物资管理工作流程.docx
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物资管理工作流程
项目物资工作流程
项目物资工作主要流程是：
市场调查—→计划编制—→采购—→合同—→采购—→验收—→报验—→点收—→发料—→盘存—→出账—→核销—→经济活动分析。
一、项目前期市场调查
项目中标前，物资部门要先进入工地现场进行实地调查，调查的主要内容包括：
1、砂石料、粉煤灰、矿粉、水泥等混凝土原料的来源、运输方式、运距等；砂石料厂的规模、产量、设备、出厂价、结算计量方式等。
调查时候要求实验部门配合，共同取样，对取回的原材料进行检验，判定是否合格。
附近有无钢材市场，市场价格如何。
钢筋、钢绞线、锚具、支座等原材的运距及运输方式，初步通过电话询问或网上查询材料的出厂价格水平。
2、同时在建的其它工程，分析对本项目的影响；
3、原材料进场的道路路线，沿途主要干道、村庄、桥梁、超限站、收费站等，重点了解哪些路段是唯一进场路线，是否需要协调等。
4、项目附近正规加油站的位置，柴油供应的价格参考依据及临时应急供应渠道。
5、工地附近的五金、机电杂品市场情况。
6、公司物资管理事业部可利用资源及其它项目部可调配返还料及周转材料。
调查时眼撰写详细的书面调查记录，形成专门的调查报告，报告中图片、联系人、联系电话等信息应齐全。
局里下发过调查报告指南，请参照执行。
二、计划编制
1、编制主体工程材料总量计划：
各项目物资部门在开工初期，要先编制主体工程材料总量计划及大临设施需求计划上报公司物资管理事业部。
编制需求计划：
项目部成立后，应及时向项目部技术部门索要图纸及工程量，编制材料需求总量计划，包含甲供、甲控材料的总量需求计划。
表格按照公司物资管理办法中下发的样表，总量计划要有项目经理、项目总工、物资人员签字。
如图纸不全或者有变更，要根据最新图纸及变更通知及时更新总量计划，经项目经理、项目总工、物资人员签字上报公司物资管理事业部。
编制计划说明：
包含编制依据，如施工设计图及设计变更、通知单、施工组织设计、本项目施工任务，涉及到的具体工程量以及用款计划，要详细到多少根钻孔桩、多少个承台、多少个墩身等。
资料上报及归档：
项目经理、总工、物资主管、编制人签字后，附上封面，加盖项目部公章装订成册，属于甲供物资的上报业主，属于甲控物资的上报公司，属于集团公司或公司集中采购物资的上报集团公司或公司物资管理事业部，项目自采物资计划自行装册留存。
2、编制主体材料月度采购计划
计划分类：
月度计划根据项目物资供应模式分类上报，目前项目物资供应模式主要有：
甲供、甲控、集团公司或公司集中供应、自购等。
甲供物资月度计划上报业主，甲控物资月度计划根据项目实际情况，一般上报公司或者处（局）指挥部，集团公司或公司集中采购的上报集团公司或公司物资部，自购物资报存项目部。
计划编制：
编制月度计划时首先依据项目部下发的下月施工计划，计算出理论需求量，其次根据目前库存情况及备料周期，计算出实际需要进场数量。
每月物资部门要求各协力队伍（架子队）于20日前上报物资需求计划，理论需求量由项目部技术部门提供。
备料周期根据项目部实际情况及供货周期，提前储备一部分材料。
备料周期一般为10天-15天。
采购计划数量=完成月度施工计划理论需求量（含损耗）-库存+备料数量
编制计划说明：
计划说明中要包含上期采购计划执行情况概述，计划执行率简要分析，执行中存在的问题，本月编制计划依据（含施工图纸、工程事项通知单号，当月施工计划），要具体到每个部位，尽可能详细（此部分要结合限额发料来完成），本月完成施工计划需要的用款计划。
计划上报：
计划编制完成后，由项目经理、项目总工、物资主管、物资计划人员签字，加盖项目部公章报对口单位一份，物资部留存一份。
