最新文秘办公表格公式大全.docx
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最新文秘办公表格公式大全
文秘办公表格公式大全
文秘工作经常要用到表格,拥有优秀的表格使用技巧可以提高工作效率,下面是小编给大家带来的办公表格使用技巧,欢迎大家阅读参考,我们一起来看看吧!
文秘办公表格公式大全
一、word文字排版
1、输入与编辑文档：
文档的操作输入文本修改文本输入文本技巧撤销和恢复。
2、文档基本排版操作：
设置字体格式设置段落对齐设置段落缩进设置文档间距边框和底纹。
3、文档高级排版操作：
使用格式刷分栏排版使用样式使用模板妙用中文版式其他实用技巧。
4、在文档中制作表格：
创建表格输入表格数据编辑表格处理表格数据美化表格。
5、图文混排：
插入图片编辑图片使用艺术字插入自选图形 插入图示 妙用文本框。
6、长文档排版：
使用文档视图书签目录索引脚注与尾注其他编排技巧
7、页面设置：
设置页面版式背景和主题页眉和页脚分页与分节 。
8、综合实例。
二、Excel电子表格
1、数据的输入（文本数据输入,分数输入,有规律数据输入,）。
2、数据输入合法性的判断。
3、格式设置。
4、数据的公式计算与函数计算（求和,求平均,计数,求最大,求最小,假设函数）。
5、数据排序、筛选、分类汇总,数据透视图与数据透视表。
6、图表及打印功能。
三、办公表格公式
1、查找重复内容公式：
=IF（COUNTIF（A:
A,A2）>1,”重复”,”“）。
2、用出生年月来计算年龄公式：
=TRUNC（（DAYS360（H6,”2009/8/30”,FALSE））/360,0）。
3、从输入的18位身份证号的出生年月计算公式：
=CONCATENATE（MID（E2,7,4）,”/”,MID（E2,11,2）,”/”,MID（E2,13,2））。
4、从输入的身份证号码内让系统自动提取性别,可以输入以下公式：
=IF（LEN（C2）=15,IF（MOD（MID（C2,15,1）,2）=1,”男”,”女”）,IF（MOD（MID（C2,17,1）,2）=1,”男”,”女”））公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。
1、求和：
=SUM（K2:
K56）——对K2到K56这一区域进行求和;
2、平均数：
=ERAGE（K2:
K56）——对K2K56这一区域求平均数;
3、排名：
=RANK（K2,K$2:
K$56）——对55名学生的成绩进行排名;
4、等级：
=IF（K2>=85,”优”,IF（K2>=74,”良”,IF（K2>=60,”及格”,”不及格”）））
5、学期总评：
=K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩;
6、最高分：
=MAX（K2:
K56）——求K2到K56区域（55名学生）的最高分;
7、最低分：
=MIN（K2:
K56）——求K2到K56区域（55名学生）的最低分;
8、分数段人数统计：
（1）=COUNTIF（K2:
K56,”100”）——求K2到K56区域100分的人数;假设把结果存放于K57单元格;
（2）=COUNTIF（K2:
K56,”>=95”）-K57——求K2到K56区域95～99.5分的人数;假设把结果存放于K58单元格;
（3）=COUNTIF（K2:
K56,”>=90”）-SUM（K57:
K58）——求K2到K56区域90～94.5分的人数;假设把结果存放于K59单元格;
（4）=COUNTIF（K2:
K56,”>=85”）-SUM（K57:
K59）——求K2到K56区域85～89.5分的人数;假设把结果存放于K60单元格;
（5）=COUNTIF（K2:
K56,”>=70”）-SUM（K57:
K60）——求K2到K56区域70～84.5分的人数;假设把结果存放于K61单元格;
（6）=COUNTIF（K2:
K56,”>=60”）-SUM（K57:
K61）——求K2到K56区域60～69.5分的人数;假设把结果存放于K62单元格;
（7）=COUNTIF（K2:
K56,”“条件格式”,条件1设为：
公式=A1=1
2、点“格式”->“字体”->“颜色”,点击红色后点“确定”。
条件2设为：
公式=AND（A1>0,A1“字体”->“颜色”,点击绿色后点“确定”。
条件3设为：
公式=A1“字体”->“颜色”,点击黄色后点“确定”。
4、三个条件设定好后,点“确定”即出。
二、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入
1、用数据有效性定义数据长度。
用鼠标选定你要输入的数据范围,点”数据”->“有效性”->“设置”,”有效性条件”设成”允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可根据你的需要改变）。
还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等,定义好后点”确定”。
2、用条件格式避免重复。
选定A列,点”格式”->“条件格式”,将条件设成“公式=COUNTIF（$A:
$A,$A1）>1”,点”格式”->“字体”->“颜色”,选定红色后点两次”确定”。
这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示,如果数据重复字体将会变成红色。
三、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来?
