职场新人秘笈关于工作中发送邮件的注意事项.docx

1、职场新人秘笈关于工作中发送邮件的注意事项职场新人秘笈关于邮件.公司邮箱不是私人邮箱每个人工作之前基本上都有电子邮箱，比如说我，基本上大网站的邮箱我都有，从到，从到，一应俱全。但是，工作之后分到的个人邮箱不能拿来当私人邮箱用。比如在注册一些网上会员的时候，不能使用自己公司的邮箱当做自己的联系邮箱，因为容易泄露公司信息和你的个人信息。也尽量不要用公司邮箱发送私人的信件。再者，大量外界垃圾邮箱的涌入，不说造成公司邮箱服务器有问题，单就对于你自己，天天被判接受那些垃圾邮件就有够受的，因为公司的邮箱一般过滤系统都不发达。公司邮箱发出的信件，在公司服务器上是可以被查阅的。不过是部门懒得理你罢了，只要人家想

2、看你的邮件，分分钟都能看到。如果你用公司邮箱发私人信件，又包含什么隐私的话，那就糟糕了！后果只能自己吞。而等私人邮箱例外，那些邮箱是保证个人信件不被外界查阅的，否则就是犯法。像某些公司，公司邮件系统直接过滤包含“简历”、“离职”、“回扣”等的邮件，这些被截获的邮件很可能会摆在你的高级上司的桌前，如果你发了这样的邮件，接下来，你就等着被罚吧。所以，在做私人事情的时候，还是使用私人邮箱最好。.关于邮件中的客套话刚入职那会，为了表示对前辈的尊敬、或者谦逊等，在邮件开头会有一些问候性的话语，这不见得是坏事，关键要看公司的文化氛围，如果公司文化史干练或者强悍的，那么以上的东西就不必要，直接一个“”然后写

3、出邮件要点即可；如果是名企或者国企、事业单位，那么客气客气反倒是一种更优的选择。至于结尾，一个“谢谢”大抵可以了，如果加上“此致敬礼”，除非是国企或者事业单位等等级比较严格的地方，否则应该是不用了。例如我求同学帮我跑一批数据，我会写“ 能帮我跑一批的数据么？要个，要个；同一个下数据最多个。文件格式给的，其他没要求。下午点要。谢谢！”.邮件里面该注意字体的一些细节对于邮件，建议使用的字体是五号或者小四，或者四号；字体选择宋体是最舒服的，而标题可以使用黑体和细黑等，活泼一点的邮件可以使用幼圆等字体，海报类的邮件可以使用花体；黑色是最好的字体颜色，当然也有选择蓝色的。加粗和标红有助于使得重点突出，当

4、然标红可以变化为标橙、标蓝等，但是不要标成很难看清楚的亮色，比如青绿、明黄等。而且，一篇短邮件里面如果不是故意的，不要把字体弄得花花绿绿，一般有一种两种加强色即可。把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。同理，下划线也是一种办法。尽量不要使用斜体来表示加强，因为斜体字比较难看。例如我写了一份关于月份搜索关键词的报告，报告的简要信息用邮件发出去给大家“ 月搜索关键词分析报告出炉简要分析得到的结论如下.购物类准确率达购物类的数据共条，其中准确率达，达到优秀标准.下载类准确率达购物类的数据共条，其中准确率达，未达优秀阈值，需要开发核

5、查谢谢！”.把邮件抄送给谁不抄送给谁是个学问在工作之前，我向来不使用邮件的抄送功能；工作之后这个功能是随时使用了。所谓接收人，就是你实际上要写邮件给的那个人；而抄送人，则是需要对这个事情有所了解的人。比如我做了一个跨部门的项目，我隔壁组的兄弟对我的一批数据进行审核。那么我给他发邮件的时候，接收人是，而抄送人一栏要填入我的主管同学的邮件地址，同时要填入的主管姐的邮件地址，另外还要填入管理这个项目的项目经理大橙子同学的邮件地址。因为，我需要我的主管和的主管知道，我们在沟通，我们在做这么的一件事情；同时要让项目经理知道，这个部门进展到了什么程度。这就是抄送的作用：让相关的人也知道他们需要知道的信息。

