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监理资料档案管理制度

XXXXXXXXXXXX工程

监理资料档案管理制度

（试行）

XXXXXXXXXXX工程

项目监理部

2009年9月10日

第一节总则10

第二节资料管理的职责划分与要求10

一、资料管理的职责划分：

10

二、资料管理要求：

12

第三节资料管理措施13

第四节资料管理制度13

一、发文制度13

二、收文制度14

三、资料归档制度16

四、资料借阅制度16

第五节项目监理资料的组成与移交17

一、项目监理资料组成17

二、项目监理资料移交17

监理资料档案管理制度

第一节总则

一、为规范XXXXX项目监理部工程资料管理工作，保证工程资料质量，使其能

够完整、准确、安全和有效利用，根据《建设工程监理规范》（GB5O319-2OO0、广东省

《市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表应用指南》及深圳高速工程股份有限公司《工程项目管理手册》等有关规定和要求，结合本项目实际情况，特制定本管理制度。

二、本制度中所称“资料”是指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类

工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理工程师日志、记录及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。

三、本管理制度适用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位和深圳市档案馆的相关要求进行归档和移交。

第二节资料管理的职责划分与要求

项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司总部、上级主管部门及深圳市档案主管部门的指导与监督。

一、资料管理的职责划分:

1、资料主管工程师的职责：

在总监理工程师的领导下，负责本工程图纸资料保管及技术档案的管理，制订收发文件编号及存档办法，在工作上对总监理工程师负责。

1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理及登记工作。

1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。

1.3、负责项目监理部与业主、各承包人往来文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅管理及归档管理。

1.4、负责整理汇总监理信息并收发相关的监理文件。

1.5、参加工作例会和工程质量评定会，参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收，负责对本项目监理部所辖承包人的资料编制和整理进行监督检查。

1.6、完成总监理工程师交办的其它工作。

2、各专业监理工程师的职责：

2.1、审查承包人的施工计划、施工组织、施工方案，提出审查意见，供驻地总监理工程师审批时参考，并对计划的执行情况进行检查与监督。

2.2、审查承包人提出的各项资料，检查施工质量及施工进度，督促并审查承包人上报各类报表，并将有关质量控制的文件及表格归档。

2.3、分项、分部、单位工程完工后及时整理监理抽检资料，并指导、检查、督促各标承包人的资料整理工作。

2.4、组织领导现场监理人员的工作，填写监理日记并检查现场监理人员的监理日志。

3、办公室文员的职责：

3.1、来往文件的收发，来文的分理、登记、编号、送阅。

3.2、负责项目监理部的会议筹备及通知。

3.3、负责项目监理部会议纪要、重要文件的起草、打印和送发。

3.4、负责项目监理部文件处理情况的监控和督办。

3.5、负责项目监理部的公章管理。

3.6、完成总监理工程师交办的其他工作。

4、现场监理员的职责：

4.1、参与审查承包人的施工进度计划和施工方案，并督促检查其执行情况。

4.2、执行监理细则，作好监理日志和填好各种监理图表。

4.3、严格施工现场监理，检查每道工序的施工质量，特别是隐蔽工程和关键部位

的施工质量，及时做好监理抽检资料和填写旁站记录。

二、资料管理要求：

1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。

分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。

本项工程用表采用广东省《市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》标准表格。

2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。

各道工序完成后，即时报现场监理员和专业监理工程师请求质量检验，监理工程师在收到质量检验申请后，最迟不超过24小时应给予现场检查和书面签复。

监理工程师签字后，承包人文档管理人员及时存档。

3、过程资料保存要求：

3.1、自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。

3.2、施工单位工地试验室出具的试验报告应加盖工地试验室试验检测专用章，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工证书资料，工地试验室只保存复印件；项目监理部中心试验室出具的试验报告应加盖监理中心试验室试验检测专用章，试验报告原件保存在分项工程监理抽检资料中，中心试验室只保存复印件。

