职场新人秘笈关于工作中发送邮件的注意事项.docx

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职场新人秘笈关于工作中发送邮件的注意事项

职场新人秘笈——关于邮件

.公司邮箱不是私人邮箱

每个人工作之前基本上都有电子邮箱，比如说我，基本上大网站的邮箱我都有，从到，从到，一应俱全。

但是，工作之后分到的个人邮箱不能拿来当私人邮箱用。

比如在注册一些网上会员的时候，不能使用自己公司的邮箱当做自己的联系邮箱，因为容易泄露公司信息和你的个人信息。

也尽量不要用公司邮箱发送私人的信件。

再者，大量外界垃圾邮箱的涌入，不说造成公司邮箱服务器有问题，单就对于你自己，天天被判接受那些垃圾邮件就有够受的，因为公司的邮箱一般过滤系统都不发达。

公司邮箱发出的信件，在公司服务器上是可以被查阅的。

不过是部门懒得理你罢了，只要人家想看你的邮件，分分钟都能看到。

如果你用公司邮箱发私人信件，又包含什么隐私的话，那就糟糕了！

后果只能自己吞。

而等私人邮箱例外，那些邮箱是保证个人信件不被外界查阅的，否则就是犯法。

像某些公司，公司邮件系统直接过滤包含“简历”、“离职”、“回扣”等的邮件，这些被截获的邮件很可能会摆在你的高级上司的桌前，如果你发了这样的邮件，接下来，你就等着被罚吧。

所以，在做私人事情的时候，还是使用私人邮箱最好。

.关于邮件中的客套话

刚入职那会，为了表示对前辈的尊敬、或者谦逊等，在邮件开头会有一些问候性的话语，这不见得是坏事，关键要看公司的文化氛围，如果公司文化史干练或者强悍的，那么以上的东西就不必要，直接一个“”然后写出邮件要点即可；如果是名企或者国企、事业单位，那么客气客气反倒是一种更优的选择。

至于结尾，一个“谢谢”大抵可以了，如果加上“此致敬礼”，除非是国企或者事业单位等等级比较严格的地方，否则应该是不用了。

例如我求同学帮我跑一批数据，我会写

“

能帮我跑一批的数据么？

要个，要个；同一个下数据最多个。

文件格式给的，其他没要求。

下午点要。

谢谢！

”

.邮件里面该注意字体的一些细节

对于邮件，建议使用的字体是五号或者小四，或者四号；字体选择宋体是最舒服的，而标题可以使用黑体和细黑等，活泼一点的邮件可以使用幼圆等字体，海报类的邮件可以使用花体；黑色是最好的字体颜色，当然也有选择蓝色的。

加粗和标红有助于使得重点突出，当然标红可以变化为标橙、标蓝等，但是不要标成很难看清楚的亮色，比如青绿、明黄等。

而且，一篇短邮件里面如果不是故意的，不要把字体弄得花花绿绿，一般有一种两种加强色即可。

把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。

同理，下划线也是一种办法。

尽量不要使用斜体来表示加强，因为斜体字比较难看。

例如我写了一份关于月份搜索关键词的报告，报告的简要信息用邮件发出去给大家

“

月搜索关键词分析报告出炉

简要分析得到的结论如下

.购物类准确率达

购物类的数据共条，其中准确率达，达到优秀标准

.下载类准确率达

购物类的数据共条，其中准确率达，未达优秀阈值，需要开发核查

谢谢！

”

.把邮件抄送给谁不抄送给谁是个学问

在工作之前，我向来不使用邮件的抄送功能；工作之后这个功能是随时使用了。

所谓接收人，就是你实际上要写邮件给的那个人；而抄送人，则是需要对这个事情有所了解的人。

比如我做了一个跨部门的项目，我隔壁组的兄弟对我的一批数据进行审核。

那么我给他发邮件的时候，接收人是，而抄送人一栏要填入我的主管同学的邮件地址，同时要填入的主管姐的邮件地址，另外还要填入管理这个项目的项目经理大橙子同学的邮件地址。