采购计划签字时，要向项目经理和总工充分说明计划的内容，如领导提出新的要求，可根据实际情况进行适当修改。
④计划反馈：
每月月底对采购计划执行情况进行简要分析，说明计划执行是否存在问题，采取改进措施。
⑤资料归档：
采购计划表要附上支持性资料（如上期库存情况、施工计划所辖工程量、上期计划执行情况、备料情况等），顺序编号，按月归类，并打印月度采购计划封面，加盖公章后装订放入档案盒存档。
3、编制大临设施需求材料计划
物资主管要重视大型临时需求量的计划编制，要注意提前量，留足备料时间，及时与项目部技术部门和总工沟通，建议充分利用公司闲置资源，督促技术部门尽早下发工程事项通知单。
通知单下发后，根据通知单上的材料表，向公司物管部上报材料计划，同时与公司周转材料部和其它项目联系，能调拨旧料的就向项目部总工说明并提供旧料资源分布情况表，尽量采用旧料以节约资金。
新购料部分编制物资采购计划并按规定程序进行采购。
4、编制辅助材料月度采购计划
辅助材料由各部室提报《辅助材料申请表》，表格可参考附表1。
物资部门根据提报的材料申请表通知供应商购买并编制《辅助材料采购计划表》。
《辅助材料申请表》可印刷或者打印，一式2份，一份注明物资部留存，另一份注明申请部门留存；申请表要求由计划人员和项目经理（或分管经理）签字。
物资部计划人员收到申请表时，必须问清并注明规格型号、用途、使用时间等内容，并要求申请人据实填写。
该部分信息涉及到结算时候的价格调查。
采购计划表编制完成后由计划人员、物资主管、项目经理（或分管经理）签字。
计划反馈：
每月月底对采购计划执行情况按照贯标要求进行意见反馈，并编制计划完成情况简要说明及存在问题及改进措施。
④资料归档：
各部门提报的《辅助材料申请表》要求按月粘贴，与物资部门的《辅助材料采购计划表》一起装订。
物资部门《辅助材料采购计划表》要求按顺序编号，并打印月度采购计划表封面，加盖项目部公章后存档。
三、合同签订
本部分主要指项目部签订的物资合同。
1、价格比选。
选择至少三家以上的供应商进行市场调查，按照议标或竞价方式确定供应商，调查表最少有2个人签字。
供应商的选择应尽可能扩大范围，公司物管部有供应商信息库，可以参考，要选择实力强大、质量合格、价格合理、信誉可靠的供应商。
2、起草合同。
根据公司下发的新版合同范本起草合同，起草合同要逐项逐条逐句逐字查看，包括标点符号也要重视，合同内容要前后呼应，不能前后矛盾。
合同条款中杜绝资金占用费条款，谨慎约定滞纳金条款，避免出现仲裁条款，起诉地为我方法人住所地人民法院。
3、合同内部评审。
由项目部物资部门填写合同内部评审表，参评部门一般是财务、工经、技术、分管经理、总工、项目经理、书记。
合同内部评审遇到个别部门人员不在现场的情况，可以打电话征求本人意见并作好记录，可先报公司评审，但要求事后必须补全内部评审人员签字并报公司物资管理事业部。
4、公司评审。
将合同文本、市场调查表及内部评审表以及必要的书面说明材料传至公司物资管理事业部，由公司物资管理事业部、财务部和法务部共同评审。
5、合同签订。
根据公司评审意见修改合同后与供应商签订合同。
修改后的合同文本传公司法务部一份备案。
对方是单位的要求提供营业执照、税务登记证、生产许可证等资料，并提供一份加盖公章和法人代表签字的授权委托书和授权人的身份证复印件。
对方是个人的要求提供身份证复印件，签订合同时要每页都小签，并在最后签字处按上指印。
原则上避免与个人签订合同，特殊情况的，要对该个人进行详细调查，注意防范风险。
6、合同执行。
合同签订后根据合同约定组织供货，要注重合同的严谨性，不允许随意调价。
因客观原因确实需要调价的，要做详细调价说明、调价原因分析和当期的市场调查报告，要在充分调查的基础上集体讨论并报公司评审，公司评审同意后方可进行调价。
