第三章物资部制度.docx

第三章物资部制度.docx

《第三章物资部制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第三章物资部制度.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第三章物资部制度

第三章物资部制度

第一节部门职能及岗位职责

采购部负责公司产品、包装、印刷制作以及办公用品的采买及按时完成货物订单等各项工作。

主要工作内容如下：

一、采购部部门职能

1、负责每月、每年采购计划的编制与执行。

2、汇总各部门的月度采购申请（审核后），制订采购计划，上报审批，并实施采购；

3、负责审核一般商品采购申请，搜寻尽可能多的采购渠道，降低采购成本，提高采购质量；

4、及时反馈采购进度及困难，避免影响货期；

5、与申购部门核实所购物资的规格、型号、数量、交货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货；

6、根据采购物料的品种、数量、金额、技术特性以及供应商资源状况，确定采购方案与采购方式。

7、负责采购时进行比价、议价、估价、洽谈价格并对供方的价格、付款方式、品质、交货期、交货量等作出审核；

8、根据采购计划进行有关物资的采购，确保采购的物品满足生产和客户的需要，保质保量；

9、负责因物流运输导致的损坏产品与厂家退换货的联系及处理；

10、负责采购费用的统一申请与报支，留存采购档案；

11、及时完成公司与部门、部门与部门之间下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求；

12、严格执行公司各项财务制度及采购流程，账账核对、账目清晰、账单一致；

13、负责核实数量、规格、种类，保证货单一致，办理货物入库、分类整理；

二、采购部门制定供应商的职责

1、负责供应商的开发，积极开展供应商市场调研与信息的收集，掌握广泛的供应信息与渠道。

2、供应商的选择遵循“同等条件看质量，同等质量看价格，同等价格看信誉，同等信誉看远近”的原则进行。

3、负责招标采购的组织管理工作。

4、负责与供应商谈判，拟订采购合同、订单，办理报批手续。

5、负责供应商关系的协调工作，处理货物质量问题，落实退货工作，落实供应商提供的各种售后服务。

6、查证进库物料的数量与品质。

7、货物的交期跟踪，跟踪货物验收入库状况。

8、根据合同、订单、帐期、合格入库状况，与供方对帐，办理货款支付申请。

9、负责建立完整规范的供方信息档案，建立供方考核与评价体系，定期对供方进行考察和综合评价，不断优化供方资源，提高采购质量，合理降低采购成本；

10、培育重点供应商，与重点供应商建立战略合作伙伴关系；

11、按合同办理供方交货逾期的处罚工作；

12、负责预防和处理损坏的产品；

13、建立供应商往来明细账，做到账目准确无误；

三、采购部门与公司内部职责

1、负责本部门所承担各项工作的改进完善和创新工作。

2、对公司各项管理工作提供合理化的建议。

3、根据公司的绩效管理制度，考核本部门人员工作业绩，并协助其制定绩效改进计划；

4、负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理；及部门人员的培训和素质提升工作。

5、承办公司领导交办的其它工作，协助配合其它部门的相关工作。

6、产品堆放整齐，标识、标签齐全，不同品种、规格区分码放。

产品建立ppt形式进行网站上传。

7、负责编制周、月、季度报表，详细汇报采购采买、印刷及产品销量等状况。

8、每天按时完成日报表，并且跟进创新与落实工作；

9、负责监督公司其他部门的职责和行为规范；

10、负责协调各部门所需的工作要求；

11、负责公司内全部商品价格核定。

12、配合其他部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；

13、负责商务部日常产品查询及报价；

14、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。

四、采购主管

（一）岗位职责

1、负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批；

2、负责编制、建立并不断调整改善采购制度和流程；

3、负责及时提供有效市场信息；

4、负责管理和监督采购部门的工作；

5、负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系；

6、负责规划和配置组织采购部门的人员需求；

7、负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展；

8、负责监控采购人员的作业进度；

9、负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力；

10、负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范；

11、负责审核订购单与采购合约，检查采购作业发包、验收和付款流程；

12、负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况；

