第三章物资部制度.docx

1、第三章物资部制度第三章 物资部制度第一节 部门职能及岗位职责采购部负责公司产品、包装、印刷制作以及办公用品的采买及按时完成货物订单等各项工作。主要工作内容如下：一、采购部部门职能1、负责每月、每年采购计划的编制与执行。2、汇总各部门的月度采购申请（审核后），制订采购计划，上报审批，并实施采购；3、负责审核一般商品采购申请，搜寻尽可能多的采购渠道，降低采购成本，提高采购质量；4、及时反馈采购进度及困难，避免影响货期；5、与申购部门核实所购物资的规格、型号、数量、交货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货；6、根据采购物料的品种、数量、金额、技术特性以及供应商资源状况，确定采购方案与采购

2、方式。7、负责采购时进行比价、议价、估价、洽谈价格并对供方的价格、付款方式、品质、交货期、交货量等作出审核；8、根据采购计划进行有关物资的采购，确保采购的物品满足生产和客户的需要，保质保量；9、负责因物流运输导致的损坏产品与厂家退换货的联系及处理；10、负责采购费用的统一申请与报支，留存采购档案；11、及时完成公司与部门、部门与部门之间下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求； 12、严格执行公司各项财务制度及采购流程，账账核对、账目清晰、账单一致； 13、负责核实数量、规格、种类，保证货单一致，办理货物入库、分类整理；二、采购部门制定供应商的职责1、负责供应商的开发，积极开展供应商市场调

3、研与信息的收集，掌握广泛的供应信息与渠道。2、供应商的选择遵循“同等条件看质量，同等质量看价格，同等价格看信誉，同等信誉看远近”的原则进行。3、负责招标采购的组织管理工作。4、负责与供应商谈判，拟订采购合同、订单，办理报批手续。5、负责供应商关系的协调工作，处理货物质量问题，落实退货工作，落实供应商提供的各种售后服务。6、查证进库物料的数量与品质。7、货物的交期跟踪，跟踪货物验收入库状况。8、根据合同、订单、帐期、合格入库状况，与供方对帐，办理货款支付申请。9、负责建立完整规范的供方信息档案，建立供方考核与评价体系，定期对供方进行考察和综合评价，不断优化供方资源，提高采购质量，合理降低采购成本

4、；10、培育重点供应商，与重点供应商建立战略合作伙伴关系；11、按合同办理供方交货逾期的处罚工作；12、负责预防和处理损坏的产品；13、建立供应商往来明细账，做到账目准确无误；三、采购部门与公司内部职责1、负责本部门所承担各项工作的改进完善和创新工作。2、对公司各项管理工作提供合理化的建议。3、根据公司的绩效管理制度，考核本部门人员工作业绩，并协助其制定绩效改进计划；4、负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理； 及部门人员的培训和素质提升工作。5、承办公司领导交办的其它工作，协助配合其它部门的相关工作。6、产品堆放整齐，标识、标签齐全，不同品种、规格区分码放。产品建立ppt形式进行网站上

5、传。7、负责编制周、月、季度报表，详细汇报采购采买、印刷及产品销量等状况。8、每天按时完成日报表，并且跟进创新与落实工作；9、负责监督公司其他部门的职责和行为规范；10、负责协调各部门所需的工作要求；11、负责公司内全部商品价格核定。12、配合其他部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；13、负责商务部日常产品查询及报价；14、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。四、采购主管（一）岗位职责1、负责拟定采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批；2、负责编制、建立并不断调整改善采购制度和流程；3、负责及时提供有效市场信息；4、负责管理和监督采购部门的工作；5、负责主持与参与采购部门的会

6、议，协调沟通本部门的各种关系；6、负责规划和配置组织采购部门的人员需求；7、负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展；8、负责监控采购人员的作业进度；9、负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力；10、负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范；11、负责审核订购单与采购合约，检查采购作业发包、验收和付款流程；12、负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况；13、负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件；14、负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程；15、负责建立并维护紧急需求物料的采购渠道。（二）工作内容1、