为了后期审计需要，要求价格调整的相关资料尽可能详细，附有照片、调查资料、会议纪要、有关人员签字等，必须做到有追溯性。
7、资料归档。
合同签订完后，要按顺序编号，有合同目录，并打印合同封面，每一份合同的相关资料要放在一起装订，规范整理进入档案盒存档。
其它不是由项目签订的物资合同，按上级单位要求办理。
四、物资采购
1、甲供物资：
此部分物资一般由业主招标并签订合同采购、支付等。
2、甲控物资：
此部分物资一般按铁路物资招投标办法的规定，在铁道部二级交易市场招标，程序严谨，公正透明，集团公司或公司物资部参与具体工作，由业主监督招标程序，合同由项目部根据招标结果签订或者由处（局）指挥部签订、采购。
3、集团公司或公司集中采购的物资：
除了甲供、甲供物资以外、批量大、符合局招标中心招标条件的物资由局招标中心统一招标，其它由公司招标中心采用统一招标方式确定供应商及价格，均按照招标办法执行在相应平台进行，合同多数依据招标或竞价结果由项目部签订。
招标范围及形式根据公司下发的《中铁大桥局集团一公司招标管理办法》严格执行。
4、自购物资：
此部分物资由项目部自行确定供应商并与供应商签订合同、采购等。
五、进场验收
1、钢材等物资进场后，物资人员要通知协力队伍有权领料人或架子队材料员进行收料，并与他们一起验收。
查看随车携带的原材质量证明书与钢筋是否匹配、实际数量与送货清单上数量是否相符以及外观质量是否符合要求，特别是要检验钢筋直径是否符合国家标准，每捆根数是否和铭牌根数一致，捆数是否与送货清单一致。
卸车存放时，应遵循分规格型号堆码、一端对齐、上盖下垫等要求，项目部要下发如何堆码材料的管理办法给各协力队伍或架子队，并及时覆盖防锈蚀。
钢材进场后，物资人员应带交接单去验收，双方验收完毕以后项目部物资人员应立即与协力队伍有权领料人或架子队材料员办理交接手续，交接单上注明供应日期、供应单位、材料名称、规格型号、吨位、件数、每件支数、使用部位、原材理论重量等。
由物资人员在供应商送货清单上签字，协力队伍或架子队材料员无权在送货单上签字。
验收时项目物资人员必须到场，不允许电话通知协力队伍代替验收；送货清单签字后留存时，应注意哪一联是收货方留存，哪一联是供货方留存，并且供应商在事后由于送货清单丢失等原因要求重开清单时，不允许重开清单，确实避免不了的只能给留存清单的复印件，并注明此复印件是由于丢失重新出具的，原出具的单据作废等说明。
2、水泥等砼材料过磅一般由搅拌站验收，项目部通过与搅拌站签订的合同对搅拌站进行约束，试验部门、物资部门和搅拌站一起对质量进行验收，验收不合格时登记不合格产品登记表及处理记录。
砂石料的结算首先提倡按配合比结算，只能过磅结算的砼原材要注意防范过磅风险，一般同类型车辆皮重、毛重、净重相差不大，每月随机抽查部分车辆过磅单进行对比，相差较大时，应与搅拌站联系对误差较大的车辆加强控制，并寻找原因。
项目物资部门每月要对砼材料进行核算，通过库存盘存，用总进料减去总库存得出实际用量，再用实际用量与砼方量推算出的配合比用量进行比较，可以掌握砼材料消耗正常与否。
3、辅助材料验收时应注意查看货物名称、规格型号与清单是否一致，要求供应商必须按照货物合格证上的名称和规格型号开送货清单，清单上的材料名称、规格型号、数量、日期必须填写清晰、准确、完整。
4、原材验收完后，及时登记原材进场记录，要求登记进场日期、材料名称、规格型号、供应单位、生产企业、存放（领用）单位、备注（里面注明件数、支数、长度等；水泥等要求注明车数）。
台账按流水账方式记录，每进场一次都要求登记，方便以后结算统计使用。
5、送货清单整理。
送货清单等要求随时粘贴规整，主要材料应打印一份汇总表格，包含名称、规格型号、数量、厂家、统计周期（一般为上月26日-本月25日）等，月底结算后打印20**年*月供应商清单封面装订，并要求供应单位对账签认。
