第三章 会计凭证账薄和核算形式.docx

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第三章会计凭证账薄和核算形式

第三章会计凭证、账薄和核算形式

第一节会计凭证

一、会计凭证的意义

会计凭证，简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。

　　任何单位经办经济业务的有关人员，应对所发生的每一项经济业务按照规定的程序和要求，填制或取得会计凭证，并写明经济业务的内容，在凭证上签名或盖章，以对凭证的真实性和正确性负完全责任。

一切会计凭证，都必须经有关人员严格审核，只有审核无误后，才能作为登记账簿的依据。

　　填制和审核会计凭证的意义主要有：

　　1、通过填制会计凭证，可以及时、正确地反映各项经济业务的完成情况，为登记账簿提供可靠的依据和创造有利条件；

　　2、通过对会计凭证的审核，可以监督和检查各项经济业务的合理性和合规性，从而有效地发挥会计的监督职能；

　　3、通过会计凭证的填制和审核，可以明确有关部门和人员的经济责任，强化他们的责任感，从而有利于考核他们的业绩，有利于加强单位内部经营管理上的责任制。

　　会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证两类。

二、原始凭证

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况的原始依据。

它是进行会计核算的原始资料和重要依据。

（一）原始凭证的基本内容

　　作为记录和证明经济业务的发生或完成情况、明确经办单位和人员的经济责任的原始证据，原始凭证必须具备以下基本内容：

　　1、原始凭证的名称。

　　2、填制凭证的日期和凭证的编号。

　　3、填制和接受凭证的单位名称。

　　4、经济业务的基本内容，其中包括经济业务发生的数量和金额。

　　5、填制单位和有关人员的签章。

（二）原始凭证的种类

　　原始凭证按其取得的不同来源，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两种。

　　1、原始凭证是指自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门或个人，在办理某项经济业务时自行填制的凭证。

自制原始凭证又可以分为：

（1）一次凭证

　　即只记录一项经济业务，或者同时记录若干同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的自制原始凭证。

例如，仓库收、发材料时，有关经办人员填制的收料单和领料单等就是自制的一次凭证。

三、记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并确定会计分录而填制的、直接作为登记账簿依据的凭证。

（一）记账凭证的基本内容

　　为了保证会计核算的基本要求，各种记账凭证必须具备下列基本内容：

　　1、填制单位的名称。

　　2、凭证的名称。

　　3、填制凭证的日期。

　　4、凭证的编号。

　　5、经济业务内容的摘要。

　　6、会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）的名称、记账方向和金额。

　　7、所附原始凭证的张数。

　　8、会计主管、制证、审核、记账等有关人员的签名或盖章。

（二）记账凭证的种类和填制方法

　　1、记账凭证，按其所反映的经济业务是否与现金和银行存款的收付有联系，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三类。

（1）收款凭证。

它是用来反映现金和银行存款收入业务的记账凭证，它是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证编制的。

　　在收款凭证左上角的“借方科目”处，应填列“现金”或“银行存款”科目，该凭证的“贷方科目”栏，应填列与收入现金或银行存款相对应的会计科目；“金额”栏下的“一级科目”栏和“二级或明细科目”栏，应分别填列各自发生的应计金额；合计数表示借贷双方应计金额。

在“摘要”栏内，应扼要说明经济业务的内容；“账页”栏，应注明记入有关账簿的页次，但一般只打“√”号表示已经入账，以免漏记或重记。

（2）付款凭证。

它是用来反映现金和银行存款付出业务的记账凭证，它是根据有关现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的。

　　在付款凭证的左上角的“贷方科目”处，应填列“现金”或“银行存款”科目，凭证的“借方科目”栏，应填列与付出现金或银行存款相对应的会计科目。

其他栏目的填列方法与收款凭证相同。

　　应当指出的是，为了避免重复记账，对于现金和银行存款之间相互划转的业务，即从银行提取现金或把现金存入银行的业务，只编付款凭证，不编收款凭证。

　　（3）转账凭证。

它是用来反映转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务（即在经济业务发生时，不需要收付现金、银行存款的各项业务）的原始凭证填制的。

