项目档案汇编和管理办法.docx

1、项目档案汇编和管理办法项目档案编制与治理方法第一章 总 则第一条 依照公司档案治理暂行方法，结合公司的实际经营特点，制定本方法。第二条 公司所有项目档案均属密级档案，依项目的技术先进性和时效性保密期至少3年。第三条 公司项目档案治理由综合治理部负责。第四条 综合治理部设专职档案员负责项目档案的治理工作。第五条 本方法适用于公司全体职员。第二章 档案治理第六条 文件资料交接要求1、业务人员同意企业资料，应及时移交档案员，移交前应填写归档文件移交清单(移交清单由档案员设计)。确认无误后，双方签字，以备查考。2、企业送交资料规格应符合要求，即纸张规格为A4。3、文件资料应完整、不掉页少张，不破损，不

2、缺头少尾。4、所送文件资料中，需加盖公章的材料应盖公章。5、档案员接收资料后，应及时登记整理、分类、归档。第七条 文件资料的整理与归档档案员同意企业所送交的完整资料(一式三份)，应按规定整理顺序进行整理。一份归档；一份用于业务员借阅使用；一份银行备用。(一)排列顺序类企业申请贷款担保差不多资料依照业务部门所拟定的“企业申请担保需提交的文件清单”，结合文件的内容，制定归档资料的排列顺序：(1)托付担保申请书。(2)企业申请担保推举信。(3)项目可行性报告、项目建议书(包括：企业概况、技术和治理人员介绍、机构设置、投资项目或产品介绍技术和市场分析及销售预测成本预测、项目的回报率及经济效益初步分析)

3、。(4)企业营业执照副本及复印件(应有当期的工商年检章)；(5)企业法人代码证书复印件或组织机构代码证复印件；(6)企业税务登记证；(7)企业贷款证复印件数；(8)新技术企业认证书；(9)公司章程及复印件；(10)注册验资报告复印件；(11)近两年会计(审计)事务所验证的财务报表；(12)近期三个月的资产负债表；(13)近期三个月的损益表；(14)近期三个月的现金流量表；(15)期末会计科目余额表；(16)财务报表编制讲明；(17)用款商业打算；(18)企业要紧产品技术专利证书，获奖证书等复印件；(19)企业土地使用证或租赁合同；(20)有效期内的未完成的和将要发生的业务合同复印件；(21)企

4、业法人资格证明及身份证复印件；(22)具体经办人员授权书及身份证复印件；(23)董事会决定的对外借款、担保抵押、质押等决议；(24)与申请担保项目有关的其它材料。注：以上资料中(3)、(9)(17)、(20)项为“机密级”文件。类评审期间的文件资料(1)评审报告及到企业收集的文件报表；(2)专家委员会意见；(3)决策委员会决定；注：以上资料中(1)(4)项为“机密级”文件。类签约时期形成的资料(1)项目担保意向书复印件；(2)项目贷款承诺书；(3)被保证人交纳担保费、评审费收据；(4)抵押物、质押物的清单、权属凭证、证明性文件、保险单据；(5)抵押物、质押物权属凭证收据；(6)担保合同：保证合

5、同、托付担保合同、反担保抵(质)押合同；(7)贷款展期：展期还款协议书及反担保文件；(8)注册资金担保：注册资金保函复印件、注册资金担保协议书；(9)合同文本审批呈报单；注：以上资料中(1)(10)项为“机密级”文件。类监管期文件(1)企业资金状况表；(2)企业工商、税务变更、经营、人事治理变化迁址的讲明；(3)监管记录；(4)担保项目监管意向书；(5)担保项目后评价报告；注：以上资料中(1)(5)项为“机密级”文件。类代偿、追偿时期的文件资料(1)代偿通知(贷款银行向本公司发出)；(2)担保项目代偿通知书复印件(本公司向被保证人发出)；(3)项目监管记录；(4)追偿诉讼申请表；(5)诉讼中形成的法律文件；担保物、追偿物日常治理处分记录；第三方保证人履约记录；(6)坏帐核销申请表；(7)担保项目后评价；注：以上资料中(1)(7)项为“机密级”文件。(二)文件编页号卷内每一份文件均应编页号(只对有文件内容的页面进行编号)。