6、交接单、施工过程中的调拨单等单据每月要粘贴规整，以协力队伍为单位，将当月的所有票据全部粘贴，然后统计到表格上，每月和协力队伍核对一次，核对无误后双方签字确认，形成封面存放协力队伍档案盒。
六、报验
1、由物资部验收人员将当日到达的钢材、水泥等原材质量证明书与数量等交与报验人员，报验人员核对质量证明书，一般钢材类要求有生产厂家的章和供应单位红章，水泥等直接从厂家发货的有厂家的红章，核对后填写原材委托单给试验室做试验并及时登记原材料进场（试验）台账。
试验合格后才能使用。
钢材的批号在验收时做好记录，根据批号填写试验委托单，方便监理和信誉评价等检查；有的项目监理要求严格，必须报验后才能使用，报验人员要加强跟监理沟通，争取只要试验合格就可以通知现场使用。
报验人员每周应与物资验收人员核对一次进场原材规格及数量，防止忘记或遗漏委托单。
2、试验室做完试验后出具检验报告，由报验人员根据检验报告填写原材料进场报验单，监理签字后将报验单、质量证明书、委托单、检验报告装订放到一起，整理成册。
填写原材料（报验）台账。
3、如有不合格品，按公司物资管理办法中不合格品处置程序办理。
4、每月整理一次归档资料，完善卷内文件目录，并催水泥、外加剂厂家及时送来28天强度报告。
七、结算
1、供应商结算时应提交有项目物资人员签字的送货清单，物资部收到清单后和留存清单及进料记录台账核对，无误后打印结算单。
结算单要注明结算周期与结算日期，对于钢材类等结算单要按进货日期列明详细，水泥等只填写结算周期内的总数，但应注明车数和时间。
结算单至少3份，一份注明物资部留存，一份注明供应单位留存，一份交财务留存。
结算单一定要注明起止日期，项目部签认的清单（验收单、过磅单）与供应单位全部对清，如以后出现本次结算期间的单据均不再结算。
如出现供应商A拿供应商B的验收单来结算，容易出现供应商B结算时说单据丢了，要求以项目部的留存单据为依据结算，此类问题在多家供应砂石料最容易出现，该种情况不予结算。
2、进料记录。
结算完后，在进料记录台账上记录上**年*月*日结算字样、**年*月*日至**年*月*日进料共计**吨字样，并将本次结算周期内的进料数量一栏加上颜色区分开。
在留存的单据上注明已结算等标识。
3、辅助材料、五金杂品等结算：
先对本期结算物资做市场调查，填写物资调查表，然后进行内部评审并上报公司评审。
4、柴油结算：
柴油一般是按照市场价签订合同，物资部应保有在加油站拍到的包含价格的照片，调查人由2个以上人员签字，注明调查地点和调查日期，每月结算时将价格调查表、结算单放在一起进行内部评审，评审完后上报公司评审。
5、结算的原始资料一定要收集完整，结算资料要按供应单位整理成册，注意保存。
八、点收
1、点收。
发票送达后由管库人员复印一份留存（以备安全生产费及调概索赔使用），点收时对照发票将点收日期、供应单位、库别、材料名称、规格型号、单位、数量、采购单价、采购金额、账面单价、账面金额一一填写；做账要使用局物资部的软件，减少手工做账。
2、预点。
发票未能在月底送来时需要及时预点，预点时应按照结算单的数量、单价、金额预点，不能随意编制数量进行预点。
3、冲红。
发票送到后对上月预点单进行冲红，做账时要看上月的预点单，避免忘记冲红。
遇到数量*单价的金额有多位小数时，保留2位小数，或者给供应商说明数量稍微减少点，保证金额最多有2位小数。
大多数情况是在给供应商结算单中数量取整数或者只保留一位小数。
4、登记。
点收完毕后，要根据点收单登记料票台账，内容包含月份、时间、类别、名称、规格、单位、数量、单价、金额、点收单号、发票号码、供应单位、备注等。
类别一项一定要列明，主材包含ⅠⅡⅢ钢筋、型钢（工角槽）、管材（焊管、螺旋管、无缝管）、板材（钢板、花纹板）、金属制品、砼材料、木材、其它等，辅材包含劳保（安全帽、雨衣、雨鞋、手套、救生衣、救生圈、鞋等）、安全用品（除去劳保的其它安全用品）、油化、机电、小型机具（单价2000元以上）、其它等，项目刚开始时应明确物资类别。
