科技档案管理规定.docx
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科技档案管理规定
1、总则
1.1为贯彻执行国家《科学技术档案工作条例》，使科技档案资料为设计、科研、生产建设服务，使我院科技文件资料的立卷、归档范围、归档时间、分工和要求更加规范，特制定本规定。
1.2本规定适用于全院的设计、生产和附助生产及技术管理部门。
2、科技档案的归档范围
凡列入设计、科研、业务建设项目的下述科技档案、资料均应办理归档手续。
2.1设计基础文件：
包括选厂报告、资源资料、地区自然条件、地形图、地质勘察资料、调查报告、工程设计合同、协议、重要的会议纪要等。
2.2设计阶段文件：
包括计划任务书草案规划、项目报价书、项目建议书、产品市场调查、可行性研究报告、初步设计、施工图纸（包括单体设备图）、设计总说明书、修改书、补充图、设计变更通知单及附图、附表、重要的设计计算书（如建筑基础、结构计算、定型及通用设备计算、新型和复杂的设备计算、工业炉计算、压力容器计算、重要的工艺及动力平衡计算），以及施工图设计中重要的设计委托书等。
2.3综合性文件：
包括咨询文件、重要的考察报告、工程设计总结、工程设计概况（包括历史背景、主要设计内容、设计中采用的新技术、设计的经验教训、院内外对本工程的评价和奖励情况、照片等），工程大事记、事故处理报告、工程摄影等。
2.4科研文件：
包括完整的试验成果报告、试验装置或使用修改后的最终图纸、工艺操作流程、产品说明书、数据测试报告、用户证明、鉴定证书、协议书、设计合同书、专利文件申请表、批复文件。
2.5消化引进技术和业务建设的标准化文件：
包括测绘资料、引进技术的资料汇编和总结、本院编制的标准设计、通用设计、院内各专业自己编制和使用的统一技术条件、规程的专题调查报告、专题论证和编制说明等。
2.6涉外活动资料：
由科技交流、出国考察、引进谈判、参加国际会议等取得的资料，包括：
设计文件图纸、咨询协议、技术专利、决窍、报价书、技术标准、规程规范等。
2.7质量管理体系运行中产生的质量记录。
3、科技档案的编号
科技档案、技术资料的编号必须符合科技档案、资料编号办法的
规定、编制方法见附件一。
4、科技档案的归档
4.1科技档案、技术资料的归档、必须严格按本规定所列第2款的归档范围进行归档。
4.2高阶段设计文件、科研、业务建设和所有工程设计中每个项目的重要计算书，必须一次归档，高阶段设计文件报出后，必须在五天之内归档完毕，其他类档案、资料，必须在工作结束后，十天之内归档完毕。
4.3归档的科技档案、资料必须装订完整，补充目录，字迹工整，各级签字齐全。
其中，高阶段设计原始稿装订前必须加装统一封面，其格式见附件二，归档计算书用计算书纸书写的，应统一装订统一封面，格式见附件三。
电子计算机纸必须整齐折叠、折长20—25厘米。
4.4设计图纸中的“图号“必须用模板书写（计算机打印除外），每套图的字号要一致，书写中文，必须做到字体端正、排列整齐、笔划清晰。
4.5每个工程图纸中的工程名称，在每套图中可仅在图纸目录和总平面图中写出，同一工程名称在各套图纸中，必须一致，不得随意简化，手写中文名称应采取仿宋体，字迹清晰。
4.6归档的科技档案、技术资料应按《冶金工业科学技术交流与保密的暂行规定》划分“绝密”、“机密”、“秘密”、“一般”和“内部”五类。
4.7一个工程或一个项目完成后，由总设计师（或项目负责人）将该工程或项目各专业所有图纸做综合性图纸目录，以保证完整性。
4.8科技档案、资料的鉴定，由技术档案室组织各设计分院（所）参加，一般五年至十年进行一次，将无保存价值的档案、资料剔出，作废并列出清单，报院长批准后，由档案室协同院有关部门适当销毁。
5、科技档案的借阅规定
5.1设质办档案室（资料室）要积极开展档案利用工作，编制必要的查找工具，为查找档案创造条件，做到查找迅速，调卷准确。
5.2借阅兰图、底图、资料首先由借阅人填写借阅卡，借阅机密，秘密级技术文件必须由主管院长签字批准。
5.3借阅非本专业的先进技术文件材料时，应经原设计分院（所）领导认可审签，并经院主管院长签字批准。
5.4借阅本专业设计文件，应经本分院（所）领导签字。
