档案工作规范化管理省一级评估申报材料.docx
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档案工作规范化管理省一级评估申报材料
档案工作规范化管理省一级评估
申
报
材
料
二○一二年十一月
目录
1、档案工作规范化管理申报省一级评估的函
2、管理所档案工作规范化管理评估申请表
3、管理所档案工作规范化管理申报省一级自检报告
4、管理所档案工作规范化管理申报省一级自检评分表
5、县档案局评估组成员名单
6、评估程序
7、管理所档案工作规范化管理申报省一级评估结论
8、管理所档案开发利用典型实例
档案工作规范化管理
省一级申报资料之一
县管理所
关于档案规范化管理省一级评估的函
〔2012〕16号签发人：
县管理所
关于档案规范化管理省一级评估的函
单位主要职责是负责水库除险保安及灌区巩固、配套建设等项目的组织实施；负责水库防汛工作及执行水库度汛方案，负责灌区用水的协调及管理；负责已建水利设施的维护及管理；负责水费的使用及管理；负责水库综合开发等工作。
我所自成立以来，各类档案纷繁复杂，为规范档案管理，设立了专门的档案室。
目前，室藏档案丰富，有综合文书类档案、上级的政策法规文件类档案、工程技术灌溉资料档案、水文资料档案、土地房产移民类档案、电站资料档案共476卷，本所的统计和财务报表等财务档案共398卷。
档案资料收藏丰富、全面，管理规范有序，为促进管理所经济和社会各项事业的发展提供了可靠的参考数据。
我们的工作主要表现在三个方面：
一、领导重视，档案工作有位置
一是加强认识。
档案工作是通过管理和提供利用档案史料直接为社会的政治、经济、文化、科研活动服务的工作。
为搞好这项工作，我所领导始终把它放在重要位置，列入议事日程和目标管理考核，保证了档案工作与其他工作同步发展，齐头并进。
在工作上给予大力支持，在经费上给予优先保证。
二是加强领导。
成立了由管理所党政一把手任组长，分管副职领导任副组长，档案员、各股、站、室负责人为成员的档案工作领导小组。
由主管档案工作领导亲自抓，办公室具体抓，并配备了1名熟悉业务、责任心强、政治上可靠的档案员，设立了综合档案室，实行了统一管理。
三是加大投入。
档案设备添置费用到位，累计投入6万余元，档案室配置了专用电脑，购置了档案密集架、除湿机，对档案室进行了亮化、美化，现档案室与原来相比设施比原来齐全，通风条件和采光效果更好。
二、抓业务建设，队伍素质有提高
一是学习培训强。
为提高档案人员的专业知识业务能力，我所坚持每年订阅《档案时空》杂志，以用学习指导业务。
认真学习《档案法》，档案员每年积极参加县档案局举办的培训活动，不断增强档案员依法治档意识和业务素质。
二是上下联动强。
主动邀请县档案局业务员到管理所开展现场指导，坚持在实践中不断学习和探索，努力提高档案员的业务素质和管理水平。
三、严格措施，管理水平有提升
一是抓规范管理。
建立健全了资料管理人员工作职责、档案资料移交制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度等，做到谁出问题，就追究谁的责任，确保档案库房管理到位。
严格把档案工作列入干部职工目标管理范围，严格执行奖罚措施。
为使档案室上等级，我所将档案管理列入目标管理责任制，按规定收集、整理、装订好各种档案资料，按时归档。
二是抓科学管理。
认真收集、整理、鉴定、保管档案，使档案室符合安全保管“九防”、“三专”、“三铁”要求。
认真做到立卷归档经常化、制度化、规范化。
三是抓信息调研。
今年，我所加大了档案信息调研的力度，深入工作实际，收集相关信息，认真进行调研，认真履行档案学会成员的职责，积极探索档案工作的新思路和新方法。
四是抓利用开发。
档案管理的目的是利用档案，档案利用工作是档案产生效益的桥梁和纽带，为充分发挥室藏档案优势，有的放矢开发档案信息。
今年，我所对照省档案局制定的《档案工作规范化管理》标准，认真开展自查，不断完善有关资料和软硬件设施，自查评分为97分，档案工作规范化管理达到了省一级。