3.3、各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。

4、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据。

对于承包人上报的分项工程完工证书资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。

签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。

与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。

对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。

5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，也是竣工文件编制的直接参加者，

不但要完成责任范围内的监理文件材料编制工作，而且要监督和指导监理所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。

6、工程具备竣工验收条件后21天内，承包人应按工程竣工验收的有关规定和合同文件的约定向监理、业主申请竣工验收并提供竣工资料。

业主在收到该申请及符合相关要求的竣工资料后21天内，成立竣工验收委员会，并通知政府有关部门，组织竣工验收。

若工程验收通过，监理、业主应在验收工作完毕后7天内向承包人签发交接证书,

同时办理工程的移交工作。

若工程质量达不到合同约定的标准，则项目监理部应根据竣工验收委员会的意见，在验收工作完毕后7天内向承包人发出不予验收的指令，要求承包人对达不到合同标准的工程返工或修复，承包人完成上述工作后，应重新提出验收申请。

第三节资料管理措施

一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。

在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。

进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。

三、项目监理部应对承包人资料的编制和整理工作进行经常性监督检查，对检查中发现的不足项应要求其限期改正；整改不符合要求的，对应的分部分项工程不得进行中间计量。

第四节资料管理制度

一、发文制度

项目监理部对外发文主要分两种形式：

一是以公司总部名义对外的行政公文，二是以项目监理部名义的一般业务函件或会议纪要（记录）。

本制度主要适用后者。

发文是指制发文件的过程，包括交拟、拟制、审核、签发、用印、登记、分发等过程。

1、交拟：

指总监理工程师将撰写文稿的任务交给有关部门或撰稿人员，这是文件撰制的起点。

一般情况下文稿遵照主管（主办）者草拟原则。

2、拟制：

指承办人根据领导意图撰写公文的内容。

其基本要求是：

符合国家方针、政策、法律、法令和有关规定；符合客观实际；主旨鲜明准确；词章准确、严密、简练、生动；书写清楚整洁；讲究实效；符合保密制度要求。

拟制公文，对涉及其他部门或人员职权范围内的事项，主办部门或人员应当主动与有关部门或人员协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门或人员的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门或人员可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门或人员会签后报请总监理工程师协调或裁定。

3、审核：

指总监理工程师或其授权人对拟制好的公文稿的审查。

审核的重点是：

是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

4、签发：

指项目监理部总监理工程师对已审核的文稿进行最后审定，由总监理工程师签发。

5、用印：

指在需要用印章的公文上加盖项目监理部或总监理工程师的印章。

用印时首先检查是否确系有效签发公文，其次用印端正清楚并压盖发文单位名称和时间。

6、登记和分发：

是文件的登记和发送，所有文件按规定份数正式成文后统一交办公室文员负责送发，无特殊情况任何人不得私自送发。

7、项目监理部向公司总部领导请示工作均要求采用签报形式。

签报的程序和要求按公司总部要求执行。

另外，发文涉及抄报、抄送机关的，对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相

隶属的机关单位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指对收到文件的办理过程，包括文件签收、登记、审核、分理、批办、催办、办复和传阅等程序。

项目监理部文件传递在遵循公司总部有关规定的基础上，具体处理过程如下：

1、签收和登记：

是指收发人员收入外单位发来文件的工作，由办公室文员负责办理。

其他人员无特殊情况不得不直接收受、批转文件。

如因特殊情况收受文件后应立即交送文员，进入正常的收办文程序。

收文基本程序是：

将来件逐件清点，核对；对收进文件进行编号、登记，收文登记包括收文时间、收文编号、来文机关、来文文号、文件标题或摘要、份数、密级、紧急程度和有无附件等项目。

2、审核：

收到承包人上报的需要办理的文件，首先由办公室文员进行审核。

审核的重点是：

是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

对不符合规定的文件，经总监理工程师批准后，应退回呈报单位并说明理由。

3、分理：

经审核，对符合规定的文件，文员应贴附“文件处理表”进行处理。

首先，文员应对处理文件提出分理意见并于当日分送拟办部门或拟办人员，需要两个以上部门或人员处理的文件应当明确主办部门。

一般情况下，所有上报文件应报请总监理工程师批示。

4、批办：

是指总监理工程师批示将文件交批办部门或批办人员办理。

批办部门或人员收到交办的公文后应当及时处理，提出批办意见，不得延误、推诿。

凡涉及其它部门业务和职能的事项，由主办部门主动与其他部门协商处理；明确处理意见后，报总监理工程师批示后执行。

5、催办：

指对公文承办的检查和督促。

送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室文员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

