要修正，项目经理除了需要适当修正外，也可能想要保留原本预估的信息以便后期进行比较时使用，此时，便可以在“状态日期”中输入想要保留的日期，再结合Project的“存储比较基准”功能，追踪比较同一个项目档案在不同时机点的规划时间、成本情形。
如果将“状态日期”设定为“NA”，那么MicrosoftProject便会将目前日期当作状态日期。
Ø“日历”：
设定此项目的日历，如果需要加入更多的日历或变更其设定，将在后面说明其设定方法。
Ø“优先级”：
MicrosoftProject可以轻易地整合多个项目，当多个项目同时进行时，资源的分配便可能出现不足的情形，此时当资源在跨多个项目进行分配时，便可以在此设定优先权限。
其中可以输入0～1000之间的数字，数字越高表示任务越具有较高的优先权。
MicrosoftProject会先考虑任务层级的优先顺序，然后再考虑项目层级的优先顺序。
4．定义项目工作时间
在选择“日历”时不知大家是否发觉，如果自己公司的项目日历正巧在Project中没有提供，这时该怎么办呢？
例如：
项目经理发现，他的项目时间跨度是9月2日～11月22日，可是公司因为十一国庆节放假，有一个星期项目小组成员都不在，没有关系，MicrosoftProject提供了十分方便的修改工具。
（1）利用“任务窗格”的向导帮助完成修改工作，找到“定义常规工作时间”命令，如图3.11所示。
图3.11定义常规工作时间
（2）此时会出现“定义项目的常规工作时间”窗口。
选择在“标准”日历上作修订。
右边窗格可以预览“标准”日历的工作日设置为：
每周周一至周五 8:
00～12:
00、13:
00～17:
00为工作时间。
一共做五步操作即可完成日历设置。
接着结束第一步的工作，单击“保存并前往第2步”。
（3）需要“定义工作周”，决定一周中的哪些天是工作日，默认是周一到周五，正是该公司的每周工作日安排，故不用变更。
单击“保存并前往第3步”。
（4）出现“设置假日和倒休”窗格，这就是此次日历变更的关键之处，单击“更改工作时间”。
（5）弹出“更改工作时间”对话框。
（6）可以按Ctrl键进行不连续选取，也可以按Shift键进行连续选取。
（7）例如：
十一放假为10月1日～10月7日，就选取这一段时间，再选择设定为“非工作日”。
而9月28日～9月29日为调休时间，故将其选择后，设定为“非默认工作时间”，当然还可以输入“从”至“到”的工作时间。
单击“确定”按钮，回到“项目工作时间”窗格，这一步也完成了。
单击“保存并前往第4步”。
（8）出现的就是“定义时间单位”窗格，需要决定每个工作日的工时、每周的工时和每月的工时。
标准日历的缺省为：
每日工时：
8小时；每周工时：
40小时＝8小时/天×5天；每月工作日：
20天。
这个正好是该公司的工时安排，故不用变更，直接单击“保存并前往第5步”。
（9）出现“项目日历已设置”的提示窗格，单击“保存并完成”。
如果不希望在“标准”日历上做修订，也可以通过按下“定义附加日历”，创建属于自己公司或者自己项目的工作日历。
一个与前面“项目工作时间”设置类似的向导会带领用户轻松完成附加日历的创建工作。
（10）除此之外，还有其他途径也可以设定项目日历。
在菜单中选择“工具”→“更改工作时间”，同样也可以得到“更改工作时间”对话框，进行上述操作。
（11）在“工具—更改工作时间”对话框中，单击“新建”便可建立一个新的日历。
（12）接着，为此项目日历建立一个名称，例如“国庆”，同时选择复制标准日历，单击“确定”按钮。
（13）预设工作时间可以在“选项”中变更。
（14）选择“选项”后，会出现另外一个对话框。
（15）设定“财政年度开始于”、“默认开始时间”、“默认结束时间”、“每日每周工时”以及“每月工作日”等信息。
（16）单击“设为预设值”，可以将改变变更为预设值。
（17）新增项目日历与用项目向导新增的项目日历相比最大的不同是：