为此，特申请市、县档案局对我所档案工作规范化管理按省一级标准进行评估。
二〇一二年九月十三日
主题词：
档案规范化县管理所函县管理所办公室 2012年9月13日印发
档案工作规范化管理
省一级申报资料之二
湖南管理所
档案工作规范化管理评估申报表
县管理所档案工作规范化管理
评估申报表
申请单位
湖南管理所
申报类型与级别
机关档案省一级
分管领导姓名
档案机构负责人
主管领导姓名
联系电话
单位地址
县管理所
邮编
424107
经整理规范，现已达档案工作规范化管理省一级标准，特申请验收评估。
单位
自检
按照《档案工作规范化管理》标准，自评分97分，同意申报。
单位（盖章）
2011年10月20日
评估组意见
评估组组长（签名）
认定意见
认定单位（盖章）
年月日
档案工作规范化管理
省一级申报资料之三
湖南管理所
档案工作规范化管理申报省一级
自检报告
县管理所
档案工作规范化管理申报省一级
自检报告
对照湖南省《档案工作规范化管理》机关档案工作规范化管理评估及评分细则，我所对档案工作进行了全面自检工作，现将自检情况汇报如下：
一、组织管理（20分）（自评分20分）
1、管理体制（10分）（自评分10分）
我所成立了以所长任组长，副职领导任副组长，档案员、各股、站、室主要负责人为成员的档案工作领导小组。
档案室由办公室主管，在办公室岗位职责上明确档案人员岗位责任制。
配备了专职档案员1名，制定了一整套档案管理制度，规定各股、站、室的档案，必须在每年3月底前将上年度的档案收集整理，并做好移交登记，移交到档案室集中统一管理。
2、队伍建设（5分）（自评分5分）
我所组织了各股、站、室相关人员经常学习《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》、《湖南省档案行政处罚裁量权基准》，并举办《保密知识》考试；专门选配了一名档案业务精湛的干部任专职档案管理员，送档案员到县以上档案部门组织的各种档案培训班进行业务培训，今年，组织档案员到省档案局参加档案业务培训。
并到本县省特级档案室学习、“取经”。
同时，我所还经常邀请上级档案部门的档案专家、行家到我所指导档案业务，不断提高档案管理人员的业务素质。
3、履行职责（5分）（自评分5分）
我所每年初会将档案室必要的设施设备、档案规范化管理、档案保管保护和日常工作以及业务经费等列入全年工作计划中，把档案工作作为一项基本制度写入《管理所内部管理制度和岗位绩效目标管理考核》，年终考核时按照制度给予相应的加、扣分处理，与奖金挂钩。
制定了《档案员岗位责任制》、《档案室管理制度》、《档案保密制度》和《档案查借阅制度》、《消防安全制度》等，并做到制度上墙，付诸实施。
行使监督、检查、指导的职能，按时向文件中心报送现行文件资料，向县档案局报送机关档案管理信息和统计报表。
二、保管保护条件（20分）（自评分19分）
4、档案用房（10分）（自评分10分）
我所设立了档案专用库房、阅览室、办公室，做到档案库房、阅览室、工作人员办公室“三分开”，面积30多平方米。
库房内有2列6组铁皮档案柜，能满足20年存放档案的要求，档案摆放整齐，柜上均有标识，各类档案一目了然，规范有序。
5、装具设备（10分）（自评分9分）
投入2万多元配备了计算机、复印机、摄像机、消毒柜、除湿机、温湿度计等。
三、基础业务建设（35分）（自评分34分）
6、归档工作（8分）（自评分8分）
严格按国家《归档文件整理规则》和湖南省档案局《归档文件整理实施细则》以及县档案局制订的《县档案归档文件整理操作规程》整理档案，每年3月前将上年的档案全部收集、整理、归档，对各办部局移交的档案进行分类整理、字迹符合档案保管要求才予以移交，使文件的归档率达100%，确保档案移交完整、准确、及时。
7、整理与编目（5分）（自评分5分）
我所制订了《归档文件分类大纲》、《保管期限表》和《档案工作暂行规定》。
分类时，2002年文档改革前按案卷级管理，2002年文档改革后按保管期限分类整理，各类档案案卷分类科学，装订规范，排列有序。