　　转账凭证与收、付款凭证在格式上的主要区别是：

转账凭证不设主体科目（即设证科目），某项经济业务所涉及的科目全部登在“会计科目”栏内，用各科目填写的是借方金额还是贷方金额来确定科目之间的对应关系。

其他栏目的填写与收、付款凭证相同。

　　2、记账凭证按其填制方式的不同，可以分为复式记账凭证和单式记账凭证。

（1）复式记账凭证。

指的是把一项经济业务所涉及到的对应科目都集中填列在一张凭证上的记账凭证。

　　复式记账凭证具有可以集中反映一项经济业务的科目对应关系，便于了解有关经济业务全貌，减少凭证张数等优点，但它不便于汇总计算每一科目的发生额。

（2）单式记账凭证。

指的是把一项经济业务所涉及到的每个会计科目分别填列凭证，即一张凭证上只填写一个会计科目的记账凭证。

单式记账凭证的优缺点与复式记账凭证相反。

在一般情况下，不宜采用单式记账凭证。

　　记账凭证，可以根据每一张原始凭证直接填制，也可以根据若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总填制，还可以先将若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总编制成汇总原始凭证，再根据汇总原始凭证填制记账凭证。

　　（3）联合凭证。

兼有原始凭证和记账凭证的内容和作用的会计凭证，称为联合凭证。

对于转账业务，可以用自制原始凭证或汇总原始凭证代替记账凭证。

但应在凭证格式中预先印有应借、应贷科目专栏，或在凭证空白处加盖能够填列应借、应贷科目专门戳记，以便会计人员填列会计科目。

例如，印有应借、应贷科目专栏的发料凭证汇总表，就是一种联合凭证。

　　（三）记账凭证填制的要求

　　记账凭证的填制工作，除了必须做到上述填制原始凭证的要求外，还应做到以下几点：

　　1、必须按照规定的会计科目及其核算内容结合经济业务的内容，正确编制会计分录。

　　2、要抓住经济业务的重点，在“摘要”栏内，简单概括地说明经济业务的内容。

　　3、不得把不同类型的经济业务合并填列在一张记账凭证中，以防止科目对应关系混淆不清。

　　4、原始凭证应附在记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。

　　5、各种记账凭证必须连续编号，以便查考。

　　如果一项经济业务需要填制多张记账凭证，可采用分数编号法。

比如，第10号转账凭证需要编制三张，这时，其编号应分别为：

转字第1013号、转字第1023号、转字第1033

　　号。

每月最后一张记账凭证的编号旁边，可加注“全”字，以免凭证失散。

　　（四）记账凭证的审核

　　记账凭证的审核除了应对原始凭证进行必要的复核外，要着重审核记账凭证的填制是否正确，是否符合规定的要求。

只有经审核无误后的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。

　　记账凭证审核的主要内容有以下几个方面：

　　1、记账凭证是否附有原始凭证，记录的内容与所附原始凭证的内容是否相符。

　　2、按照有关制度等的规定，审核凭证所确定的应借、应贷的会计科目及金额是否正确。

　　3、各个项目的填列是否齐全，有关人员是否都已签章等。

　　会计凭证是重要的经济档案。

会计部门必须定期将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证装订成册，按照会计制度规定的保管期限和销毁手续妥善保管，不得丢失和任意销毁，以便日后查阅使用。

第二节会计账薄

一、账薄的意义

会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。

　　为了把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中和归类、整理，为经营管理提供系统、完整的核算资料，就必须设置和登记账簿。

　　设置和登记账簿的意义主要在于：

　　1、可以为经营管理提供系统、完整的会计核算资料，可以正确地计算成本费用和经营成果，为财务成果的分配提供依据；

　　2、利用账簿提供的资料进行账实核对，可以检查账实是否相符，从而有利于保证各项财产物资和资金的安全完整和合理使用；

　　3、账簿所提供的资料既是编制会计报表的主要依据，又是进行会计分析和会计检查的必要依据；

　　4、通过设置和登记账簿，既便于保存会计资料和日后查阅使用，又便于会计核算工作的分工。

二、账薄的格式和登记方法

企业一般应设置序时账簿、总分类账簿和明细分类账簿。

（一）序时账簿的格式和登记方法

序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。

　　在我国，通常各单位只对现金和银行存款的收付业务设置现金日记账和银行存款日记账进行序时核算，以便加强对货币资金的管理。

为了防止账页散失和随意抽换，并便于查阅，现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿，并按顺序为每一张账页编号。

　　现金日记账和银行存款日记账的账页格式一般采用“收入”、“支（付）出”和“结余”三栏式。

为了清晰地反映现金和银行存款收付业务的科目对应关系，在“收入”、“支出”和“结余”三栏之前应设“对方科目”栏。

现金日记账通常是由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔按顺序登记的。

由于从银行提取现金的业务只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而这种业务的现金收入数，应根据有关银行存款付款凭证登记。

