会议策划与管理.docx

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会议策划与管理

第六章会议策划与管理

一、会议的作用

1、发布信息

2、决策功能

3、协调功能

4、检查监督功能

5、激励功能

二、会议的策划要素

1、举办者

2、与会者

3、议题

4、名称

5、方式

6、时间

7、地点

8、结果

三、会议类型

1、按区域分：

国际性的会议；

全国性的会议；区域性的会议；

单位或部门的会议；街道、家庭会议等。

2、按规模分：

有几人到十几人的小型会议；

上百或几百人的中型会议；

上千或几千人的大型会议；

万人以上参加的特大型会议等。

3、按内容分：

政治类；经济类；军事类；

商务类；事务类；学术类会议等。

4、按时间分：

定期性会议；不定期性会议；

需要连续开两次以上的多次性会议等。

5、按形式分：

有聚有议的会议，如讨论会、座谈会等；

有聚不议的，如报告会、动员会、表彰会、纪念会。

6、按会议阶段分：

预备会议；正式会议。

7、按会议手段分：

传统方式的常规会议；

电视、电话、广播、网络会议等。

8、按会议性质分：

（1）法定性或制度性会议党代会、人代会、职代会、妇代会、股东大会。

（2）决策性会议常委会、党组会、理事会、董事会等。

（3）工作性会议动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会，座谈会、协调会、务虚会。

（4）专业性会议研讨会、论坛、论证会、听证会、答辩会、专题会、鉴定会等。

（5）显示性会议表彰会、纪念会、庆祝会、请功会等。

（6）商务性会议招商会、订货会、贸易洽谈会、观摩会、产品推介会、促销会等。

（7）联谊性会议接见、会见、茶话会、团拜会、恳谈会等。

（8）信息性会议新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会。

四、会务服务的内容

●主要包含会议服务与会议接待两个方面

●会前准备：

会议通知、会场布置、会议编组、证件制发、交通接送、安全保障；

●会间工作：

人员签到、迎候入座、文件印发、会议记录、参观引导、会场调度、现场指挥、生活服务；

●会后收尾：

票务安排、文件清退、财务结算、会场清理等。

五、会议的组织

（一）大中型会议组织

【一】会议准备阶段

会议准备阶段是指从决定召开会议并着手筹备开始，到与会人员报到结束并安排就绪期间的工作。

会议准备工作是否充分，对会议效率和效果有很大影响。

要开好会议，必须把准备工作做好。

通常情况下，会前准备工作有：

1、落实组织领导

接受会议筹备任务后，要根据会议规模大小、会议内容涉及部门的多少等因素，确定筹备工作应由谁来承担。

具体要求是：

●现有部门可以独自承担的，可确定由该部门独自承担。

●一个部门独自承担有困难或会议内容涉及方面较多的，可明确几个部门共同筹备，并指定一个部门领头。

●必要时可以成立会议筹备领导小组。

●领导组织下还可以设几个工作小组，分别承担会务议程安排、文字起草、行政接待等项工作。

●为了完成高规格的会议接待工作，通常由一位主要领导直接抓会议筹备工作，专门研究布置会议的各项具体工作，明确各接待人员的职责。

2、拟发会议通知

通知必须说明会议的目的，参加范围，主要议程，报到及开会的时间、地点，与会人员需要带的材料或用品，拟发通知的部门名称，通知印发日期，联系人与联络方式，联系电话号码等。

通知拟订之后，要按规定的程序送审、签发、复印、发出。

3、拟订开会方案

方案中要写明批准召开会议的机关，会议内容，会议目的，会议程序（包括会议议程、日程等安排），出席，列席和服务人员的部门和数量，组织领导，经费预算等。

方案拟定后，经高级主管批准后执行。

4、准备文字资料文件资料应用文件袋装好

会议的文字资料很多，并且不同的会议对文字资料的要求也不同，主要包括：

●会议主要文字资料。

如开幕闭幕词、重要讲话、典型发言资料、大会决议等。

●会议辅助文字资料。

如会议须知、作息时间表、会议日程表、与会人员名单、住房及电话号码、编组名单、组长（或召集人）、讨论地点，等等。

会议所需文字资料，凡会前可以印出的，都应在会前印好，一般应在与会人员报到时发到他们手中。

5、安排会议接待

会议接待周到与否，对能否开好会议至关重要。

因此，在会前应充分准备、周密计划，会议期间要做到优质服务、不出纰漏。

6、安排会场

大会会场要布置得庄严、朴素、隆重，能体现会议的主题和气氛，开会前对会标、主席台座次（后面要讲）、代表座区、灯光、音响、通风和取暖设施、茶水供应、进出通道等，都要认真仔细地进行检查，做到项项落实，不出差错。

如果会议设分会场或小组讨论地点，也须在会前检查落实。

7、宣传报道准备

根据会议的规格和内容，对会议需要报道的事项，应预先作出安排，并提前与有关新闻单位，如报社、电台、电视台等联系落实。

新闻单位工作人员一般不需要驻会，必须驻会者要在会前安排好。

对会议报道要严加控制，如果可报道可不报道，一律不报道。

8、会前动员

对内容重要、服务人员多的大会，为了做好会上各项服务工作，会前一般要开会作一次动员，讲明服务要求和注意问题。

其范围包括会上的工作人员、服务人员、招待单位、医疗单位和保安部门等方面的负责人，有的会议在大会开幕前还要召开预备会议，请各代表团组的负责人和大会工作人员共同参加，讲明会议的重要性、议程和要求，使大家同心协力，共同开好会议。

