总务行政费用节省办法.docx

1、总务行政费用节省办法总务行政费用节省办法 一、购买消耗品要克制再克制 一般人都认为公司的低值易耗品可随时购买。我们必须更正这种观念，养成克制购买消耗品的习惯，通过制定低值易耗品的领用标准和期限达到节省的目的，禁止随便购买。 二、制定消耗品领用标准明细制定领用明细标准，具体到岗位、职务。总务人员每六个月一次定期检查公司个人抽屉时，回收多余的事务用品。钉书机、剪刀、胶带等全员每天使用频繁的东西，划为共用。橡皮擦、原珠笔、签字笔等不能用时才能更换。因个人原因遗失公司物品时，由本人负责赔偿。 三、禁止私自使用公司物品、挪用公司费用公私不分，不仅会增加公司费用的支出，也是个人不正当行为的第一步。首先干部

2、要以身作则，起模范作用，严禁公私不分的举动。 四、不要使用铅笔削铅笔浪费时间，也很容易削过头，怎么都不划算。购买自动铅笔价格不贵，铅笔芯可换装。即使换装笔芯会有所损失，按三支笔芯抵算一支铅笔计算，节省的费用也很可观。五、抽屉内要空出来在公司内看员工的抽屉，就会发现办公用品浪费多么严重。不如抽屉全不使用，用柜子放置一切事务用品及统计资料。这样可减少消耗品、事务用品、统计资料等的数量，节省开支，防止因不正当使用而导致费用的浪费。 六、尽量简化公司内部联络联络用的文书尽可能利用使用过的纸张反面。不必考虑对上司的不礼貌，需要装入信封的文件用旧封套即可。二张以上的文件使用回形针，是一种浪费，用钉书机钉或

3、用胶带贴即可。邮寄时也常因回形针的重量而增加邮费的支出。 七、标示事务用品的价格员工对公司的物品往往没有成本观念，容易浪费使用。须将所有公司物品全都明确标价，包括低值易耗品。让每个人对每种用品的成本都有数字概念，这是节省费用的第一步。至少在每月开会时抽问员工某物品的价格，以期让每个人都记得物品成本价格。 八、贴出电话费用表为了让员工对电话费有成本概念，编制详尽的电话费用表，并贴在话机前，内容主要为市话、长话的各项计费标准，让各单位连打电话1秒钟花多少钱都有概念。 九、电话通话要定时在畅销书一分钟经理中，经理指导下属工作的通话只需1分钟。我们可考虑在全公司范围内开展“电话3分钟内完成”的活动。如

4、指导得当，对外通话也可以缩短时间。 十、利用电话自动记录机为了对每次通话的话费做到心中有数，可编制每台电话每月的预算费用标准。使用电话自动记录机，可以节省30以上的话费。购置记录机的数千元投资，长远计算很快就可回收。 十一、长途电话经由总机转为提高成本概念，长途电话可由总机转出，在话机前放置记录用纸，填写通话结果，防止无谓的长话使用。也不会打错电话，在等电话接通时再次确认联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长话象市话一样容易。而经由总机转可防止以上情况出现，同时也是培养成本观念的方法。 十二、建立电话传真机系统建立传真机系统，不仅可节省电话费用，还可作文书联络，以消除传达上的错误。用电话时如通话

5、对方不在，易浪费话费，而用传真机电传就不存在这个问题。且传真机使用简单，不必请打字员打字。改用传真机或内部网络，话费可节省三分之一。 十三、用一个字的单位简化公司内的通话有些公司规定内部联络时，“喂，林，好”就问候完毕。而通常的方法是“喂，喂，我是林某，您好吗？”。字数存在很大差异，前者可节省时间与电话费。公司内的联络电话简略用一个字来传达。季节问候、久未见面、互相问候近况等都要免除。 十四、打电话要考虑区域在公司与客户电话联络时，要考虑通话的地点。因为每个人的素质不一样，和异性客户聊时就忘了费用正一秒一秒地增加。因此应编制详细的电话费用表给每个部门甚至每位员工，以节省电话费用。 十五、利用5

6、w2h1、when 何时；who 谁；what 何事；why 理由；where 场所；2、how 方法；how much 数量、金额； 十六、对方讲话中则改时再打从这边打出的电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。此时不要用“好！我等一会儿”，而问“是不是需要些时间”。如果还需一点时间，则告诉对方“待一会再打来”后挂断电话。这样可节省电话费用，同时两边的电话机都可空出来。 十七、要求对方打过来尽量避免向供应商订货的电话。让对方每天固定时间打电话，这样可有计划地安排工作，也可节省话费。同样此法也可适用于其他事情。当然有时也可能行不通，如对方与这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉，讲完

7、电话可否给我电话联络”，这样拜托就可以了。 十八、禁止公话私用公话私用，不仅会造成费用的损失，也会妨碍其他人工作。因此禁止公话私用。此外，在工作时间也要禁止接听私人电话。可考虑在公司设公用电话，供私用，这样也可增加收入，一举两得。 十九、每1盏灯设置1个开关通常在进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，可节省电费。已经有日光灯集中开关，可换成每1灯1开关，其所需工程费很快就可节省回来。 二十、在办公桌上放置台灯在每人的办公桌上放置20瓦以上的台灯，比装在天花板上的40瓦双管一盏的日光灯经济得多，可有效节省电费。白天稍微阴暗时，或室内只有一、二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费的。 二十一

