科技档案归档分类标准.docx
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科技档案归档分类标准
科技档案归档分类标准
WuhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd
科技档案归档分类标准
编号：
KDKG/PK-101
版本：
A/0
2009年月日发布2009年月日试行
武汉凯迪控股投资有限公司发布
文件批准页
批准/日期：
审核/日期：
相关部门/日期：
部门负责人/日期：
文件编写/日期：
1.目的
为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。
2.范围
本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。
3.定义
3.1科技档案：
是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。
本标准涉及科技档案范围包括：
林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目（含投资和市场开发）、脱硫、除尘等环保工程项目。
生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。
4.职责
4.1信息中心档案管理部：
负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。
4.2控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。
5.程序
5.1科技档案类目设置
5.1.1公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：
0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。
科技档案一级类目包括：
6生产运营含林业生产、CDM、电厂生产运行等；）
7技术研发项目
8建设项目
9设备
5.1.2结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：
实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。
5.1.3“6电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。
5.1.4“7技术研发项目”是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的文件资料制定的归档标准。
各公司技术研发部门对归档的及时性负责，研发小组负责人对归档资料的完整性负责，信息中心档案管理部组织档案验收并归档。
5.1.5“8建设项目”是对控股及各系列公司投资及市场开发的全部项目的重要文件资料制定的归档标准。
市场开发项目由信息中心档案管理部归档保管。
投资建设项目中项目实施过程的设计、设备、施工、调试、监理产生的重要文件资料，信息中心档案管理部及电厂资料室各留存1套。
结合公司的业务范围现具体分为：
火电项目竣工资料分类标准（含投资及市场总承包项目）
风电项目竣工资料分类标准
环保项目竣工资料分类标准（市场项目，含脱硫、除尘等）
其它专业随业务的成熟程度，逐步补充完善。
5.1.6“8设备”是对独立项目的项目建设过程中的设备资料制定的归档标准，电厂检修过程的设备资料由电厂资料室组织归档、保管。
5.2归档要求
5.2.1总要求
各业务部门/项目部指定专职或兼职人员负责过程档案资料的收集和整理，参照附表所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时完整。
5.2.2电厂生产运行
电厂生产运行过程的档案资料由各电厂资料室按规定要求进行归档和保管。
信息中心档案管理部负责制定归档标准，并组织抽查，每年对电厂资料室档案管理情况抽查率不低于30%。
“电厂生产运行归档标准”执行《生物质电厂档案管理办法》。
5.2.3技术研发项目
a.技术研发项目档案按项目组卷，卷内文件按重要程度和时间顺序排列。
b.技术研发部门负责人对归档的及时性负责，研发项目小组负责人对归档资料的完整性负责。
c.技术研发项目归档资料必须明确密级，并按本标准（附表）规定的时间归档。
跨年度的技术研发项目需于每年12月10日前提交“本项目已产生的资料清单”，信息中心档案管理部对研发过程资料的管理情况进行检查。
5.2.4 公司投资建设项目
a.公司投资建设项目档案分阶段由相关责任部门、责任人负责归档。
b.项目前期申报过程文件，由项目开发与建设管理部负责人对归档的及时性负责，开发经理对归档资料的完整性负责。
申报工作结束或项目终止后2周内归档，信息中心档案管理部负责验收、保管。