只要台账登记详细，以后统计资料非常方便。
九、报销
点收单做完后由物资主管按项目报销程序规定，填写相关单据并经项目领导签字后报销。
同时登记发票信息，完善债权债务表。
登记时注明发票到达日期。
十、发料
1、有权领料人。
协力队伍进场时，合同部会具一份协力队伍进场流程表，该表有物资有权领料人制度一栏，要求向合同部说明，编制进场流程时一定要协力队伍负责人到场，该负责人要向项目提供一份有权领料人授权书，并在进场流程内注明，三天内送到，否则不予发料。
2、有权领料人授权书应注明：
有权领料人可以办理领料、调拨、结算、对账等，要求协力队伍提供有权领料人和协力队伍负责人的的身份证复印件、手机号码，协力队伍负责人在有权领料人上签字，并盖协力队伍单位红章，复印的无效，有权领料人的身份证物资部门要保存复印件。
3、存放于协力队伍处的物资。
进场时做好交接记录，交接单据上要有有权领料人签认。
此种模式做限额发料时实行总额控制，协力队伍催要物资时要问清楚具体干哪些单项工程，已经完成了多少工程量。
4、集中存放物资。
公司要求有条件的项目实行物资集中存放。
该方式有利于物资部管控物资，且盘存方便，能减少风险，利于核算。
此种模式实行限额发放卡发料，每次只发放协力队伍（架子队）准备做的一个或者2个单项工程，协力队伍领用时在限额发放卡上做记录，同时办理交接单，交接单一定注明使用部位。
1项目部物资部制定限额发料制度，明确流程及各部门职责。
2发料前，填写《发（领）料通知单》，根据需要完成的单项工程，协力队伍领料人（架子队材料员）统计、现场技术员复核、分管经理（架子队队长）审批，通知单上一定要明确详细用途，表格参考附表：
发（领）料通知单
领料部门：
详细用途：
工号：
编号
材料名称
规格型号
计量单位
图纸数量
实发数量
备注
领料人
技术：
审批：
年月日
发料数量由库管人员发料完后填写，根据实发数量填写交接单。
3物资库管人员根据《发（领）料通知单》给协力队伍或架子队发料，同时办理交接单，交接单一式2联，一联物资部留存，一联协力队伍留存。
发放钢筋时除了整件核发，打散的钢筋要按支发放，每发一次填写一次。
钢筋下料的时候，物资部应同技术部门交流，由技术部门下发关于钢筋加工配料的通知，协力队伍领用钢筋时尽量按配筋图发，若需要多发的要在《发（领）料通知单》注明多发**米**支，下次发放同种钢筋时候相应少发该部分。
4超出限额发放卡的数量的部分不予发放，若确实是用于工程实体的图纸外措施量，必须由技术部门下发工程事项通知单，库管人员根据通知单调整限额发放卡，调整后给予发放。
若由于其他原因造成的超出限额数量，必须由分管领导签认同意调拨等意见才给予发放。
协力队伍（架子队）将本月钢筋加工完毕后，物资部要求月底将无法利用的边角料钢筋集中归还。
4、协力队伍之间调拨。
物资部门下发一份关于协力队伍之间调拨的通知，说明调拨流程及如何办理手续，严禁私自调拨项目部物资，调拨时必须由物资人员在场开具材料交接单。
调出调入单位月底必须将交接单交与物资部门对账，如本月不交，下月不予认可，损失由调出单位承担。
交接单上应注明交接日期、材料名称、规格型号、单位、数量、件数、支数、单支长度、用途等信息。
交接单一式3联，可采用印刷的无碳复写交接单，第一联原件注明物资部留存，第二联注明调出单位留存、第三联注明调入单位留存。
使用用途一定要明确，便于出账时明确工号以及后期核算分析。
5、资料规整。
发料完毕后将发料情况登入电子进料台账，按流水账登入。
所有交接单按收料单位分类分页粘贴，按月装订，归档保存。
十一、对账
