印 章 管 理 办 法.docx
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印章管理办法
印章管理办法
目录
第一章总则2
第二章印章分类及数量2
第三章印章刻制4
第一节分子公司印章的刻制4
第二节公司印章的刻制4
第四章印章移交与备案5
第一节分子公司印章的移交与备案6
第二节公司印章的移交与备案9
第五章印章保管13
第一节分子公司印章的保管13
第二节公司印章的保管14
第六章印章使用16
第一节分子公司印章的使用16
第二节公司印章的使用19
第七章印章借出与归还21
第一节分子公司印章的借出与归还21
第二节公司印章的借出与归还23
第八章印章停用、收回、遗失、销毁、注销25
第一节分子公司印章的停用、收回、遗失、销毁、注销25
第二节公司停用、收回、遗失、销毁、注销27
第九章印章管理监督29
第一十章考核与奖励29
第一十一章附则32
附件33
第一章总则
第一条为加强公司印章管理，规范印章刻制、备案、保管、使用以及废止程序，确保印章使用的合法性、规范性、严肃性和安全性，有效维护公司利益，特制定本办法。
第二条印章管理遵循“统一建档、规范使用、分级保管、专人负责”的原则。
第三条术语说明
一、公司是指“重庆市德能房地产开发有限责任公司”的简称。
二、分子公司是指除重庆市德能房地产开发有限责任公司以外的房地产开发公司及分公司和重庆市德能房地产开发有限责任公司的分公司。
三、企业印章是指具有法律效力的印章，具体指第五条第一款和第二款表中的1、2、3、4项。
四、部门章是指不具有法律效力的印章，具体指第五条第一款第5-13项和第二款表中第5-18项。
第四条适用范围
一、本办法适用于公司、分子公司的所有印章相关的所有活动。
二、本办法例外：
以下条款均不涉及第五条第一款12、13项和第五条第二款14、15项（即会计科目、会计名章）印章。
第二章印章的分类及数量
第五条印章的种类
一、分子公司印章种类及明细
序号
类别
部门
印章名
数量
法律效能
1
公章
——
XX德能房地产开发有限公司
1枚
具有
2
财务专用章
——
XX德能房地产开发有限公司财务专用章
1枚
3
发票专用章
——
XX德能房地产开发有限公司发票专用章
1枚
4
法人章
——
法人名章
1枚
5
部门章
分子公司
XX项目工作联系专用章
1枚
不具有
6
办公室
再次复印无效
1枚
7
作废
1枚
8
绝密、机密、秘密
各1枚
9
财务部
现金收讫
1枚
10
现金付讫
1枚
11
银行付讫
1枚
12
会计科目
1组
13
会计名章
每人1枚
二、公司印章种类及明细
序号
类别
部门
印章名
数量
1
公章
——
重庆市德能房地产开发有限责任公司
1枚
2
财务专用章
——
重庆市德能房地产开发有限责任公司财务专用章
1枚
3
发票专用章
——
重庆市德能房地产开发有限责任公司发票专用章
1枚
4
法人名章
——
曹春林
1枚
5
部门章
行政后勤部
再次复印无效
1枚
6
作废
1枚
7
绝密、机密、秘密
各1枚
8
人力资源部
重庆市德能房地产人力资源部
1枚
9
文化建设部
无
无
10
审计监察中心
无
无
11
财务管理中心
现金收讫
1枚
12
现金付讫
1枚
13
银行付讫
1枚
14
会计科目
1组
15
会计名章
每人1枚
16
营销管理中心
德能房地产营销管理中心工作联系专用章
1枚
17
工程管理中心
无
无
18
产品研发中心
德能房地产产品研发中心工作联系专用章
1枚
第六条印章的数量
一、印章的数量
公司/分子公司
印章总数
具有法律效力印章数量
不具法律效力数量
分子公司
13枚
4枚
9枚
公司
15枚
4枚
11枚
