第四章企业档案库房管理.docx

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第四章企业档案库房管理

第四章企业档案库房管理

第一节档案库房规划与管理

（一）常用库位规划方式及其优缺点、适用性

1.大流水方式

所谓大流水方式，是指档案按照接收入库的时间顺序进行排列，先进先排，后进后排。

优点：

这种方式排列简单，节省空间，便于对库存档案总数增减变化情况的统计。

缺点：

但是以时间顺序为线索导致从物理位置上看不出档案材料之间的关联，因此需要编制比较完善的检索工具或有较强检索能力的档案信息管理系统，否则难以进行精细化管理。

适用性：

大流水方式适合档案数量少，或现代化水平高的企业采用。

2.分类方案方式

所谓分类方案方式，是指档案人员严格按照企业档案分类方案所规定的类目体系进行档案库房规划的方法。

优点：

这种方式对档案材料的库位安排精细严密，材料间的有机联系可以从存放位置上一目了然，便于精确检索和从实体上维系档案的成套性和完整性。

缺点：

这种方式占用和需要预留的空间大，或者需要档案人员不断调整库位。

适用性：

条件苛刻机械，企业极少采用。

3.分类流水结合方式

所谓分类流水结合的方式，是指先将库房区域或柜架按照档案类别进行划分，然后再在某类区域内按照档案材料的入库时间先后顺序排列，不考虑某一事件或项目之间档案材料的有机联系。

优点：

既有相对精细的类别划分，又可在某一类别内体现出归档时间顺序，在相对节约空间的基础上简化了排架方法。

适用性：

因其优势突出被很多企业采用。

（二）库位管理的要求

1.企业档案库位一旦规划完毕，档案人员应当对库房进行实际区域划分并进行标示，标示要求细化到每一排、每一组、每一格段，对柜架上的排列顺序也应事先明确规定。

2.针对一些生产或建设中常常出现的大量零散的过程记录单据，或一些招投标未中标的材料，考虑其利用率较低且数量较大，建议可以采用一些标准的档案箱进行批量保存，在箱子外部张贴封面标签，在内部备齐目录和备考表。

3.在大型企业集团的档案馆，如果对下属企业档案材料采取接受进馆管理方式，则需要将每个全宗的档案材料集中在一起，对于全宗内的档案材料，尊重原企业的存放规律，不得擅自拆分和重组。

4.档案材料一旦上架，不应再变动库位，务必使每份归档材料拥有唯一的档号和唯一的存放位置。

第二节档案库房日常管理工作

（一）库房日常管理工作的要求

1.企业应当制定企业档案库房管理细则和灾备预案

2.档案部门应当完善档案库房防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防有害生物“八防”的措施和条件。

3.档案库房应与办公室和阅览室分开，任何人未经允许不得进入档案库房。

4.档案人员应严格档案进出库的登记管理。

5.库房排架应整齐有序，库位标识清晰准确，任何人不得擅自改变库位。

6.档案人员应定期进行库房安全和档案保管状况检查，并做好监控记录。

（二）库房日常工作的内容与流程

1.库房排架

库区应按排架要求进行柜架排列，档案存放位置原则上不允许擅自改变。

阅览区应配备必要的办公设备和文具，安装必要的监控设备。

档案部门应编制档案库号，库位号采用“X组-（A或B）面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表示该档案的库房位置在3号组密集架A面3列4排第五盒中的第23件。

