公文格式doc.docx

1、公文格式doc沈阳xx有限公司文件沈x字2005004号 签发人：公文管理规定（试行） 为使公司公文管理更加制度化、规范化、科学化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第一条 公文种类一、决定：适用于重要事项或重大决策，奖罚有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项，人事任免等。二、公告：适用于宣布重大事项。三、通告：适用于公布有关知悉性或遵行性事项。四、通知：适用于颁布、公布、批示有关文件，布置有关任务，告知一定事项的文书。 五、通报：适用于表彰先进，惩戒错误，传达重要精神或情况的周知性文书。六、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议、答复询问的陈述性文书。七、请示：适用于事前

2、向上级请求指示、答复、审核、批准的有关事宜的报请性文书。八、批复：适用于上级用于答复、处理下级请示事项的指令性文书。九、报备：根据相关制度规定的必须上报上级单位知悉但尚未执行的文件，若上级单位在五个工作日内无异议，并在五个工作日内不作出答复，上报单位即可执行；若有异议上级单位必须在五个工作日做出答复，上报单位需按批复内容执行。十、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法的指导性文书。十一、函：适用于不相隶属单位之间，商洽公务，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，需相关人员知悉的书面非正式文书。十二、会议纪要（见附件1）：适用于记载、传达会议情况和议定事项。十三、内部通启（见附件2）：适用于

3、公司内部门间协调、商议工作的文件。十四、传真（见附件3）：适用于说明的所要传送文件的具体特点，或进行简单沟通的书面文件。十五、备案：根据相关制度所规定正在或已执行完毕，必须上报上级知悉，但不需上级批复或提出意见的文件。第二条 公文编号一、编号格式XX XX字 XXXX XXX号文件顺序号年 度 号发文部门拼音字母代号公司名称缩写沈阳xx有限公司名称缩写为“沈x”举例如下：公司发文沈x字 2005 第001号文件顺序号年 度 号公司名称缩写公司决定、公告、通告、通报及公司颁布规章制度等文件编号为“沈联字”（见附件4）；公司定期召开的会议所形成的会议纪要需单独编号。例如：将经营班子成员扩大会纪要编

4、号为“沈x经会字”，干部定期例会纪要编号为：“沈x干会字”，公司组织的其它不定期的会议纪要编号为“沈x会字”；以公司名义下发的各类通知编号为“沈联通字”，以公司名义形成的请示编号为“沈x请字”；以公司名义形成的报告、批复、意见、函及报备和备案等文件编号为“沈x综字”。年度号及文件号依照编号格式由总经办负责确定。二、部门名称缩写公司各部门名称缩写工程部GC 计财部JC 经营部JY 客服中心KZ 前期开发部QK 设计部SJ 行政部XZ 预算部YS 营销部YX 总经办ZB 如部门名称仍有未列或不同，可以部门名称所含汉字的拼音首字母（两个）或部门名称所含词的首字的拼音首字母（两个）作为部门代号。举例如

5、下：部门名义发文（以工程部为例）沈xGC字2005 001号文件顺序号年 度 号发文部门拼音字母代号公司名称缩写以部门名义形成的通知、通启、请示、报告、意见、会议纪要和备案等文件需按上述规定进行编号，并可参照公司分类编号的方式进行分类。年度号及文件号依照编号格式由部门档案管理员负责确定。四、年度号 如文件的拟稿日期和正式发文日期跨年度时，以总经理签发日期为准。 五、文件顺序号公文编号以流水号编号形式，实行一文一号；文件顺序号需连续编排，文件顺序号不得重复或跳漏；各部门的公文按部门流水号编号形式，分别编排。六、公文密级代号：绝密为G 机密为J 秘密为M第三条 文件每页的正下方居中的位置需标注“第

6、几页共几页”。首页上方需注明签发人，最后一页下方需注明主送单位（个人）、抄报单位（个人）、抄送单位（个人）。第四条 公文格式一、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期、印章、抄报单位、抄送单位等部分组成。（一）涉及公司机密的公文需标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还需标明份数及序号。（二）紧急公文需根据紧急程度分别标明特急或急件。（三）招议标文件必须注明签发人、会签人姓名。（四）公文标题需准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。公文标题中除公司规章制度外，一般不用标点符号。（五）行文需使用全称或规范化简称。上行文不以上级单位中的部门

7、为主送单位。（六）公文如有附件，需注明附件顺序和名称。（七）公文需加盖印章或由签发人签发。（八）成文日期以最终签发人签发的日期为准，联合行文以主办部门经理的签发日期为准。（九）公文如有附注（需要说明的其他事项），需加小括号标注。（十）公文文字从左至右横写、横排，正文原则上使用楷体-GB2312四号字。二、公文用纸采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。三、向主管单位呈报的请示，需采用公司文头纸打印，文件编号靠右侧。第五条 行文规则一、行文需确有必要，注重效用。二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。三、各部门不得代表公司向公

