科研经费管理办法东直门医院.docx
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科研经费管理办法东直门医院
京中东内〔2013〕13号签发：
王耀献
北京中医药大学东直门医院
科研经费管理办法（试行）
第一章总则
第一条为贯彻落实《教育部关于进一步贯彻落实执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》（教财【2011】12号），以及《北京中医药大学科研工作管理办法》（京中东【2012】098号）和《北京中医药大学科研经费管理办法》（京中东【2012】094号）的文件精神，结合我院实际情况，特制定本管理办法。
第二条本办法适用于我院为开展科研活动所取得的各类经费，严格按照本管理办法执行，确保科研经费专款专用。
第二章科研经费的管理与职责
第三条医院分管财务、科研工作的院领导对科研经费
的管理和使用负责，建立健全科研经费管理责任制，进一步明确医院相关部门和项目（课题）负责人使用与管理中的职责和权限。
第四条医院科研处是医院科研工作主管部门，负责科研项目管理和科研合同管理，建立课题追踪反馈制度，及时了解合同执行情况，与计财处共同做好经费管理与审计检查的有关工作。
第五条课题任务书的经费预算部分，应由课题负责人会同财务人员共同编制。
并须经财务处负责人审核签字（盖章），到科研处备案。
第六条按照科研经费来源不同，主要分为纵向科研经费、横向科研经费以及校级科研经费三类，科研处对其进行分类管理。
第三章纵向课题科研经费管理
第七条纵向科研经费是指各级政府部门批准立项并纳入国家财政拨款支持的科研资助经费和科研项目（课题）经费（含医院作为合作单位申请到的各类纵向经费）。
纵向科研课题经费包括：
一、国家级各级各类科研项目经费；
二、省市、部（局）各类科研项目经费；
三、各级重点实验室、重点研究室、创新团队和创新基地科研项目经费；
四、各级各类人才计划科研项目经费；
五、其他科研项目经费。
第八条计财处收到纵向科研经费后，由科研处根据项目（课题）任务书，向计财处下达项目（课题）入账通知单，计财处根据入账通知单按项目（课题）进行专户核算和管理。
第九条经费的使用实行项目（课题）负责人制。
项目（课题）负责人应严格按照任务书中的经费预算科目执行，不得擅自调整、变更预算和扩大开支范围；若因研究确实需要变更经费使用内容和比例的，须按有关规定程序上报批准后方可调整。
第十条项目间接费用（含科研管理费）的管理，应按照国家科技项目（课题）规定的比例或任务书批复的预算支出，严禁超额和重复支出。
若没有规定，医院将按间接费用范围支出用作管理费。
第十一条科研经费转拨的管理
由医院牵头、其他独立法人单位合作参与的项目（课题），需向合作单位转拨经费的，必须签订合作合同（协议）。
具体办理时，项目（课题）负责人须持有与外单位的合作合同（协议），向科研处提出拨款申请，所拨款项目类别及金额应与项目（课题）任务书和预算书一致，经科研处审核批准备案后，填写支票申请单，按照计财处相关手续进行办理。
由医院牵头或合作参与的项目（课题），需向我院检验科、放射科、实验室等医技科室转拨经费的，项目（课题）负责人须持相关证明材料（任务书或预算书），向科研处提出转账申请，所拨款项目类别及金额应与项目（课题）任务书和预算书一致，经科研处审核批准备案后，填写转账申请单，按计财处相关手续办理。
合作方不得层层转拨、变相转拨经费，不得借科研协作之名，将科研经费挪作他用。
第十二条实验材料费、试剂费的报销，必须提供公司的资质，所有提供的资质必须盖骑缝公章，且在法人证书上盖公司单位公章、财务发票专用章，并备注公司法人的联系方式（座机、手机）。
所有用章必须为原件，扫描、照片、复印均不可。
同时准备采购协议、测试合同各一式四份，并附测试数据报告。
第十三条科研课题支付国内会议费、差旅费时，履行三级审批手续，即由科研审核员、科研处长及主管院长签字审批，并附会议通知、邀请函或会议议程；支付国际合作与交流费时，需经科研处、人事处（备案）、主管院长签字审批，并附境外邀请函、会议通知或会议议程及出国批件（见附件5）。
第十四条纵向科研经费开支范围主要包括：
一、设备费：
是指在项目（课题）研究开发过程中购置仪器设备，或对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁使用外单位仪器设备而发生的费用。
二、材料费：
是指在项目（课题）研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理的费用。