每月应将协力队伍（架子队）的所有票据（交接单、调拨单、退料单）粘贴在A4纸上，再分类汇总到表格上由双方对账签认，表格上要有开累数量，每一支协力队伍一个档案盒，全部资料按月装订成册附上封面存入档案盒，并注意保密，严禁无关人员翻阅。
十二、盘点
1、钢材类。
按公司统一要求，坚持每周盘点，月末详细大盘点。
原材都是分类堆码，很容易盘点，不会出现误差，盘点重点是协力队伍加工的半成品。
协力队伍加工钢筋都是按照图纸加工的，每次加工完后都会挂张小标识牌，上面注明编号、示意图、长度、本批数量等。
钢筋加工工人每天加工量准确，应要求钢筋加工场每批次加工完后挂详细的半成品标识牌，月末盘点半成品时候可节省很多时间。
2、砼原材盘点。
水泥、粉煤灰、外加剂、矿粉根据搅拌站计量系统统计，砂石料分为外仓、内仓和料斗三部份，第一次统计时候将内外仓的尺寸准确记录下来。
记得量出来的是方，统计库存表时换算成吨位。
3、所有盘存都要有物资、合同、技术部门、协力队伍（架子队）人员共同参与，并共同签字。
十三、出账
1、钢筋类根据领料通知单等技术资料数量根据形象进度出账，用料单上注明使用部位，可平时出账。
2、砼等原材料月末盘点后，按搅拌站浇注方量*配合比*实际损耗率出账，实际出账总数=进料数量-库存数量。
一般搅拌站都会将本月的砼方量及材料消耗统计出来，直接按搅拌站统计好的加上损耗率，材料消耗表要求搅拌站统计出来，表格如下：
浇注日期
工程名称
使用单位
等级强度
浇注方量
每方砼施工用料（）（实际配合比）
材料消耗（）
粗骨料
细骨料
水泥
矿粉
粉煤灰
外加剂
粗骨料
细骨料
水泥
矿粉
粉煤灰
外加剂
10-25
5-10
中砂
42.5
I级
10-25
5-10
中砂
42.5
I级
9.23
道路硬化基础
郑州建安
C20
149
834
208
812
273
117
3.9
124266
30992
120988
40677
0
17433
581.10
9.23
98#墩-10#桩
郑州金华
C30
77
846
212
834
273
117
4.68
65142
16324
64218
21021
0
9009
360.36
9.23
8710#桩补桩头
张学安
C30
10
846
212
834
273
117
4.68
8460
2120
8340
2730
0
1170
46.80
出账时用料单要将工号名称、使用部位写清楚，物资系统软件备注栏要将本张料单工程名称全部填上，比如89#墩-11桩，90#墩-1桩……..
3、冲账：
当预点单价与正式点收单价一致时，不需对用料单冲账；若预点单价与正式点收单价不一致时，需对上月按预点单价出账的用料单全部冲回，重新按正式点收的单价进行出账。
4、月末账上库存明细做成电子板，同库存实物盘点相比较，做到账务相符。
5、出完帐后，登记电子版料票，包含月份、类别（参考收料单类别）、单据号、材料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、领用单位、工号）。
如下表。
序号
单据号
类别
材料名称
型号
单位
数量
单价
金额
使用单位
工号
月份
1
用料1
商砼
商砼
C20
m3
172.68
320
55257.6
固始成功建筑劳务有限公司
T1028-08
2010.11
2
用料2
板材
花纹钢板
δ=8
t
90.804
4764.13
432602.1
临颍华寓建筑安装有限公司（栈桥）
T1028-19
2010.11
3
用料2
型钢
槽钢
【10
t
29.3
4300
125990
临颍华寓建筑安装有限公司（栈桥）
T1028-19
2010.11
按月份做成流水账，统计资料时筛选，建议版本最好是2007及以上，筛选时可一次多选。
6、资金动态登记电子版，将料票封面的资金动态统计到电子版台账，如下表。
序号
月份
综合库
收入合计
升级会员 