8、司以外行文。四、属于部门职权范围内的事务，需由部门自行行文或联合行文，联合行文需明确主办部门。五、请示需一文一事。六、除上级单位主管直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位主管报送请示、意见和报告。第六条 发文办理一、发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、核稿、核准、复核、签发、用印、登记、分发等程序。二、草拟公文的要求（一）符合国家的法律、法规和公司的各项规章制度。（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文文种需根据行文目的、发文单位职权和主送单位行文关系确定。（四）紧急公文，需体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

9、紧急程度分为：“特急”、“急件”。在文件签发后，由发文单位在文件右上角加盖相应的印章。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文需先发文单位、发文编号，后引标题。引用外文需注明中文含义。日期需写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。（七）需使用国家法定的计量单位。（八）文内若使用非规范化简称，需先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，需在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，需使用阿

10、拉伯数字。三、以公司名义的发文，由公司总经理审批后签发（用印）；以部门名义的发文，需由分管副总经理审批后，部门经理签发。四、公文草拟由部门或主办部门负责，草拟人将按公文格式草拟的公文，送交打印，初校后交部门经理或主办部门经理核稿（由多个部门共同发文的文件还需分送其它会稿部门经理核稿），填写发文处理专用单（见附件5），经公司分管领导核准，经总经办复核，报公司总经理审批。五、以公司名义行文，公文未送总经理审批前，总经办需进行复核。复核的重点是：行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合规定；审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全等。经复核确需对文稿进行实质性修改的，需重

11、新按程序办理。如无异议，由总经办专人交总经理审批。六、经总经理签发的文件，由总经办专职人员标注文号、打印、登记、盖章后按确定的报送范围发送。注明密级的文件按公司保密制度有关规定发送。七、所有公文的盖章原稿、签发原稿、打印样稿及行文过程一起存档备查。第七条 收文办理一、收文办理包括签收、登记、拟办、审批、承办、催办等程序。二、收到上级的来文、或其它公司发来的平行文，由总经办填写收文文处理专用单（见附件6）。并由总经办统一负责签收、登记、复核、拟办、催办。三、收到部门上报需要办理的公文，总经办需进行复核。复核的重点是：是否符合公文规则；需由何部门办理。四、经复核，对符合规范的公文，总经办主任提出拟

12、办意见，经总经理审批后，转交有关部门承办，需要两个或两个以上部门办理的需明确主办部门。紧急公文需明确办理时限，按时限要求办理。确有困难的，需及时予以说明。经复核，对不符合本规定的公文，由总经办主任批准后，可以退回原单位并说明理由。五、承办部门收到交办的公文后需及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，需及时退回总经办并说明理由。六、只需各部门经理或相关人员知悉的公文，由总经办登记，总经办主任签批后，送相关人员传阅。七、公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项，主办部门需主动与有关部门协商；如有分歧，当意见不能取得一致时，可以报请上一级协调或裁定。八、总经理批示和交有关部

13、门办理的公文，总经办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第八条 公文管理一、公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖公司公章。二、公司员工离职时，需将本人借用的公文按照有关规定移交、清退。第九条 附则一、本规定由总经办负责解释与修改；二、本规定经总经理批准后，自颁布之日起实施。沈阳xx公司二00五年三月十七日附件：1、公司会议纪要格式2、公司内部通启格式3、公司传真格式4、公司文件格式5、公司发文处理专用单6、公司收文处理专用单附件1：密级：沈阳xx有限公司 会会议纪要沈x会字2005 号签发人： 会议时间：2005年月日 : 会议地点：会议主题： 参加人员：

14、记录整理： 会议内容：抄报： 抄送：附件2：沈阳xx有限公司内部通启致: 客服中心 编号: GC2005-031 由: 工程部 日期: 2005年4月29日 通启实效： 是否需要回复： 否 事由： 关于KZ2005-010的回复 内容: 经核查，176#1-9-1由xx建筑二次维修过程中成品保护不利，给业主造成一定的损失所述内容属实。起草人： 签发人： 抄 报： 抄 送： 附件3： 沈阳xx有限公司SHENYANG HUAXIN LUEN MEI PROPERTIES CO.,LTD.中国沈阳号 Tel： Fax： No.收件人：传真：电话：发件人：沈阳有限公司电话：日期：2005年8月29日

15、关 于：加晒图纸的说明抄 报：E-mail:页数：（含此页）1紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅因四期配电箱招标，需加晒四期电气施工图一套。起草人： 签发人： 密级：附件3：沈阳xx公司文件沈x字2005号 签发人：沈阳xx有限公司二OO五年月日主送：抄报：抄送：附件5：沈阳xx有限公司发文处理专用单 发文时间：2006 年 3 月 14 日发文标题：四期页岩空心砖砌块调查报告发文字号: 沈xGC请字2006007号 发文密级:M 紧急程度：发文部门：工程部、设计部总经理审批意见：拟稿人： 发文部门经理核稿：公司主管领导核准:总经办复核:会签：主送：地产集团成本管理中心抄报： 抄送：打字： 校对： 审核：共印（ ）份附件6： 沈阳xx有限公司收文处理专用单收文第 号 收文时间： 年 月 日来文名称：来文字号：附件：拟办：批示：传 阅 人 签 字传 阅 人 意 见传阅人签字送阅日期退还日期处理意见： 总经理： 年 月 日