公文管理办法.docx
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公文管理办法
公文管理办法
1、总则
1.1为促进公司公文管理工作的规范化、制度化、科学化，提高办文效率和质量，确保公文的严肃性，制定本办法；
1.2公司的公文，是公司在实施管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是加强行政管理和进行公务活动的重要工具；
1.3公司行政部是公司公文处理的管理机构，负责公司的公文处理并指导下属单位的公文处理工作；
1.4公文处理必须做到准确、及时、安全。
公文由行政管理部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁；
1.5在公文处理工作中，必须严格执行公司有关保密规定，确保公司商业秘密安全。
2、公文种类
2.1决定（决议）。
适用于公司重要事项、人员任免决定或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，此文件原则上由董事长（总裁）直接签发或依据公司授权原则执行；（见格式样本之一）
2.2通知。
为公司各级上传下达的主要文体。
适用于各项任务指标的下达、重要会议通知等需要有关单位周知或者执行的事项。
由各级授权责任人签发；（见格式样本之二）
2.3通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达公司各级重要精神或者情况。
由各级授权责任人签发；（见格式样本之二）
2.4报告（情况说明）。
适用于下属单位向上级汇报工作、反映情况，如半年及年度总结、重大事项的汇报等；（见格式样本之四）
2.5请示。
适用于下属单位向上级请求指示、批准事项。
由各级授权责任人签发；（见格式样本之四）
报告和请示属上行文，对于内部行文，由部门负责人或分管领导审核，供被呈报领导决策参考；对于外部行文，由各级授权领导签发。
2.6批复。
适用于公司答复各下属单位的请示事项。
由各级授权责任人签发；（见格式样本之二）
2.7会议纪要。
适用于各级记载、传达会议情况和议定事项，包括行政例会、年会，以及招标、营销、成本等各级各类专题会议，各类会议纪要由会议主持人或者参会最高级别领导签发，涉及公司运营大事项或多个分管领导分管工作，由授权责任人或总裁签发；（见格式样本之三）
2.8函。
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
由各级授权责任人签发；（见格式样本之四）
3、公文格式
3.1公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、主题词、抄送机关、印发机关等部分组成。
如涉及公司商业秘密的，应在公文首页右上角标明“秘密”、“机密”等级；
3.2发文机关应写全称或规范化简称。
如四川兴茂（集团）有限公司，可简称“川兴茂”；
3.3发文编号由发文部门代字、年份和序号组成。
正式文件及会议纪要由各单位统一编号、统一管理；
3.3.1发文部门名称用3号仿宋字；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
如“兴茂”为公司代字，“办”为公司总裁办代字，“行”为公司行政部代字，“人”为公司人力资源部代字，“计财”为公司计划财务部代字。
如行政部2011年第1号以公司名义发文文件编号为：
“兴茂行〔2011〕1号”，
公文编号要按要求统一，并以流水号进行编排，各部门、下属各单位要认真登记，确保文件规范和严谨；
3.3.2下属单位编号可咨询公司确定，下属单位称公司为总公司；
3.3.3公文标题应准确简要概括公文的主要内容，一般应表明发文单位，并准确标明公文种类。
标题中除引用文件名称加书名号外，一般不用标点符号；
3.3.4所有公文均应标注主题词。
公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前标明附件数量、顺序和名称；
3.3.5公文除会议纪要和下发的简报外应加盖公章，成文时间以领导人签发的时间为准。
不需加盖印章的文件由授权责任人直接签发；
3.4公文文字从左至右横写、横排。
标题用仿宋GB2312小二号黑体字，正文用仿宋GB2312四号。
公文用纸一律采用国际标准A4型，左侧装订。
3.5当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。
公司内发文件尽量减少白边，以节约纸张。
4、行文规则
4.1行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级请示和报告；
4.2各级单位部门依据职权可以互相行文和向下一级单位的相关业务部门行文；
4.3各单位一般不得越级请示。
因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越级的上级；
4.4“报告”中不得夹带请示事项。
“请示”一般一文一事；一般只写一个主送上级，如确须同时送其他上级，应用抄送形式；
4.5发文内容与其他业务部门有关者，呈批前，主办部门要与相关部门主动协商、会签。
未协商一致时，不得各自向下行文；
4.6各级行政管理部门接到需编号的发文定稿时，应认真检查文稿签发手续是否完备，主、附件是否齐全，发往单位、印发份数等是否准确，符合要求时再予以登记、编号、盖章；
4.7公文用印应端正清晰，印章应盖在正文下方右侧，印章下方边缘压住成文日期；
4.8行文部门应控制和减少行文数量，以提高行政运行效率。
5、附则
5.1本办法适用于公司及下属单位；
5.2本办法由公司行政部负责解释；
5.3本办法自颁发之日起执行，公司过去制定的公文处理规定即行废止。
附：
各类公文格式
二Ｏ一一年九月二十九日
格式样本之一：
适用于公司人员任免决定等重大事项。
（决议）
四川兴茂（集团）有限公司文件
兴茂办〔2011〕*号
关于***任职的决定
集团各部门、各子公司：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊。
四川兴茂（集团）有限公司
二Ｏ一一年＊月＊日
主题词：
**决定
呈报：
总裁、副总裁、总监
抄送：
拟稿：
审核：
共印**份
格式样本之二：
适用总公司任务指标下达、重要通知、通报重要事项、回复请示等。
（通知、通报、批复）
四川兴茂（集团）有限公司文件
兴茂办〔2011〕*号
关于***的通知
集团各部门、各子公司：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊。
特此通知!