并不是设定完毕就可以了，还需将这个项目也套用为新的日历才行。
（18）在“日历”中选择套用新的日历，单击“确定”，这样目前打开的项目才会套用成为新的日历。
（19）当然用项目向导建立项目日历是不用额外操作这一步的，项目向导会自动完成。
3.4.3 安排项目工作
1．里程碑
里程碑为标记项目中主要事件的参照点，并用于检查项目进度以及标识计划中的重要事件。
任何工期为零的任务都自动显示成里程碑，也可以将其他任何任务或工期特别标识成里程碑。
例如：
某主要阶段的完成，当设定一项任务的工期为零时，MicrosoftProject将在“甘特图”中为其显示里程碑符号。
建立里程碑的方法如下。
（1）选择“视图”菜单中的“甘特图”命令。
（2）在要变更任务的“工期”栏中键入工期为0。
（3）按Enter键完成输入工作。
例如“软件开发”项目的两个里程碑如图3.12所示。
图3.12项目里程碑设定示例
为了能够有效地控制项目工作的进度，可以在每一个阶段结束时加入检查点，这个检查点其实便是里程碑。
因此，在输入任务时除了清楚地加以分类外，每个阶段结束后加入一个类似于“×××阶段结案”的信息，并且设定工期为0，其检查点的时间便会根据任务的相关变化自动计算为何时。
2．设定任务间的关联性
当输入好任务名称，设定好工期，并且调整好阶层之后，最后便是设定任务之间的关联性。
什么是关联性呢？
举例而言，要先建好地基才能盖房子，要先建好墙才能粉刷墙面等，因此，在完成之前提到的设定工作后，便是设定任务间的关联性。
实际上，Project一共提供了四种任务的关联性，这四种任务的特色如表3.5所示。
表3.5 Project四种任务关联性
任务关联性
范例
描述
完成—开始“FS”
只有在任务A完成后任务B才能开始
开始—开始“SS”
只有在任务A开始后任务B才能开始
完成—完成“FF”
只有在任务A完成后任务B才能完成
开始—完成“SF”
只有在任务A开始后任务B才能完成
不同的关联性，其工作应用的情形也不同，如表3.6所示为应用的范例。
表3.6 应用范例
任务关联性
例子
完成—开始“FS”
要先建好地基才能盖房子
开始—开始“SS”
所有的人员都到齐后会议才能开始
完成—完成“FF”
所有的资料全部准备齐全后才能结案
开始—完成“SF”
站岗时，下一个站岗的人来了，原本站岗的人才能回去
设定其任务间关联性的步骤如下。
（1）从“任务向导”入手，按下“排定任务日程”。
（2）接着出现“排定任务日程”窗格，根据向导提示建立任务的关联性。
（3）选取“任务名称”栏中要按所需顺序连接在一起的两项或多项任务，其中：
当要选取不相邻的任务，可以按住Ctrl键并单击任务名称；要选取相邻的任务，则按住Shift键并单击希望连接的第一项和最后一项任务。
（4）根据任务之间的关系“完成－开始”或者“开始－开始”或者“完成－完成”，单击相应的链接，从而建立任务之间的关联性。
在操作过程中可以使用一些技巧，利用鼠标拖曳方式来进行这两项任务的连接工作。
（5）重复上面的步骤，直到为所有的任务建立了关联性。
（6）单击“完成”关闭本向导。
（7）如果这时又需要改变或删除任务的关联性，可以再回到“排定任务日程”向导进行，不过也可以直接双击线条，出现“任务关联性”对话框。
（8）当设定完毕后，Project会马上显示这个项目所需的时间与完成日期。
利用这种方式便可以找到安全且最好的计划安排方式，利用Project来管理时间便很有效率了。
3．为项目任务加入更多信息
当一一输入任务资料后，有时为了能够更清楚地描述此任务的内容，可以适当地在任务旁加入备注来说明。
MicrosoftProject可以在任务旁输入文字或是插入一个图片来进行更仔细的说明，或以超链接方式连接到其他的档案或网页中。
添加信息的步骤如下。
（1）从“任务向导”入手，单击“链接或者附加其他任务信息”。
（2）接着便会出现“添加信息”窗口，这个向导将指导如何添加关于任务的支持信息，或链接到有关任务的信息。
