办公文秘英语doc.docx

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《办公文秘英语》江西科学技术出版社

Chapter1Reservation

1、预订飞机票Reservationoftheplaneticket

敬启者：

北京文化代表团团长杨和平先生预订于6月8日或9日前往东京，在东京停留约一周后，再前往曼谷。

请您为杨先生在6月8日或8日以后最先丛北京飞往东京的班机上预订一个座位，并请将票价和预订费的账单寄给我。

我会尽快支付总额并得到您的飞机票和预订航班的细节。

谨上

DearSir,

Mr.YangHeping,HeadoftheBeijingCultureDelegation,isduetoarriveinTokyoonJune8or9andafterspendingaboutsevendayswillcontinuehisjourneytoBangkok.

WillyoupleasereserveaseatforhimonthefirstavailableplaneleavingBeijingforTokyoonorafterJune8andsendyouraccountforthefareandreservationfeetome?

Theamountduewillthenbepaidingoodtimeforyoutoissuetheairticketanddetailsoftheflightbooked.

Yoursfaithfully,

2、请求告知航班时刻表Askingfortheinformationonflightschedule

敬启者：

您能否帮我安排一下飞机路线吗？

我将乘飞机从北京飞往东京，如下是途径城市和所逗留的时间：

上海一天

广州一天

香港两天

我将于3月6日早晨离开北京，必须在3月10日晚到达东京。

我打算在东京呆到3月16日，然后如果可能直接飞回北京。

感谢您能及时考虑。

谨上

Gentlemen,

Willyoupleasehelprouteme,fromBeijingbyairlinetoTokyo,viathefollowingcities,withstopoversasindicated:

Shanghaioneday

Guangzhouoneday

HongKongtwodays

IexpecttoleaveBeijingonthemorningofMarch6,andmustbeinTokyoontheeveningofMarch10.IwanttoremaininTokyothroughMarch10.IwanttoremaininTokyothroughMarch16,andthenwishadirectflightbacktoBeijingifpossible.

Thanksforyoutotakeintoaccountintime.

Cordially,

3、预订会议室Reservationoftheconferenceroom

敬启者：

请在1999年10月8、9日两天预留一间最大的行政商务套房。

我们的执行经理汤姆.本先生前几天看过你们完善的设施，推荐贵宾馆作为今年所有分公司经理会议的召开地点。

请安排一间会议室并配有一张可以坐25人的马蹄形桌子的会议桌。

若你们能今早批准此项预约，将不胜感激。

谨上

Gentlemen,

PleasereserveyourlargestexecutivebusinesssuiteforOctober8and9,1999.

Afterseeingyourexcellentfacilitiestheotherday,ourexecutivemanager,Mr.TomBenhasrecommendedyourhotelastheconferencesiteofthisyearforallthemanagersofthebranch.

Wouldyoupleasemakearrangementsforaconferenceroomwitha“U-shapedtable”for25persons?

Anearlyconfirmationofthisreservationwouldbemuchappreciated.

Cordially,

4、预订旅馆Hotelreservation

敬启者：

请来信告知带浴室的单间价格。

从5月5日星期三下午到5月7日星期五晚上您那儿有空房间吗？

希望尽快回复以便我立即预订。

谢谢！

谨上

Gentlemen,

Pleasesendmeratesforasingleroomwithbath.WouldyouhavesomethingavailablefromWednesdayafternoon,May5,throughthenightofFriday,May7?

I’dappreciateanimmediatereplysoIcanmakereservationsrightaway.Thankyou.

Sincerely,

5、预订车辆Vehiclereservation

亲爱的杰克.阿伦：

我们办公室负责筹划9月21日公司举办的野餐活动，因此我在联系一些能够帮助我们安排活动的人。

您是负责汽车调度场的，我想知道您是否能在野餐那天安排从公司到天鹅湖的往返车辆。

我们主要需要足够的汽车和司机供约40名职工及客人使用。

出车时间为中午，从调度场门口出发，下午5点从天鹅旅馆门口返回。

非常感谢您帮助安排车辆。

请马上通知我您是否能在9月21日为我们安排车辆。

谢谢您，杰克。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

DearJackAllen,

OurofficeisinchargeofplanningforthecompanypicniconSeptember21,soI’mcontactinganumberofpersonsofwhomightbeabletohelpuswitharrangements.Sinceyou’reinchargeofthemotorpool,IwaswonderingifyoucouldmakearrangementsfortransportationfromthecompanytoSwanLakeandbackagainonthedayofthepicnic.

Basically,whatwewillneedareenoughcarsanddriversforaboutfortyemployeesandguests.ThecarsshouldleavefromthemotorpoolentranceatnoonandreturnfromtheSwanLodgeentranceatfiveo’clock.

