Access数据库实训样本.docx
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Access数据库实训样本
教学信息管理系统实例
10.1教学信息管理系统功能说明
系统的功能取决于用户的需求。
对于一个软件开发人员来说，他所设计的软件成功与否不单是该软件能正常运行，最主要的是它能最大限度地满足用户需求。
所以，系统开发首先要做的就是对用户需求进行分析。
本节将首先介绍教学信息管理系统的开发背景，然后按照系统开发过程进行可行性分析和系统分析，最后给出教学信息管理系统的逻辑模型和主要功能模块。
1．系统开发背景分析
学校教学管理一直采用人工管理方式。
一直以来，这种管理方式已经为大多数师生所接受，但随着科技进步和信息时代的到来，师生们对信息的需求越来越大，对信息处理的各种要求也越来越高，教学管理的人工模式已经难以满足需求。
处理出来的信息不及时，工作效率低，数据难以保存，更谈不上共享。
解决这些问题最好的办法就是实现教学管理的自动化，用计算机处理来代替人工操作。
经过分析，学校教学管理人员人工教学管理的主要工作包括教师档案管理、教师授课管理、学生档案管理和学生选课管理等几项。
各项管理工作涉及到的内容用下面的关系模式表示。
·教师（教师编号，姓名，性别，工作时间，政治面貌，学历，职称，系别，联系电话）
·授课（课程编号，教师编号，姓名，班级编号，学年，学期，学时，授课地点，授课时间）
·学生（学号，姓名，性别，出生日期，政治面貌，班级编号，毕业学校，系别）
·选课（学号，姓名，班级编号，课程编号，课程名，课程类别，学分，成绩）
2．可行性分析
在了解系统开发背景的前提下就可以进行系统开发的可行性分析，目的是为了避免盲目投资，减少不必要的损失。
系统的可行性分析主要从技术、经济和社会3个方面分析论证。
技术可行性是指在现有计算机软硬件性能、开发环境、辅助设备、基础管理、技术人员的开发能力等方面来衡量现有技术条件能否达到系统目标所提出的要求。
经济可行性是指根据系统的需求，从经济上分析工程是否合算、可行，要实现系统的功能需要投入多少人力和物力资源，投入多少资金。
社会可行性是指在具体的社会环境下，系统能否按照既定的设计方案顺利运转起来，是对人员、体制、社会环境所形成的限制条件进行研究，了解他们可能对目标系统建立所造成的影响。
开发教学信息管理系统、实现教学管理的自动化是非常必要的，也是可行的，因为使用计算机化的教学信息管理系统可以彻底改变目前教学管理工作的现状，能够提高工作效率，能够提供更准确、及时、适用、容易理解的信息，能够从根本上解决手工管理中信息落后，资源难以共享等问题。
另外，由于Access2003是一个简单实用的数据库管理系统，选择它作为系统开发工具，可以很容易地完成教学管理的各项任务，实现教学信息管理系统所需的各种功能。
3．系统分析
在确定系统开发可行性之后，就可以着手进行系统分析，可以通过以下步骤完成。
（1）当前系统详细调查
通过调查，了解教学管理人工处理流程：
管理人员对新进的教师登记教师档案，对新入学的学生登记学生档案，每个学期考试结束后登记学生成绩。
每个学期末，学生根据系里提供的下一学期所开课程选课，教师接受下一学期教学任务，并将选课结果和分配的教学任务等信息登记保存。
（2）抽象出当前系统的逻辑模型
画出反映当前系统工作的数据流程图。
数据流程图是逻辑模型的图形表示，即使不是专业的计算机技术人员也能非常容易理解，它是一种很好的系统构造的表示方法。
画数据流程图时应该从已获得的人工处理流程中去掉物理因素，只保留数据、信息处理部分。
（3）建立目标系统的逻辑模型
画出反映目标系统工作的数据流程图。
在实际分析时首先分析目标系统与当前系统逻辑上的差别，搞清楚新的目标系统到底要“做什么”，用户有什么需求，并从当前系统的逻辑模型导出目标系统的逻辑模型。
通过对教学管理人工系统的流程分析后，对新的教学信息管理系统流程进行了整理，得到了图10-1所示的目标系统数据流程图，其中各符号所表示的含义如图10-2所示。
图10-1“教学信息管理系统”数据流程图
图10-2流程图符号及含义
通过对图10-1进一步分析，依据系统功能设计原则，将整个系统进行模块划分，得到了图10-3所示的功能模块图。
图10-3教学信息管理系统功能模块图
教学信息管理系统主要包括3个功能模块：
教师信息管理、学生信息管理和选课信息管理。
·教师信息管理功能