这一工作是为避免出现公文积压、办事拖拉的现象。

催办的方式灵活多样，可通过面询、电询、便函催询等形式。

6、办复：

办复是对公文承办完毕后，将公文处理结果及时报告总监理工程师。

7、传阅：

是指对有关来文，按总监理工程师批示意见需经多个部门和监理人员阅读时组织的传递阅读工作。

传阅要分清主次和先后次序，传阅过程中既要防止漏阅现象,也不可出现公文旅行、停滞积压的行为，另外，还要注意保密，防止公文遗失。

三、资料归档制度

1、文件全部处理完毕后，已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。

办公室文员应做好以下两方面的工作：

1.1、对文件处理表进行收集、整理，作为各监理人员处理文件的原始凭证。

1.2将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。

2、资料主管工程师应及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。

任何个人均不得保存应当归档的公文。

3、归档范围内的文件要根据其相互联系（如监理工程师通知单和回复单）、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理，保证归档文件齐全、完整，能正确反

映项目的主要工作情况，便于保管和利用。

4、来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号和组卷，发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档。

资料分类详见附件3、4、5《项目监理部归档资料分类大纲》。

四、资料借阅制度

项目监理部除应不断熟悉并建立健全资料管理的有关规定外，还应建立完善的文件

查阅登记制度。

对于一般性文件，查阅时实行登记；对于有密级规定的重要文件，查阅时必须征得项目监理部领导的同意。

具体如下：

1、项目监理部设资料主管工程师、办公室文员，负责对项目监理部的资料进行管理。

2、所有资料均入柜、上锁，钥匙由资料主管工程师保管，需要借阅资料的人员，应先向资料主管工程师申请，资料主管工程师查证所借资料在柜后，借阅人登记签字后方能借出资料。

3、借阅人的借阅时限到期却未归还图书的，资料主管工程师应向其催要所借资料，

借阅人因故不能按时归还的，应向资料主管工程师解释原因，资料主管工程师作以记录。

4、借阅人具有保管好所借资料的义务，发生所借资料丢失或资料严重破损的情况，借阅人应按新资料照价赔偿或新购资料归还，资料主管工程师负责监督、检查。

5、本项目所发资料（无需归还），原则上仅发放一次，员工丢失所发资料的，应自

行购买并不能因此影响工作和学习

第五节项目监理资料的组成与移交

一、项目监理资料组成

项目监理过程中，所形成的需归档的监理文件材料详见附件3：

《项目监理部归档资料分类大纲（监理资料）》、附件4:

《项目监理部归档资料分类大纲（业主、质监站、设计资料）》、附件5：

《项目监理部归档资料分类大纲（承包人资料）》表中所列内容。

二、项目监理资料移交

1、项目监理部应在项目交工验收后三个月内，根据竣工文件编制要求，分别向业主、接管单位（市档案馆）移交经系统整理过的全部竣工文件材料。

2、档案资料移交应按市档案馆要求执行。

移交书由移交书封面（市城建档案馆标准格式）、符合国家科技档案标准格式的案卷目录和卷内目录构成。

要求移交书内容应与实际档案内容完全一致，移交书封面的签章签名应当俱全。

此外，还应提交符合达标软件要求的转换目录电子版一份。

附件1:

《资料借阅登记表》；

附件2:

《公章使用登记表》；

附件3:

《项目监理部归档资料分类大纲（监理资料）》；

附件4:

《项目监理部归档资料分类大纲（业主、质监站、设计资料）》；

附件5:

《项目监理部归档资料分类大纲（承包人资料）》。

附件1资料借阅登记表

资料借阅登记表

序号

资料编号

借阅时间

预计归还时间

借阅人

实还时间

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

注：

此表必须填写详实，以打印表格形式保存，资料借阅时必须按此格式登记，未登记资料不予借岀

附件2公章使用登记表

公章使用登记表

序号

使用部门

使用人签名

使用文件名称

使用日期

批准人签名

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

附件3项目监理部归档资料分类大纲（监理资料）

档案柜题名

档案柜编号

案卷号

案卷题名

备注

监理资料

JR-JL

JR-JL-01

监理合同文件及施工承包合同

JR-JL-01-01

监理资质及监理合同文件

JR-JL-01-02

中环大道1标合同文件

JR-JL-01-03

中环大道2标合同文件

JR-JL-01-04

嘉湖路2标合同文件

JR-JL-01-05

监理工程师资质及任命书

JR-JL-02

监理规划

JR-JL-03

监理实施细则

JR-JL-04

安全监理细则

JR-JL-05

监理工程师通知单

JR-JL-06

监理工作联系单

JR-JL-07

会议纪要

JR-JL-07-1

中环1标会议纪要

JR-JL-07-2

中环2标会议纪要

JR-JL-07-3

嘉湖2标会议纪要

JR-JL-08

项目往来函件

JR-JL-09

公司总部来文

JR-JL-10

监理日记

JR-JL-11

监理月报

JR-JL-12

安全日志

JR-JL-13

安全监理月报

JR-JL-14

巡视、旁站记录

JR-JL-15

质量缺陷与事故处理文件

JR-JL-16

专题报告

JR-JL-17

勘察设计文件

JR-JL-18

监理工作总结

附件4项目监理部归档资料分类大纲（业主、质监站、设计资料）

档案柜题名

档案柜编号

案卷号

案卷题名

备注

业主资料

JR-YZ

JR-YZ-01

批示、批复、意见、复函、通知等

JR-YZ-02

质量管理文件

JR-YZ-03

安全生产及文明施工管理文件

JR-YZ-04

工程进度计划管理文件

JR-YZ-05

工程合同管理文件

JR-YZ-06

工作指示单

JR-YZ-07

各种检查通知及通报

JR-YZ-08

各种会议纪要

JR-YZ-09

事故调查处理文件

质监站资料

JR-ZJ

JR-ZJ-01

针对性强的规范、标准、指导性文件、指南等

JR-ZJ-02

批示、批复、通知等

设计资料

JR-SJ

JR-SJ-01

中环1标设计文件

JR-SJ-02

中环2标设计文件

JR-SJ-03

嘉湖路2标设计文件

附件5项目监理部归档资料分类大纲（承包人资料）

档案柜题名

档案柜编号

案卷号

案卷题名

备注

中环1标资料

JR-ZH1

JR-ZH1-01

分包单位资格报审表

JR-ZH1-02

设计交底与图纸会审会议纪要

JR-ZH1-03

施工组织设计（方案）报审表

JR-ZH1-04

工程开工/复工报审表及工程暂停令

JR-ZH1-05

测量核验资料

JR-ZH1-06

工程进度计划

JR-ZH1-07

工程材料/构配件/设备报审表

JR-ZH1-08

工程试验资料

JR-ZH1-09

工程变更资料

JR-ZH1-10

隐蔽工程验收资料

JR-ZH1-11

计量支付文件

JR-ZH1-12

分项工程报验申请表

JR-ZH1-13

分部工程/单位工程验收资料

JR-ZH1-14

索赔文件资料

JR-ZH1-15

延期文件资料

JR-ZH1-16

工程周报

JR-ZH1-17

施工月报

JR-ZH1-18

施工安全月报

JR-ZH1-19

工程洽商记录

JR-ZH1-20

竣工结算资料

JR-ZH1-21

中环1标上报函件

……一注：

以中环大道…1标为例。

…