I’dverymuchappreciateyourhelpinmakingthesearrangements.PleaseletmeknowrightawayifwecancountonyouforourtransportationneedsonSeptember21.Thanks,Jack.

Sincerely,

6、预订饭店席位并询问价格Orderingseatsatarestaurantandinquiringabouttheprice

敬启者：

我们希望于1月2日下午5点在西湖饭店吃饭。

就餐者共8人。

如果有雅间则更好。

我们需要陪酒员一位，并提前订菜。

如可能的话，请通过回信将包间以及包括小帐和附加税的大体价格通知我们。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

WewishtoentertainatdinneratWestLakeRestaurantonJan.2at5intheafternoon.

Thiswillbeapartyofeightpeople,andaprivatediningroomwouldbepreferable.Wewillneedtheservicesofawinestewardandwewillchooseourmenuinadvance.

Pleaseletushaveinformationastotheaccommodationsavailable,andtheapproximatecost,includinggratuitiesandtax,byreturnmailifpossible.

Yours,

7、预订宴会Makingareservationforabanquet

亲爱的基蒂：

该组织已计划好于10月18日在黑天鹅饭店举行一次年会，届时希望在18日晚安排一下由大约80人参加的宴会。

您可以估算一下在贵饭店宴会厅组织一次由80人参加的一级宴会所需的费用吗？

价格应包括每人两份的鸡尾酒在内。

我希望您能为我寄来几份预定的菜谱，以供选择。

我希望您能对此予以及时考虑，以便我能及时通知将要到的客人。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　您真诚的

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　露西娅

DearKitty,

ThisorganizationhascompletedplanstoholditsannualconventionatBlackSwanHotelonOctober18.IwishtoarrangeforabanquetontheeveningofOctober18,withanattendanceofapproximately80people.

Willyouestimateformewhatitwillcosttoserveafirst-classdinnerintheReceptionRoomfor80people?

Yourpriceshouldincludetwococktailsperperson.I’dliketoyoutosendmeseveralmenureservationssothatImaymakeaselection.

IhopeyoucangivethisyourimmediateattentionsothatIcannotifytheprospectiveguestspromptly.

Sincerely,

Lucia

8、询问旅馆设备和收费情况　Inquiringaboutthefacilitiesandprice

敬启者；

您能在回信中告知从5月8日到5月18日为我们的一位董事租一套房间所需要的费用吗？

希望您能及时答复，因为我必须尽快作出预约。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

WillyoupleasesendmebyreturnmailtheratesofasuitetoaccommodateoneofourexecutivesfromMay8throughMay18?

Iwouldappreciateyourpromptreply,sinceImustcompletereservationsassoonaspossible.

Cordially,

9、预订房间　Orderingaroom

敬启者：

我欲为我们的一位总经理预订一套从7月15日至7月25日的客房，以欧洲旅馆收费方式计费。

总经理将于7月15日左右到达，并将以本公司的名义租用客房。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

IshouldliketomakeareservationforasuitetoaccommodateoneofourexecutivesfromJuly15throughJuly25,theEuropeanPlan.

HewillarrivearoundJuly15,andwillpickupthereservationinnameofthecompany.

Cordially,

10、询问票价预订戏票

敬启者：

您那有4张4月10日晚上那场戏剧的包厢的戏票吗？

届时我们将有两位客户来伦敦，所以我们希望为他们订几个好的座位。

如果您能够给我们提供戏票的话，请告诉我们戏票的价格，以便我们能及时送一张支票给您。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

DoyouhavefourboxseatsavailablefortheeveningofApril10fortheplay?

TwoofourcustomerswillbeinLondonatthattime,andwewouldliketoobtaingoodseatsforthem.

Ifyoucanaccommodateus,pleaseletusknowthepriceoftheticketssowemaysendyouacheckwithoutdelay.

Cordially,

11、寄支票预订音乐会票Orderingconcertticketsbycheck

敬启者：

随信寄去一张40美元的支票，欲订两张4月6日伦敦交响乐团访问演出的前排座位的音乐会票。

如不可能，我们愿买两张4月8日的票。

信中附有一张贴好邮票和注明地址姓名的回信信封，以供您使用。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

Enclosedisourcheckfor$40fortwoorchestraseatsfortheeveningofApril6forLondonSymphonyOrchestra’stouringconcerts.OursecondchoiceofdatewouldbeApril8.

Astamped,self-addressedreturnenvelopeisenclosedforyourconvenience.