完成对教师档案和教师授课信息的管理，包括教师基本资料、授课信息的录入，查询、统计、浏览及打印等功能。
·学生信息管理功能
完成对学生档案和学生成绩的管理，包括学生基本资料、选课成绩信息的录入，查询、统计、浏览及打印等功能。
·选课信息管理功能
完成学生选课信息和课程信息的管理，包括学生选课信息、课程信息录入，查询、统计、浏览及打印等功能。
管理人员
10.2数据库设计
从上述分析可以将教学管理工作概括如下。
①学校下设系部。
②系部由多名教师和多个班级构成。
③每个教师可以承担几门课程，同一门课程可以由几个教师担任。
④每个班级有一定数量的学生，每个学生需要学习多门课程，每门课程对应一个成绩。
1．E-R模型设计
系统E-R模型图如图10-4所示。
图10-4系统E-R模型图
2．逻辑设计
根据前面介绍的从E-R图导出关系数据模型的原则，可以得到图10-4所对应的关系数据模型如下。
学校（学校编号，名称，地址，类别）
系部（系名，电话，地址，老师人数，系领导）
教师（教师编号，姓名，性别，工作时间，政治面貌，学历，职称，联系电话，系名）
班级（班级编号，学生人数，系名）
学生（学号，姓名，性别，出生日期，政治面貌，毕业学校，班级编号）
课程（课程编号，课程名，学分）
开设（系名，课程编号）
授课（教师编号，课程编号）
选课（学号，课程编号，成绩）
按照数据库规范化设计的原则检查上述关系数据模型，具体的规范化处理思路、方法和结果可在前面有关的章节中进行查阅，这里不再赘述。
规范化后的数据库包含6张表，其中教师档案表以【教师编号】为主键，登记教师档案的具体信息，其中字段如表10-1所示。
教师授课表以【授课编号】为主键，登记教师的具体授课信息，其中字段如表10-2所示。
学生档案表以【学号】为主键，登记学生档案信息，其中字段如表10-3所示。
学生成绩表以【成绩编号】为主关键字，用来登记学生成绩信息，其中具体字段如表10-4所示。
表10-1教师档案表
字段名称
字段类型
字段大小
允许空值
索引
备注
教师编号
文本
4
必填
关键字
姓名
文本
10
必填
性别
文本
2
工作时间
日期/时间
短日期
政治面貌
文本
10
学历
文本
6
职称
文本
6
系别
文本
10
联系电话
文本
20
电子邮箱
文本
20
表10-2教师授课表
字段名称
字段类型
字段大小
允许空值
索引
备注
授课编号
自动编号
长整型
必填
关键字
课程编号
文本
3
必填
教师编号
文本
4
必填
班级编号
文本
6
必填
学年
文本
10
学期
文本
10
学时
数字
长整型
授课地点
文本
20
授课时间
文本
20
表10-3学生档案表
字段名称
字段类型
字段大小
允许空值
索引
备注
学号
文本
8
必填
关键字
姓名
文本
8
必填
性别
文本
2
必填
出生日期
日期/时间
短日期
必填
政治面貌
文本
10
班级编号
文本
8
毕业学校
文本
20
表10-4学生成绩表
字段名称
字段类型
字段大小
允许空值
索引
备注
成绩编号
自动编号
长整型
必填
关键字
学号
文本
3
必填
学年
文本
10
学期
文本
10
课程编号
文本
3
必填
成绩
数字
单精度型
名表把【课程编号】作为主键，登录每门课程相关信息，其结构如表10-5所示。
表10-5课程名表
字段名称
字段类型
字段大小
允许空值
索引
备注
课程编号
文本
3
必填
关键字
课程名称
文本
20
必填
课程类别
文本
6
必填
学分
数字
长整型
必填
学生选课信息表将【选课编号】作为主键，登录学生选课信息，其结构如表10-6所示。
表10-6学生选课信息表
字段名称
字段类型
字段大小
允许空值
索引
备注
选课编号
自动编号
长整型
必填
关键字
课程编号
文本
3
必填
学号
文本
9
必填
3．数据库的创建
使用Access2003数据库管理系统建立应用系统，首先需要创建一个数据库，然后在该数据库中添加所需的表、查询、窗体、报表及宏等对象。
在指定位置（本例为在D盘的【教学信息管理系统】文件夹）创建了一个空的【教学信息管理系统】数据库，如图10-5所示。
图10-5空的教学信息管理系统数据库
4．创建数据库表
为了使用Access2003系统管理数据，在空数据库建好以后，就必须创建系统所需要的表。
教学信息管理系统共有6张表，按表10-1至表10-6创建数据库表。
下面给出建立“教师档案表”的具体做法（供创建其他表参考）。
①双击【表】对象中的【使用设计器创建表】选项，屏幕上显示图10-6所示的设计视图窗口。