三、测试化验加工费：
是指在项目（课题）研究开发过程中由于承担单位自身的技术、工艺和设备等条件的限制，必须支付给外单位（包括项目（课题）和课题承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、设计、化验及加工等费用。
四、燃料动力费：
是指在项目（课题）研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。
五、差旅费：
是指在项目（课题）研究开发过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外阜差旅费、市内交通费用等。
六、会议费：
是指在项目（课题）研究开发过程中为组织开展相关的学术研讨、咨询以及协调任务等活动而发生的会议费用。
七、国际合作与交流费：
是指在项目（课题）研究开发过程中相关人员归国及外国专家来华工作而发生的费用。
八、出版/文献/信息传播/知识产权事务费：
是指在项目（课题）研究开发过程中，支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。
九、劳务费：
是指在项目（课题）研究开发过程中支付给项目（课题）组成人员中没有工资性收入的相关人员和临时聘用人员劳务（助研津贴）等费用。
十、专家咨询费：
是指在项目（课题）研究开发过程中支付给临时聘请的专家费用。
十一、间接费用：
是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。
主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋、水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出，以及绩效支出等。
其中绩效支出是指承担课题任务的单位为提高科研工作绩效安排的相关支出。
十二、其他费用：
是指与项目（课题）研究、开发直接有关的或科研合同中约定的其他支出。
第四章横向课题科研经费管理
第十五条横向项目是横向科技项目的简称，属科技项目的一种，指通过院科研处组织申报的常规课题之外的课题。
包括企事业单位委托的各类科技开发、服务和科学研究等方面的项目，以及政府部门和基金部门下达的纵向科技项目，需利用我院资源协作完成的项目。
第十六条以下情况不按横向课题立项：
（1）药物、器械、食品的分期临床试验。
（2）药物上市后再评价方面的项目。
（3）以我院计算机管理系统为基础进行的药物使用情况、不良反应监测等方面的研究。
（4）以我院临床试验机构为平台所承接的项目，包括临床试验机构、临床试验专业科室工作人员工作职责内的工作；或数据管理、分析的相关研究。
（5）政府部门下达纵向课题，申请文件中虽有本单位署名，但任务书中没有研究内容的。
第十七条项目立项
一、横向课题立项前，必需签订项目合同（协议）书（见附件6），内容包括：
双方单位名称、项目名称、项目负责人、承担科室、团队成员及承担内容、研究内容、试验方案、进度安排、研究起止时间、成果形式、支付总经费、经费预算说明及付款方式、解决争议的办法及承担者签字。
二、合同（协议）书审议流程：
负责人按医院要求填写横向课题合同审核表（见附件7），科研处课题审核员审核并签字，科研处长签字，主管院长签字，经审核通过后方可立项。
三、横向科研项目立项流程包括：
（1）申办者或主要负责人向科研处提交审核通过的合同书；
（2）合同书需由项目负责人、甲乙双方法人（或委托代表）签字，加盖甲方公章后方为有效合同；（3）科研处将横向课题信息录入数据库。
完成以上手续后，方为我院立项的横向科研课题。
属于临床研究类的横向科研项目必须经过我院伦理委员会的审查，审查通过后方可正式签订合同。
四、项目合同（协议）书一般不得更改，如因实际情况确需更改合同内容时，必须征得委托方、合作方同意，并订立补充合同（协议），与原合同一并存档备案。
五、项目负责人（科室）按实际情况编制预算，不得利用横向课题为自己或科室谋取不合理利益。
结合国家其他纵向课题预算管理办法，横向课题劳务费比例不得超过总预算的20%，原则上只能发给本项目组内没有工资性收入的人员。
六、未到科研处办理立项手续的横向科研项目，我院及学校将不予以承认，并且不得利用本院的技术设备在本院实施研究，否则项目研究中所产生的一切问题由项目负责人自行承担。
第十八条项目的实施与管理
一、横向科研经费到账后，项目负责人必须提供项目（课题）合同书或协议复印件、课题组负责人及其成员等相关材料到科研处登记备案，由科研处根据项目（课题）合同书，向计财处下达项目（课题）入账通知单，计财处根据入账通知单按项目（课题）进行专户核算和管理。