在目录编制上全部利用计算机打印，编目编号规范、科学，达到了采用计算机管理档案目标。
8、保管与移交（9分）（自评分9分）
对1958年以来的档案已全部收集到档案室集中管理，且档案存放整齐统一，符合要求。
在此基础上，我所设置了《全宗卷》以及库房档案存放示意图，并对档案保护使用了防虫药剂，库房温湿度基本达到国家规定的标准。
根据本区实际情况，我们定期对库房进行安全大检查，杜绝了档案的霉变、虫蛀等现象，发现褪变的档案及时进行了复制，档案保管保护符合“九防”要求。
9、鉴定与统计（3分）（自评分3分）
我所成立了以分管领导为组长的档案鉴定小组，定期对超过保管期限的各类档案资料进行鉴定，并按有关程序进行销毁、登记。
建立了档案管理基本情况统计台账，统计内容全面、数据准确。
每年按时向县档案局报送有关报表。
10、档案数字化（10分）（自评分9分）
所领导把档案工作列入全所工作重要议事日程，保证了档案工作与其他工作同步发展，齐头并进。
室藏档案资料，购置了档案管理专用软件,实现了室藏档案数据化管理。
四、开发利用（25分）（自评分24分）
11、档案查阅（10分）（自评分10分）
我所编制了《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具，使档案利用者能够及时了解所需档案，提高了工作效率。
档案员对库房档案业务熟悉，调卷迅速、准确。
档案室建立了查借阅登记和利用效果登记簿，为下岗职工查阅招工时间、办理退休手续等查阅档案提供了便利，利用者对档案员的服务态度表示非常满意。
12、档案编研（15分）（自评分14分）
我所认真开展了档案编研工作，编有《县管理所档案全宗介绍》、《县管理所组织机构沿革》、基础数据汇编等，档案资料编研成果和社会效益显著。
在编研工作方面，我所还有一些工作需要进一步加强。
以上自检评分为97分，请县档案局评估组评估认定。
湖南管理所
二○一二年九月十五日
档案工作规范化管理
省一级申报资料之四
县管理所
档案工作规范化管理申报省一级
自检评分表
湖南管理所
档案工作规范化管理评估内容及评分细则
项目
标准
分
内容
分值
评分
细则
分值
自评分
评估分
备注
一、
组
织
管
理
20
1、管理体制
10
（1）
3
3
（2）
4
3
（3）
1
1
（4）
2
2
2、队伍建设
5
（1）
2
2
（2）
3
2
3、履行职责
5
（1）
2
2
（2）
2
2
（3）
1
1
二、
保管保护条件
20
4、档案用房
10
（1）
5
4
（2）
3
3
（3）
2
3
5、装具设备
10
（1）
3
3
（2）
4
3
（3）
3
2
扣1分，缺防磁柜、消毒柜
三、
基
础
业
务
建
设
35
6、归档工作
8
（1）
3
3
（2）
3
3
（3）
2
2
7、整理与编目
5
（1）
3
3
（2）
2
2
8、保管与移交
9
（1）
2
2
（2）
1
1
（3）
1
1
（4）
2
2
（5）
3
3
9、鉴定与统计
3
（1）
1
1
（2）
2
2
10、档案数字化
10
（1）
2
2
扣1分，数据库欠丰富
（2）
2
1
（3）
2
2
（4）
4
4
四、
开
发
利
用
25
11、档案查阅
10
（1）
3
3
（2）
2
2
（3）
2
2
（4）
3
3
12、档案编研
15
（1）
6
5
扣1分，陈列室不全
（2）
5
5
（3）
4
3
合计
100
100
97
档案工作规范化管理
省一级申报资料之五
县管理所
档案工作规范化管理申报省一级评估结论
评估组成员名单
姓名
职务
评估员资格
签名
县管理所
档案工作规范化管理省一级评估程序
一、县档案局副局长同志介绍评估组成员。
二、管理所所长同志讲话。
三、管理所副科纪检员同志汇报档案工作情况。
四、评估。
五、县档案局副主任科员同志宣讲评分情况。
六、县档案局副局长同志宣读评估结论。
县管理所
档案工作规范化管理省一级评估结论
