总部费用报销制度.docx

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总部费用报销制度

总部费用报销制度

为进一步规范和完善公司的费用管理制度，加强费用控制，适应管理需要，制定本费用报销制度。

总部费用本着以下原则进行管理：

从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低；充分授权，责任明确。

总部各职能部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人；®费用发生情况公开、透明。

财务管理部按月公布各部门的费用发生情况；¯集团领导集中事后审阅。

总部所有报销费用的发生情况，均以汇总表方式于报销完成后报主管财务的集团领导审阅。

各项费用的报销标准和有关审批程序如下：

一、交际应酬费

交际应酬费支出本着必要、合理、节约的原则，由部门总经理严格掌握。

符合开支范围的交际应酬费，2000元以下由部门总经理审批、财务管理部审核后据实报销；2000元以上由部门总经理签字、报部门主管集团领导审批、财务管理部审核后据实报销。

分别设置各部门、集团总监级以上（含）人员的交际应酬费台帐，各项交际应酬费报销之前，须按真实原则逐笔记录。

各部门交际费台帐将每月提交部门分管副总、主管财务老总审阅。

各部门总经理的交际费用由部门主管集团领导审批、经财务管理部审核后报销；集团总监级以上（含）的交际费用经集团办公室主任签字确认及财务管理部审核后实报实销。

二、差旅费

各部门差旅费由部门总经理审核批准、财务管理部审核后据实报销，但5000元以上的差旅费用另须报部门主管集团领导审批。

各部门总经理的旅差费由部门主管集团领导审批、财务管理部审核后报销。

集团总监级以上（含）的差旅费由集团办公室主任签字确认及财务管理部审核后实报实销。

能明确服务于下属公司的差旅费，应由受益对象承担。

（一）外埠差旅费

1、往返交通费

公司职员公务出差可乘坐除飞机头等舱、公务舱以外的任何交通工具，凭票实报实销。

集团总监级以上（含）人员可按实报销。

2、住宿费在下列规定的标准房的标准内实报实销

职　别                               最高住宿标准

集团总监级以上（含）                   按实报销

部门总经理助理级以上（含）       500元/晚/人或四星级宾馆

业务经理级以上（含）              400元/晚/人或三星级宾馆

其他职员                          300元/晚/人或三星级宾馆

部门总经理级以下（含）职员一般不准入住酒店行政层等高标准房间。

两人以上同行出差，可与职级最高者住同一酒店。

对于出差地统一安排住宿或为了工作便利就近住宿的，按实报销。

入住酒店最好为集团办公室公共事务部指定酒店，否则应提供酒店星级证明。

对于自行安排住宿而不报销住宿费者,每晚按150元计发补贴；由对方单位提供住宿或住在集团所属公司招待所的，不计发补贴。

3、出差补助费不分职级，在同一地逗留十日内，按200元/天的标准计付，自十一天起减半计付。

4、不带明确工作任务的国内外研讨会议或外部培训等出差，出差补助按100元/天计付。

5、出差地市内交通车费包干到出差补助费中,不另再报销；机场、车站、码头至住宿地或工作地的往返交通费实报实销。

如特殊情况确需报销出差地市内交通费的，请列专项说明，并经部门总经理签批、财务管理部总经理审核后方可报销。

6、因公长途电话费、行李费、票务费等实报实销。

7、事前经人力资源部批准,借公差之机就近返家探亲的，其绕道交通费由个人自理，不发绕道和在家期间的出差补助费。

8、出差期间的交际应酬费按交际应酬费报销程序办理。

（二）市内交通费（深圳）

1、上下班乘坐公司班车的职员,不予报销上下班市内交通费；上下班不能乘坐公司班车的职员，在月定额300元内凭据实报实销。

2、未继续使用公务车，参加公司车改的人员按集团人力资源部有关批准文件，按以下标准、凭合法有效交通票据报销车改费用：

（1）个人自行购车

集团总监级以上（含）按下列标准报销：

所购车发动机排气量2.0以上（含）6000元/月；2.0以下4000元/月；

其他职级不分车型档次，部门总经理4000元/月；部门副总经理3000元/月。

（2）领取交通补贴

部门总经理3500元/月；部门副总经理2500元/月

3、周休日加班或晚加班（9时后）及公司职员到市内公干而没有公司车辆接送者，如乘坐出租车，须于下一个工作日填妥“出租车费用汇总表”，经部门总经理批准、财务管理部审核后生效。

