公文格式doc.docx

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公文格式doc

沈阳xx有限公司文件

沈x字[2005]004号签发人：

公文管理规定（试行）

为使公司公文管理更加制度化、规范化、科学化，结合公司的

实际情况，特制定本规定。

第一条公文种类

一、决定：

适用于重要事项或重大决策，奖罚有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项，人事任免等。

二、公告：

适用于宣布重大事项。

三、通告：

适用于公布有关知悉性或遵行性事项。

四、通知：

适用于颁布、公布、批示有关文件，布置有关任务，告知一定事项的文书。

五、通报：

适用于表彰先进，惩戒错误，传达重要精神或情况的周知性文书。

六、报告：

适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议、答复询问的陈述性文书。

七、请示：

适用于事前向上级请求指示、答复、审核、批准的有关事宜的报请性文书。

八、批复：

适用于上级用于答复、处理下级请示事项的指令性文书。

九、报备：

根据相关制度规定的必须上报上级单位知悉但尚未执行的文件，若上级单位在五个工作日内无异议，并在五个工作日内不作出答复，上报单位即可执行；若有异议上级单位必须在五个工作日做出答复，上报单位需按批复内容执行。

十、意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法的指导性文书。

十一、函：

适用于不相隶属单位之间，商洽公务，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，需相关人员知悉的书面非正式文书。

十二、会议纪要（见附件1）：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

十三、内部通启（见附件2）：

适用于公司内部门间协调、商议工作的文件。

十四、传真（见附件3）：

适用于说明的所要传送文件的具体特点，或进行简单沟通的书面文件。

十五、备案：

根据相关制度所规定正在或已执行完毕，必须上报上级知悉，但不需上级批复或提出意见的文件。

第二条公文编号

一、编号格式

XXXX字[XXXX]XXX号

文件顺序号

年度号

发文部门拼音字母代号

公司名称缩写

沈阳xx有限公司名称缩写为“沈x”

举例如下：

公司发文

沈x字[2005]第001号

文件顺序号

年度号

公司名称缩写

公司决定、公告、通告、通报及公司颁布规章制度等文件编号为“沈联字”（见附件4）；公司定期召开的会议所形成的会议纪要需单独编号。

例如：

将经营班子成员扩大会纪要编号为“沈x经会字”，干部定期例会纪要编号为：

“沈x干会字”，公司组织的其它不定期的会议纪要编号为“沈x会字”；以公司名义下发的各类通知编号为“沈联通字”，以公司名义形成的请示编号为“沈x请字”；以公司名义形成的报告、批复、意见、函及报备和备案等文件编号为“沈x综字”。

年度号及文件号依照编号格式由总经办负责确定。

二、部门名称缩写

公司各部门名称缩写

工程部—————GC计财部————JC

经营部—————JY客服中心———KZ

前期开发部———QK设计部————SJ

行政部—————XZ预算部————YS

营销部—————YX总经办————ZB

如部门名称仍有未列或不同，可以部门名称所含汉字的拼音首字母（两个）或部门名称所含词的首字的拼音首字母（两个）作为部门代号。

举例如下：

部门名义发文（以工程部为例）

沈xGC字[2005]001号

文件顺序号

年度号

发文部门拼音字母代号

公司名称缩写

以部门名义形成的通知、通启、请示、报告、意见、会议纪要和备案等文件需按上述规定进行编号，并可参照公司分类编号的方式进行分类。

年度号及文件号依照编号格式由部门档案管理员负责确定。

四、年度号

如文件的拟稿日期和正式发文日期跨年度时，以总经理签发日期为准。

五、文件顺序号

公文编号以流水号编号形式，实行一文一号；文件顺序号需连续编排，文件顺序号不得重复或跳漏；各部门的公文按部门流水号编号形式，分别编排。

六、公文密级代号：

绝密为——G机密为——J秘密为——M

第三条文件每页的正下方居中的位置需标注“第几页共几页”。

首页上方需注明签发人，最后一页下方需注明主送单位（个人）、抄报单位（个人）、抄送单位（个人）。

第四条公文格式

一、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期、印章、抄报单位、抄送单位等部分组成。

（一）涉及公司机密的公文需标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还需标明份数及序号。

（二）紧急公文需根据紧急程度分别标明特急或急件。

（三）招议标文件必须注明签发人、会签人姓名。

（四）公文标题需准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。

公文标题中除公司规章制度外，一般不用标点符号。

（五）行文需使用全称或规范化简称。

上行文不以上级单位中的部门为主送单位。

（六）公文如有附件，需注明附件顺序和名称。

（七）公文需加盖印章或由签发人签发。

（八）成文日期以最终签发人签发的日期为准，联合行文以主办部门经理的签发日期为准。

（九）公文如有附注（需要说明的其他事项），需加小括号标注。

（十）公文文字从左至右横写、横排，正文原则上使用楷体-GB2312四号字。

二、公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。

三、向主管单位呈报的请示，需采用公司文头纸打印，文件编号靠右侧。

第五条行文规则

一、行文需确有必要，注重效用。

二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

三、各部门不得代表公司向公司以外行文。

四、属于部门职权范围内的事务，需由部门自行行文或联合行文，联合行文需明确主办部门。

五、请示需一文一事。

六、除上级单位主管直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位主管报送请示、意见和报告。

第六条发文办理

一、发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、核稿、核准、复核、签发、用印、登记、分发等程序。