7、设计采购制度、流程、表单等；2、编制采购计划与预算；3、管理供应商，与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商；4、审查请购单；5、进行采购，包括询价、比价、议价和订购；6、监督与协调控制交货；7、处理物料退货与索赔；8、开发物料来源，调查价格；9、编制采购部门的周报表和月报表；10、采购事物的传达；11、付款审查。五、采购员（一）岗位职责1、负责一般性物料的采购；2、负责查访厂商的供应情况；3、负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；4、负责核查供应商提供的物料质量；5、负责确认交货日期；6、负责处理一般索赔案件；7、负责退货；8、负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息以及供应商信息；

8、9、负责登记订购单与合约；10、负责记录和监督交货；11、负责安排与接待来访客人；12、负责申请与报支采购费用；13、负责电脑作业与档案管理；（二）工作内容1、下达订购单；2、物料交期的控制；3、材料市场行情的调查；4、查证进料的品质和数量；5、进料品质和数量异常的处理；6、与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调；7、询价、比价、议价及订购作业；8、交期的进度控制；9、主要原材料的估价；10、供应商原材料样板的品质初步确认；11、材料样板的初期制作与更改；12、替代材料的搜寻；13、与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调；14、收集、整理与统计各种采购单据与报表；15、采购品质记录的保管与维

9、护；16、整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等；17、协助采购主管完成价格谈判等工作；18、管理日常采购文件，记录采购进度；19、付款整理。六、仓储部部门职能仓储部是公司物资存储的核心部门，也是公司重要财产的保障部门，特制定部门职责、个人职责，严格把控仓库的安全管理工作正常运行。1、负责制定、执行和改进仓储管理制度及其作业流程，并监督确保其有效实施。2、负责研究与分析仓库空间、设备、人力与产品销售形态等因素，拟定完善的物资管理制度及作业流程。3、负责对进库物品外观质量进行检查并实施入库验收。4、负责对在库物品进行养护和管理工作。5、负责对出库物品进行验发等相关工作。6、负责协助对不

10、合格物品进行处理申报，以及按照相关程序要求对老旧产品进行处理。7、负责对库房内各类积压产品、呆滞物品向上级部门上报原因和提出处理意见。8、负责各类物品及包装的回收、清洁、处理等工作。9、负责公司的物资贮存管理工作，对库房进行实施全面管理，加强对入库、贮存、发货的质量控制，保证帐、卡、物一致。10、负责确保仓库存储设施符合要求，做好库内温湿度、通风等工作，并做记录。11、负责公司库存软件系统管理工作。12、负责协助财务部对仓库的管理工作，参与财务部定期组织的盘点对账工作，以及组织部门人员定期进行盘点核对工作。13、负责每月底向采购部、财务部、销售部提供产品库存情况的相关报表。14、负责仓库物资及

11、仓库的安全防火、防盗工作，杜绝安全隐患；15、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。七、仓库主管（一）岗位职责1、职位概要 全面负责仓库工作，保证按质量按时供应公司运营所需物资，合理储备减少浪费，加速资金的周转。2、职权建议仓库岗位的设置，合理调配现有人力资源；对于下属员工违反公司规章制度有权作出处理；有权处理仓管员、仓库记账员职权范围内的各项事务。3、责任对仓管员业务技能的培训负责；对仓库库存物资的安全性和完整性负责；对仓库库存数据的准确性、及时性负责；对仓库人员工作失误造成的损失负责。（二）工作内容1、负责仓库整体日常工作的安排、监督，督促仓库记账员登记各类台帐，做到准确无误，以便统计和核

12、查；2、审订、优化、完善仓库的工作操作流程和管理制度，如实反映工作情况和工作中遇到的问题，积极提出合理化建议；3、负责仓库各类物料的入库登记审查复核工作，全面掌握产品库存情况，建立到货监控报表，确保如期供给；4、负责对各类常用消耗物料储备限额的控制和申购；5、负责对库房内各类积压产品、呆滞物品向上级部门上报原因和提出处理意见；6、负责知道各类仓储物资的安全堆放及保管防护，使各类产品在安全的情况下分区定值摆放；7、加强对物资的出入库管理，督促和配合仓库管理人员定期对仓库产品盘点清查，上报盘点报表，做到帐、卡、物三者一致，发现帐、物不符时，找出原因予以调账或上报上级领导处理；8、负责下属员工的业务