纸质档案实行分类流水排架法。

非纸质载体档案存放于专用柜架中，排架方法参照纸质档案。

2.库房设备

库房应配备必要的档案保护设备

档案柜架（含密集架、五节柜、防磁柜、光盘柜）

温湿度控制设备（含空调、除湿机、加湿机等）

消防设施（含灭火器、火灾报警器、消防自动控制系统）

其他（温湿度、防霉驱虫剂、防鼠设备、空气过滤器、遮光窗帘等）

档案资料库房内禁用消防设施，应采用惰性气体或干粉消防设施。

3.库房安全

库区是档案保护和贮存的重要基地，未经允许不得入内。

档案部门若采用密集架，应测算库区地面承重力，每平米称重不能低于12KN。

消防设备应按规范定期检查、更换。

档案入库前应进行检查，发现虫蛀、发霉等问题因处理并检查合格后方可入库。

保持库区周围环境卫生，不得堆放与档案无关的物品。

库区内禁止吸烟、生火、喝茶倒水、严禁将易燃、易爆物品和有害物品带入，禁止在光源、电器下堆放档案材料。

库区应尽量避免自然光源，有外窗的采用遮阳措施。

库区应设有防盗措施。

库区应安置温湿度计，温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45-60%之间。

4.库区管理

档案人员定时检测并记录库房温湿度状态，数据超标时应及时处理。

库藏应做到账物相符，每半年进行一次核查。

对、破损和字迹褪色的档案，档案人员应予以修复和复制。

档案人员应掌握消防设施的使用方法，灭火器的放置位置要固定，不得随意移动。

档案人员下班前应对库区例行检查，关闭门窗，切断电源；节假日前应按规定对库区进行封存。

非档案人员进出库应按规定登记。

库区钥匙应专人专柜保管，档案人员因工作调动离岗时应按规定交接钥匙。

第三节档案管理应急预案

（一）预防预警措施

1.应急处置与预防工作相结合。

把确保档案及人员安全为应急处置工作的出发点和落脚点，做好预防，预测，预警，预报及应急装备、培训、预案演练等工作，提高突发事件的应对能力。

2.档案管理人员要定期对处置区域进行安全检查，重点处置区域每天检查，确保库区防火、防盗、监控等设备设施完好；监督物业相关部门对气体灭火系统进行维护，使其保持良好状态。

3.对检查中发现的问题或安全隐患应立即向办公室主任报告。

4.办公室主任接到有关报告后，应及时确定应对方案并向领导小组汇报，按照应急处置预案，做好应急准备。

（二）抢救档案的程序

在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门，并按下列顺序转移和安置档案：

（1）管理类档案（永久）；

（2）会计档案；

（3）实物档案（证照类）；

（4）工程项目档案（永久、长期）

（5）声像档案；

（6）重要的档案检索工具。

（三）分级响应

根据突发事件的性质、严重程度和影响范围，将档案突发事件分为Ⅰ级、Ⅱ级两个响应等级。

1.Ⅰ级（重大突发事件）

已经或可能导致档案或档案设施遭受损失的情况发生，包括发生或局部发生地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害事件或已出现档案被盗、毁、泄密等事件。

2.Ⅱ级（一般突发事件）

库房出现糊味异味，轻微进水、漏水、局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。

（四）响应程序

如遇档案突发事件，应按相应程序启动应急响应预案，并按分工组织有关部门和单位开展应急处置工作。

1.启动Ⅰ级响应等级时，由领导小组组长及工作小组组长牵头组织、指导应急处置工作。

处置措施：

（1）及时向公司大厦中控室报警，通知相关人员关闭库房电源；

（2）向领导小组报告，统一指挥，协调各有关部门；

（3）及时疏散滞留在处置区内的相关人员；

（4）档案人员积极配合抢救工作，提供档案分布、库房结构等信息，协助维护现场秩序，开展力所能及的自救和现场安全保卫工作，防止发生次生、衍生事件的发生。

（5）在救援力量到达后，在专业人员的指导下，档案人员要按照确定的档案抢救顺序抢救和转移，安置档案。

特别是受水淹档案，要及时采取有效的办法稳定档案的状态。

（6）发生火灾时，本着小火自救的原则利用现有的灭火器进行自救、或启动气体灭火装置，同时向工作小组相关人员报告。

如遇火势不可控制时，立即组织档案室内的所有人员撤离后关闭房门，以免造成人员伤害，向工作小组报告后所派人做好内保消防人员到场的引导。

（7）档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员进入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