因为，我需要我的主管和的主管知道，我们在沟通，我们在做这么的一件事情；同时要让项目经理知道，这个部门进展到了什么程度。

这就是抄送的作用：

让相关的人也知道他们需要知道的信息。

对于不该抄送的信件，千万不要抄送，例如一些工作上无关紧要的小事，或者细节，主管和经理这一层的人没有精力去看这些邮件，把这些邮件抄送给他们只会增加他们的阅读量。

还有一些保密的信件，例如你的和绩效考评，你只需要发给自己相关的人，其他人千万不要进入能收到邮件的名单中，否则你的个人保密信息就泄露了。

.不要随便把邮件群发给所有人

把邮件发给多个人，或者使用邮件列表发送邮件的时候（邮件列表包含了多个收件人），一定要注意这些人是否都必须收到你的邮件。

例如我要发一份邮件给工程师英全同学，问他资讯搜索前端页面的一个问题，这个邮件我需要发给他、同样管理这部门工作的天勇同学、他的主管、我的主管，前三者都在一个叫做“”的邮件列表里面，给这个邮件列表发邮件，英全他们自然都可以收到。

但是，我不能使用这个邮件列表来发，因为邮件列表里面还有其他人，那些人和我这个沟通无关，所以我只能一个一个加上英全同学等人的邮件地址，而不能图方便使用邮件列表。

再比如，我以爱心派的名义给全公司的人发送了一份关于办公室的邮件，希望招集志愿者进行废纸回收，有意愿的同学需要单独回复我的邮件报名。

这时候往往有同学图手快，直接点击回复，就回了我的邮件。

这样的后果是，他回复的是我的邮件地址和全公司的邮件列表，也就是说，全公司的人都收到了他的邮件。

这是不可取的。

.写完邮件要检查有没有错

检查邮件应该像小时候检查写完的作文一样，形成习惯才好。

数字：

邮件里面的数字一般都是重要的，一定要保证数据的正确。

标点：

有时候不小心多打了几个逗号或者句号，虽然是小事，但是显得人不严谨。

错别字：

一封重要的邮件如果有错别字，那就会让人笑话。

编号：

很多人喜欢用“.”、“.”等编号来使得邮件更有逻辑性，但是千万要注意不要搞错编号，不要直接从“.”跳到“.”。

英文字母：

我们英文都不是母语，涉及到英文的，要注意不要拼写错误。

.别忘了在邮件里面加附件

很多时候需要把一些文件附加在邮件中发送，但是往往在发送的时候忘记添加附件了，或者个附件中漏了一个，于是还得补发一个邮件把漏的补上。

另外，附件不能太大，否则发送的时候很慢或者发送不出去，对方接受也很慢。

真的要使用大附件，可以用传。

.邮件的名称要能简单描述邮件内容

邮件名称最好能简单描述邮件内容，如“某某某绩效考核”肯定比“我的绩效”要好。

如果邮件关于某个项目，而这个项目是不断进展的，那么邮件名称可以加上日期，“年会员工情况登记表”

邮件标题忘写了，则是最大的失误！

.直接回复邮件有两个注意事项

刚入职那会，所有需要回复邮件我都新建一封邮件发送，因为这样显得干净；但是后来被前辈告诫说，很多邮件都应该直接回复对方的邮件。

直接回复邮件，能把对方发给你的邮件内容包含在你的邮件里面，方便对方回忆你们在做什么事情，他之前对你发邮件说了什么。

但，直接回复有要注意的地方，

第一，收件人是否都是需要收到你邮件的人。

因为直接回复邮件，上一个邮件的所有相关人员都会被系统自动设为收件人，万一这些收件人里面有不适合收到你回复的邮件的对象，就要把其删除掉。

第二，有时候我们会发现一封邮件被回复来回复去，到你准备回复的时候，内容已经很长很长了，这时候需要对之前的内容进行精简，把一些人发的废话删掉，比如“我同意”、“我顶”、“我们做完去喝嘉禾一品粥”之类的。

.密送是一件阴险的事情

密送和抄送类似，都是把邮件发给除了收件人之外的相关人员，但是密送的特殊在于，其他人不知道你密送的对象是谁，那个密送对象能收到邮件，但他的邮箱地址不会显示给大家。

密送是很阴险的，一般都不使用，只有一些特殊的保密事件需要这么做。

.邮件中的感情的表达

邮件是文字组成的，文字很难表达出感情。

所以，标点能代表人的感情。

邮件中慎用感叹号，因为感叹号表示感情的强烈，特别不要使用多个感叹号。

例如“请同学帮查一下资讯搜索的数据。

”是正常的，而使用多个感叹号会让邮件表达的情绪过于激烈“请同学帮查一下资讯搜索的数据！

！

！

！

”