当然也可以在任务上单击右键，在其快捷菜单中选择需要添加的信息。
3.4.4 分派项目工作
1．将项目任务分派给小组成员
项目是众多工作的集合，一个项目势必有许多工作需要进行，这些工作绝大部分不可能由一个人完全包办，因此项目中的任务需要以分派方式由许多人来共同完成。
实际上，一个好的项目负责人除了可以将项目中的任务计划得十分详细外，懂得如何分派工作给小组成员并掌握小组成员的工作进度也是十分重要的。
很多项目管理人员利用MicrosoftProject将项目所需的任务规划好以后，接着便需要拟定如何有效地把这些工作交由其他同事们通力协作完成，通过组织所有需要参与这项工作的小组成员会议，经过大家沟通，决定各人的工作任务，这样项目主管就可以追踪到哪些人做了哪些事情，工作分派是否超出负载等。
2．建立项目所需的资源
在进行工作分配之前，首先要做的便是设定这次项目中要用到哪些资源，这些资源可能包含了参与这次项目的人员和所需的设备等。
项目资源的设定步骤如下。
（1）打开之前建立好的项目。
（2）在MicrosoftProject的“项目向导”工具栏中找到“资源”快捷图标。
（3）在“资源”向导的提示下输入与此项目有关的相关资源，如图3.13所示。
图3.13为项目设定资源
（4）在“资源”窗格中找到并单击“为项目指定人员和设备”。
（5）出现“指定资源”窗格，要求指定一种资源的添加方式，一共提供四种选择方式。
如果项目中的资源参与人员正巧也是MicrosoftOutlook通讯簿中的成员，此时，由于MicrosoftProject已经自动集成了MicrosoftOutlook通讯簿的所有内容，所以可以很方便地从公司“通讯簿”中添加资源。
另外也可以通过“从公司目录中添加资源”读取MicrosoftExchangeServer中的通讯名单，或者“从MicrosoftProjectServer中添加资源”。
当然，也可以通过手动输入资源。
（6）单击“手动输入资源”，然后在右边的窗格中输入项目所需资源的情况。
（7）可以在“资源名称”中输入资源的名称，如项目参与者的姓名、项目外包厂商的名称、甚至项目所需的设备等。
（8）接着，便是设定此资源的类型。
Project提供的两种类型分别是：
“工时”的成本计算方式、“材料”的成本计算方式。
（9）录入完毕，单击向导窗格中的“完成”即可。
3．将资源分配到任务中
了解了如何在项目中建立资源后，接着，便是将建立好的资源分配到相对应的任务中。
进行任务分配的步骤如下。
（1）在“资源”窗格中找到并单击“向任务分配人员和设备”。
（2）接着就会出现“分配资源”窗格。
（3）单击“分配资源”就会出现“分配资源”对话框。
（4）选择要进行分配的任务，其中，如果按Ctrl键并配合鼠标操作可以进行不连续选取，而利用拖动鼠标的方式则可以连续选取多个任务。
（5）同样利用鼠标选择其选定的任务要分配的资源，其中按Ctrl键并配合鼠标单击可以进行不连续选取，而利用鼠标则可以连续选取多个任务。
（6）单击“分配”按钮，这样整个项目活动的人事安排就完成了。
（7）当任务被分配时，默认情况下在甘特图中将会出现此项任务分配给哪些资源，同时资源名称前面也会被勾选。
（8）当所有的资源都分配任务完毕之后，单击向导窗格中的“完成”即可。
4．掌握资源的分配状况
将资源分配到工作之后，接着，便可能需要了解哪些人分配了哪些任务，会不会有太多的工作在某一个人手中，这样可能会出现工作负荷太高而无法及时将任务完成的情况。
为了能够更系统地了解谁被分配了哪些任务，MicrosoftProject能够在任务分配的同时自动产生资源分配情形的报表，接着，可以查看当任务完毕后所产生的资源分配状况报表。
5．资源分配状况报表
资源分配状况报表的产生步骤如下。
（1）在菜单中选择“视图”→“资源使用状况”。
（2）此时Project便会自动产生资源分配状况报表。