13、负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件；

14、负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程；

15、负责建立并维护紧急需求物料的采购渠道。

（二）工作内容

1、设计采购制度、流程、表单等；

2、编制采购计划与预算；

3、管理供应商，与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商；

4、审查请购单；

5、进行采购，包括询价、比价、议价和订购；

6、监督与协调控制交货；

7、处理物料退货与索赔；

8、开发物料来源，调查价格；

9、编制采购部门的周报表和月报表；

10、采购事物的传达；

11、付款审查。

五、采购员

（一）岗位职责

1、负责一般性物料的采购；

2、负责查访厂商的供应情况；

3、负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；

4、负责核查供应商提供的物料质量；

5、负责确认交货日期；

6、负责处理一般索赔案件；

7、负责退货；

8、负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息以及供应商信息；

9、负责登记订购单与合约；

10、负责记录和监督交货；

11、负责安排与接待来访客人；

12、负责申请与报支采购费用；

13、负责电脑作业与档案管理；

（二）工作内容

1、下达订购单；

2、物料交期的控制；

3、材料市场行情的调查；

4、查证进料的品质和数量；

5、进料品质和数量异常的处理；

6、与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调；

7、询价、比价、议价及订购作业；

8、交期的进度控制；

9、主要原材料的估价；

10、供应商原材料样板的品质初步确认；

11、材料样板的初期制作与更改；

12、替代材料的搜寻；

13、与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调；

14、收集、整理与统计各种采购单据与报表；

15、采购品质记录的保管与维护；

16、整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等；

17、协助采购主管完成价格谈判等工作；

18、管理日常采购文件，记录采购进度；

19、付款整理。

六、仓储部部门职能

仓储部是公司物资存储的核心部门，也是公司重要财产的保障部门，特制定部门职责、个人职责，严格把控仓库的安全管理工作正常运行。

1、负责制定、执行和改进仓储管理制度及其作业流程，并监督确保其有效实施。

2、负责研究与分析仓库空间、设备、人力与产品销售形态等因素，拟定完善的物资管理制度及作业流程。

3、负责对进库物品外观质量进行检查并实施入库验收。

4、负责对在库物品进行养护和管理工作。

5、负责对出库物品进行验发等相关工作。

6、负责协助对不合格物品进行处理申报，以及按照相关程序要求对老旧产品进行处理。

7、负责对库房内各类积压产品、呆滞物品向上级部门上报原因和提出处理意见。

8、负责各类物品及包装的回收、清洁、处理等工作。

9、负责公司的物资贮存管理工作，对库房进行实施全面管理，加强对入库、贮存、发货的质量控制，保证帐、卡、物一致。

10、负责确保仓库存储设施符合要求，做好库内温湿度、通风等工作，并做记录。

11、负责公司库存软件系统管理工作。

12、负责协助财务部对仓库的管理工作，参与财务部定期组织的盘点对账工作，以及组织部门人员定期进行盘点核对工作。

13、负责每月底向采购部、财务部、销售部提供产品库存情况的相关报表。

14、负责仓库物资及仓库的安全防火、防盗工作，杜绝安全隐患；

15、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。

七、仓库主管

（一）岗位职责

1、职位概要

全面负责仓库工作，保证按质量按时供应公司运营所需物资，合理储备减少浪费，加速资金的周转。

2、职权

建议仓库岗位的设置，合理调配现有人力资源；

对于下属员工违反公司规章制度有权作出处理；

有权处理仓管员、仓库记账员职权范围内的各项事务。

3、责任

对仓管员业务技能的培训负责；

对仓库库存物资的安全性和完整性负责；

对仓库库存数据的准确性、及时性负责；

④对仓库人员工作失误造成的损失负责。

（二）工作内容

1、负责仓库整体日常工作的安排、监督，督促仓库记账员登记各类台帐，做到准确无误，以便统计和核查；

2、审订、优化、完善仓库的工作操作流程和管理制度，如实反映工作情况和工作中遇到的问题，积极提出合理化建议；

3、负责仓库各类物料的入库登记审查复核工作，全面掌握产品库存情况，建立到货监控报表，确保如期供给；

4、负责对各类常用消耗物料储备限额的控制和申购；

5、负责对库房内各类积压产品、呆滞物品向上级部门上报原因和提出处理意见；

6、负责知道各类仓储物资的安全堆放及保管防护，使各类产品在安全的情况下分区定值摆放；

7、加强对物资的出入库管理，督促和配合仓库管理人员定期对仓库产品盘点清查，上报盘点报表，做到帐、卡、物三者一致，发现帐、物不符时，找出原因予以调账或上报上级领导处理；