二、公司和分子公司的印章数量必须按第六条第一款数量刻制、保存，不得多刻、少刻、错刻。
第三章印章的刻制
第一节分子公司印章的刻制
第七条分子公司企业印章的刻制
一、分子公司企业印章的刻制由所在分子公司办公室负责人在取得企业工商营业执照后2个工作日内向公司提出刻制申请，并由分子公司纳入月度工作计划。
二、经公司董事长审批通过后，根据有关批准单位核发的证照或批准文件在公安机关办理手续，并必须在公安机关指定的专营单位刻制，刻制的形状和内容必须符合主管部门规定的标准。
如当地无特殊要求则按以下要求执行：
序号
印章名
印章内容
字体
形状
规格
备注
1
公章
XX德能房地产开发有限公司
简化中文宋体
圆形
直径为4.0cm,
边宽为0.1cm
如当地主管部门有特殊要求则按当地的要求执行。
但文字内容与工商注册时的公司名称一致。
2
财务专用章
XX德能房地产开发有限公司财务专用章
简化中文宋体
椭圆形
4cmX2.7cm,
边宽0.1cm
3
发票专用章
XX德能房地产开发有限公司发票专用章
简化中文宋体
椭圆形
4cmX2.7cm,
边宽0.1cm
4
法人名章
XXX
简化中文宋或隶书或正楷
正方形
16mmX16mm,
18mmX18mm,
20mmX20mm
第八条分子公司部门印章的刻制
一、分子公司部门印章的刻制由所在分子公司办公室负责人在分子公司负责人审批后2个工作日内提出刻制申请，并由分子公司纳入月度工作计划。
二、部门印章可在非公安机关认可的刻制单位刻制，刻制形状统一为长方形，“XX项目工作联系专用章”规格为5cm×3cm，文字为双行。
其余印章参照第十一条第二款标准执行。
第九条必须按第六条第二款的要求刻制，同一名称印章只能刻制一枚，不能刻制其他任何印章。
第二节公司印章的刻制
第十条公司企业印章的刻制
一、公司企业印章的刻制由行政后勤部经办人员在取得企业工商营业执照后2个工作日内向公司提出刻制申请，并由行政后勤部纳入月度工作计划
二、经公司董事长审批通过后，根据有关批准单位核发的证照或批准文件在公安机关办理手续，并必须在公安机关指定的专营单位刻制，刻制的形状和内容必须符合主管部门规定的标准，如当地无特殊要求则按以下要求执行：
。
序号
印章名
印章内容
字体
形状
规格
备注
1
公章
重庆市德能房地产开发有限责任公司
简化中文宋体
圆形
直径为4.0cm,
边宽为0.1cm
如当地主管部门有特殊要求则按当地的要求执行。
但文字内容与工商注册时的公司名称一致。
2
财务专用章
重庆市德能房地产开发有限责任公司财务专用章
简化中文宋体
椭圆形
4cmX2.7cm,
边宽0.1cm
3
发票专用章
重庆市德能房地产开发有限责任公司发票专用章
简化中文宋体
椭圆形
4cmX2.7cm,
边宽0.1cm
3
法人名章
曹春林
简化中文宋或隶书或正楷
正方形
16mmX16mm,
18mmX18mm,
20mmX20mm
第十一条公司部门印章的刻制
一、公司部门印章的刻制由行政后勤部经办人员在公司各中心负责人审批后2个工作日内提出刻制申请。
二、部门印章可在非公安机认可的刻制单位刻制，刻制形状统一为长方形，规格如下：
印章名称
印章规格
文字行数
再次复印无效
5cm×1.5cm
单行
作废
3cm×1.5cm
单行
绝密
3cm×1.5cm
单行
机密
3cm×1.5cm
单行
秘密
3cm×1.5cm
单行
重庆市德能房地产
人力资源部
5cm×3cm
双行
现金收讫
3cm×1.5cm
单行
现金付讫
3cm×1.5cm
单行
银行付讫
3cm×1.5cm
单行
德能房地产营销管理中心
工作联系专用章
5cm×3cm
双行
德能房地产产品研发中心
工作联系专用章
5cm×3cm
双行
第十二条必须按第六条第二款的要求刻制，同一名称印章只能刻制一枚，不能刻制其他任何印章。