二、所有横向项目必须向医院缴纳管理费。
10万元以下的，由医院提取课题经费总额的5%作为科研管理费；10万元以上的，由医院提取课题经费总额的10%作为科研管理费。
三、横向项目经费的使用实行项目负责人制，以合同优先为原则，合同有规定或有预算约定的从其规定，经费的开支必须与所签订技术合同内容一致。
四、横向项目与检验、检查等医技科室进行协作而需要进行院内转账的，项目负责人须持合作合同（协议），向科研处提出转账申请，所转账项目类别及金额应与合作合同（协议）一致，经科研处审核批准备案后，由科研处开具转账通知单，计财处按照科研处开具的转账通知单办理相关手续。
转账申请要包括仪器使用费（计入医院收入）、检测费用和劳务费，检测费用和劳务费由承担科室和个人按经费使用范围分配。
五、由医院牵头、其他独立法人单位合作参与的项目，需向合作单位转拨经费的，必须签订合作合同（协议）。
具体办理时，项目（课题）负责人须持有与外单位的合作合同（协议），向科研处提出拨款申请，所拨款项目类别及金额应与合作合同（协议）一致，经科研处审核批准备案后，填写院外转账申请单，按计财处相关手续办理。
第十九条项目的结题与验收
一、项目完成后须提交横向科研项目结题报告（见附件8）、相关成果和委托方、合作方的结题验收证明等材料并存档备案。
经科研处审核通过后方予以结题。
二、委托方对财务结账有规定的按其规定执行；没有规定的，根据财政部、教育部的规定执行。
对无正当理由逾期不办结账手续的科研项目，医院有权按照院有关财务规定予以结账。
三、项目实施中出现违约行为的，应根据《科研项目合同书》进行认定。
项目组有过错的，项目负责人应承担相应的经济和法律责任。
第二十条横向课题的开支范围主要包括：
劳务费、专家咨询费、培训费、会议费、电话通讯费、市内交通费（含外阜）、差旅费、实验材料费、邮寄费、版面费、实验室房屋租金、实验室水电费等。
确因课题研究需要开支汽油费、停车费、招待费等，须由课题负责人单独列示说明、签字，经审核确认后方可报销。
第二十一条横向课题立项可以填写北京技术市场管理办公室印制的《技术合同书》。
项目合同的登记程序如下：
一、项目负责人根据所开展的研究工作从“北京技术市场”网上下载相关的《技术合同书》样本，并按要求认真填写，医院需要5份原件。
二、将填写好的《技术合同书》报送科研处审核通过，再由委托方签字盖章，经主管领导审批签字后，加盖医院技术合同专用章。
三、科研处负责到北京技术市场管理办公室办理《技术合同书》登记认定，登记认定盖章后的《技术合同书》，分别由科技处、财务处和项目组存档备案。
四、登记后的《技术合同书》享受国家和北京市有关科技税收优惠政策。
五、每收到一笔经费，项目组都需填写北京技术市场管理办公室下发的《技术合同技术性收入核定表》，由科研处加盖技术合同专用章、主管院长签章、财务主管会计人签章、财务结算章、医院财务负责人签章后，再到北京技术市场管理办公室进行审核盖章，并领取北京技术市场管理办公室核发的《技术交易奖酬金领取单》领取酬金。
第二十二条横向课题只有在完成上述项目合同登记程序后，在进行专业技术职务评聘和岗位聘任时，横向项目按经费比例分别按重大、重点项目和一般项目对待，具体如下：
一、自然科学类
（1）合同经费≥200万元，且累计到账经费≥70%（500万以上，到账经费应≥200万元），等同于国家级重大、重点项目；到账经费不足70%降入至以下适应级别。
（2）合同经费≥100万元，且累计到账经费≥70%，等同于省部级重大、重点项目；到账经费不足70%降入至以下适应级别。
（3）合同经费≥50万元，且累计到账经费≥100%，等同于国家级一般项目。
（4）合同经费≥20万元，且累计到账经费≥100%，等同于省部级一般项目。
二、社会科学类
（1）合同经费≥40万元，且累计到账经费≥70%以上，等同于国家级重大、重点项目；到账经费不足70%降入至以下适应级别。
（2）合同经费≥20万元，且累计到账经费≥70%以上，等同于省部级重大、重点项目；到账经费不足70%降入至以下适应级别。
（3）合同经费≥10万元，且累计到账经费≥100%，等同于国家级一般项目。
（4）合同经费≥5万元，且累计到账经费≥100%，等同于省部级一般项目。
第二十三条横向课题负责人如不完成技术合同登记，则不享受上述立项待遇。
第五章校级课题科研经费管理
第二十四条校级科研课题经费是指学校自行设立的科研项目经费，包括由我院资助的各类课题经费。
第二十五条校级科研课题经费开支范围包括：