8、、定期清扫日光灯管日光灯如果不定期清扫，每六个月就会减低效率1030。应尽可能每月都用干布擦拭，每三个月至六个月用清洁剂清洗一次。用到日光灯管寿命终了都没有清扫过，这是没有节省的观念。污浊的天花板及墙壁都要自发地定期清扫。 二十二、尽量使用日光灯日光灯的电费是灯泡电费的三分之一。在公司内要尽量使用日光灯。同样的日光灯白色比晨光色的功效强10。在户外要用高压的水银灯，可得到相当于灯泡7至8倍效果的照明。 二十三、提早换装日光灯管日光灯管使用寿命是30005000小时左右。应在灯管寿命终了前尽早换装，否则使用到最后会增加电费及失去效率。要计算换装时限较困难，应在灯管出现黑影圈时换装，每月底定期检查

9、。 二十四、保持不同场所的照明度厕所、开水间、楼梯间、走廊等场所的照明度以150200度为宜，办公室以300500度为宜，会议室要配合气候、白天、夜晚的需要而装置照明调节器比较合适。度的计算是60瓦灯泡光线1米处的光度为65度。 二十五、提前30分钟关空调要养成下班前关空调的习惯，并且应提前60分钟，这样每年可为公司节省很多电费。 二十六、应在适当位置安装空调空调应尽量装在日光直射不到的位置，最好是朝北的方向。日光直射的窗户使用滤光装置或用窗帘，以避免日光直射。在空调的室外机上装设遮阳板，以免因日光直射而影响空调的工作效率。 二十七、每月清理空调一次要养成每月清除冷却装置及空调机的习惯。一年不

10、清除，据说会减少20的热效率，而造成电费的浪费。 二十八、室内冷气不要开得过冷为了不超过公司规定的冷度，可派专人每1小时检查空调的温度。每超过1度多花约10的电费。太冷不仅造成电费的浪费，也容易感冒。而且与室外温差太大，会消耗体力，依实际情况调节温度是很重要的。 二十九、冷冻柜的省电摆设商品冷冻柜的摆设如超过一定的高度时，冷气会外泄，造成电费的浪费，还会降低冷冻质量。如冷气的进出口被塞住也是一种浪费，所以须每天由专人定时巡查。冷冻柜附近不要有灯泡灯光、太阳光的直射，并避免热源。如冷冻柜的冷气有一部分外泄，可以利用其冷气作室内冷气用。冷冻柜、冷藏设备温度的调节分为上午、中午、下午三次。除霜工作要

11、尽早做好，关店门后盖上盖可节省电费，一晚上可节省10电费。 三十、多利用楼梯电梯耗用电力庞大。为节省电费，上下三楼应禁止使用电梯，也可在一定的时间段停用一部电梯。 三十一、烧开水要有效率水烧开后灌入热水瓶里使用是最经济的。其要诀是烧开水后不要让它变为冷水，即不要烧多余的开水。 三十二、要关紧水龙头自来水漏水的损失很大。如像线丝的漏水流二十四小时有三桶的水量，而如此一年累积的损失就很大。可在水龙头上方的墙壁贴出“像线丝漏水是三桶水的损失”的标语。 三十三、建造节省能源的建筑物建议以后建造、改造房屋时要建成省能源的构造。墙壁及天花板要使用隔热材料，窗户用双重玻璃、落地窗帘，而且外侧要用不透明玻璃。

12、这样可能节省30的暖气费或者35的制冷费，数字实在可观。 三十四、检查是否浪费纸张 对纸张流程有无浪费作一总检查，工作量的大小和纸张有很大关联，纸数量的增加会导致全体人员工作的增加，因此公司内部最好检查纸张的流程。1、是否有已不再使用的账簿类；2、能否减少报告文书类，例如把日报变成周报、周报变成旬报、旬报变成月报；3、能否减少分类和项目。处理账务工作的人所做的账务传票类既复杂又难以理解，如账簿不能井然有序，就不具任何意义；4、能否通过简化内容来减少账票类的张数。5、能否减少手写的工作。6、能否减少转记的工作。7、是否无端地誊稿。以文书处理，无须拟草稿，不必费时费纸，能获得更好的效果。8、能否减

13、少散发资料的份数。出席人数尚未确定就大量影印资料，这样做实在是没有成本观念。 三十五、适当订购印刷品仔细调查公司过去印刷品的订购及使用张数，而后适当订购。虽然整批订购较为便宜，但是易造成过大的库存。最好将消耗品及商品库存一年要增加公司30成本的事牢记在心。若库存两年就象增加购入价格的60成本，所以当印刷品使用张数较小时，用复印件较好。虽然想使用几年，但在日新月异的信息时代，经营构架不断推陈出新，这些印刷品有时也就显得不合实际。印刷品交付印刷之前之前要认真研究，确认是最佳的纸张要求、装订方式、时效、印数、克数。 三十六、复印的成本每一张复印均有其成本。为节省成本，A4资料就不要全用A3纸影印，复印纸不要当打印纸用。 三十七、双面复印尽可能双面复印，这样可降低纸张费用，归档时档案用纸也会减少。 三十八、让复印机定时休息将复印机电源打开后放置不管，却非整天使用，特别是午休时间几乎不用，经常浪费3瓦左右电力。因此休息时要将机器关掉。 三十九、统一纸张的大小复印具有放大、缩小的功能，我们可依资料内容的不同而调整影印纸张的大小，各部门使用纸张类别尽可能标准化，否则会影响文书及档案的整理。 四十、不要丢废弃的纸入垃圾桶非重要文件的废纸要习惯把它当做便条纸、稿纸等再充分利用、一定不要顺手就扔入垃圾桶。