2.启动Ⅱ级响应等级时，由办公室主任负责应急处置工作和调查工作。

（1）档案人员立即进行安全检查，通知办公厅行政保卫处和公司大厦物管中心协助排除情。

（2）根据事故原因通知有关单位或人员对设备和线路进行检查、维修、排除事故隐患。

（3）组织档案管理人员配合公司大厦物管中心工作人员进行善后处理工作。

档案馆温湿度管理暂行规定

档案馆是永久保管档案的基地，档案馆建筑是档案馆工作的基础。

为有利于档案的长久保存和建筑档案馆舍时有所遵循，特制定本规定。

本规定适用于各级综合档案馆。

军队系统及专业性档案馆，除专业的特殊要求外，应参照执行。

一、档案库房的温湿度要求（见表）

档案库房的温湿度表

档  案  库

采  暖  库

夏  季

温  度

14～24℃

不小于14℃

不大于24℃

相对湿度

45%～60%

不低于45%

不大于60%

在规定范围内，温、湿度每昼夜波动幅度要求

温  度

±2℃

相对湿度

     ±5%

二、各类技术用房的温湿度要求

1.胶片及缩微技术用房的温湿度要求（见表）

胶片及缩微技术用房温湿度表

用  房  名  称

温  度

相  对  湿  度

工作间（拍照、拷贝、校对、阅读）

18～28℃

40%～60%

胶片库

拷贝片

14～24℃

40%～60%

母 片

13～15℃

35%～45%

2.电子计算机用房的温湿度要求

参照GB2887—82计算站场地技术要求。

3.其他技术用房的温湿度要求（见表）

档案馆其他技术用房温湿度表

用  房  名  称

温  度

相对湿度

裱糊

复印

声像

磁带库

18～28℃

18～28℃

20～25℃

14～24℃

50%～70%

50%～65%

50%～60%

40%～60%

档案虫霉防治一般规则（DA/T35-2007）

术语和定义

档案害虫：

直接或间接危害档案的昆虫。

档案霉菌：

在档案库内及档案制成材料中滋生并对档案及有关设施设备造成危害的

霉菌。

档案虫霉预防：

根据档案害虫、霉菌的生活习性和传播途径所采取的防止虫霉接触或

感染档案并创造一个不适宜档案害虫、霉菌生存环境的措施。

档案虫霉除治：

利用物理或化学方法杀灭档案害虫或霉菌的方法、措施。

物理杀虫：

利用高温、低温、辐射、低氧等物理方法杀灭档案害虫的方法。

化学杀虫：

利用投放化学药品杀灭档案害虫的方法。

物理方法除霉：

通过温度、射、声波、渗透压等物理措施除霉的方法。

化学方法除霉：

使用化学药剂对档案霉菌进行薰蒸或擦拭以杀灭档案霉菌的方法

档案虫霉预防

1.档案形成过程中的虫霉预防

（1）对档案制成材料和保管材料的要求

档案纸张材料应采用无酸纸（中性或弱碱性纸）。

馆藏档案在缩微、数字化过程中的虫霉预防。

（2）对虫霉传染源控制的要求

创造并维持一个洁净的环境，维持档案适宜的温湿度。

加强对档案的虫霉检查。

档案在包装、存放、运输过程中要严格控制害虫、霉菌对档案的感染侵蚀。

档案空库在档案入库前应进行杀虫灭菌处理。

2.档案接收过程中的虫霉预防

（1）虫、霉检查

在接收档案时，逐卷检查档案虫霉状况。

虫害检查的方法有：

观察搜索法、震落法、胶粘法、仪器探测法、性信息素法和放射性同位素标记示踪法等。

霉菌检查的方法：

逐卷逐页查找纸张上的霉斑、菌落、菌丝等，尤其是要注意检查易生霉部位，如装订处、装裱粘贴处等。

3.档案入库前的杀虫、灭菌处理

档案接收以后，必须进行严格杀虫灭菌处理（方法见5和6）。

档案杀虫灭菌后在过渡间阶段的观察、检查和处理

档案经过杀虫灭菌处理后，应在过渡间单独存放一段时间，并检查杀虫灭菌的效果。

经检查确认档案害虫、霉菌全部死亡，档案方能入库；如果经过检查，仍发现有活虫或霉菌，还必须再次进行杀虫灭菌处理，直至活虫、霉菌全部灭净后档案方能入库。

4.档案整理过程中的虫霉预防

（1）环境要求

档案整理环境温、湿度遵照JGJ25-2000的规定。

档案整理工作区及工作间应保持清洁，使用空气净化过滤器，净化空气。

对档案整理工作间每年应作1～2次防虫灭菌处理。

5.档案保管过程中的虫霉预防

（1）环境要求

档案库房周围环境须符合JGJ25-2000中第3章的要求。

保持库房良好的密封性能。

库房门、窗要少且无缝隙、无破损，所有门窗要安装纱门、纱窗。

库房采用钢筋水泥或石质地基，进行防潮隔热处理。

有白蚁的地区地基要用毒土处理。

选用对档案制成材料无不良影响的档案装具保存档案。

入库门要安装风幕机。

空调和其它机械通风口要安装空气过滤器，以保持库内空气洁净。

档案库内温度一般控制在14℃～24℃，每昼夜允许波动幅度为±2℃，相对湿度控制在45%～60%，每昼夜允许波动幅度为±5%。