二、草拟公文的要求

（一）符合国家的法律、法规和公司的各项规章制度。

（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文文种需根据行文目的、发文单位职权和主送单位行文关系确定。

（四）紧急公文，需体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

紧急程度分为：

“特急”、“急件”。

在文件签发后，由发文单位在文件右上角加盖相应的印章。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文需先发文单位、发文编号，后引标题。

引用外文需注明中文含义。

日期需写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）、”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

（七）需使用国家法定的计量单位。

（八）文内若使用非规范化简称，需先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，需在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，需使用阿拉伯数字。

三、以公司名义的发文，由公司总经理审批后签发（用印）；以部门名义的发文，需由分管副总经理审批后，部门经理签发。

四、公文草拟由部门或主办部门负责，草拟人将按公文格式草拟的公文，送交打印，初校后交部门经理或主办部门经理核稿（由多个部门共同发文的文件还需分送其它会稿部门经理核稿），填写《发文处理专用单》（见附件5），经公司分管领导核准，经总经办复核，报公司总经理审批。

五、以公司名义行文，公文未送总经理审批前，总经办需进行复核。

复核的重点是：

行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合规定；审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全等。

经复核确需对文稿进行实质性修改的，需重新按程序办理。

如无异议，由总经办专人交总经理审批。

六、经总经理签发的文件，由总经办专职人员标注文号、打印、登记、盖章后按确定的报送范围发送。

注明密级的文件按公司《保密制度》有关规定发送。

七、所有公文的盖章原稿、签发原稿、打印样稿及行文过程一起存档备查。

第七条收文办理

一、收文办理包括签收、登记、拟办、审批、承办、催办等程序。

二、收到上级的来文、或其它公司发来的平行文，由总经办填写《收文文处理专用单》（见附件6）。

并由总经办统一负责签收、登记、复核、拟办、催办。

三、收到部门上报需要办理的公文，总经办需进行复核。

复核的重点是：

是否符合公文规则；需由何部门办理。

四、经复核，对符合规范的公文，总经办主任提出拟办意见，经总经理审批后，转交有关部门承办，需要两个或两个以上部门办理的需明确主办部门。

紧急公文需明确办理时限，按时限要求办理。

确有困难的，需及时予以说明。

经复核，对不符合本规定的公文，由总经办主任批准后，可以退回原单位并说明理由。

五、承办部门收到交办的公文后需及时办理，不得延误、推诿。

对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，需及时退回总经办并说明理由。

六、只需各部门经理或相关人员知悉的公文，由总经办登记，总经办主任签批后，送相关人员传阅。

七、公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项，主办部门需主动与有关部门协商；如有分歧，当意见不能取得一致时，可以报请上一级协调或裁定。

八、总经理批示和交有关部门办理的公文，总经办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第八条公文管理

一、公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖公司公章。

二、公司员工离职时，需将本人借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九条附则

一、本规定由总经办负责解释与修改；

二、本规定经总经理批准后，自颁布之日起实施。

沈阳xx公司

二00五年三月十七日

附件：

1、公司会议纪要格式

2、公司内部通启格式

3、公司传真格式

4、公司文件格式

5、公司发文处理专用单

6、公司收文处理专用单

附件1：

密级：

沈阳xx有限公司

×××××××××会

会议纪要

沈x会字[2005]×××号

签发人：

会议时间：

2005年×月×日:

会议地点：

会议主题：

参加人员：

记录整理：

会议内容：

抄报：

抄送：

附件2：

沈阳xx有限公司

内部通启

致:

客服中心编号:

GC2005-031

由:

工程部日期:

2005年4月29日

通启实效：

是否需要回复：

否

事由：

关于KZ2005-010的回复

内容:

经核查，176#1-9-1由xx建筑二次维修过程中成品保护不利，给业主造成一定的损失所述内容属实。

起草人：

签发人：

抄报：

抄送：

附件3：

沈阳xx有限公司

SHENYANGHUAXINLUENMEIPROPERTIESCO.,LTD.

中国·沈阳·号Tel：

Fax：

No.

收件人：

传真：

电话：

发件人：

沈阳有限公司

电话：

日期：

2005年8月29日

关于：

加晒图纸的说明

抄报：

E-mail:

页数：

（含此页）1

√紧急□请审阅□请批注□请答复□请传阅

因四期配电箱招标，需加晒四期电气施工图一套。

起草人：

签发人：

密级：

附件3：

沈阳xx公司文件

沈x字[2005]×××号签发人：

沈阳xx有限公司

二OO五年×月×日

主送：

抄报：

抄送：

附件5：

沈阳xx有限公司

发文处理专用单

发文时间：

2006年3月14日

发文标题：

四期页岩空心砖砌块调查报告

发文字号:

沈xGC请字2006[007]号发文密级:

M紧急程度：

发文部门：

工程部、设计部

总经理审批意见：

拟稿人：

发文部门经理核稿：

公司主管领导核准:

总经办复核:

会签：

主送：

地产集团成本管理中心

抄报：

抄送：

打字：

校对：

审核：

共印（）份

附件6：

沈阳xx有限公司

收文处理专用单

收文第[]号收文时间：

年月日

来文名称：

来文字号：

附件：

拟办：

批示：

传阅人签字

传阅人意见

传阅人签字

送阅日期

退还日期

处理意见：

总经理：

年月日