6、对于不该抄送的信件，千万不要抄送，例如一些工作上无关紧要的小事，或者细节，主管和经理这一层的人没有精力去看这些邮件，把这些邮件抄送给他们只会增加他们的阅读量。还有一些保密的信件，例如你的和绩效考评，你只需要发给自己相关的人，其他人千万不要进入能收到邮件的名单中，否则你的个人保密信息就泄露了。.不要随便把邮件群发给所有人把邮件发给多个人，或者使用邮件列表发送邮件的时候（邮件列表包含了多个收件人），一定要注意这些人是否都必须收到你的邮件。例如我要发一份邮件给工程师英全同学，问他资讯搜索前端页面的一个问题，这个邮件我需要发给他、同样管理这部门工作的天勇同学、他的主管、我的主管，前三者都在一个叫做“”

7、的邮件列表里面，给这个邮件列表发邮件，英全他们自然都可以收到。但是，我不能使用这个邮件列表来发，因为邮件列表里面还有其他人，那些人和我这个沟通无关，所以我只能一个一个加上英全同学等人的邮件地址，而不能图方便使用邮件列表。再比如，我以爱心派的名义给全公司的人发送了一份关于办公室的邮件，希望招集志愿者进行废纸回收，有意愿的同学需要单独回复我的邮件报名。这时候往往有同学图手快，直接点击回复，就回了我的邮件。这样的后果是，他回复的是我的邮件地址和全公司的邮件列表，也就是说，全公司的人都收到了他的邮件。这是不可取的。.写完邮件要检查有没有错检查邮件应该像小时候检查写完的作文一样，形成习惯才好。数字：邮件

8、里面的数字一般都是重要的，一定要保证数据的正确。标点：有时候不小心多打了几个逗号或者句号，虽然是小事，但是显得人不严谨。错别字：一封重要的邮件如果有错别字，那就会让人笑话。编号：很多人喜欢用“.”、“.”等编号来使得邮件更有逻辑性，但是千万要注意不要搞错编号，不要直接从“.”跳到“.”。英文字母：我们英文都不是母语，涉及到英文的，要注意不要拼写错误。.别忘了在邮件里面加附件很多时候需要把一些文件附加在邮件中发送，但是往往在发送的时候忘记添加附件了，或者个附件中漏了一个，于是还得补发一个邮件把漏的补上。另外，附件不能太大，否则发送的时候很慢或者发送不出去，对方接受也很慢。真的要使用大附件，可以用

9、传。.邮件的名称要能简单描述邮件内容邮件名称最好能简单描述邮件内容，如“某某某绩效考核”肯定比“我的绩效”要好。如果邮件关于某个项目，而这个项目是不断进展的，那么邮件名称可以加上日期，“年会员工情况登记表”邮件标题忘写了，则是最大的失误！.直接回复邮件有两个注意事项刚入职那会，所有需要回复邮件我都新建一封邮件发送，因为这样显得干净；但是后来被前辈告诫说，很多邮件都应该直接回复对方的邮件。直接回复邮件，能把对方发给你的邮件内容包含在你的邮件里面，方便对方回忆你们在做什么事情，他之前对你发邮件说了什么。但，直接回复有要注意的地方，第一，收件人是否都是需要收到你邮件的人。因为直接回复邮件，上一个邮件

10、的所有相关人员都会被系统自动设为收件人，万一这些收件人里面有不适合收到你回复的邮件的对象，就要把其删除掉。第二，有时候我们会发现一封邮件被回复来回复去，到你准备回复的时候，内容已经很长很长了，这时候需要对之前的内容进行精简，把一些人发的废话删掉，比如“我同意”、“我顶”、“我们做完去喝嘉禾一品粥”之类的。.密送是一件阴险的事情密送和抄送类似，都是把邮件发给除了收件人之外的相关人员，但是密送的特殊在于，其他人不知道你密送的对象是谁，那个密送对象能收到邮件，但他的邮箱地址不会显示给大家。密送是很阴险的，一般都不使用，只有一些特殊的保密事件需要这么做。.邮件中的感情的表达邮件是文字组成的，文字很难表