（2）药物预防

应选用国家有关部门认定和推荐使用的安全、高效、广谱、低毒、残效期长、无腐蚀、不损害人体健康和对档案制成材料无不良影响的驱虫、防霉药剂放置在档案库房及柜架内。

6.档案利用过程中的虫霉预防

保持阅档室洁净卫生。

翻阅珍贵档案原件时，应配戴洁净手套。

用后的档案经过消毒处理后，方可入库。

7.档案修裱过程中的虫霉预防

所有修裱用具和材料应清洁，无虫菌源污染。

待修裱的档案已被虫、菌感染的，应先进行灭菌杀虫处理。

局部、轻度的霉菌污染可在通风橱中用脱脂棉球蘸取10%以上的甲醛（或75%的酒精）溶液擦除；危害较重的应进行严格处理（方法见5和6）。

修裱用淀粉浆糊应加入适量浓度为10%乙萘酚酒精溶液或苯酚等驱虫防霉剂。

修裱所用的绷子及工具、通风橱等装具应定期进行除尘去污、杀虫灭菌处理。

档案害虫的除治

　　1.物理杀虫方法

　　主要有：

低温冷冻杀虫、微波杀虫、远红外线辐照杀虫、钴60—γ射线辐照杀虫、气调杀虫等。

（1）低温冷冻杀虫

　杀虫方法与要求

　　少量档案的低温冷冻杀虫可采用冰箱、冷柜，大规模杀虫处理需使用大型冷库。

　　a）需低温冷冻杀虫处理的档案应作防潮包装处理；

　　b）低温冷冻杀虫的温度和时间的参考数据：

　　-15℃冷冻5～7天；-20℃冷冻3～4天；-25℃冷冻2～3天；-32℃冷冻1～2天；

　　c）经冷冻处理的档案取出冷冻箱后，应在常温下缓冲2～4小时，除去包装后入库。

　　（3）化学杀虫

　　根据药剂侵入虫体方式的不同，化学杀虫药剂分为薰蒸剂、触杀剂、胃毒剂等。

用于档案害虫防治的化学杀虫剂要求高效、广谱、低毒、低残留、残效期长且对档案制成材料无明显不良影响。

　　可用于档案害虫防治的化学杀虫剂主要有：

磷化铝、溴甲烷、环氧乙烷、硫酰氟等。

　　磷化铝薰蒸杀虫

　　杀虫方法与注意事项

　　a）磷化铝对人有剧毒，操作时必须由专门技术人员严格按照《剧毒药品操作规程》进行；

　　b）消毒间密闭性能要好，消毒期间周围30～50米范围内禁止非消毒人员活动；

　　c）施药人员穿戴好防毒面具、工作服、橡皮手套、胶鞋等；

　　d）药品剂量应严格控制，不同虫期，剂量不同。

一般幼虫期限剂量低于成虫期；

　　e）施药完毕后，施药人员须迅速退出，密封好门窗及所有缝隙。

气温在12℃～15℃时密闭5天；16℃～20℃密闭4天；20℃以上

　　密闭3天；

　　f）密闭期间定时用硝酸银试纸测毒，如有泄漏要及时密封。

消毒期满戴上防毒面具开启门窗和机械通风设施进行排毒；

　　g）磷化铝对铜有极强的腐蚀作用，消毒前应将铜质设备和用品转移或涂上保护层；

　　h）消毒间要留一玻璃观察孔以便监视消毒间内情况；

　　i）消、排毒后要进行认真清洗，排毒后药物残渣要深埋。

　　溴氰菊酯喷雾杀虫

　　杀虫方法与注意事项

　　a）溴氰菊酯杀虫主要适用于空库、档案装具及库内外定期防护性消毒杀虫；

　　b）使用2.5%溴氰菊酯乳油或可湿性粉剂杀虫，需用清水稀释成0.1%的药液,按每平方米12.5mg有效成分的剂量均匀喷布于库房的

　　地面、墙壁及档案装具表面；

　　c）施药时机上最好选择在气温较低、档案受害虫侵染之前对库房及其周围过道等进行全面喷布消毒；

　　d）切忌将溴氰菊酯药剂与强碱性物质或与有机磷杀虫剂相混；

　　e）喷药时应穿工作服和戴防护眼镜，以确保施药人员安全。

　　6档案霉菌的除治

　　（4）物理方法灭菌

　　灭菌

　　微波灭菌方法与注意事项

　　a）档案放入专用微波炉内，设定运转时间（一般为7～8分钟）；

　　b）选购设计合理、密闭而无微波泄漏的档案微波灭菌专用机，以有效地保护档案并防止微波泄漏造成人体伤害；

　　c）严格控制温度和运转时间；

　　d）档案中不能夹带金属物品，否则会发生纸张起火、碳化等事故；

　　e）正确使用微波设备，炉内必须装入足够份量的档案，严禁空转和欠量运转；

　　f）灭菌完成后，将档案移至洁净的过渡间缓冲以后入库。

　钴-60射线灭菌

　　是一种利用放射性同位素钴-60发射出的高能量γ射线灭菌的物理方法。

　　方法及注意事项

　　采用钴-60射线灭菌时，应严格注意人员防护，必须严格控制辐照剂量,否则会影响档案纸张、装订材料的理化性能和字迹颜色。

　　（5）化学方法灭菌

　　环氧乙烷灭菌

　使用方法与注意事项

　　a）熏蒸室温度维持在29℃以上，相对湿度维持在30%～50%的范围内；

　　b）因环氧乙烷极易燃烧，一般以1:

9（重量比）的比例与二氧化碳或氮气混合，装入钢瓶使用；

　　c）用药量一般为每立方米400g，薰蒸时间依浓度、温度确定，一般要求密闭24～48小时；

　　d）环氧乙烷对人每日连续接触的极限是50ppm。