与本课题研究相关的材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、出版/文献/信息传播/知识产权事物费、专家咨询费等。
第二十六条校级课题经费不得列支的范围：
市内交通费、通讯费、餐饮费、劳务费、国际合作与交流费、设备购置费、其他与本课题研究无关的开支。
第二十七条为培养我院青年人才的自主动手和创新能力，校级课题一般不得发生协作费，确因技术服务和测试需要、本单位现有条件不能提供可行性研究所需的设备和技术，由课题负责人向科研处提出申请并批准后，方可在外单位接受技术服务，应严格控制支出。
第六章科研经费使用中的其它情况
第二十八条课题负责人因公、因私出国时，应向科研处提出书面委托书，指定课题经费的使用人及其使用权限；无委托书则暂停经费使用。
第二十九条课题资助经费不得用于支付各种罚款、捐款、赞助、投资等支出，不得用于各种福利性支出，不得用于国家规定禁止列入的其他支出。
第三十条退休的课题负责人一年内可将剩余经费结转至本专业科室或科研处认可的本专业其他在职人员相关科研项目账户内，不得提取节余经费作为奖励或津贴。
超过一年未转结，则归入医院科研管理费账户。
第三十一条课题负责人调离本单位时，应书面指定委托人负责课题经费使用或转出。
第七章科研经费的使用支出办法
第三十二条所有课题均实行“一题一本”制，即针对每一项目（课题）配一经费审核本。
经费审核本将记录项目（课题）支出的类别和金额。
经费审核本的首页由课题负责人填写项目预算情况总表，并签字确认。
第三十三条科研处设立课题预算审核员1名。
预算审核员对课题负责人每一次的支出根据预算书进行审核确认，并签字，记录在经费审核本中。
第三十四条课题负责人确定课题秘书1人，必须为我院在职的正式员工，并经过我院科研管理办法的培训，考核通过持证上岗。
课题秘书负责课题的日常事物，包括课题的经费支出。
经费报销单经手人处必须有课题秘书签字后方予以报销。
第三十五条课题负责人报销相关费用时，必须携带项目（课题）“经费审核本”，并经预算审核员签字确认后，再按下述条例执行。
第三十六条科研经费支出的审批权限
科研经费支出在任务书中有预算的，按预算计划及课题主管部门经费支出规定办理，其审批权限和程序如下：
凡设备费、材料费、试剂费和出版费1千元以下金额由课题负责人（立项批文明确的负责人或正式合同委托的负责人）签字，财务处根据课题预算计划审核支出，科研处负责不定期抽查，若1千元及以上金额时，须经课题负责人签字，科研处处长审核签字支出；若3千元及以上金额时，须经科研处长、主管院长审批签字支出。
若3万元及以上金额，须经科研处长、主管院长及院长三方审批签字，方可办理支出。
其他课题支出费用（包括有预算的转出经费、劳务费、会务费、差旅费、咨询费等）均按我院原规定办理即：
课题负责人签字后，须经科研处长、主管院长审批签字，方可办理支出。
所有学生课题经费支出须经指导老师签字，由财务处按预算计划及课题主管部门经费支出规定核办。
第三十七条项目（课题）经费支出的报销方式
本地（京内）支付相当于人民币1千元以下发生金额，由支付者提前垫付现金，持国家正规发票，履行审批手续后直接到财务处报销；超过人民币1千元及以上金额，需到财务处申领转账支票或申请财务处进行银行转帐（支付超过人民币1千元及以上金额但未提前申领转账支票或申请银行转账者等特殊情况，须经主管院长签字同意，方可办理经费报销或转账手续）。
异地支付则需现金支付后持国家正规发票回单位报销或经财务处进行银行汇款转帐。
第三十八条财务处负责对报销发票的真伪、企业资质等进行审核确认，并按照课题支出科目进行做帐。
第八章科研经费使用监督与违规处理
第三十九条每年由科研处会同财务、审计部门对科研课题经费使用情况进行年度抽查，课题负责人应积极配合并提供有关资料。
对出现严重经费使用违规的课题，暂时冻结经费，交医院或课题主管部门处理。
第四十条对违反国家有关财经政策法规，或由于科研经费使用不当或不实，造成科研课题不能按质、按时完成，课题组长承担由此发生的相应的法律责任和经济赔偿责任。
第四十一条未严格按照主管部门规定以及经费使用预算，弄虚作假、截留、挪用、挤占课题经费等违反财经纪律的行为，根据情况可采取通报批评、暂停科研课题经费使用，并上报院党政联席会及有关主管部门。
构成犯罪的，移交司法部门处理。
第九章科研经费结余管理
第四十二条纵向科研经费结余应当按原渠道收回，由财政部或行业主管部门按照财政部关于结余资金管理的有关规定执行。
第四十三条横向科研经费结余，原则上由课题负责人根据科研需要自行安排使用。
第四十四条校级科研经费结余，可由课题负责人用于支付本课题的论文发表费、专利申请费等成果阶段的费用。