第四章印章的移交与备案
第一节分子公司印章的移交与备案
第十三条分子公司新刻制企业印章的移交
一、印章刻制完毕后，分子公司办公室负责人派2名人员（含经办人）前往领取，且须在当日17：
30以前（经办人员将印章带回公司10分钟内进行移交）移交到分子公司印章保管员。
二、整个移交工作由办公室负责人组织，分子公司负责人当场监督、印章保管员A/B角参与。
三、移交时必须填好《印章印模留样备案表》，（见附件一），所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。
《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：
1、《印章印模留样备案表》一式三份，一份随印章存入于保险柜，一份留存于公司行政后勤部，一份由公司审计监察中心存档，具体的要求参照第十八条执行。
2、《印章交接单》要求当场准确完整的填写完成。
填报份数为一式三份，一份与印章存放于同一保险柜，一份留存于公司行政后勤部，一份由公司审计监察中心存档。
3、《印章管理责任书》要求当天准确完整的填写完成，填报份数为一式三份，一份由分子公司办公室存档，一份由公司行政后勤部存档，另外一份由审计监察中心存档。
四、《印章交接单》和《印章管理责任书》需交回公司存档，按《印章印模留样备案表》的时间要求寄回公司。
五、接收人接收到印章完成印模留样后，立即将印章贴上不干胶标签（标签上写明印章名字）放入专用保险柜中的印章盛放专用盒对应的分格内（印章存放专用盒必须在每一分格标明印章名）。
第十四条分子公司新刻制部门印章的移交
一、印章刻制完毕后，经办人前往领取，且须在当日17：
30以前（经办人员将印章带回公司10分钟内进行移交）移交到分子公司办公室文员处。
二、整个移交工作由办公室负责人监督。
三、移交必须填好《印章印模留样备案表》（见附件一），所有印章印模统一与分子公司印章盖在一张《印章印模留样备案表》上。
《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：
1、《印章印模留样备案表》一式三份，一份随印章存入于保险柜，一份由公司行政后勤部存档，一份由公司审计监察中心存档，具体的要求参照第十七条执行。
2、《印章交接单》要求当场准确完整的填写完成。
填报份数为一式三份，一份由办公室负责人保存，一份由公司行政后勤部存档，一份由公司审计监察中心存档。
3、《印章管理责任书》要求当天准确完整的填写完成，填报份数为一式三份，一份由办公室负责人保存，一份由公司行政后勤部存档，一份由公司审计监察中心存档。
四、《印章交接单》和《印章管理责任书》需要交回公司存档的，交接完当天由办公室负责人用快递方式寄回公司。
第十五条分子公司印章保管人更换时移交
一、由印章接收管理人员在公司确定的当日接收。
二、印章交接组织人在公司审批新的印章管理人当天，根据第十三条第二款和第十四条第二款进行组织，组织人员组织移接交人员现场清点印章数量、印章名称、是否与印模相符、《印章使用登记簿》、《印章借出登记簿》无误后，按第十三条第五款和第二十五条第二款要求存放好印章后，立即领取钥匙或修改密码，并准确填写完整《印章管理责任书》、《印章保管员调离/离职交接单》。
三、《印章管理责任书》和《印章保管员调离/离职交接单》填报要求：
1、《印章管理责任书》参照第十三条第三款第3项和第十四条第三款第3项执行。
2、《印章保管员调离/离职交接单》（见附件五）一式三份，一份由办公室存档，一份由公司行政后勤部存档，一份由审计监察中心存档。
四、《印章管理责任书》和《印章保管员调离/离职交接单》需寄回公司存档的，参照第十四条第四款和第十五条第四款的要求执行。