8、负责下属员工的业务技能培训及月考勤；

9、做好仓库安全（防火、防盗、防潮、防鼠等）工作，定期对门窗、电线电路进行安全检查，下班离库时巡查库内所有电源是否切断；

10、协调仓库与各部门间的工作关系，完成上级部门交办的各项临时性工作。

八、仓管员

（一）岗位职责

1、职位概要

完成仓库产品进、出、退、调工作，做好库存物品日常防护，减少损失，降低产品成本。

2、职权

对于与到货通知不相符的物资，有权拒绝收货；

对于无申领手续或手续欠妥的申领单，有权拒绝发放物资；

对特殊的物资在保证安全的情况下有权采取特殊的方法存放；

④对急件外的货物，数量应方便清点核对，否则有权拒收。

3、责任

对盘点结果的准确性负责；

对因保管不善造成物资丢失、损坏负责；

对违规发货或错误发货造成物资丢失、损坏负责。

（二）工作内容

1、服从仓库主管的领导，遵守各项规章制度，负责仓库日常管理工作；

2、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象并在“安全登记表”上详细记录，发现情况及时向仓库主管汇报，下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好，电源是否切断，暖气是否有漏水现象；

3、对进库物资严格认真验收并做好各种验收数据记录，收货无误后办理入库手续，并找相关负责人签字保存好单据；

4、入库后的物资，按指定位置整齐堆放，发现倾斜要立即纠正，不准在物料上行走、坐卧，也不准在仓库的通道上坐、卧；

5、负责对仓库内各类物品状态明确标识和隔离，库存期间防护工作做到“十不”（不锈、不冻、不潮、不腐、不霉、不变、不坏、不漏、不混、不爆）。

6、产品出库时，遵循“先进先出”的原则，严格审核领用手续是否齐全，核对申领单是否正确完整，单据字迹清楚无涂改，严禁私自借用仓库物品，对领用尚未检验入库的物品均须有相关责任人签字或印鉴；

7、产品收发完毕后，立即更新与之相对应的货卡，做到卡、物二者一致；当天收到并处理完毕的收、发货凭证必须在下班前半小时内交记账员完成账务工作（没有记账员的库房由仓管员登记入账）。