（一）、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：
假定第一行为表头,单击A2单元格,点“格式”->“条件格式”,将条件设为:
“单元格数值”“不等于”=B2
点“格式”->“字体”->“颜色”,选中红色,点两次“确定”。
用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。
B列可参照此方法设置。
（二）、如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：
假定第一行为表头,单击A2单元格,点“格式”->“条件格式”,将条件设为:
“公式”=COUNTIF（$B:
$B,$A2）=0
点“格式”->“字体”->“颜色”,选中红色,点两次“确定”。
用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。
B列可参照此方法设置。
按以上方法设置后,AB列均有的数据不着色,A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。
四、EXCEL中怎样批量地处理按行排序
假定有大量的数据（数值）,需要将每一行按从大到小排序,如何操作?
由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。
所以,这一问题不能用排序来解决。
解决方法如下：
1、假定你的数据在A至E列,请在F1单元格输入公式：
=LARGE（$A1:
$E1,COLUMN（A1））
用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。
你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。
如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。
注：
第1步的公式可根据你的实际情况（数据范围）作相应的修改。
如果要从小到大排序,公式改为:
=SMALL（$A1:
$E1,COLUMN（A1））
五、巧用函数组合进行多条件的计数统计
例：
第一行为表头,A列是“姓名”,B列是“班级”,C列是“语文成绩”,D列是“录取结果”,现在要统计“班级”为“二”,“语文成绩”大于等于104,“录取结果”为“重本”的人数。
统计结果存放在本工作表的其他列。
公式如下：
=SUM（IF（（B2:
B9999=“二”）*（C2:
C9999>=104）*（D2:
D9999=“重本”）,1,0））
输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号”{}”。
六、如何判断单元格里是否包含指定文本?
假定对A1单元格进行判断有无”指定文本”,以下任一公式均可:
=IF（COUNTIF（A1,”*”&”指定文本”&”*”）=1,”有”,”无”）
=IF（ISERROR（FIND（“指定文本”,A1,1））,”无”,”有”）
求某一区域内不重复的数据个数
例如求A1:
A100范围内不重复数据的个数,某个数重复多次出现只算一个。
有两种计算方法：
一是利用数组公式：
=SUM（1/COUNTIF（A1:
A100,A1:
A100））
输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号”{}”。
二是利用乘积求和函数：
=SUMPRODUCT（1/COUNTIF（A1:
A100,A1:
A100））
七、一个工作薄中有许多工作表如何快速整理出一个目录工作表
1、用宏3.0取出各工作表的名称,方法：
Ctrl+F3出现自定义名称对话框,取名为X,在“引用位置”框中输入：
=MID（GET.WORKBOOK
（1）,FIND（“]”,GET.WORKBOOK
（1））+1,100）
确定
2、用HYPERLINK函数批量插入连接,方法：
在目录工作表（一般为第一个sheet）的A2单元格输入公式：
=HYPERLINK（“#’”&INDEX（X,ROW（））&”‘!
A1”,INDEX（X,ROW（）））
将公式向下填充,直到出错为止,目录就生成了。
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