第十六条移交当日相关人员外出或休假的处理
若印章移交当日，遇印章保管人或监交人等需参与印章移交的其他相关人员外出，则由分子公司办公室负责人或项目负责人立即组织印章刻制人、印章移交人、印章保管人或委托人（原则上为岗位B角）、分子公司负责人或委托人（原则上为岗位B角）按第十三、第十四、第十五的进行移交。
第十七条分子公司印章的备案
一、分子公司负责人在交接现场将《印章印模留样备案表》，所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。
如果印章管理员更换，办公室负责人应在第一时间组织相关人员重新办理《印章印模留样备案表》的交接，并在项目负责人的监督下现场组织相关人员销毁之前的《印章印模留样备案表》。
《印章交接单》、《印章管理责任书》当着现场参与移交人员的面扫描，然后发起OA备案申请审批流程（要求印章的印模清晰完整，不能有缺印），同时密封好需寄回公司的《印章印模留样备案表》、《印章交接单》、《印章管理责任书》资料。
二、分子公司负责人在移交当日（超过当地邮局或快递公司下班时间，则在次日9：
30以前）亲自快递回运营管理中心行政后勤部审核。
三、行政后勤部签收后，作好登记（登记时间原则上以快递公司或邮局的邮戳时间为准）后，打开邮寄回来的印章资料原件，认真与OA备案申请审批流程审核。
核对无误后，按以下细则操作：
1、行政后勤部负责人将《印章印模留样备案表》交审计监察中心审核备案；
2、将《印章交接单》和《印章保管责任书》经运营管理中心负责人、审计监察中心负责人审核确认后，由行政后勤部备案（印章保管员放入公司印章保险柜当中存档），并由行政后勤部负责人将纸质版印章交接单呈报董事长补签。
3、行政后勤部印章管理员填写《印章备案登记表》（附件十）
四、审计监察中心做好审查备案工作。
1、审计监察中心收到行政后勤部交来的《印章印模留样备案表》立即与OA流程进行核对无误后，当天将纸质版呈报董事长补签；
2、复印《印章印模留样备案表》，并当着行政后勤部的面将原件封存后存放于保险柜，并标明“原件”并密封。
复印件由审计监察中心定人保管。
原件在未经过董事长审批不得开启，复印件用于印章的检查等方面使用。
3、审计监察中心将《印章交接单》、《印章保管员调离/离职交接单》存档原件分类统一保存在保险柜内。
五、分子公司印章管理员在印章备案完成后填写《印章备案登记表》（附件十）
第十八条分子公司印章的启用
分子公司印章在完成交接手续后，正式启用。
第二节公司印章的移交与备案
第十九条公司新刻制企业印章的移交
一、印章刻制完毕后，公司办公室负责人派2名人员（含经办人）前往领取，且须在当日17：
30以前（经办人员将印章带回公司10分钟内进行移交）移交到公司印章保管员。
二、整个移交工作由行政后勤部负责人组织，运营心负责人和审计监察中心负责人当场监督、印章保管员A/B角参与。
三、移交必须填好《印章印模留样备案表》（见附件一），所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。
《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：
1、《印章印模留样备案表》一式二份，一份随印章存入于保险柜，一份由公司审计监察中心存档，具体的要求参照第二十四条执行。
2、《印章交接单》要求当场准确完整的填写完成。
填报份数为一式三份，一份存放与印章存放保险柜，一份由公司行政后勤部存档，一份由审计监察中心存档。
3、《印章管理责任书》要求当天准确完整的填写完成，填报份数为一式二份，一份交公司行政后勤部存档，另外一份交审计监察中心存档。
五、接收人接收到印章完成印模留样后，立即将印章贴上不干胶标签（标签上写明印章名字）放入专用保险柜中的印章盛放专用盒对应分格内（印章存放专用盒必须在每一分格标明印章名）。