【二】会议进行阶段

会议进行阶段一般是指从会议开始到闭幕这段时间。

主要工作包括：

1、组织好会议开幕活动

●组织好与会人员签到、入场和按顺序入座，清点到会人数。

●向大会主持人报告到会人员情况和缺席原因。

●组织大会主席团按次序就座，检查主席台扩音、灯光等设施。

●会议开始后，应到会场角落检查音响效果。

如设有分会场，对其收听效果也要及时了解，发现问题尽快解决。

●如有须临时通知的事项，要在会议宣布休会前报告大会主持人设法通知。

●根据会议需要组织好会议记录或录音。

2、及时掌握会议动态

会议开始后，要及时掌握会议进行过程中的情况和问题，广泛听取各方面的意见，保证大会按照正确的方向进行。

●如大会安排工作报告或典型发言并组织小组讨论时，大会应选派人员分别参加，及时掌握讨论情况，并认真整理、反馈。

●召开工作会议，为了加强引导，树立榜样，可选定适当数量的部门作中心发言，以便进行交流，互相启发。

●会议预定的议程和日程，一般情况下不得改变；特别情况下确需改变的，要将变动的必要性和变动意见报告大会领导单位，由大会领导小组或有关领导者决定。

3、组织会内协调

●凡会议期间形成某方面的决定、办法、规定等法规性文件的，应在通过之前召集有关部门充分协商，统一意见、组织会签，避免草率通过后意见不一，执行困难。

●对需要作出大会决议或以大会名义分发的各种文件和资料，要将草稿提前印发到与会人员手中，进行充分讨论，认真修改。

防止个别人起草后直接到大会宣读、表决。

●对负有产生领导机构任务的会议，对选举办法、候选人名单等，要充分酝酿，对会上提出的意见认真研究采纳，并做好协调解释工作。

4、做好会议结束的准备

●检查该印发、换发的文件、资料等是否印好发出。

●检查与会者预订的返程车票、机票，是否已经如期购到，并发到了有关与会人员手中。

对个人的特别需要是否能尽量满足。

●对与会人员手中需要请退的票证，要安排好请退工作。

●按返程车次时间作出送站计划，落实送站车辆和人员。

【三】会议结束阶段

结束阶段是指从会议闭幕到全体工作人员离开开会地点的一段时间。

主要工作包括：

1、清理会议文件、资料

对会议文件、资料，要按照主管审定的收、带、存、销范围，该收回的及时收回并清点注结；该带走的文件让与会者带走（如原系草稿需换正式文件的也要查点落实）；需要存档的文件要收集齐全，交档案管理部门保存；对多余的文件、资料、草稿等，要认真清点，经批准后销毁。

对所有文件和机密资料都要处理得当，防止失密泄密。

2、办理财务手续

对会议所需开支，属于统一核销的由大会结清；应由与会者个人结算的，通知有关个人在离会前如数结清。

会议工作人员要给与会者以结算方便，以免影响与会者返程。

工作人员离会前，要向住所结清账目。

3、安排送站活动

要根据与会者返程情况，做出送站计划，对返程人员、送站人员、车辆、司机、时间、地点等，都要一一落实，避免疏漏。

因特殊情况误车的人员，要作出妥善安排，并将返程情况及时报告有关领导人员。

4、做好会议总结

一次会议结束后，对会议的组织工作和效益、得失等要认真总结，肯定成绩，找出不足。

（二）小型会议组织

上面所谈是各种大型会议的组织工作。

大型会议规模大、程序多、难度大，所以以提示重点为主。

对小型会议的组织，主要是对公司上层领导人员召开的决策协调型会议的组织，一般应掌握以下几点：

●所提报的各项会议资料，文字要简明、扼要、准确。

●要规定所需文件的份数、时限，如果有附件、图表等，一起附上。

●对议题进行决策性把关。

●对可以提交会议研究，但涉及两部门以上业务的，要检查是否需要在会前先行协调，对应协调而未协调的议题不予安排。

●对应予安排讨论的议题，要按照重要程度和紧急程度排定先后次序。

●一次会议不可将议题安排得过多、过满，避免通知有关人员到会后，因议题排不上而出现陪会现象；或因受时间所限不能充分讨论而仓促决定。

●参加会议的人员要严格按照通知的范围到会，出席会议的人员不得随意带助理参加会议。

●开会期间，非与会人员不准随便进入会议室；外来电话一般不予传送；紧急事项须经会议工作人员报告有关领导后处理。

如果有电话或有事相告，工作人员应走到对方身边，轻声转告。

如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知。

●议题在会前已发给与会人员的，会上不再照本宣科，汇报单位可简要说明需请示解决的问题和要求，以节省时间。

●会议发言应紧紧围绕讨论的议题，抓住要害，突出重点，言简意赅，明确表态，并视情况限定发言时间。

工作人员要做好会议记录。

●与会人员应集中精力开好会议，认真听取讨论发言，不要议论与议题无关的问题，不要在会场阅批其他部门送来的文件、资料。

●议题讨论结果，由办公部门负责整理后，并送有关领导人员审定后印发。

其他部门不得私下录音、录影或整理、印发讨论情况，并进行传播。

●会议主持人应严格控制会议程序，并对讨论的议题作出明确的决议。

●准确、及时整理会议纪要。

会议纪要一般应于会议结束当日或次日写出初稿送给领导主管签发。

同时对与决议事项有关的部门，都应发送纪要以便通知照办。

对按规定不发会议纪要的部门，可发有关决议事项通知单。

对会议决议事项要加强催办、查办。

对办理不力的要采取有效措施促其及时办结，避免延时误事。

●决议事项的办理情况应及时向有关领导主管报告，并提出有针对性的措施促进办理，避免开过会不解决问题又重复开会的弊端。

六、主席台的坐次排列：

（1）前排高于后排

（2）中央高于两侧：

中央者为主角或主宾，以当事人的左右为准左为上（左高）

（3）政务礼仪：

左高商务礼仪：

右高