c.项目实施过程中产生的合同、招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），经办部门分别于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。
现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工资料归档。
总经理工作部每月25日提交本月（上月25日至本月24日）“用印清单”至信息中心档案管理部，档案管理部负责跟踪合同归档进度。
合同文件同时归档正、副本各1套，并附“合同评审及审批表”。
d.外委设计项目，设计成品随竣工资料归档。
自主设计项目，设计成品出版时，应将底图、DWG文件、PDF文件（含签名）和蓝图各1份交档案室存档。
e.项目实施过程中产生的设计、施工、调试、监理相关文件资料，电厂/公司项目部除按规定向地方及行业主管部门归档外，必须同时向公司及电厂归档各1套，分别由电厂资料室、信息中心档案室各保管，以方便电厂运行、检修过程中信息查询、应用。
f.关于征、租地、规划许可等方面重要的政府批文于项目结束后，随竣工资料一并移交信息中心档案室归档保管。
5.2.5市场开发项目
a.市场开发获得的电厂总承包项目执行“火电项目竣工资料分类标准”，按总承包项目的合同范围删减归档类目，但相应的类目号不变。
项目经理对归档的及时性负责，各专业经理对归档资料的完整性负责。
合同、招标文件执行“本文件5.2.3C”条规定。
b.市场开发的脱硫、除尘等环保项目执行“环保项目竣工资料分类标准”，公司投资或承接的电厂总承包项目中的脱硫、除尘项目归档标准，执行“火电项目竣工资料分类标准”。
6.相关文件
6.1《档案管理程序》
6.2《科技档案管理规定》
7.记录
7.1林业生产及建设归档资料分类标准
7.2技术研发项目归档资料分类标准
7.3火电项目竣工资料分类标准
7.4风电项目竣工资料分类标准
7.5环保项目竣工资料分类标准
林业生产及建设归档资料分类标准
分类号
科目名称
卷内文件内容
归档份数
保管
期限
归档时间
归档部门/责任人
电子
正本
副本
图纸
重要
一般
6
林业生产
60
资源、林政管理
600
森林资源统计分析、资源调查报告
1
永久
次年3月末之前
业务部门负责人
601
林地林权管理
合作框架协议书、林地转让服务协议
林业用地转让合同（包括《转让地界址及位置图》、《转让地权属证明文件》、《交地确认表》、《村民集体决议》（在甲方为集体经济组织时）授权委托书
乡镇人民政府同意转让的证明文件
《现有林木处理协议》
林权证、林地林权争议
1
永久
取证后1周内
602
木材采运证
1
1
永久
603
木材经营证
1
永久
609
其它
1
永久
61
规划设计
610
基础调研资料、图表
1
1
永久
规划设计工作结束后1个月内
业务部门负责人
611
总体规划、专项规划
1
1
永久
612
项目建议书、可行性研究报告及批复
1
1
1
永久
613
种苗生产基地设计文件
1
1
1
永久
614
造林设计文件
1
1
1
永久
615
林地测绘、图集
1
永久
62
营林
620
种子
6200
原材料、物资管理
采购计划
1
短期
招投标文件、合同文件于工作结束后1周内归档；
其它次年3月末之前
业务部门负责人
招投标
1
短期
合同、协议
1
1
长期
原材料验收记录
1
短期
原材料保管发放记录
1
短期
6201
生产准备
产品调研报告
1
长期
生产规划、方案
1
长期
产品试制总结报告
1
长期
原材料规格、质量
1
长期
产品质量指标、标准
1
长期
产品分析、评定方法
1
长期
其它
1
长期
6202
定型生产
生产计划
短期
工艺卡片、工艺流程、产品配方
1
短期
操作规程
1
短期
产品质量分析
1
短期
产品报表
1
短期
生产事故分析
1
短期
技术革新材料
1
短期
装置、设备检修材料
1
短期
生产会议纪要
1
短期
6203
产品质量管理
质量检验、评定报告
1
长期
6209
其它
1
长期
短期
621
苗木
6210
原材料物资管理
同6200
6211
生产准备
同6201
1
6212
定型生产
同6202
1
6213
产品质量
同6203
1
6219
其它
1
622
造林
6220
原材料物资管理
同6200
1
同620
同620
6221
生产准备
同6201
1
6222
定型生产
同6202
1
6223
产品质量
同6203
1
6229
其它
1
623
抚育
6230
原材料物资管理
同6200
1
同620
同620
6231
生产准备
同6201
1
6232
定型生产
同6202
1
6233
产品质量
同6203
1
6239
其它
1
624
采伐运输
6240
合同、协议
1
1
短期
同620
同620
6241
相关过程文件记录
1
短期
6249
其它
1
短期
625
防护
6250
防火
1
短期
同620
同620
6251
防虫
1
短期
6259
其它
1
短期
7
科研工作
同科技档案归档分类标准
8
林业基本建设
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