13、技能培训及月考勤；9、做好仓库安全（防火、防盗、防潮、防鼠等）工作，定期对门窗、电线电路进行安全检查，下班离库时巡查库内所有电源是否切断；10、协调仓库与各部门间的工作关系，完成上级部门交办的各项临时性工作。八、仓管员（一）岗位职责1、职位概要 完成仓库产品进、出、退、调工作，做好库存物品日常防护，减少损失，降低产品成本。2、职权对于与到货通知不相符的物资，有权拒绝收货；对于无申领手续或手续欠妥的申领单，有权拒绝发放物资；对特殊的物资在保证安全的情况下有权采取特殊的方法存放；对急件外的货物，数量应方便清点核对，否则有权拒收。3、责任对盘点结果的准确性负责；对因保管不善造成物资丢失、损坏负责；对

14、违规发货或错误发货造成物资丢失、损坏负责。（二）工作内容1、服从仓库主管的领导，遵守各项规章制度，负责仓库日常管理工作；2、按时上下班，到岗后巡视仓库，检查是否有可疑现象并在“安全登记表”上详细记录，发现情况及时向仓库主管汇报，下班时应检查门窗是否锁好，所有开关是否关好，电源是否切断，暖气是否有漏水现象；3、对进库物资严格认真验收并做好各种验收数据记录，收货无误后办理入库手续，并找相关负责人签字保存好单据；4、入库后的物资，按指定位置整齐堆放，发现倾斜要立即纠正，不准在物料上行走、坐卧，也不准在仓库的通道上坐、卧；5、负责对仓库内各类物品状态明确标识和隔离，库存期间防护工作做到“十不”（不锈、

15、不冻、不潮、不腐、不霉、不变、不坏、不漏、不混、不爆）。6、产品出库时，遵循“先进先出”的原则，严格审核领用手续是否齐全，核对申领单是否正确完整，单据字迹清楚无涂改，严禁私自借用仓库物品，对领用尚未检验入库的物品均须有相关责任人签字或印鉴；7、产品收发完毕后，立即更新与之相对应的货卡，做到卡、物二者一致；当天收到并处理完毕的收、发货凭证必须在下班前半小时内交记账员完成账务工作（没有记账员的库房由仓管员登记入账）。8、做好月底仓库盘点工作并上报公司，及时处理盈（亏）事故，做到实物货卡相符；严禁库房内外有烟火等的存在，每天做好安全检查工作；9、每周做一次库内大扫除，检查库房内外是否存在水、电、火的

16、安全隐患，搞好库房的安检工作并进行月汇报；10、定期检查库房内安全设施，熟悉各种消防器材的性能和使用方法；11、负责公司内所有的货物收发，包括物流、快递；12、严禁非仓库职员外任何职员或客户进入库房区域。九、仓库记账员（一）岗位职责1、职位概要 负责仓库各类物料的出入库登记及库存盘点工作，及时提供各类数据信息；2、职权按物资清单核对申领单，有权制止单据不相符的发货；监督仓管员按“先进先出”的原则发货，有向仓库主管或上级部门反映的权利；对物资实存量与货卡账面数有疑问时，有权要求仓管员进行实物盘点。3、责任对各类报表、台账数据的真实性、准确性和及时性负责；对延误上报仓库产品进出信息造成的损失负责；

17、对定期盘点的数据结果负责。工作内容1、服从仓库主管的领导，遵守财务制度，负责仓库日常账务管理工作，按时上报各类报表；2、每日登记物资收发明细台账，及时掌握和反映库存情况，随时向仓库主管提供仓库信息，并协助制定合理库存；3、采购物资到货后，自收到仓库员提交的到货通知起1小时内登记输入电脑入账；4、每日物资出库的申领单务必于当天离岗下班前登记并输入电脑入账；5、严格执行进出入库、退货等工作流程及规定；6、及时办理各类退货（退库）账务；7、定期或不定期对库存产品进行实物抽查盘点，核实仓管员上报的仓库库存数据，做到帐物相符；8、每15天与仓管员进行一次“帐、卡”对账工作，做账“帐、卡、物”三者一致；9