11、达出感情。所以，标点能代表人的感情。邮件中慎用感叹号，因为感叹号表示感情的强烈，特别不要使用多个感叹号。例如“请同学帮查一下资讯搜索的数据。”是正常的，而使用多个感叹号会让邮件表达的情绪过于激烈“请同学帮查一下资讯搜索的数据！”互联网时代，人们发明了很多符号表情，善用符号表情是一件好事，如多一个“：）”就能表示你的善意。但是对于较高的上级，发送邮件应该更加正式，这种符号表情其实最好也少用。有的人喜欢在邮件中插入图片表情，图片比文字符号表达更直接，但是图片不要多用，第一会造成收发邮件速度慢，第二满篇变成花花绿绿的容易喧宾夺主。.重要邮件需要对方回复确认部分重要的邮件，可以在邮件打上“重要邮件”的

12、标记，提醒大家的主意。需要对方回复确认的，一定要在邮件显著位置写出来，并且标红加粗的等方式都用上。.浪费时间的电子邮件虽然电子邮件的发明是为了加快沟通效率的，但是有时候电子邮件却成了浪费我们工作时间的凶手。如果我们一直开着邮箱软件，一有新邮件到达就会提示，我们就会忍不住打开邮件看看。但是往往这个邮件不是需要你紧急处理的，当你从正在忙活的工作中挑出来去看邮件的时候，其实就是浪费了自己的时间。所以，我建议邮箱不要一直开着，可以根据自己实际需要，自己制定开邮箱的时间，一次把一批消息看完。例如一般我一天会大致在个时间打开邮箱，第一个是在刚来上班的时候，看看昨日晚上和今天清晨是否有邮件发出；第二个是中午

13、吃晚饭，看看上午的邮件信息；第三个是下午点多或者快下班，看看下午的信息。当然，中间可能得到同事的要求，临时打开邮箱收取邮件。一般对于重要且紧急的邮件，同事除了发出邮件，还会用即时通讯工具等方法通知你他已经发了邮件，叫你赶快查阅。所以大家一般不用担心没有及时看到重要邮件。.邮件中的政治与一些小细节在我的公司，特别是我们基层，是不讲办公室政治的，但是在其他一些公司或者国企、事业单位等，可能这方面有一定的讲究。我了解得不多，但是可以就我知道的说一说。在收件人的名单中，收件人要按照职位和权势的大小排列，你最好不要把一个和你同级的同事排在第一个，而应该把总监排在第一位，然后是经理，然后是主管；甚至，要按

14、照资历来排列平级的同事。要学会利用邮件汇报自己的情况。曾经有一段时间，我被主管说一直埋头干自己的工作，虽然结果不错，但是过程却让人不清不楚。而怎么能让别人知道你一直在努力工作呢？可以通过邮件。在一定的时刻（比如项目完成了某个必要的阶段）给主管和同事发个邮件介绍一些自己的情况，就能让大家了解你在努力。除非是缩写，英文不要全用大写字母，因为会让人看起来很头痛，可以用第一个字母大写，或者干脆全部小写的方式。如“”或者“”就比“”好很多。什么是？有的邮件是转发的，有着长长的别人发的正文，但是真正给你发的发件人写的字就三个“”，这三个字母的意思是“供参考”，就是说给你转发的内容是供你参考了，可以看一下别

15、人写的这个东西。无聊的邮件不要发，有可能你会收到一些“把这封信转出去个人，你就会得到幸福”之类的信件。在公司邮箱中，最好不要管这种信件，否则在公司中发来发去影响很不好。不要把对领导和同事的抱怨写成邮件，并且发给全公司的邮件列表，让全公司都知道。第一，公司可能有邮件列表审批制度，你给全公司发邮件必须经过审批才能发出，这样的话在同事们不可能会看到你的邮件，而你马上会被领导叫去谈话；第二，即使公司没有审批制度，你的邮件直接发到了每个员工的信箱里，那么造成的后果是非常严重的，即使你已经想好辞职，但是你可能找不到接受你的人，因为没有公司愿接收你这样的人在你人去面试之前，你的邮件已经被传遍其他公司了（员工可能会互相转发，比如我们公司某某发了个骂人的邮件给我公司所有人，我收到了，我可以转发给在工作的，然后她再转发，这下就全知道了，如果你去面试，就很可能被直接拒绝）。收到了这种邮件，你可以看，但是不要转发，不然你可能也会被牵扯，因为你影响了公司形象。