图10-6表设计视图窗口
②单击设计视图窗口的第一行【字段名称】列，并在其中输入【教师档案表】中的第一个字段名“教师编号”；单击【数据类型】列，并单击其右边的箭头按钮，这时出现一个下拉列表，表中列出了Access2003提供的所有数据类型，如图10-7所示，选择文本【数据类型】；在【说明】列中输入字段的说明信息，这里输入“主关键字”。
注意：
【说明信息】可不填，但它能增加数据的可读性。
图10-7选择数据类型对话框
③重复上一步，在设计视图窗口中分别说明表中其他字段的字段名，并设置相应的数据类型。
上述设置完成后，还需要在属性区域设置相应的属性值。
比如设置【性别】字段的【默认值】属性、【工作时间】字段的【格式】和【输入掩码】属性、【联系电话】字段的【输入掩码】属性等，其目的是为了减少输入错误，方便输入操作。
设置字段属性可以按以下步骤完成。
·将插入点移至【性别】字段行，在【常规】选项卡下的【默认值】属性行输入：
“男”，如图10-8所示。
图10-8设置【性别】默认值
·将插入点移至【工作时间】字段行，设置其格式及输入掩码，设置结果如图10-9所示。
图10-9工作时间【输入掩码】设置结果
·设置【联系电话】字段的【输入掩码】属性，设置后结果如图10-10所示。
图10-10电话号码输入掩码设置结果
·定义完全部字段后，单击【教师编号】的字段选定器，然后单击工具栏上的【主关键字】按钮，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【主键】命令，给所建表定义一个主关键字，结果如图10-11所示。
图10-11设置教师编号字段为主关键字段
·逐一设定了数据表中的各个字段，并确定各个字段的相应属性值后，也就完成了数据表结构的建立工作。
单击工具栏上的【保存】按钮，输入表名称：
教师档案表。
5．建立表之间的关系并实施参照完整性
本实例中的6个表创建完毕之后，就应建立好表与表之间的关系，如图10-12所示。
在Access2003中才能管理和使用好表中的数据，只有这样也才能将在不同表中的相关数据连接在一起，为建立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。
图10-12关系创建结果图
10.3查询设计
“教学信息管理系统”最重要的功能就是对数据库中的数据进行查询、统计。
通过创建的各种查询功能对数据进行统计、分析，从中提取出有用的信息供用户查看、更改和分析使用。
“教学信息管理系统”的查询统计功能都是通过创建查询，将查询与统计窗体连接来实现的。
本节将重点介绍如何实现查询和统计。
10.3.1查询统计功能简介
在“教学信息管理系统”中，可对教师档案、教师授课、学生档案、学生成绩、课程及选课等信息进行查询和统计。
学生信息查询功能主要包括对学生档案和学生成绩两方面的查询。
学生档案查询内容由3个按钮的功能完成，按班级、学号或姓名查询学生档案信息，界面如图10-13所示。
按班级
图10-13学生档案查询界面
查成绩优秀的学生信息、查询学年某学期某课程不及格学生信息、查不及格学生信息、按班查不及格学生信息以及查平均分低于班平均分学生信息分别由成绩查询页面中的5个按钮功能实现，界面如图10-14所示。
图10-14学生成绩查询界面
学生信息统计功能主要包括对学生档案和学生成绩进行统计。
可以统计每班学生的人数、每班男女生人数、每班不及格的人次、每班每门课平均分、每班平均分、每名学生平均分。
【学生信息统计】界面如图10-15、图10-16所示。
图10-15学生档案统计
教师信息查询有6项功能，分别按姓名、教师编号、系别、职称、授课班级或授课地点等方面查询教师相关信息。
教师信息查询界面如图10-17所示。
教师档案信息及授课信息统计包括4项功能，分别是统计有课教师上课门数、统计各系教师人数、统计各职称教师人数和统计教师每周学时数。
【教师档案信息及授课信息】界面如图10-18所示。
图10-16学生成绩统计界面
图10-17教师信息查询界面
图10-18教师档案及授课统计界面
课程及选课信息查询包括对课程信息查询和对选课信息查询。
查询内容有：
按课程名、课程类别和学分查课程相关信息，按班级编号、学号查询学生选课信息。
【课程及选课信息查询】界面如图10-19所示。
图10-19课程及选课信息查询界面
10.3.2查询统计设计
由于本系统的查询统计功能是通过窗体与所建查询链接来实现的，因此，首先要创建查询。