Sincerely,

Chapter2Appointment预约

1、预约面试Makinganappointmentforanoralquiz

亲爱的琼小姐：

感谢您寄来的个人简历，我们档案部的确有一个空缺职位，培根先生想和您谈谈有关情况。

您能在10月8日星期二下午来本公司吗？

培根先生将在下午3点有空。

如果这个时间您来不了，请拨电话753-2786告知，否则，我们将在那个时候等候您。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

DearMissJone,

Thankyouforsendingusyourresume.WedohaveanopeninginthefiledepartmentandMr.Baconwouldbehappytodiscussthepositionwithyou.

CouldyoucomeinonTuesdayafternoon,October8?

Mr.Baconwillbefreeat3:

00P.M.Pleasetelephonemeat753-2786ifyouareunabletocomeatthattime.Otherwise,we’lllookforwardtoseeingyouthen.

Cordially,

2、预约会见时间　Makeanappointmentforameeting

亲爱的安吉儿夫人：

希尔女士想知道11月7日星期四下午4点您是否能来她办公室商量有关您子女信托基金最后安排问题。

请告诉我这一时间对您是否方便。

非常感谢！

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

DearMrs.Angell,

Ms.Hillwouldliketoknowifyoucouldcometoherofficeat4o’clockonTuesday,November7todiscussfinalarrangementsforyourchildren’strustfund.Pleaseletmeknowwhetherthistimewillbeconvenientforyou.Thankyouverymuch.

Sincerely,

3、预约参观时间　Makinganappointmentforavisit

亲爱的卡尔顿先生：

摩西市场服务股份有限公司生产部副经理布斯.辛普森将于10月10日星期二来纽约，他希望届时参观你们的工厂。

他可以在星期二下午的某个时间参观你们的工厂设施吗？

请告知什么时候比较方便。

我将不胜感激。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

DearMr.Carlton,

BoothSimposon,assistantproductionmanageratMosesMarketService,Inc.,willbeinNewYorkonTuesday,October10,andwouldliketoarrangeatourofyourplantwhileheisthere.

WoulditbepossibleforhimtovisityourfacilitiessometimeduringtheafternoononTuesday?

Pleaseletmeknowwhattimewouldbeconvenient.

Thankyouverymuch.

Sinceresly,

Chapter3Change更改

1、要求更改机票日期

敬启者：

我于3月6日预订了两张208次班机一等舱的往返机票，此班机3月9日星期二早8点从东京飞往香港，预订3月14日返回东京。

但由于我届时不能前去香港，而改在3月16日前往，3月19日返回。

请写信通知我确切的航班更改事宜。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

OnMarch6,Ireservedtwofirst-classseatsonyourflight208fromTokyotoHongKong,leavingat8onTuesday,March9withreturntoTokyoscheduledforMarch14.

IwillnotbeabletomakethetriptoHongKongatthattime,butinsteadwillgothereonMarch16,andreturnonMarch19.Pleasesendmeconfirmationofthischangeinflightschedule.

Sincerely,

2、要求更改预约　Askinggochangeanappointment

亲爱的　　：

由于我在工厂的计划中出现了意想不到的麻烦，5月5日星期三我将不能来和您一起吃午饭了。

不过，5月6日星期四我会有空闲。

中午12：

15您方便来杜威酒店见我吗？

很抱歉我不能遵守原来的约定，但我希望星期四一样会使您满意。

您能让您的秘书打电话到我办公室让我知道您的意见吗？

非常感谢，我盼望能很快见到您。

谨致问候！

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

DearFulton,

AnunexpectedcomplicationinmyscheduleattheplantisgoingtopreventmefrommeetingyouforlunchonWednesday,May5.However,I’mfreeonThursday,May6.WoulditbeconvenientforyoutomeetmethenattheDeweyHouseabout12:

15P.M.?

I’msorryIcan’tkeepouroriginaldate,buthopeThursdaywillbejustassatisfactoryforyou.Couldyouhaveyoursecretaryphonemyofficetoletmeknow?

Thanksverymuch,Fulton.I’mlookingforwardtoseeingyousoon.

Regards,

Cordially,

3、要求更改预订　Askingtochangethearrangement

敬启者：

我于1月10日在贵饭店的套间为我们的董事们预订了1月11日早9点12人就餐的两张包桌。

由于计划有了变化，包桌事宜只得推迟到1月14日早8点半，你如能将预约改在这个时间并写信给我们一个确定的消息，那就太好了。

非常感谢。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　谨上

Gentlemen,

OnJan.10Ireservedtwotablesfor12peopleforbreakfastat9inthemorningonJan.11forourexecutivesintheinnerroom.

Therehasbeenachangeinplansandtheoccasionwillhavetobep