总务行政费用节省办法.docx

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总务行政费用节省办法

总务行政费用节省办法

一、购买消耗品要克制再克制

一般人都认为公司的低值易耗品可随时购买。

我们必须更正这种观念，养成克制购买消耗品的习惯，通过制定低值易耗品的领用标准和期限达到节省的目的，禁止随便购买。

二、制定消耗品领用标准明细

制定领用明细标准，具体到岗位、职务。

总务人员每六个月一次定期检查公司个人抽屉时，回收多余的事务用品。

钉书机、剪刀、胶带等全员每天使用频繁的东西，划为共用。

橡皮擦、原珠笔、签字笔等不能用时才能更换。

因个人原因遗失公司物品时，由本人负责赔偿。

三、禁止私自使用公司物品、挪用公司费用

公私不分，不仅会增加公司费用的支出，也是个人不正当行为的第一步。

首先干部要以身作则，起模范作用，严禁公私不分的举动。

四、不要使用铅笔

削铅笔浪费时间，也很容易削过头，怎么都不划算。

购买自动铅笔价格不贵，铅笔芯可换装。

即使换装笔芯会有所损失，按三支笔芯抵算一支铅笔计算，节省的费用也很可观。

五、抽屉内要空出来

在公司内看员工的抽屉，就会发现办公用品浪费多么严重。

不如抽屉全不使用，用柜子放置一切事务用品及统计资料。

这样可减少消耗品、事务用品、统计资料等的数量，节省开支，防止因不正当使用而导致费用的浪费。

六、尽量简化公司内部联络

联络用的文书尽可能利用使用过的纸张反面。

不必考虑对上司的不礼貌，需要装入信封的文件用旧封套即可。

二张以上的文件使用回形针，是一种浪费，用钉书机钉或用胶带贴即可。

邮寄时也常因回形针的重量而增加邮费的支出。

七、标示事务用品的价格

员工对公司的物品往往没有成本观念，容易浪费使用。

须将所有公司物品全都明确标价，包括低值易耗品。

让每个人对每种用品的成本都有数字概念，这是节省费用的第一步。

至少在每月开会时抽问员工某物品的价格，以期让每个人都记得物品成本价格。

八、贴出电话费用表

为了让员工对电话费有成本概念，编制详尽的电话费用表，并贴在话机前，内容主要为市话、长话的各项计费标准，让各单位连打电话1秒钟花多少钱都有概念。

九、电话通话要定时

在畅销书《一分钟经理》中，经理指导下属工作的通话只需1分钟。

我们可考虑在全公司范围内开展“电话3分钟内完成”的活动。

如指导得当，对外通话也可以缩短时间。

十、利用电话自动记录机

为了对每次通话的话费做到心中有数，可编制每台电话每月的预算费用标准。

使用电话自动记录机，可以节省30％以上的话费。

购置记录机的数千元投资，长远计算很快就可回收。

十一、长途电话经由总机转

为提高成本概念，长途电话可由总机转出，在话机前放置记录用纸，填写通话结果，防止无谓的长话使用。

也不会打错电话，在等电话接通时再次确认联络内容。

直拨电话很方便，所以挂接长话象市话一样容易。

而经由总机转可防止以上情况出现，同时也是培养成本观念的方法。

十二、建立电话传真机系统

建立传真机系统，不仅可节省电话费用，还可作文书联络，以消除传达上的错误。

用电话时如通话对方不在，易浪费话费，而用传真机电传就不存在这个问题。

且传真机使用简单，不必请打字员打字。

改用传真机或内部网络，话费可节省三分之一。

十三、用一个字的单位简化公司内的通话

有些公司规定内部联络时，“喂，林，好”就问候完毕。

而通常的方法是“喂，喂，我是林某，您好吗？

”。

字数存在很大差异，前者可节省时间与电话费。

公司内的联络电话简略用一个字来传达。

季节问候、久未见面、互相问候近况等都要免除。

十四、打电话要考虑区域

在公司与客户电话联络时，要考虑通话的地点。

因为每个人的素质不一样，和异性客户聊时就忘了费用正一秒一秒地增加。

因此应编制详细的电话费用表给每个部门甚至每位员工，以节省电话费用。

十五、利用5w2h

1、when何时；who谁；what何事；why理由；where场所；

2、how方法；howmuch数量、金额；

十六、对方讲话中则改时再打

从这边打出的电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。

此时不要用“好！

我等一会儿”，而问“是不是需要些时间”。

如果还需一点时间，则告诉对方“待一会再打来”后挂断电话。

这样可节省电话费用，同时两边的电话机都可空出来。

十七、要求对方打过来

尽量避免向供应商订货的电话。

让对方每天固定时间打电话，这样可有计划地安排工作，也可节省话费。

同样此法也可适用于其他事情。

当然有时也可能行不通，如对方与这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉，讲完电话可否给我电话联络”，这样拜托就可以了。