根据“教学信息管理系统”查询统计的需求，在创建查询时，使用了其中4种类型，分别是选择查询、交叉表查询、计算查询和参数查询。
1．选择查询的设计
例如，查找不及格的学生，并显示学生所在班级编号、姓名、课程名和成绩。
像这样的查询要求将“学生档案表”、“学生成绩表”和“课程名表”等3张表的数据放在一起，找出不及格的学生。
创建上述选择查询的步骤如下。
①双击【查询】对象中的【在设计视图中创建查询】选项。
屏幕上显示如图10-20所示的查询设计视图窗口，同时在此视图上面显示了一个【显示表】对话框。
图10-20查询设计视图窗口
②分别双击【学生档案表】、【学生成绩表】和【课程名称表】将这3个表添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中，单击【确定】按钮。
③依次双击【学生成绩表】中的【班级编号】、【姓名】、【课程名表】中的【课程名】和【学生成绩表】中的【成绩】等字段，使这些字段显示在【设计网格】的字段行上。
④在【成绩】字段列的【条件】行中输入条件：
<60，结果如图10-21所示。
图10-21查询条件设置对话框
⑤单击工具栏上的【保存】按钮，这时出现一个【另存为】对话框，在【查询名称】文本框中输入“不及格学生信息”，单击【确定】按钮。
注意：
在输入条件时，文本值需用英文的双引号括起来，日期值用英文的井号（#）括起来，字段名必须用方括号括起来。
另外，数据的类型应与对应字段定义的类型相符合，否则会出现数据类型不配匹的错误。
2．计算查询的设计
（1）创建计算查询
在“教学信息管理系统”中所建立的查询统计模块，有许多功能是通过创建计算查询实现的，如各职称教师人数、教师每周学时数、每班不及格人次、各班每名学生的平均成绩等。
下面以各职称教师人数为例介绍其创建过程。
①双击【查询】对象中的【在设计视图中创建查询】选项，屏幕上显示查询设计视图窗口并显示一个【显示表】对话框。
②在【显示表】对话框，单击表【选项卡】，然后双击【教师档案表】将其添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中，单击【关闭】按钮。
③依次双击【教师档案表】中的【职称】和【姓名】字段，将它们添加到字段行的第1列和第2列中。
④单击工具栏上的【总计】按钮，这时Access2003在【设计网格】中插入了一个【总计】行，并自动将【职称】字段和【姓名】字段的【总计】行设置成【分组】。
⑤单击【姓名】字段的【总计】行，并单击其右边的向下箭头按钮，然后从下拉列表中选择【计数】选项，设计结果如图10-22所示。
图10-22设置分项总计对话框
图10-23分项总计查询结果
⑥单击工具栏上的【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框的【查询名称】文本框中输入：
“按职称统计教师人数”，保存所建查询。
运行该查询可以看到如图10-23所示的结果。
由于本查询是通过【姓名】字段统计人数，因此，在图10-23所示的查询结果中统计字段名显示为【姓名之计数】，显然，这样的显示可读性差，需要调整。
调整方法是在图10-22的基础上，直接在设计器的姓名字段前面输入文本：
“人数：
”，如图10-24所示。
这样就能直接地将【姓名之计数】字段名改成【人数】字段名。
该查询得到的结果如图10-25所示。
注意：
“人数：
”中的冒号必须在英文的录入状态下录入。
（2）创建复杂的计算查询
在“教学信息管理系统”中有一个查询要求查找平均分低于所在班平均分的学生并显示其班级编号、姓名和成绩。
经过分析可以确定该查询只涉及【学生档案表】和【学生成绩表】两个表，但是要找出符合要求的记录首先必须创建一个查询，以上述两张表为数据源计算每个班的平均成绩；其次是创建一个查询用来计算每名学生的平均成绩；最后再以前面所创建的两个查询为数据源，找出所有符合条件的记录。
创建该查询的步骤如下。
图10-25字段改名后的结果
图10-24直接改字段名方法
①创建【统计每班平均成绩】查询
·打开查询设计视图窗口，将【学生档案表】和【学生成绩表】添加到视图上半部分窗口中；将【班级编号】、【成绩】等字段添加到视图下半部分。
·单击工具栏上的【总计】按钮，并将【成绩】字段的【总计】行中改为【平均值】选项，结果如图10-26所示。
·保存该查询，并将其命名为【每班平均分】。
②创建【统计每名学生平均成绩】查询