第二十条公司新刻制部门印章的移交
一、印章刻制完毕后，经办人前往领取，且须在当日17：
30以前（经办人员将印章带回公司10分钟内进行移交）移交到各部门文员处。
二、整个移交工作由行政后勤部负责人监督。
三、移交必须填好《印章印模留样备案表》（见附件一），所有印章印模统一与公司印章盖在一张《印章印模留样备案表》上。
《印章交接单》（附件四）、《印章管理责任书》（附件三）；表格填写要求如下：
1、《印章印模留样备案表》一式两份，一份随印章存入于保险柜，一交由公司审计监察中心存档，具体的要求参照第二十三条执行。
2、《印章交接单》要求当场准确完整的填写完成。
填报份数为一式二份，一份交由公司行政后勤部存档，一份交由公司审计监察中心存档。
3、《印章管理责任书》要求当天准确完整的填写完成，填报份数为二份，一份交由公司行政后勤部存档，一份交由公司审计监察中心存档。
第二十一条公司印章保管人更换时移交
一、由印章接收管理人员在公司确定的当日接收。
二、印章交接组织人在公司审批新的印章管理人当天，根据第十九条第二款和第二十条第二款进行组织，组织人员组织移接交人员现场清点印章数量、印章名称、是否与印模的相符、《印章使用登记簿》、《印章借出登记簿》无误后，按第十九条第五款和第三十条第二款要求存放好印章后，立即领取钥匙或修改密码，并准确填写完整《印章管理责任书》、《印章保管员调离/离职交接单》。
三、《印章管理责任书》和《印章保管员调离/离职交接单》填报要求：
1、《印章管理责任书》参照第十九条第三款第3项和第二十条第三款第3项执行。
2、《印章保管员调离/离职交接单》（见附件五）一式二份，一份由公司行政后勤部存档，一份交审计监察中心存档。
第二十二条移交当日相关人员外出或休假的处理
若印章移交当日，遇印章保管人或监交人等需参与印章移交的其他相关人员外出，则由运营中心负责人或行政后勤部负责人立即组织印章刻制人、印章移交人、印章保管人或委托人（原则上为岗位B角）、公司负责人或委托人（原则上为岗位B角）按第十九、第二十、第二十一条进行移交。
第二十三条公司印章的备案
一、行政后勤部负责人在交接现场将《印章印模留样备案表》，所有印章印模统一盖在一张《印章印模留样备案表》上。
如果印章管理员更换，行政后勤部负责人应在第一时间组织相关人员重新办理《印章印模留样备案表》的交接手续，并在审计监察中心的监督下，现场组织相关人员销毁之前的《印章印模留样备案表》。
《印章交接单》、《印章管理责任书》当着现场参与移交人员的面扫描，然后发起OA备案申请审批流程（要求印章的印模清晰完整，不能有缺印）。
二、行政后勤部负责人在移交当日亲自将《印章印模留样备案表》、《印章交接单》、《印章保管责任书》、《印章保管员调离/离职交接单》等资料交给运营管理中心负责人审核。
三、运营中心负责人认真与OA备案申请审批流程审核。
核对无误后，按以下细则操作：
1、将《印章印模留样备案表》交审计监察中心；
2、将《印章交接单》和《印章保管责任书》经审计监察中心负责人审核确认后，交由行政后勤部备案（印章保管员放入公司印章保险柜当中存档），并由行政后勤部负责人将纸质版印章交接单交董事长补签。
3、行政后勤部印章管理员填写《印章备案登记表》（附件九）
五、审计监察中心做好审查备案工作。
1、审计监察中心收到交来的《印章印模留样备案表》立即与OA流程进行核对无误后，当天将纸质版呈报董事长补签；
2、复印《印章印模留样备案表》，并当着行政后勤部的面将原件封存后存放于审计监察中心保险柜，并标明“原件”密封后。
复印件由审计监察中心定人保管。
原件在未经过董事长审批不得开启，复印件用于印章的检查等方面使用。