每日终了，应分别计算当日现金收入和付出的合计数以及账面的结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对，借以检查每日现金收入、支出和结存情况。

银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的银行存款收、付款凭证，逐日逐笔按顺序登记的。

由于将现金存入银行的业务只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证，因而这种业务的存款收入数，应根据有关现金付款凭证登记。

每日终了，应分别计算出当日银行存款收入、付出的合计数以及账面的结余额，以便检查监督各项收入、支出款项，并便于定期同银行送来的对账单逐笔核对。

（二）总分类账簿的格式和登记方法

总分类账，简称总账，是根据总分类科目开设账户，用来分类登记全部经济业务，提供各种资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入、利润等总括核算资料的分类账簿。

　　总分类账一般采用借、贷、余三栏式订本账；根据要求，在借、贷两栏内，也可以设置“对方科目”栏。

　　总分类账登记的依据和方法，主要取决于所采用的会计核算形式。

它可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以把各种记账凭证先按一定方式进行汇总，然后据以登记。

　　（三）明细分类账的格式和登记方法

明细分类账，简称明细账，通常是根据总分类科目设置，按所属二级或明细科目开设账

　　户，用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。

明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿，如固定资产明细账。

　　明细分类账的格式主要有三种：

　　1、三栏式明细分类账。

三栏式明细分类账的格式与三栏式总分类账的相同，即账页内只设借方、贷方和金额三个金额栏，不设数量栏。

这种格式适用于那些只需要进行余额核算，不需要进行数量核算的科目，如“应收账款”、“应付账款”等债权、债务结算科目的明细分类核算。

　　2、数量金额式明细分类账。

数量金额式明细分类账的账页，分别设有收入、发出和结存的数量栏和金额栏。

这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的科目，如“原材料”、“库存商品”等科目的明细分类核算。

　　3、多栏式明细分类账。

多栏式明细分类账与以上两种明细分类账不同，它不是按照有

　　关的明细科目分设账页，而是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按照有关明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在一张账页上集中反映各有关明细科目或明细项目的金额。

这种格式主要适用于成本费用类科目、收入类科目以及本年利润等科目的明细分类核算。

　　各种明细分类账的登记方法，应根据业务量的大小、管理上的需要以及所记录的经济业

　　务的内容而定，可以根据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证逐笔登记，也可以根据这些凭证逐日或定期汇总登记。

三、登记账薄的规则

为了做好记账工作，保证会计核算的质量，在启用和登记账簿时，应当遵守以下几项规则：

　　1、为了保证账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，明确记账责任，在账簿启用时，必须在账簿扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”（活页账、卡片账一般在装订成册后填列），详细载明：

账簿的名称、册数、编号、共计页数、启用日期、单位名称、加盖公章，并由会计主管人员和记账人员签章。

更换记账人员时，应由会计主管人员监交，在交接记录内，填写交接日期和交接人员姓名，并由交接人员和会计主管人员签章。

　　2、为了使账簿记录保持清晰、耐久，防止涂改，登账时，必须用蓝、黑墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账页除外）书写。

红色墨水只能在结账、划线、改错和冲账时使用。

　　3、在总分类账和明细分类账中，应在首页注明账户的名称和页次，各种账簿都必须按编定的页次逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行登记。