18、、每月1日上报上月本岗位范围内各库库存报表；10、所有的单据、账本应妥为保管，不得丢失或擅自销毁。第二节 物资管理制度 为进一步规范公司物资部的管理，特制定物资管理制度，具体分为：物资采购制度和库房管理制度。 物资采购制度一、总则本制度适用于企业内部各项采购活动。二、采购原则 1、采购构成及规定采购物资质量、数量、交货期限等问题的解决，需由采购人员和申购部门职员共同与供应商商定。采购任务由指定专人负责，任何部门和职员，不得以任何理由和借口，在采购人员不知情的情况下私自采购，否则不予报销。 2、询价程序在权衡物品质量、价格、售后服务等因素的基础上，采购人员需对三家以上供货单位进行询价，通过综合评

19、估后，与意向供应商进一步议定最终价格。 3、一致性原则采购人员定购的物资必须与申购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申购部门更改申购单作参考。 4、最低价搜寻原则采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。 5、计划性采购 针对常规类物品，如办公用品、清洁用品等，采购人员可搜寻适当供应商，在物优价廉的基础上每月采购一次，公司购买此类产品时到指定场所购买，其价格可与供应商协商，如有需要可签订长期合作意向，寻求最优方案。部门在办公过程中如需添加计划外物品，需提前三天填写物品申购

20、单，报备综合部，采购人员根据手上已有采购任务，合理调整采购时间，统一采购，减少车辆、人员双重浪费。对于急需物品，申购部门须经公司领导签批后，与采购人员协调及时购买。 6、廉洁制度所有采购人员必须做到：热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。加强学习，提高认识，增强法律观念。廉洁自律，不收礼，不接受吃请，不向供应商伸手。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。认真学习，广泛掌握市场信息。三、采购程序 1、各部门需认真填写物品申购单，明确所需物品名称、数量、型号、规格、要求等，于每月3日前报综合部审核报公司签批，于每月

21、5日前递交物资部落实采购。 2、采购人员接到签批后的物品申购单需与申购部门询问需求，明确要求及标准后实施购买。 3、经过与三家以上供应单位询价后，最终确定供应单位。 4、采购人员须填写借款单，标明借款事由及金额，其金额是以供应单位所提出报价为基础，经公司领导签批后，借款到商定供应单位采购所申请物品。 5、物品采购完毕后，进入物品入库流程。6、采购人员填写费用报销单，标明报销金额，粘贴好采购物品单据后到财务进行报销，走财务报销流程，做到实报实销。四、审计监督财务部将对采购过程进行财务监督和审计。财务部门主要负责物品价格的核查及财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务部门对采购活动的监督和质

22、询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，财务部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，经调查情节严重者，将追究法律责任。 库房管理制度一、概念及任务1、概念：库房是公司物资供应体系的一个重要组成部分，是公司各种物资存储的环节，同时担负着物资管理的多项业务职能。2、主要任务：保管好库存物资，做到数量准确、质量完好、确保安全、收发迅速、面向客户、服务周到、降低费用、加速资金周转。二、库房管理要求 1、库房要加强经济责任制，进行科学分工，形成物资分口管理的保证体系；业务上要实行工作质量标准化、流程化，运用先进库房管理办法，不断提高库房管理水平。2、库房保管员对库存、代保管、待验

23、货物等富有经济责任和法律责任。具体要求如下：要做到人各有责、物各有主、事事有人管。库房负责人应积极配合财务部做好每月物资盘点工作，发现损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等情况应及时上报公司，分析原因、查明责任，按规定办理报批手续。未经批准一律不准擅自处理。保管员不得采取“盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。三、库房物资入库1、库房要严格保卫制度，禁止非库房人员擅自入库。库房严禁烟火和明火，库房保管员要懂得使用消防器材，掌握必要的防火知识。 2、物资入库，应先入待检区，经保管员检查物资名称、数量等合格后办理物资交接手续，检验不合格，不准进入货位，同时通知相关人员协调处理。 3、货物单据到而货物未到，或者货