3、审计监察中心将《印章交接单》、《印章保管员调离/离职交接单》存档原件分类统一保存在保险柜内。
第二十四条公司印章的启用
分子公司印章在完成交接手续后，正式启用。
第五章印章保管
第一节分子公司印章的保管
第二十五条分子公司印章保管的位置
一、存放印章的保险柜必须存放于分子公司办公室或销售部办公室或财务部办公室，具体位置由分子公司根据实际情况确定后报告公司行政后勤部。
二、部门印章存放地点由各部门确定，但不得与企业印章一并存放于同一保险柜。
第二十六条印章管理人员确定
一、企业印章直接管理人员须入司满半年以上，且对公司忠诚可靠，经分子公司负责人及分子公司办公室负责人授权并担保后报董事长审批后执行。
部门印章的直接管理员为分子公司办公室文员。
二、企业印章直接管理人员分密码管理员和钥匙管理员，且均设置A/B角，管理人员原则按下表执行，以公司下发的任命文件为准。
印章类别
密码管理员A角
密码管理员B角
钥匙管理员A角
钥匙管理员B角
备注
公章
财务部负责人或会计
财务部出纳
办公室负责人
分子公司负责人
保险柜存放于办公室的情况
公章
办公室文员
财务部出纳
销售部负责人
分子公司负责人
保险柜存放于销售部办公室的情况
财务专用章
销售部负责人
办公室负责人
财务部负责人或会计
财务部出纳
发票专用章
销售部负责人
办公室负责人
财务部负责人或会计
财务部出纳
法人章
与公章一同存放
部门章
办公室文员
三、A、B角不能在同一时间内休假，印章保管员A、B角从运营管理中心下发任职文件起生效，并承担相应责任。
第二十七条管理责任确定
具体责任划分见附表七《印章管理责任区分明细表》
第二十八条直接管理人员变动
一、印章保管过程中，保管人员如有变动，应在变动当日由分子公司负责人重新指派人员担任，并经董事长确认授权后重新与公司签订《印章管理责任书》，由各分子公司负责人现场监督进行移交，具体参照印第十五、十七条执行。
二、印章保管员因故请假，须临时更换印章保管人员时，交由AB角中的另一角色管理，由各分子公司负责人现场监督进行移交，具体参照印第十六条执行。
三、印章保管员调离或离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工调离或离职移交工作的主要部分。
须办理分管印章的移交手续，具体参照印第十五、十七条进行交接与备案，交接无误后方可办理相关手续，否则不得办理离职审批手续，人力资源部和财务管理中心不得核发工资。
四、凡涉及印章密码管理权转换（包括临时指派人员管理）时，在交接完成后必须立即更改密码
第二十九条印章保管员每天下班前应两人同时在现场检查印章是否齐全或存放于保险柜，并做好相应检查记录；不得将印章存放在办公桌抽屉或随意摆放在办公桌上；次日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即报告公司行行政后勤部直到董事长。
第二节公司印章的保管
第三十条公司印章保管的位置
一、行政类印章存放的保险柜存放于行政后勤部办公室，财务类印章（财务专用章和发票专用章，下同）存放于财务管理中心办公室。
二、部门印章存放地点由各部门确定，但不得与企业印章一并存放于同一保险柜内。
第三十一条印章管理人员确定
一、企业印章直接管理人员须入司满半年以上，且对公司忠诚可靠，经运营中心负责人和财务管理中心负责人审核后报董事长审批后执行。
部门印章的直接管理员为各中心各部门文员。
二、企业印章直接管理人员分密码管理员和钥匙管理员，且均设置A/B角，管理人员原则按下表执行，以公司下发的任命文件为准。
印章类别
密码管理员
A角
密码管理员
B角
钥匙管理员
A角
钥匙管理员
B角
备注
公章
行政后勤专员
财务中心出纳
企业文化部负责人
财务中心资金部负责人
行政后勤
升级会员 