·使用上述同样方法统计每名学生的平均分，设计结果如图10-27所示。
·保存该查询，并将其命名为【单个学生平均成绩查询】。
图10-26统计各班平均成绩设计窗口图10-27统计各班单个学生平均成绩设计
③创建【低于所在班平均分学生】的查询。
·打开查询设计视图窗口，在显示表窗口上单击【查询】选项，将【各班平均分查询】和【单个学生平均成绩查询】添加到视图上半部分窗口中。
·双击【单个学生平均成绩查询】的【班级编号】和【学号】字段，将其添加到设计视图窗口的下半部分。
·添加新字段名为【班级平均成绩】，使其显示【各班平均分查询】的【成绩平均分】字段的值；新字段名为【学生平均成绩】，使其显示【单个学生平均成绩查询】的【平均分】字段的值；添加一个计算字段，名为【差】，使其计算每名学生平均成绩和每班平均成绩的差。
·在【差】字段的准则行上输入准则：
【<0】，并使显示行上的复选框为空（不显示该字段）。
设计结果如图10-28所示。
如果【<0】准则成立时，则表明该名学生的平均成绩分低于班成绩平均分。
图10-28低于所在班平均分学生查询设计
·保存该查询，并将其命名为【低于所在班平均分学生】。
3．交叉表查询的设计
“教学信息管理系统”中统计各班男女生人数查询创建就是运用交叉表查询的功能，主要的创建步骤如下。
①在【数据库】窗口中，单击【查询】对象，然后单击【新建】按钮，这时屏幕上显示【新建查询】对话框。
②在该对话框中，双击【交叉表查询向导】，屏幕上显示【交叉表查询向导】第一步对话框。
如图10-29所示。
图10-29【交叉表查询向导】第一步对话框
③在窗口的【视图】组中选中【表】选项，在上端列表中选中【学生档案表】。
④单击【下一步】按钮，屏幕显示如图10-30所示对话框。
在该窗口中，确定交叉表的行标题。
为了在交叉表的每一行前面显示班级编号，应双击【可用字段】框中的【班级编号】字段。
图10-30【交叉表查询向导】第二步对话框
⑤单击【下一步】按钮，弹出如图10-31所示的对话框。
在该对话框中，单击【性别】字段，确定交叉表的列标题为系别字段值。
图10-31【交叉表查询向导】第三步对话框
⑥单击【下一步】按钮，弹出【交叉表查询向导】第四步对话框，如图10-32所示。
在该窗口中，确定每个行和列交叉处进行什么样运算。
为了让交叉表查询计算每班不同性别的人数，单击【字段】框中的【学号】字段，然后在【函数】框中选择【计数】函数。
⑦单击【下一步】按钮，屏幕上显示【交叉表查询向导】最后一步对话框。
在该窗口的【请指定查询的名称】文本框中输入：
“各班男女生人数”作为该查询名，然后单击【完成】按钮。
弹出如图10-33所示的交叉表查询【各班男女生人数查询】统计结果。
图10-32【交叉表查询向导】第四步对话框
图10-33【各班男女生人数查询】统计结果
4．参数查询的设计
在“教学信息管理系统”中有很多查询都使用了参数查询来实现不同的要求。
例如，按学号查学生信息、按班级查学生信息、按班级查不及格的学生、按系查教师信息等。
下面简单介绍【按班级查不及格学生】查询的创建过程。
①单击【查询】对象中的【不及格学生查询】，然后单击【设计】按钮，屏幕上显示查询设计视图窗口。
②在【班级编号】字段【条件】行中输入：
[请输入班级编号：
]，如图10-34所示。
图10-34查询参数设计
③选择【文件】|【另存为】命令，然后将弹出的【另存为】对话框中的文本框文字【不及格学生信息】改名成【按班级查不及格学生】，如图10-35所示。
④单击【确定】按钮。
运行该查询后弹出如图10-36所示对话框，在对话框中输入要查询的班级编号，单击【确定】按钮就弹出对应要查询班级的查询结果。
图10-35另命名参数查询名图10-36参数查询运行结果
注意：
创建参数查询时，根据条件要求可以使用一个以上的参数进行创建。
两个以上的参数查询的创建过程与一个参数查询的创建过程相同，只是在查询设计视图窗口中将多个参数的条件都放在条件行上就可以实现多参数查询了。
例如，本系统有这样一个查询要求，查找并显示某学年、某学期、某课程的不及格学生。
该查询有3项参数要求，分别是学年、学期和课程。
设计时，用查询设计视图打开【不及格学生信息】设计视图，分别在字段【学年】、【学期】、【课程名称】的条件网格输入[请输入要查询的学年：
]、[请输入要查询的学期：
]、[请输入要查询的课程名称：
]结果如图10-37所示。
图10-37多参数查询设计视图
运行上述多参数查询时，Access2
升级会员 