24、已到而没票据，均应向经办人反映并及时处理。 4、不合格品，应隔堆放，严禁入库。如发现以次充好入库，保管员应负失职的责任。 5、货物验收合格，保管员凭发票所开据的名称、规格、型号、数量验收就位。入库单各栏应填写清楚，并交财务记账。四、库房物资存储 1、物资的存储管理，原则上以物资的属性、特点和用途规划设置存储区域；凡是吞吐量大的落地堆放，周转小的用货架存放；落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号。 2、物资堆放的原则是：堆垛合理、安全、可靠，根据货物特点，做到过目见数，检点方便，成行成列，垒放整齐。 3、保管物资要根据自然属性，考虑存储的场所和保管常识加以处理，加强保管制度，务

25、必使公司财产不发生责任损失。同类物资堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有余地。五、库房出库管理1、保管物资，未经主管同意，一律不准擅自借出；总成物资一律不准折件零发，特殊情况应经主管批准。2、按“推陈出新、先进先出、按规定供应”的原则出库。出库坚持“一盘底、二核对、三发货、四减数”的原则。对贪图方便，违反出库原则造成物资失效、变质以及差错等损失，保管员要负经济责任并参与绩效考核。 3、领货单要填明货物名称、规格、领货数量、型号、货物名称用途、核算员和领货人员签字。规定审批的货物应有审批人签字。领货人未办理相关手续，库房严禁货物出库。 4、发货时保管员必须与领货人在库房指定位置办理手续，当面点交

26、清楚，防止差错出门。所有发货凭证，保管员应妥善保管，不得丢失。 5、记账要字迹清晰，日清月结不积压，托收、月报要及时，做到系统、笔录、物资、资金“四一致”。每月对库房进行一次货物盘点及检查。六、库房其他管理 保管员调动工作，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明情况，双方签字，物资主管签字，双方各执一份，部门存档一份，事后因移交的物资发生纠葛，仍由原移交人负责全部责任。对失职造成的亏损，除照价赔偿外给予绩效处分。七、实施 本制度由综合负责解释，自下发之日起执行。第3节 产品查找及报价制度一、目的及范围为加强物资管理，规范公司产品的查找和报价，维护公司利益，特制订本

27、制度。2、具体内容 本制度内容包括：产品查找和产品报价两个部分 产品查找： 1、除有特殊要求以外，现有产品查找请自行到荣朝网站查询； 2、遇有特殊要求或批量定制的，须进行意项订单表的填写，并上报公司进行审批签字确认后交予采购进行产品查找； 3、遇客户需求紧急，跟单人不能及时办理有关手续时，应向公司电话汇报，再由公司通知采购进行产品查找，待该职员归来后进行补办签批手续，补签手续一般不超过一个工作日； 4、采购接到意向订单任务时，查找产品时间不得超过三个工作日。 产品报价： 1、现有产品报价须自行到荣朝网站查询； 2、贵金属的报价，一律通过采购按时价进行报价； 3、遇有特殊要求、批量定制订单时，职员须填写意项订单表，并上报公司进行审批签字确认后交予采购，采购专员见单后进行产品核价，核价完毕后，交由上级领导审批，审批合格后给予报价； 4、遇客户需求紧急，跟单人不能及时归来时，应向部门领导汇报，经公司确认后通知采购先进行产品核价、报价。待跟单人归来后补办签批手续，补签时间不得超过一个工作日； 5、采购报价时间不得超过三个工作日。注：1、未经公司签批，采购一律不予接单。2、遇有产品查找或产品报价应严格按照以上规定执行。3、采购价格，数量及供货商等信息须严格保密，未按规定执行者扣除月绩效5-10分执行。货物接运流程图：