（3）其中，哪些人分配了哪些工作，哪些任务还没有被分配，都可以在这个报表中一览无余。
（4）另外，如果想要知道哪些任务交办给哪些人来进行，只需在菜单中选择“视图”→“任务分配状况”，便可以以任务视图的方式了解资源分配情形。
6．资源调配
当过度分配某一个人或资源时，“资源工作表”或“资源分配状况报表”便会发觉，系统会利用红色的方式标识该资源，同时在“标记”处也会出现一个惊叹号要求进行资源调配的工作，方法如下。
（1）在菜单中选择“工具”→“调配资源”，出现“调配资源”对话框。
（2）在此对话框中可以设定由电脑寻找资源过度分配而自动调配，还可以设定由人工自行来进行调配、要进行资源调配的范围等，选择好后单击“开始调配”。
（3）接着设定要调配的是整个资源库的资源还是选定资源，单击“确定”。
（4）如果顺利，资源便会调配成功，同时原本的红色也会变更为黑色；相对的，如果条件设定太紧，如：
一个人同时分配了4项任务，而每项任务都需要8小时，这4项任务需要一起开始同时完成。
由于每个人一天只有24小时，而4项任务各需8小时一共需要32小时，因此再怎么调配也无法一个人完成。
此时，即使进行了“调配资源”，系统依旧无法解决。
3.4.5 汇总项目信息
1．甘特图向导生成甘特图
具体步骤如下。
（1）首先，在“格式”工具列中找到“甘特图向导”图标。
（2）单击“甘特图向导”后，便会出现“甘特图向导”对话框，单击“下一步”按钮。
（3）接着，可以选择要在甘特图中显示哪些信息，通常用到最多的便是“关键路径”。
因此，选择“关键路径”，单击“下一步”按钮。
（4）单击“下一步”后，接着可以设定要在甘特图中显示哪些任务信息，通常情况下选择“资源与日期”。
（5）单击“开始设置格式”，系统便会开始运作。
（6）完成之后，会发现甘特图中有些会自动变成红色。
为何有些任务中的甘特图会变成红色呢？
这是因为此项任务为“关键路径”，也可以试着改变此任务的工期，会发现总项目的工期在增加。
相对的，如果任务的甘特图为蓝色，则代表此任务不是“关键路径”，试着改变其任务的工期，其总项目的工期是不会改变的。
在默认情况下，当任务为“关键路径”时，甘特图呈现红色，反之则为蓝色。
（7）但是更改工期后，一个绿色的小三角会出现在修改的工期栏左上角，选中该栏后还会出现一个感叹号提示图标
，单击这个提示图标。
（8）出现一个提示对话框，提示设置工期更改原因，以便正确安排任务。
这时根据项目的实际情况选择就可以了，但是如果默认的项目类型为“固定工期”，或者说关注项目的完成时间大于资源的使用成本，那么，最好的选择应该是“完成此任务所需的工时已增加，任务将花费较多的时间”。
2．条形图样式的应用
虽然利用甘特图向导把任务中的关键路径用颜色区分了，项目经理在观看资料时便更加得心应手了，然而，如果不是彩色打印机，打印出来的效果可能并不明显。
没有关系，也可以利用条形图样式将关键路径或是想要变更的条形图以图样的方式来呈现。
如此一来，纵使打印机是点阵式的都可以很清楚地区分任务中哪些是关键路径，哪些不是，方法如下。
（1）首先，选择菜单中的“格式”→“条形图样式”。
（2）接着，选择想要变更的名称。
例如：
可以把“关键路径”任务中的“图案”变更成另外一种用点阵式打印机也可以打印出来看得清楚的效果。
条形图样式实际上还有许多应用。
举例而言，如果希望在条形图的右方呈现完成百分比的数字或预计完成的日期等信息，都可以在条形图样式中设定，方法如下。
（1）在菜单中选择“格式”→“条形图样式”，同样进入“条形图样式”对话框中。
（2）选择想要变更的条形图，如“任务”这个名称。
（3）接着打开“文本”选项卡。
此时，可以利用下拉选择的方式分别在条形图的左边、右边、上方、下方以及内部加入想要呈现的信息。
（4）利用相同的方式也可以设定其他的任务数据，以便符合各种要求。
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