8、做好月底仓库盘点工作并上报公司，及时处理盈（亏）事故，做到实物货卡相符；

严禁库房内外有烟火等的存在，每天做好安全检查工作；

9、每周做一次库内大扫除，检查库房内外是否存在水、电、火的安全隐患，搞好库房的安检工作并进行月汇报；

10、定期检查库房内安全设施，熟悉各种消防器材的性能和使用方法；

11、负责公司内所有的货物收发，包括物流、快递；

12、严禁非仓库职员外任何职员或客户进入库房区域。

九、仓库记账员

（一）岗位职责

1、职位概要

负责仓库各类物料的出入库登记及库存盘点工作，及时提供各类数据信息；

2、职权

按物资清单核对申领单，有权制止单据不相符的发货；

监督仓管员按“先进先出”的原则发货，有向仓库主管或上级部门反映的权利；

对物资实存量与货卡账面数有疑问时，有权要求仓管员进行实物盘点。

3、责任

对各类报表、台账数据的真实性、准确性和及时性负责；

对延误上报仓库产品进出信息造成的损失负责；

对定期盘点的数据结果负责。

工作内容

1、服从仓库主管的领导，遵守财务制度，负责仓库日常账务管理工作，按时上报各类报表；

2、每日登记物资收发明细台账，及时掌握和反映库存情况，随时向仓库主管提供仓库信息，并协助制定合理库存；

3、采购物资到货后，自收到仓库员提交的到货通知起1小时内登记输入电脑入账；

4、每日物资出库的申领单务必于当天离岗下班前登记并输入电脑入账；

5、严格执行进出入库、退货等工作流程及规定；

6、及时办理各类退货（退库）账务；

7、定期或不定期对库存产品进行实物抽查盘点，核实仓管员上报的仓库库存数据，做到帐物相符；

8、每15天与仓管员进行一次“帐、卡”对账工作，做账“帐、卡、物”三者一致；

9、每月1日上报上月本岗位范围内各库库存报表；

10、所有的单据、账本应妥为保管，不得丢失或擅自销毁。

第二节物资管理制度

为进一步规范公司物资部的管理，特制定物资管理制度，具体分为：

物资采购制度和库房管理制度。

Ø物资采购制度

一、总则

本制度适用于企业内部各项采购活动。

二、采购原则

1、采购构成及规定

①采购物资质量、数量、交货期限等问题的解决，需由采购人员和申购部门职员共同与供应商商定。

②采购任务由指定专人负责，任何部门和职员，不得以任何理由和借口，在采购人员不知情的情况下私自采购，否则不予报销。

2、询价程序

在权衡物品质量、价格、售后服务等因素的基础上，采购人员需对三家以上供货单位进行询价，通过综合评估后，与意向供应商进一步议定最终价格。

3、一致性原则

采购人员定购的物资必须与申购单所列要求规格、型号、数量相一致。

在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申购部门更改申购单作参考。

4、最低价搜寻原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

5、计划性采购

针对常规类物品，如办公用品、清洁用品等，采购人员可搜寻适当供应商，在物优价廉的基础上每月采购一次，公司购买此类产品时到指定场所购买，其价格可与供应商协商，如有需要可签订长期合作意向，寻求最优方案。

部门在办公过程中如需添加计划外物品，需提前三天填写《物品申购单》，报备综合部，采购人员根据手上已有采购任务，合理调整采购时间，统一采购，减少车辆、人员双重浪费。

对于急需物品，申购部门须经公司领导签批后，与采购人员协调及时购买。

6、廉洁制度

所有采购人员必须做到：

①热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

②加强学习，提高认识，增强法律观念。

③廉洁自律，不收礼，不接受吃请，不向供应商伸手。

④严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

⑤工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

⑥认真学习，广泛掌握市场信息。

三、采购程序

1、各部门需认真填写《物品申购单》，明确所需物品名称、数量、型号、规格、要求等，于每月3日前报综合部审核报公司签批，于每月5日前递交物资部落实采购。

2、采购人员接到签批后的《物品申购单》需与申购部门询问需求，明确要求及标准后实施购买。

3、经过与三家以上供应单位询价后，最终确定供应单位。

4、采购人员须填写《借款单》，标明借款事由及金额，其金额是以供应单位所提出报价为基础，经公司领导签批后，借款到商定供应单位采购所申请物品。

5、物品采购完毕后，进入物品入库流程。

6、采购人员填写《费用报销单》，标明报销金额，粘贴好采购物品单据后到财务进行报销，走财务报销流程，做到实报实销。

四、审计监督

财务部将对采购过程进行财务监督和审计。

财务部门主要负责物品价格的核查及财务支付的事前事后审计。

采购人员要自觉接受财务部门对采购活动的监督和质询。

对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，财务部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，经调查情节严重者，将追究法律责任。

Ø库房管理制度

一、概念及任务

1、概念：

库房是公司物资供应体系的一个重要组成部分，是公司各种物资存储的环节，同时担负着物资管理的多项业务职能。

2、主要任务：

保管好库存物资，做到数量准确、质量完好、确保安全、收发迅速、面向客户、服务周到、降低费用、加速资金周转。

二、库房管理要求

1、库房要加强经济责任制，进行科学分工，形成物资分口管理的保证体系；业务上要实行工作质量标准化、流程化，运用先进库房管理办法，不断提高库房管理水平。

2、库房保管员对库存、代保管、待验货物等富有经济责任和法律责任。

具体要求如下：

①要做到人各有责、物各有主、事事有人管。

②库房负责人应积极配合财务部做好每月物资盘点工作，发现损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等情况应及时上报公司，分析原因、查明责任，按规定办理报批手续。

