项目文档管理.doc

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项目文档管理

一、文档管理概述

（一）、基本概念

1、文档包括文件、档案和资料。

2、文件是在项目中形成、接受和保存的所有记录的信息。

3、档案是在项目中形成的有保存价值的历史记录。

4、资料是在项目中通过各种途径获得的、对项目工作有参考价值的信息材料。

5、文档管理师对文件、档案管理的统称。

（二）、文档管理分类

文档管理包括以下四类：

1、文件的收发/传阅/归档管理；

2、图纸管理：

图纸是项目的重要文件，鉴于其重要性，单独立类；

3、档案管理；

4、资料管理。

（三）文档管理的基本要求

1、随项目进展及时收集、分发、整理和归类；

2、认证书写，字迹清晰，项目齐全、准确、真实，无未了事项。

表格应采用统一表格，因特殊要求需增加的表格统一归类；

3、落实专门部门或岗位责任文档管理并实行分级管理，项目技术负责人负责全过程文档组织管理工作并负责审核，文档信息管理员负责文档的收集、分发、整理和归类；

4、对文档资料不应该涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等。

二、重要的项目文件资料

重要的项目资料、文件主要包括：

（一）、合同；

（二）、项目管理规划；

（三）、设计文件、图纸及相关资料；

（四）、升级的图纸和规范；

（五）、供应商提供的设备图纸和数据；

（六）、设备操作手册；

（七）、经确认的各类文件；

（八）、各类检查报告；

（九）、质量保证书；

（十）、计划、进度报告和会议纪要等。

三、档案管理基本内容

文档管理的基本要求包括下述内容：

1、文档管理的负责部门应制定文件收发/传阅/归档管理制度；

2、对收文、发文、传真、邮件的书面资料应及时进行登记；

3、收到的文件及时整理并在项目管理部门进行传阅，保证项目管理部门内部信息畅通；

4、对已经处理完毕的文件定期进行标注、编号和整理，并将文件书面和电子归档；

5、文档资料应分类明确清晰，归档应标明文档内容和编号，并有完整的文件目录。

为简明、精确而有条理地办理与管理文件，有效地保证项目管理的服务质量和水平，进一步提高工作效率，特制定本文件管理制度。

四、总则

（一）、项目管理部门及监理部门的所有文件资料，归口信息综合部统一管理。

信息综合部门安排专人（项目秘书）负责项目管理文件资料的收发，以及来往函件管理工作。

（二）、项目秘书监督、检查各部门（岗位）之间以及对外文件资料的正常发送，催促有关部门（岗位）办理应答复的函件。

（三）、项目文件的收发均应进行编号、登记、定期清理，并建立文件资料的收发台账。

（四）、项目文件处理要做到准确、及时，讲究实效并保证有效地运用。

对特殊文件做到急事急办，一般文件不拖拉、不积压。

（五）、项目秘书必须严格保守公司的机密。

一切机密文件，不得借给无关人员阅看，文件不得擅自携带外出。

（六）、项目实施工程中，文件资料的管理应符合国家及地方对建设工程档案管理的要求，项目结束时，应将全部项目文件进行清理，并按要求整理归档。

（七）、文件的借阅应办理文件借阅手续，阅后及时归还。

未办理登记手续的不予借阅，文件丢失应承担相应责任。

（八）、所有收发文办理好后放置于临时文件夹7天后及时归档。

五、收文

（一）、项目管理部门内部文件，进行收文和发文两个方面的运行处理，来自公司、业主、设计单位、监理部门、施工单位、材料设备供应单位及外部其它单位的文件作收文处理。

（二）、收文处理程序，包括签收、登记、分送、拟办、承办、催办、归档等。

（三）、项目秘书负责文件的签收，按不同特征进行分类编号和登记。

需要承办的文件，由项目秘书提出拟办意见，根据领导提出的批办意见，分送到相关部门去办理，文件办理完毕，由相关部门返回到信息综合部；不需要拟办的文件，可由项目秘书直接呈交或通知到有关人员。

（四）、重要文件应进行横向传阅，为避免文件遗失，有关人员阅后要在阅办单的阅签栏上签字。

一般文件可由项目秘书直接办理传阅。

重要文件要及时、迅速、想方设法传递给有关人员。

（五）、按批办意见需要回复的文件，有相关部门办理或项目秘书送相关部门办理。

文件返回信息综合部归档时应注明“已回复”字样，所回复的文件按发文相关规定处理。

（六）、工程设计图纸及制造商的图纸资料由工程技术人员按《图纸管理办法》执行。

（七）、项目秘书应建立书面的分类收文台账，并建立所有收文台账电子文档。

（八）、应建立所有的收文台账Excel电子文档，包括序号、管理号、来文单位代码、来文日期、主体内容、份数、备注（注明来文的处理情况或结果）、归档情况。

所有的收文台账Excel电子文档在项目秘书的电脑中应处于共享状态，以便于项目管理人员及时查阅，保证文件资料的有效运用。

六、发文

发文处理程序包括拟稿、审稿、签发、盖印、登记、发出、归卷等。

（一）、项目管理部的发文由项目经理签字或经其批准后盖印发出。

（二）、正式文件发出之前，应将正式的电子文件（含附件）交信息综合部项目秘书归档。

（三）、文件的发出由信息综合部送达相关收文单位。

收文单位必须在收文簿上签字。

（四）、所发文件要求相关收文单位回复的，项目秘书应协助督促收文单位及时回复。

（五）、项目秘书应建立书面的分类发文台账，并同时建立所有发文台账电子文档。

项目管理部的分类发文台账及所有收文台账电子格式按公司有关规定执行。

七、图纸管理

项目管理机构的技术部门负责制定图纸管理制度，并具体负责图纸管理，包括图纸收发、加晒、整理归档、借阅等。

图纸管理的目标是：

（一）、为采购招标提供足够数量的图纸；

（二）、为工程施工准备足够的图纸；

（三）、在项目施工工程中保证图纸的最新有效版本，及时将变更图纸发给相关部门。

八、档案管理

（一）、在与项目勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，对项目文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

（二）、收集和整理项目准备、实施、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档工作；

（三）、负责组织、监督施工和监理等单位的工作文件的形成、积累和立卷归档；

（四）、收集和汇总施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

（五）、在组织工程竣工验收前，提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收；

（六）、工程竣工验收3个月内，向城建档案管理部门交一套符合规定的工程文件；

（七）、可委托施工承包商、监理单位进行工程档案的编制工作；

（八）、项目竣工后，向使用单位或部门真实、完整、齐全地移交工程资料，并办理工程资料移交手续。