根据《湖南管理所关于档案规范化管理省一级评估函》（汝经开发[2012]号）及湖南省《档案工作规范化管理》（湘档发[2005]14号）文件精神，县档案局评估组于2012年11月21日，对湖南管理所管理所档案工作规范化管理省一级进行了全面评估，其具体情况如下：
一、评估情况
（一）领导重视，加大投入，切实抓好了档案工作规范化建设。
管理所领导十分重视档案工作，把档案工作作为本所经济、科技文化事业来抓，档案工作列入了年度工作计划和目标管理，为档案工作所需的人、财、物提供了有力保障，具体表现在“六有”：
1、有班子。
成立了以所长为组长，副职领导为副组长，档案员、各股、站、室负责人为成员的档案工作领导小组。
有一支素质高、业务能力较强，知识结构比较合理的队伍。
同志分管档案工作，档案室配有专职档案员1名，具有专科文化程度，已从事档案工作多年；档案员综合技能较高，参加了县档案部门各种业务培训，并能熟练掌握计算机操作技术，能胜任本职工作。
2、有房子。
档案室建筑面积30多平方米，做到了库房、查阅、办公室三分开，档案库房“九防”措施完备，有防盗门、防盗网、防虫药剂、防光窗帘等。
档案库房楼层选择比较合理（不是顶层）。
档案用房完全符合档案工作要求。
3、有柜子。
档案库房有铁制密集柜3列6组，能存放20年的档案的数量。
4、有机子。
投入2万多元配备了计算机、复印机、摄像机、消毒柜、温湿度计。
5、有牌子。
档案工作规范化管理制度上墙，内容丰富：
有档案全宗介绍、档案分类大纲，档案领导小组和鉴定小组，有档案各种制度。
6、有位子。
档案工作列入了管理所工作的重要议事日程，列入了区绩效管理考核内容之一，实行与奖金挂钩。
档案工作所需经费能优先解决，优先安排，优先开支。
（二）夯实基础，工作扎实，切实抓好了档案业务建设。
1、档案收集齐全。
办公室、档案员能将各种文件、材料、统计报表及档案资料及时收集好，分门别类归档。
各股、站、室业务档案能按照《机关档案工作业务建设规范》的要求，及时收集、归档。
档案收集齐全，保证了档案的完整与系统性，室藏档案包括上级支持发展水利经济的政策、法规性文件，上级主管部门和本所下发文件，还有上报的统计和财务报表等档案共874卷。
还有人事、照片、声像、荣誉档案等，室藏档案丰富，门类众多，反映了建区以来各个时期发展的真实面貌。
2、档案整理规范。
档案整理能按照《归档文件整理规则》和《机关档案工作业务建设规范》规定进行系统整理，科学分类。
制定了档案归档范围和保管期限表，并能按此规范进行整理、编目、排列、案卷质量较好。
3、档案保护良好。
档案保管保护条件比较完善，设备设施比较好，“九防”措施完善，档案无失密，泄密、霉变、褪色、虫蛀等现象。
4、档案台账齐全。
档案统计台账齐全，查借阅档案登记手续完备，并及时做好了档案鉴定工作，档案销毁手续完备。
（三）统筹规划，科学管理，切实抓好了档案信息化发展。
1、统筹规划档案信息化建设。
办公自动化与档案信息化建设，能统筹规划，齐头并进，同步实施，计划建设档案微机房。
2、检索工具较齐全。
各种门类的档案都编制了目录或索引，形成了各种检索工具。
3、科学管理，档案利用成果显著。
档案管理科学，查阅利用率比较高，每年为利用者调阅档案150余卷，档案信息为领导决策、调解纠纷等发挥了重要作用，取得了良好的经济效益和社会效益。
二、评估结论
县档案局评估组经过听、看、问、查、评，结合自检材料，全面评估，集中评议，逐项计分，县管理所档案规范化管理评估累计得分97分，达到省一级标准，同意报县档案局审批。
三、评估组对档案工作发展的几点建议
1、继续加强档案的收集、整理、归档工作。
坚持贯彻执行。
认真执行《机关档案工作业务建设规范》，使档案保持其逻辑性、系统性，便于查阅利用。
归档文件实行即时归档工作。
文件档案材料必须收集齐全，确保档案永久性保存。
2、进一步加强档案信息化建设。
档案信息化是档案管理必由之路，充实完善文书等档案信息数据库，并完善档案信息，尽快实现档案资源共享，更好地为我国构建和谐社会做出新的贡献。
县管理所档案工作规范化管理评估组
2012年11月22日
档案工作规范化管理
省一级申报资料之六
升级会员 