互联网时代，人们发明了很多符号表情，善用符号表情是一件好事，如多一个“：

）”就能表示你的善意。

但是对于较高的上级，发送邮件应该更加正式，这种符号表情其实最好也少用。

有的人喜欢在邮件中插入图片表情，图片比文字符号表达更直接，但是图片不要多用，第一会造成收发邮件速度慢，第二满篇变成花花绿绿的容易喧宾夺主。

.重要邮件需要对方回复确认

部分重要的邮件，可以在邮件打上“重要邮件”的标记，提醒大家的主意。

需要对方回复确认的，一定要在邮件显著位置写出来，并且标红加粗的等方式都用上。

.浪费时间的电子邮件

虽然电子邮件的发明是为了加快沟通效率的，但是有时候电子邮件却成了浪费我们工作时间的凶手。

如果我们一直开着邮箱软件，一有新邮件到达就会提示，我们就会忍不住打开邮件看看。

但是往往这个邮件不是需要你紧急处理的，当你从正在忙活的工作中挑出来去看邮件的时候，其实就是浪费了自己的时间。

所以，我建议邮箱不要一直开着，可以根据自己实际需要，自己制定开邮箱的时间，一次把一批消息看完。

例如一般我一天会大致在个时间打开邮箱，第一个是在刚来上班的时候，看看昨日晚上和今天清晨是否有邮件发出；第二个是中午吃晚饭，看看上午的邮件信息；第三个是下午点多或者快下班，看看下午的信息。

当然，中间可能得到同事的要求，临时打开邮箱收取邮件。

一般对于重要且紧急的邮件，同事除了发出邮件，还会用即时通讯工具等方法通知你他已经发了邮件，叫你赶快查阅。

所以大家一般不用担心没有及时看到重要邮件。

.邮件中的政治与一些小细节

在我的公司，特别是我们基层，是不讲办公室政治的，但是在其他一些公司或者国企、事业单位等，可能这方面有一定的讲究。

我了解得不多，但是可以就我知道的说一说。

在收件人的名单中，收件人要按照职位和权势的大小排列，你最好不要把一个和你同级的同事排在第一个，而应该把总监排在第一位，然后是经理，然后是主管；甚至，要按照资历来排列平级的同事。

要学会利用邮件汇报自己的情况。

曾经有一段时间，我被主管说一直埋头干自己的工作，虽然结果不错，但是过程却让人不清不楚。

而怎么能让别人知道你一直在努力工作呢？

可以通过邮件。

在一定的时刻（比如项目完成了某个必要的阶段）给主管和同事发个邮件介绍一些自己的情况，就能让大家了解你在努力。

除非是缩写，英文不要全用大写字母，因为会让人看起来很头痛，可以用第一个字母大写，或者干脆全部小写的方式。

如“”或者“”就比“”好很多。

什么是？

有的邮件是转发的，有着长长的别人发的正文，但是真正给你发的发件人写的字就三个“”，这三个字母的意思是“供参考”，就是说给你转发的内容是供你参考了，可以看一下别人写的这个东西。

无聊的邮件不要发，有可能你会收到一些“把这封信转出去个人，你就会得到幸福”之类的信件。

在公司邮箱中，最好不要管这种信件，否则在公司中发来发去影响很不好。

不要把对领导和同事的抱怨写成邮件，并且发给全公司的邮件列表，让全公司都知道。

第一，公司可能有邮件列表审批制度，你给全公司发邮件必须经过审批才能发出，这样的话在同事们不可能会看到你的邮件，而你马上会被领导叫去谈话；第二，即使公司没有审批制度，你的邮件直接发到了每个员工的信箱里，那么造成的后果是非常严重的，即使你已经想好辞职，但是你可能找不到接受你的人，因为没有公司愿接收你这样的人——在你人去面试之前，你的邮件已经被传遍其他公司了（员工可能会互相转发，比如我们公司某某发了个骂人的邮件给我公司所有人，我收到了，我可以转发给在工作的，然后她再转发，这下就全知道了，如果你去面试，就很可能被直接拒绝）。

收到了这种邮件，你可以看，但是不要转发，不然你可能也会被牵扯，因为你影响了公司形象。