四川兴茂（集团）有限公司
二Ｏ一一年＊月＊日
主题词：
**通知
呈报：
总裁、副总裁、总监
抄送：
拟稿：
审核：
共印**份
格式样本之三：
适用于公司记载、传达会议情况和议定事项。
四川兴茂（集团）有限公司会议纪要
（第＊期）
**（行政）部 二○一一年＊月＊日签发：
***
2011年＊月＊日行政工作例会会议纪要
会议地点：
**********
会议主题：
******
会议主持：
***
会议记录：
***
参加人员：
*************************
请假人员：
会议内容:
一、***********************
二、***********************
主题词：
行政 例会 纪要
呈报：
总裁、副总裁、总监
抄送：
拟稿：
审核：
共印**份
格式样本之四：
适用各下属公司向上级汇报工作、反映情况，答复询问，请求指示、批准事项，不相隶属单位之间相互商洽工作。
（报告、请示、函）
四川＊＊＊＊＊有限公司文件
***报〔2011〕*号
关于*****的报告
总公司：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊。
特此报告。
附：
1、＊＊＊＊＊＊＊＊
2、＊＊＊＊＊＊＊＊
四川****有限公司
二Ｏ一一年＊月＊日
主题词：
**报告
呈报：
总裁、副总裁、总监
抄送：
拟稿：
审核：
共印**份
报批件
呈报
呈文部门
编号
呈文事项
报批要点
附件
提报部门
意见
分管领导
审核意见
授权责任人
审核意见
集团总裁
审批意见
填报人：
年月日
注：
1、此格式适用于公司各部门需上级领导审批事项的提报；
2、根据提报事项的性质和审批程序权限，提报部门可对“报批件”中审批栏目进行增加或调整。
用章审批单
用印时间
用印部门
经办人
文件名称
用印用途
用印类别
□集团公章□下属公司公章□合同专用章
部门负责人
分管领导
审核
总裁
批准
文件归档
□是□不是
备注：
一般的常规类文件盖章由分管领导审核即可用印，涉及人事、财务等重要文件或各类合同的盖章须由总裁批准方可用印。
外来文件处理单
呈报领导
责任部门/经办人
来文日期
来文单位
文件名称
处理建议
附件
分管领导
意见
授权责任人
批示意见
集团总裁
意见
执行情况
注：
可根据文件报批权限更改表格内最终审批人；
此表适用于需要回复的外来文件、传真、快递等的处理。
发文审批单
文件名称
发文字号
主题词
密级程度
□绝密□机密□秘密
紧急程度
□紧急□加急□普通
附件名称
拟文部门
拟办人
拟文日期
发文方式
□纸质发文，请注明需发文部门/人员及发文份数：
□OA发文，请注明需发文部门/人员：
提报部门
意见
分管领导
意见
总监意见：
分管副总裁意见：
分管行政副总裁意见
总裁批示
注：
1、发文内容由拟办人按公文要求拟定；
2、发文由行政部统一发布（发文拟办人须将电子稿交行政部）。
工作联系单
经办部门
经办部门负责人
回复部门
收件人
联系事项
需要协助
解决的问题
附件
回复意见
回复部门负责人签字：
领导批示
执行情况
注：
1、此件用于公司各部门间工作协调联系，一般事项不需向各自分管领导请示；
2、协助解决事项耗时长，工作量大（一人一天不能完成），部门间先作沟通再向各自分管领导请示。
明电传真单
传真标题
共页（含此页）
收件单位
发件单位
收件人
发件人
收件部门
发件部门
传真号码
传真号码
联系电话
联系电话
处理意见
紧急请审阅请批注请答复请传阅
收件人签字
年月日时分
地址：
联系电话：
028—
传真：
028—邮政编码：
6100
重要文件传阅单
文件名称
分数
秘级
总裁批注传阅
文件传阅人
传阅人姓名
签字：
年月日
传阅人姓名
签字：
年月日
传阅人姓名
签字：
年月日
传阅人姓名
签字：
年月日
传阅人姓名
签字：
年月日
填报人：
年月日
档案借阅审批单
借阅部门
借阅时间
文件名称
原件/复印件
份数
归还时间
借阅事由
借阅人签字
借阅部门
负责人签字
档案管理
负责人签字
分管领导
批示
集团总裁
批示
备 注
注：
临时借阅当天必须归还档案室。
借用（借出办公区域）3天须归还档案室，到期续借须再履行签批手续。
文件发放领用登记表
文件编号
文件版本
发布日期
批准人
批准时间
文件标题
编制部门
共印份，领用份
分发号
使用人签字
领用日期
分发号
使用人签字
领用日期
分发号
使用人签字
领用日期
清退情况
清退份数
留存份数
尚缺份数
备注：
文件签收表
序号
日期
文件名称
文件编号
页/份
文件版本
签收人及日期
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
外来文件/传真/函件登记表
序号
来文时间
来文单位
发文号
文件名称
份/页
签收人
备注
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
年月日时分
内发文登记表
序号
发文时间
发文单位/部门
发文号
文件名称
份/页
起草部门/责任人
签发人
备注
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
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