第十章附则
第四十五条附件
1、现金报销申请：
填写科研经费报销明细单，写明支出项目、票据数、金额、资金来源，按金额大小履行签字审批手续。
2、支票报销申请：
填写科研经费支票申请单，写明经费使用理由及用途、资金来源、预计费用、金额，按金额大小履行签字审批程序。
3、经费支出本。
4、院内转帐申请单。
5、科研课题经费资助出国审核表
6、横向科研项目合同书
7、横向科研项目合同审核表
8、横向科研项目结题报告
第四十六条本办法自2013年5月20日实施。
此前医院颁发的有关科研经费管理规定与本办法相抵触时，以本办法为准。
第四十七条本办法由东直门医院科研处负责解释。
二○一三年六月二十四日
附件1
经费报销明细单
X年X月X日第号
序号
支出项目
票据数
金额
序号
支出项目
票据数
金额
1
设备费
7
出版/文献/信息传播
2
材料费
8
劳务费
见明细单
3
测试与化验加工费
9
咨询费
见明细单
4
国际合作与交流费
10
管理费
5
差旅、交通费
11
其他
6
会议费
12
拨给外单位经费
合计
金额大写
金额小写
上述费用请从__________________________________（课题编号：
）经费支出。
医院领导：
科研处长：
预算审核员：
课题负责人：
经手人：
附件2
支票报销申请单
X年X月X日第号
摘要及用途
经费使用支出的理由及用途
资金来源：
注明“课题负责人和课题名称”
预计费用
（申请限额经费时填写）
支票号：
金额
申请经费大写金额
￥：
申请经费小写金额
签署
会计
出纳
主管
科研处长签字
预算审核员
验收
课题负责人签字
经手
经费使用经办人签字
主管院长签署
主管院长签字
附件3
经费支出本
日期
支出
课题负责人签字
经手人签字
审核员签字
余额
附件4院内转账申请单
序号
支出项目
票据数
金额
序号
支出项目
票据数
金额
1
设备费
7
出版/文献/信息传播
2
材料费
8
劳务费
见明细单
3
测试与化验加工费
9
咨询费
见明细单
4
国际合作与交流费
10
管理费
5
差旅、交通费
11
其他
6
会议费
12
拨给外单位经费
合计
金额大写
金额小写
上述费用请从__________________________________（课题编号：
）经费转出。
支出课题负责人签字：
经手人签字：
上述费用请入__________________________________（课题编号：
）经费明细。
转入课题负责人签字：
经手人签字：
备注：
如有附件，可随转账申请单一起入账加以说明。
预算审核员：
科研处长：
财务处长：
医院领导：
附件5
北京中医药大学东直门医院
科研课题经费资助出国（境）审核表
申
请
人
填
写
的
相
关
信
息
项目名称：
项目类别：
起止时间：
课题负责人：
出国（境）相关信息：
①是否为课题预算内任务是□否□
②出国（境）事由（参会、考察、培训）是否与课题相关
是□否□
③是否附有境外组织者通知或邀请函是□否□
④是否为课题组成员是□否□
⑤拟出访国家或地区：
⑥拟出国（境）时间：
⑦拟回国时间：
申请人承诺：
我承诺以上所填内容均真实有效。
申请人签名：
课题负责人签名：
申请日期：
申请日期：
科研审核员：
科研处长：
主管院长：
日期：
日期：
日期：
附件6
合同登记编号：
（科研处填写）
横向科研项目合同书
项目名称：
项目负责人：
委托（或合作甲）方：
受托（或合作乙）方：
签订日期：
年月日
说明
一、科研合同书是本院与院外部门、单位等就科学研究和技术开发所订立的横向合同。
二、科技项目合同包括委托合同和合作合同。
委托合同是指甲方委托乙方进行研究开发所订立的合同；合作合同是指甲乙双方就共同进行研究开发所订立的合同。
三、就列入国家计划的科技项目与协作单位订立合作合同，必须符合计划和项目任务书的要求；就其它项目订立合同，应当符合有关技术政策与法规。
四、科研项目合同书须有甲乙双方法人代表（或委托代理人）签字盖章后生效。
五、本合同正本一式四份，甲乙双方各执二份。
（需留科研处一份备存）
六、本合同当事人双方自愿鉴证的可到公证部门办理公证手续。
（本合同书仅作参考，具体内容可根据合同经费及研究开发的要求作适当增减和调整，但以下基本内容必不可少：
双方单位名称、项目名称、项目负责人姓名、研究内容、研究起止时间及进度安排、成果形式、支付总经费、经费预算及付款方式、争议的解决办法等。
合同需报科研处审定，由科研处负责
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