③未经批准一律不准擅自处理。

保管员不得采取“盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。

三、库房物资入库

1、库房要严格保卫制度，禁止非库房人员擅自入库。

库房严禁烟火和明火，库房保管员要懂得使用消防器材，掌握必要的防火知识。

2、物资入库，应先入待检区，经保管员检查物资名称、数量等合格后办理物资交接手续，检验不合格，不准进入货位，同时通知相关人员协调处理。

3、货物单据到而货物未到，或者货已到而没票据，均应向经办人反映并及时处理。

4、不合格品，应隔堆放，严禁入库。

如发现以次充好入库，保管员应负失职的责任。

5、货物验收合格，保管员凭发票所开据的名称、规格、型号、数量验收就位。

入库单各栏应填写清楚，并交财务记账。

四、库房物资存储 

1、物资的存储管理，原则上以物资的属性、特点和用途规划设置存储区域；凡是吞吐量大的落地堆放，周转小的用货架存放；落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号。

2、物资堆放的原则是：

堆垛合理、安全、可靠，根据货物特点，做到过目见数，检点方便，成行成列，垒放整齐。

3、保管物资要根据自然属性，考虑存储的场所和保管常识加以处理，加强保管制度，务必使公司财产不发生责任损失。

同类物资堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有余地。

五、库房出库管理

1、保管物资，未经主管同意，一律不准擅自借出；总成物资一律不准折件零发，特殊情况应经主管批准。

2、按“推陈出新、先进先出、按规定供应”的原则出库。

出库坚持“一盘底、二核对、三发货、四减数”的原则。

对贪图方便，违反出库原则造成物资失效、变质以及差错等损失，保管员要负经济责任并参与绩效考核。

3、领货单要填明货物名称、规格、领货数量、型号、货物名称用途、核算员和领货人员签字。

规定审批的货物应有审批人签字。

领货人未办理相关手续，库房严禁货物出库。

4、发货时保管员必须与领货人在库房指定位置办理手续，当面点交清楚，防止差错出门。

 所有发货凭证，保管员应妥善保管，不得丢失。

5、记账要字迹清晰，日清月结不积压，托收、月报要及时，做到系统、笔录、物资、资金“四一致”。

每月对库房进行一次货物盘点及检查 。

六、库房其他管理

保管员调动工作，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明情况，双方签字，物资主管签字，双方各执一份，部门存档一份，事后因移交的物资发生纠葛，仍由原移交人负责全部责任。

对失职造成的亏损，除照价赔偿外给予绩效处分。

七、实施

本制度由综合负责解释，自下发之日起执行。

第3节产品查找及报价制度

一、目的及范围

为加强物资管理，规范公司产品的查找和报价，维护公司利益，特制订本制度。

2、具体内容

本制度内容包括：

产品查找和产品报价两个部分

产品查找：

1、除有特殊要求以外，现有产品查找请自行到荣朝网站查询；

2、遇有特殊要求或批量定制的，须进行《意项订单表》的填写，并上报公司进行审批签字确认后交予采购进行产品查找；

3、遇客户需求紧急，跟单人不能及时办理有关手续时，应向公司电话汇报，再由公司通知采购进行产品查找，待该职员归来后进行补办签批手续，补签手续一般不超过一个工作日；

4、采购接到意向订单任务时，查找产品时间不得超过三个工作日。

产品报价：

1、现有产品报价须自行到荣朝网站查询；

2、贵金属的报价，一律通过采购按时价进行报价；

3、遇有特殊要求、批量定制订单时，职员须填写《意项订单表》，并上报公司进行审批签字确认后交予采购，采购专员见单后进行产品核价，核价完毕后，交由上级领导审批，审批合格后给予报价；

4、遇客户需求紧急，跟单人不能及时归来时，应向部门领导汇报，经公司确认后通知采购先进行产品核价、报价。

待跟单人归来后补办签批手续，补签时间不得超过一个工作日；

5、采购报价时间不得超过三个工作日。

注：

1、未经公司签批，采购一律不予接单。

2、遇有产品查找或产品报价应严格按照以上规定执行。

3、采购价格，数量及供货商等信息须严格保密，未按规定执行者扣除月绩效5-10分执行。

货物接运流程图：