对逾期提交的出租车报销单据部门总经理及财务管理部均不再受理（特殊情况下除外）。

“出租车费用报销汇总表”由各部门专人负责保管，在每月市内交通费的报销时间内，统一办理汇总报销及付款手续。

4、每月下旬的报销日为市内上下班交通费用的报帐时间，其他时间不办理该项费用报销。

（三）职员休假

1、根据人事管理规定享受探亲假期或公休假期的职员，公司一次性发放300元交通费补贴，不再报销任何费用。

2、职员直系亲属（指父母、配偶之父母、配偶、子女）死亡，公司致以1000元慰问金，其他费用自理。

（四）职员调动、搬迁

职员办理由外地外单位调入本公司的调动手续，凭调令一次性发放路费、行李托运费等500元。

（五）临时赴港澳和出国人员的差旅费

Ａ、出差港、澳地区

住宿费不分职级，二人共同出差在HKD500元/人/晚的标准内实报实销；一人出差在HKD800元/晚的标准内实报实销。

对自行安排住宿而不报销住宿费者，每晚补贴HKD300元。

其他费用不分职级,实行包干,具体标准如下：

项目                           标准

往返交通费                    HKD100元

市内交通费                    HKD50元/天

伙食费、公杂费                HKD180元/天

乘坐两地车公出香港，不再报销往返交通费。

Ｂ、出差其他国家

公司派出临时出国人员（不含派出培训或留学人员）实行费用包干，按财外字（1995）第250号文规定的预算标准借支外币,完成任务后,填单报销。

（六）外派人员的补助费

按《异地调动薪酬福利管理办法》的规定办理。

（七）双向交流人员补助费

1、异地双向交流人员按50元／天的标淮计发补助费；同地双向交流人员不计发补助费，可报销上下班交通费。

2、补助费由派出单位计发。

（八）高校毕业生实习补助费

1、报销学校到公司的来回火车硬座车票费；

2、按实际工作日发放中、晚餐的餐券；

3、以30元/日的标准发放实习补助费；

4、免费为实习生安排住宿。

三、机动车费

机动车费归口物业管理部管理。

1、油料费、停车费、修理费、过路过桥费等日常费用，由经手人填制“付款申请书”，经车队长确认、物业管理部经理审批,报财务管理部审核后实报实销。

2、因司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。

。

3、司机长途行车，视同出差，住宿费在规定的标准内实报实销，行车补助按出差补助费的标准计付。

4、司机加班可领取加班补助，加班补助为6.00元/小时；专车司机按600～800元/月的标准按月计付补贴,不再领取加班补助。

5、司机市内行车，出全勤并能完成分配任务的，每月补助150元，缺勤一天扣6.5元。

6、以上各项行车补助，由车队长汇总后按月制表，经物业管理部经理批准，报人力资源部、财务管理部审核后支付。

四、职员培训费用

职员培训费用归口人力资源部管理。

职员脱产培训和业余进修、出国考察所发生的有关费用按照人力资源部的有关规定执行。

到外埠专门机构作短期培训，需由人力资源部签署意见后，报分管老总批准，相关费用按照差旅费的有关规定报销。

总部组织的培训活动，对能明确受益对象的委托或定向培训，应由受益对象承担或分摊。

五、书报资料费

书报资料费归口总经理办公室周刊编辑部管理。

各部门由于工作需要购置的专业书籍，经本部门总经理批准、报周刊主编确认、图书保管员验收并办理好登记、借阅手续后，凭发票实报实销。

六、通讯费用

总部各项通讯费用归口物业管理部管理。

享受通讯费用报销的为业务经理级以上（含）人员及经批准的外勤职员，通讯费用仅为手机、住宅电话的话费及传呼机台费。

报销标准（元/月）如下:

