项目档案汇编和管理办法.docx

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项目档案汇编和管理办法

项目档案编制与治理方法

第一章总则

第一条依照《公司档案治理暂行方法》，结合公司的实际经营特点，制定本方法。

第二条公司所有项目档案均属密级档案，依项目的技术先进性和时效性保密期至少3年。

第三条公司项目档案治理由综合治理部负责。

第四条综合治理部设专职档案员负责项目档案的治理工作。

第五条本方法适用于公司全体职员。

第二章档案治理

第六条文件资料交接要求

1、业务人员同意企业资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单（移交清单由档案员设计）。

确认无误后，双方签字，以备查考。

2、企业送交资料规格应符合要求，即纸张规格为A4。

3、文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不缺头少尾。

4、所送文件资料中，需加盖公章的材料应盖公章。

5、档案员接收资料后，应及时登记整理、分类、归档。

第七条文件资料的整理与归档

档案员同意企业所送交的完整资料（一式三份），应按规定整理顺序进行整理。

一份归档；一份用于业务员借阅使用；一份银行备用。

（一）排列顺序

Ⅰ类企业申请贷款担保差不多资料

依照业务部门所拟定的“企业申请担保需提交的文件清单”，结合文件的内容，制定归档资料的排列顺序：

（1）托付担保申请书。

（2）企业申请担保推举信。

（3）项目可行性报告、项目建议书（包括：

企业概况、技术和治理人员介绍、机构设置、投资项目或产品介绍〔技术和市场分析〕及销售预测成本预测、项目的回报率及经济效益初步分析）。

（4）企业营业执照副本及复印件（应有当期的工商年检章）；

（5）企业法人代码证书复印件或组织机构代码证复印件；

（6）企业税务登记证；

（7）企业贷款证复印件数；

（8）新技术企业认证书；

（9）公司章程及复印件；

（10）注册验资报告复印件；

（11）近两年会计（审计）事务所验证的财务报表；

（12）近期三个月的资产负债表；

（13）近期三个月的损益表；

（14）近期三个月的现金流量表；

（15）期末会计科目余额表；

（16）财务报表编制讲明；

（17）用款商业打算；

（18）企业要紧产品技术专利证书，获奖证书等复印件；

（19）企业土地使用证或租赁合同；

（20）有效期内的未完成的和将要发生的业务合同复印件；

（21）企业法人资格证明及身份证复印件；

（22）具体经办人员授权书及身份证复印件；

（23）董事会决定的对外借款、担保抵押、质押等决议；

（24）与申请担保项目有关的其它材料。

注：

以上资料中（3）、（9）—（17）、（20）项为“机密级”文件。

Ⅱ类评审期间的文件资料

（1）评审报告及到企业收集的文件报表；

（2）专家委员会意见；

（3）决策委员会决定；

注：

以上资料中

（1）—（4）项为“机密级”文件。

Ⅲ类签约时期形成的资料

（1）《项目担保意向书》复印件；

（2）项目贷款承诺书；

（3）被保证人交纳担保费、评审费收据；

（4）抵押物、质押物的清单、权属凭证、证明性文件、保险单据；

（5）抵押物、质押物权属凭证收据；

（6）担保合同：

保证合同、托付担保合同、反担保抵（质）押合同；

（7）贷款展期：

展期还款协议书及反担保文件；

（8）注册资金担保：

注册资金保函复印件、注册资金担保协议书；

（9）合同文本审批呈报单；

注：

以上资料中

（1）—（10）项为“机密级”文件。

Ⅲ类监管期文件

（1）企业资金状况表；

（2）企业工商、税务变更、经营、人事治理变化迁址的讲明；

（3）监管记录；

（4）担保项目监管意向书；

（5）担保项目后评价报告；

注：

以上资料中

（1）—（5）项为“机密级”文件。

Ⅳ类代偿、追偿时期的文件资料

（1）代偿通知（贷款银行向本公司发出）；

（2）《担保项目代偿通知书》复印件（本公司向被保证人发出）；

（3）项目监管记录；

（4）追偿诉讼申请表；

（5）诉讼中形成的法律文件；担保物、追偿物日常治理处分记录；第三方保证人履约记录；

（6）坏帐核销申请表；

（7）担保项目后评价；

注：

以上资料中

（1）—（7）项为“机密级”文件。

（二）文件编页号

卷内每一份文件均应编页号（只对有文件内容的页面进行编号）。