如果发生隔页、跳行时，不得随意涂改，应将空页、空行用红线，对角划掉，加盖“作废”字样，并由记账人员签章。

　　4、应根据审核无误后的会计凭证登账。

登账时，应将会计凭证的日期、种类和编号、业务的内容摘要、金额等逐项记入账内，同时要在会计凭证上注明账簿的页数或划“√”符号，表示已经登记入账。

　　5、每登记满一张账页时，应加计本页发生额总数，结出余额，填在账页的最末一行，并在摘要栏内注明“转次页”字样。

然后，把发生额总数和余额填在下一页的第一行，并在此行摘要栏内注明“承前页”字样。

　　6、在记账过程中，若账簿记录发生错误，应根据错误的具体情况，采用正确的方法予以更正，不得涂改、挖补、刮擦或用褪色药水更改字迹。

四、更正错账方法

更正错账的方法，一般有以下三种：

（一）现账簿记录如果发现账簿记录有错误，而其所依据的记账凭证无错误，即纯属账簿记录中的文字或数字上的笔误，可用划线更正法予以更正。

　　更正的方法是：

先在错误的文字或数字上划一条红线，以表示予以注销，然后，将正确的文字或数字用蓝字写在被注销的文字或数字的上方，并由记账人员在更正处盖章。

　　应当注意的是，更正时，必须将错误数字全部划销，而不能只划销更正其中的个别数码，并应保持原有字迹仍可辨认，以备查考。

（二）正法，一般红字更正法，一般适用于以下两种情况。

　　1、记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷的会计科目有错误，那么应用红字更正法予以更正。

　　【例1】以银行存款支付下季度报刊杂志费1200元。

在填制记账凭证时，误填为借记“管理费用”科目，并已据以登记入账：

　　借：

管理费用1200

　　贷：

银行存款1200

　　更正时，应先用红字（金额用红字）填制一张会计分录与原错误记账凭证相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误的账簿记录：

　　借：

管理费用1200（□表示红字，下同。

）

　　贷：

银行存款1200

　　然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账：

　　借：

待摊费用1200

　　贷：

银行存款1200

　　2、记账以后，发现记账凭证和账簿中所记金额大于应记金额，而应借、应贷的会计科目并无错误，也应用红字更正法予以更正。

　　【例2】厂部赵林借支差旅费450元，以现金付给。

在填制记账凭证时，误将金额填为540元，并已据以登记入账：

　　借：

其他应收款540

　　贷：

现金540

　　更正时，应按多记的金额用红字（金额用红字）填列一张应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记的金额：

　　借：

其他应收款90

　　贷：

现金90

　　（三）后，如果发记账以后，如果发现记账凭证和账簿的所记金额小于应记金额，而应借、应贷的会计科目并无错误，应用补充登记法予以更正。

　　【例3】厂部领用1000元的材料。

在填制记账凭证时，误将金额填为100元，并已据以登记入账：

　　借：

管理费用100

　　贷：

原材料100

　　更正时，应按少记的金额用蓝字填制一张应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同的记账凭证，并据以登记入账，以补充少记的金额：

　　借：

管理费用900

　　贷：

原材料900

五、对账和结账



（一）对账

　　对账是指会计核算中，对账簿记录所进行的核对工作。

　　对账工作的主要内容包括账证核对、账账核对和账实核对三个方面。

　　1、账证核对是指各种账簿的记录与有关会计凭证的核对。

　　2、账账核对是指各种账簿之间的有关核算指标的核对。

主要包括：

（1）总分类账各科目的借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数应核对相符；

（2）总分类账现金科目和银行存款科目的期末余额分别与现金日记账和银行存款日记账的期末余额应核对相符；（3）总分类账各有关科目的期末余额与其所属的各明细科目的期末余额之和应核对相符；（4）会计部门的各种财产物资明细分类账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账期末余额应核对相符。

　　3、账实核对是指各种财产物资等的账面余额与实存数额相核对。

主要包括：

（1）现金日记账的账面余额与现金实际库存数额相核对；

（2）银行存款日记账账面余额与开户银行账目相核对；（3）各种材料、物资明细分类账账面余额与材料、物资实存数额相核对；（4）各种应收、应付款明细分类账账面余额与有关债务、债权单位的账目核对。

账实核对，一般是通过财产清查进行的。

（二）结账

结账就是在把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出各种账簿的本期发生额和期末余额。

　　结账过程的内容和程序，主要包括以下几个方面：

　　1、检查本期内日常发生的经济业务是否已全部登记入账，若发现漏账、错账，应及时补记、更正。

　　2、按照权责发生制的要求，编制有关账项调整的记账凭证，并据以登记入账，以正确确定本期收入和费用。

　　3、对于需要在月末办理的其他有关转账业务，如制造费用的分配结转业务、完工产品成本的结转业务、已售产品成本的结转业务、营业税金的计算登记业务等，均应编制记账凭证，并据以登记入账。

　　4、将本期实现的各项收入与应负担的费用、支出，编制记账凭证，分别从各有关科

　　目转入“本年利润”科目的贷方和借方，以便计算确定本期的财务成果。

　　5、在本期全部业务登记入账的基础上，结算出所有科目的本期发生额和期末余额。

　　在实际工作中，一般采用划线结账方法进行结账。

　　如办理月结，应在各账户最后一笔记录下面划一条通栏红线，在红线下结算本月发生额及月末余额（如无余额，应在“余额”栏内注明“0”符号并在“借或贷”栏内写上“平”字）并在摘要栏内注明“本月合计”或“本月发生额及余额”字样，然后在下面再划一条通栏红线。