职级                        报销标准         

集团总监级以上（含）               按实报销     

部门总经理助理级以上（含）          500元  

部门业务经理级以上（含）            300元  

在岗外勤人员                        200元 

通讯费用每月或季度报销一次，超过标准部分由个人承担，低于标准按实际发生额报销；通讯费用标准额度当月有效，不能累积。

传呼机台费报销每次不超过三个月。

通讯费报销，凭公司核准的手提电话、住宅电话、传呼机号码当月缴费发票报销，200长话卡及其他单据均无效。

享受通讯费用报销的人员，因其出差期间手机长途漫游费用超出通讯费用定额标准，应作专项说明，经部门总经理确认。

总部有关人员的通讯费用报销标准，由所在部门总经理签署意见后，报人力资源部审批确定。

各项通讯费用具体报销时，应报物业管理部审批、财务管理部审核后支付。

七、加班餐费

经部门总经理批准需要加班的职员，加班餐费规定如下：

1、周一至周五晚上加班的职员，可领用加班餐票，在公司食堂用餐。

2、周六及周日加班的职员，按30元/餐的标准凭发票报销。

加班餐费并入“交际应酬费”作为部门直接费用考核。

八、医药费

公司已为深圳市户籍的职员购买综合医疗保险，可凭医疗卡到医院就医，不再报销医药费用。

公司已为暂住户籍的职员购买住院医疗保险，其门诊就医费用凭区一级以上医院发票每月限额报销100元，限额不得跨年度使用。

独生子女医疗费用按公司有关规定执行。

九、其他福利补贴

1、职员子女入学、升学，公司一次性发放贺礼。

小学、初中、高中、中专为300元；高等院校为1000元。

2、职员晚婚，公司赠新婚贺礼300元。

3、领取《独生子女证》的职员，公司致贺礼300元。

4、各种贺礼均凭人事部门的证明领取。

十、行政后勤费用

修缮、水电、通讯、环境美化与保护以及文具、物料等低值易耗品的购买等行政后勤费用归口物业管理部管理。

各项行政后勤费用由物业管理部经理审批后,经财务管理部审核后凭据报销。

其中工程性质的修缮性、环保性费用均需提交专题报告,报分管老总和主管财务老总批准后执行。

总部各部门如需购置固定资产，应具专题报告报分管老总和主分管财务老总签字同意后办理。

如购置车辆、办公楼宇、住宅，还另须上报集团办公会。

十一、其他费用

其他费用如上市公司费、周刊费用、公司活动费等，分别由归口部门管理。

由公司负担费用的每次公司活动，承办者均应事先列示预算，报分管老总批准后执行。

每次能明确服务对象的公司活动费用等应由受益对象承担。

各部门对于在正常费用项目之外的非例常的增量费用（不含上述修缮工程费、固定资产购置），单项费用总额5000元以上应事先具专题报告报部门总经理审核批准，经财务管理部签署意见，并报主管部门集团领导、主管财务集团领导批准后执行；单项费用总额5000元以下，应具专题报告经部门总经理签字、主管部门集团领导批准，事先报财务部存查备案后执行。

十二、借款规定

因公出差、交际应酬、购买办公用品等需借款的，可按下列规定办理借支备用金手续：

因公出差借款，实行额度控制,具体数额按出差地点和工作时间确定。

出差、交际应酬、购买物品等借款须由经手人须填写“付款申请书”，注明借款用途、借款金额、预计还款时间等，借款金额在10000元以下，报部门总经理批准后，经财务管理部总经理审批后支付；借款金额在10000元以上，另需报上报主管部门集团领导批准。

任务完成后应在一周内到财务部办理报销清还手续。

对借款未还清者，不得再借支备用金；对报销后超过一个月不归还的借款，从该职员下月工资中扣还。

十三、外驻机构的费用报销

总部在深圳以外地区办公的职能部门其费用报销在当地分支机构的财务部办理，具体操作程序如下：

1、 总部在深圳以外地区办公的职能部门执行总部费用报销标准，如有特殊地域因素，可专项报告要求作单项调整；

2、分支机构财务部负责接单并按总部费用报销标准，审核报销金额并签批，并于报销前填制“报销凭证汇总审批表”传送总部财务管理部审核；

3、分支机构财务部按总部财务管理部审核签字后的金额付款报销；

4、分支机构财务部定期将当月外驻机构已报销的全部原始单据邮寄总部财务管理部进行事后审核；如有不符合总部费用报销标准或超标准的报销事项，总部将要求当地分支机构财务部向报销人收回。

十四、附则

本制度适用于总部（含结算中心）。

各下属公司可根据本单位实际情况，参照本制度的费用报销标准，拟定本单位的费用报销制度，并报总公司财务管理部存查。

本制度由总部财务管理部负责解释，自二000年十二月一日起施行。

WK企业股份有限公司

二000年十一月二十九日