十八、禁止公话私用

公话私用，不仅会造成费用的损失，也会妨碍其他人工作。

因此禁止公话私用。

此外，在工作时间也要禁止接听私人电话。

可考虑在公司设公用电话，供私用，这样也可增加收入，一举两得。

十九、每1盏灯设置1个开关

通常在进出口集中设置开关。

日光灯每1盏设置1个开关，可节省电费。

已经有日光灯集中开关，可换成每1灯1开关，其所需工程费很快就可节省回来。

二十、在办公桌上放置台灯

在每人的办公桌上放置20瓦以上的台灯，比装在天花板上的40瓦双管一盏的日光灯经济得多，可有效节省电费。

白天稍微阴暗时，或室内只有一、二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费的。

二十一、定期清扫日光灯管

日光灯如果不定期清扫，每六个月就会减低效率10－30％。

应尽可能每月都用干布擦拭，每三个月至六个月用清洁剂清洗一次。

用到日光灯管寿命终了都没有清扫过，这是没有节省的观念。

污浊的天花板及墙壁都要自发地定期清扫。

二十二、尽量使用日光灯

日光灯的电费是灯泡电费的三分之一。

在公司内要尽量使用日光灯。

同样的日光灯白色比晨光色的功效强10％。

在户外要用高压的水银灯，可得到相当于灯泡7至8倍效果的照明。

二十三、提早换装日光灯管

日光灯管使用寿命是3000－5000小时左右。

应在灯管寿命终了前尽早换装，否则使用到最后会增加电费及失去效率。

要计算换装时限较困难，应在灯管出现黑影圈时换装，每月底定期检查。

二十四、保持不同场所的照明度

厕所、开水间、楼梯间、走廊等场所的照明度以150－200度为宜，办公室以300－500度为宜，会议室要配合气候、白天、夜晚的需要而装置照明调节器比较合适。

度的计算是60瓦灯泡光线1米处的光度为65度。

二十五、提前30分钟关空调

要养成下班前关空调的习惯，并且应提前60分钟，这样每年可为公司节省很多电费。

二十六、应在适当位置安装空调

空调应尽量装在日光直射不到的位置，最好是朝北的方向。

日光直射的窗户使用滤光装置或用窗帘，以避免日光直射。

在空调的室外机上装设遮阳板，以免因日光直射而影响空调的工作效率。

二十七、每月清理空调一次

要养成每月清除冷却装置及空调机的习惯。

一年不清除，据说会减少20％的热效率，而造成电费的浪费。

二十八、室内冷气不要开得过冷

为了不超过公司规定的冷度，可派专人每1小时检查空调的温度。

每超过1度多花约10％的电费。

太冷不仅造成电费的浪费，也容易感冒。

而且与室外温差太大，会消耗体力，依实际情况调节温度是很重要的。

二十九、冷冻柜的省电摆设

商品冷冻柜的摆设如超过一定的高度时，冷气会外泄，造成电费的浪费，还会降低冷冻质量。

如冷气的进出口被塞住也是一种浪费，所以须每天由专人定时巡查。

冷冻柜附近不要有灯泡灯光、太阳光的直射，并避免热源。

如冷冻柜的冷气有一部分外泄，可以利用其冷气作室内冷气用。

冷冻柜、冷藏设备温度的调节分为上午、中午、下午三次。

除霜工作要尽早做好，关店门后盖上盖可节省电费，一晚上可节省10％电费。

三十、多利用楼梯

电梯耗用电力庞大。

为节省电费，上下三楼应禁止使用电梯，也可在一定的时间段停用一部电梯。

三十一、烧开水要有效率

水烧开后灌入热水瓶里使用是最经济的。

其要诀是烧开水后不要让它变为冷水，即不要烧多余的开水。

三十二、要关紧水龙头

自来水漏水的损失很大。

如像线丝的漏水流二十四小时有三桶的水量，而如此一年累积的损失就很大。

可在水龙头上方的墙壁贴出“像线丝漏水是三桶水的损失”的标语。

三十三、建造节省能源的建筑物

建议以后建造、改造房屋时要建成省能源的构造。

墙壁及天花板要使用隔热材料，窗户用双重玻璃、落地窗帘，而且外侧要用不透明玻璃。

这样可能节省30％的暖气费或者35％的制冷费，数字实在可观。

三十四、检查是否浪费纸张

对纸张流程有无浪费作一总检查，工作量的大小和纸张有很大关联，纸数量的增加会导致全体人员工作的增加，因此公司内部最好检查纸张的流程。

1、是否有已不再使用的账簿类；

2、能否减少报告文书类，例如把日报变成周报、周报变成旬报、旬报变成月报；

3、能否减少分类和项目。

处理账务工作的人所做的账务传票类既复杂又难以理解，如账簿不能井然有序，就不具任何意义；

4、能否通过简化内容来减少账票类的张数。

5、能否减少手写的工作。

6、能否减少转记的工作。

7、是否无端地誊稿。

以文书处理，无须拟草稿，不必费时费纸，能获得更好的效果。

8、能否减少散发资料的份数。

出席人数尚未确定就大量影印资料，这样做实在是没有成本观念。

三十五、适当订购印刷品

仔细调查公司过去印刷品的订购及使用张数，而后适当订购。

虽然整批订购较为便宜，但是易造成过大的库存。

最好将消耗品及商品库存一年要增加公司30％成本的事牢记在心。

若库存两年就象增加购入价格的60％成本，所以当印刷品使用张数较小时，用复印件较好。

虽然想使用几年，但在日新月异的信息时代，经营构架不断推陈出新，这些印刷品有时也就显得不合实际。

印刷品交付印刷之前之前要认真研究，确认是最佳的纸张要求、装订方式、时效、印数、克数。

三十六、复印的成本

每一张复印均有其成本。

为节省成本，A4资料就不要全用A3纸影印，复印纸不要当打印纸用。

三十七、双面复印

尽可能双面复印，这样可降低纸张费用，归档时档案用纸也会减少。

三十八、让复印机定时休息

将复印机电源打开后放置不管，却非整天使用，特别是午休时间几乎不用，经常浪费3瓦左右电力。

因此休息时要将机器关掉。

三十九、统一纸张的大小

复印具有放大、缩小的功能，我们可依资料内容的不同而调整影印纸张的大小，各部门使用纸张类别尽可能标准化，否则会影响文书及档案的整理。

四十、不要丢废弃的纸入垃圾桶

非重要文件的废纸要习惯把它当做便条纸、稿纸等再充分利用、一定不要顺手就扔入垃圾桶。