　　办理年结，应在12月份月结数字下，结算填列全年12个月的发生额及年末余额，并在摘要栏内注明“本年合计”或“年度发生额及余额”字样，然后将年初借（或贷）方余额列入下一行借（或贷）方栏内，并在摘要栏内注明“年初余额”字样；将年末借（或贷）方余额，列入再下一行的贷（或借）方栏内，并在摘要栏内注明“结转下年”字样。

最后，加总借、贷两方合计数（借、贷双方的合计数应平衡），再在合计数下划两条通栏红线，表示封账。

　　会计账簿也是重要的经济档案，必须严格按照会计制度的有关规定妥善予以保管，不得丢失和任意销毁。

对于保存期满的账簿，应按照规定的审批程序经批准后才能销毁。

六、总分类账和明细分类账的平行登记

为了满足对外报告和内部经营管理的需要，企业既要按照总分类科目的设置登记总分类账，以提供总括的核算资料，又要根据明细分类科目的设置登记明细分类账，以提供详细的核算资料。

　　就总分类账与其所属明细分类账的关系看，二者所记录的经济内容是相同的，所提供的核算资料是互相补充的，即总分类账提供的总括核算资料是对其所属的明细分类账资料的综合，明细分类账提供的明细核算资料是对其总分类账资料的具体化。

因此，总分类账与其所属明细分类账必须采用平行登记的方法。

　　所谓平行登记，就是对每项经济业务，根据会计凭证，一方面要在有关的总分类账中进行总括登记，另一方面要在其所属的有关明细分类账中进行明细登记，登记总分类账和明细分类账的原始依据应该相同，会计期间应该一致，借贷方向一般应该一致，金额应该相等。

　　平行登记的结果，使总分类账与其所属明细分类账之间形成如下相互核对的数量关系：

　　1、总分类账有关科目的本期发生额与其所属的各个明细科目本期发生额的合计数相等。

　　2、总分类账有关科目的期末余额与其所属各个明细科目期末余额的合计数相等。

　　现以“其他应收款”科目为例，说明总分类账和明细分类账平行登记的方法。

　　【例4】红光厂6月份“其他应收款”总分类科目的月初余额为1200元（借方），其所属明细分类科目的月初余额为：

王春800元（借方）、李宏400元（借方）；该月有关经济业务及其会计分录如下：

　　1、2日，采购员王春出差回厂，报销差旅费800元。

　　借：

管理费用800

　　贷：

其他应收款--王春800

　　2、8日，厂部李宏出差回厂，报销差旅费400元。

　　借：

管理费用400

　　贷：

其他应收款--李宏400

　　3、25日，厂部李宏借支差旅费1000元，以现金付给。

　　借：

其他应收款--李宏1000

　　贷：

现金1000

　　4、30日，采购员王春借支差旅费500元，以现金付给。

　　借：

其他应收款--王春500

　　贷：

现金500

第三节会计核算形式

一、会计核算形式的意义

会计核算形式，亦称会计核算组织程序或账务处理程序，是指在会计核算中，会计凭证

　　组织、会计账簿组织及记账程序和方法相互结合的方式。

会计凭证和账簿组织，是指凭证和账簿的种类和格式，各种凭证之间、各种账簿之间以及各种凭证与各种账簿之间的相互联系；记账程序和方法，是指从填制凭证、登记账簿到编制会计报表的步骤和方法。

　　把不同的凭证、账簿组织，按照不同的记账程序和方法有机地结合起来，就形成不同的会计核算形式。

　　建立合理的会计核算形式具有重要的意义：

能够正确地组织会计工作，提高会计核算工作的效率和质量，节约人力和物力，充分发挥会计的职能。

　　合理的会计核算形式的要求：

应与本单位经济业务的性质、规模大小和经济业务的繁简等实际情况相适应，应能正确、及时地提供全面、系统的会计核算资料，并力求简化核算手续。

　　我国企业、单位所采用的会计核算形式有多种，根据登记总分类账的依据和方法的不同，可以分为：

　　1、记账凭证核算形式。

　　2、科目汇总表核算形式。

　　3、汇总记账凭证核算形式。

二、记账凭证核算形式

1、记账凭证核算形式是最基本的一种会计核算形式，其主要特点是：

直接根据各种记账凭证逐笔登记总分类账。

　　在记账凭证核算形式下，记账凭证一般采用收款凭证、付款凭证和转账凭证三种格式；总分类账和日记账的格式均可采用三栏式；总分类账应按总账科目设置，而明细分类账则可根据管理的需要设置。

　　2、记账凭证核算形式的基本内容是：

（1）、根