5.5借阅底图，必须经分院（所）领导签字后，再经院主管院长签字批准，方可借阅。
5.6借阅期限
1）机密、秘密级不得超过一周时间，如需继续使用，又无他人予约借阅者，可以办理续借。
2）其他档案资料，一般借阅期限不得超过一个月，但借出的技术档案资料，虽未到期，如因工作需要，档案室可随时收回。
5.6借阅数量
1）每次借阅兰图，每个工程不得超过三套，如特殊情况，需经主管院长批准。
2）每次借阅底图，每个工程不得超过二套。
如有特殊情况，需经主管院长批准，且借阅时间不得超过一周。
5.7借阅者应妥善保管所借技术档案资料，不得擅自涂改、损坏、剪贴。
如有丢失，应由本分院（所）负责复制补齐。
5.8本院工作人员调离我院时，人事部门应取得档案室关于已办清档案资料返还手续的签证，方可办理调离手续。
5.9我院质量管理体系运行记录无特殊情况，一般不得借阅查询。
附件一
科技档案、资料编号办法
1、专业代号
专业名称
专业代号
专业名称
专业代号
综合性专业
W
电讯专业
X
炼铁专业
T
热工控制自动化专业
K
炼钢专业
G
机修专业
M
轧钢专业
C
检化验专业
Z
焦化专业
O
矿山机械专业
H
工业炉专业
L
井建专业
N
地质、水文专业
B
土建专业
J
采矿专业
A
能源环保专业
I
选矿专业
P
予算专业
Y
烧结专业
E
总图运输专业
U
机械化贮运专业
V
电力专业
D
给排水专业
S
采暖通风专业
F
热力专业
R
燃气专业
Q
2、科技档案编号
2.1工程准备阶段科技档案
属于我院承担的一般工程的规划、选厂报告、计划任务书草案、项目建议书报价、建厂方案、方案设计等均属此类。
属该工程外来的上述文件，除顺序号与本院不重复外并在编号左端加“Q”（国内的）或“V”（国外的）。
编号形式：
AXXXXXX
———————————
准备阶段科技档案字冠工程编号年份
（符号“X”均表示阿拉伯字母，下同）编号数字为一位时，前面加零（下同）。
2.2工程设计基础资料
凡建设单位或本院协助提供，作为设计依据的资料属此类。
如矿产资源、勘察资料、水文、气象、地形图、施工条件、地区经济资料、非通用的设备材料、旧厂资料等。
编号形式：
JXXX
———————————
设计基础资料字冠工程编号顺序号
2.3高阶段设计文件
属于我院承担的一般工程的可行性研究报告（含予可行性研究报告）属此类范围。
编号形式：
WXXXXXXXX
————————————————
设计书字冠工程编号子项号年份
说明：
对一个工程，首次承担的项目编号中，年份可缺省，如果是总体项目，子项号可缺省。
2.4工程设计书
属于我院承担的一般工程的初步设计、技术设计、施工图前期的概算、估算、设备定货单等均属此类。
属于该工程外来的设计书，除顺序号与本院编的不重复外并在编号左端加：
“Q”（国内的）或“V”（国外的）。
编号形式：
SXXXXXXX
———————————————
设计书字冠工程编号顺序号年份
2.5属于一般工程的施工图
1）凡专为某工程项目设计的施工图及该阶段的概算、预算均属此类。
其中有复用价值的车间设计及单体设计则编为配套设计及单体设计的编号形式。
2）属于该工程外单位编制的项目，其项目号不得与该工程的其他项目号重复，并在编号的左端加“Q”或“V”。
在同一项目2中外单位编制施工图的编号，除在编号左端加“Q”或“V”外，项目号应与我院所编的项目号相同，套号应从“1”开始。
3）项目号一般都以独立的建筑物（或构筑物，下同）为单位来编，某些简单的同类型的建筑物而且在同一时间施工的可以合编为一个项目号，但同一个建筑物不得编为两个项目号。
4）专业代号，一律用大写正楷汉语拼音字母（下同）。
5）在一个项目中某专业的施工图分为数套的时候，第一套的套号用“1”表示，第二套号用“2”表示。
如31.35T1,31.50T2。
编号形式：
XXXXXX
————————————
工程编号项目号专业代号套号
2.6属于一般工程的综合性科技档案
凡除前列1—4编号范围以外的属于一般工程的其他各种科技档案均属此类。
如设计中间文件及现场文件、工程设计协议和纪要、院技术会议的纪要、重要工程的开工报告、设备任务书、施工图阶段设备订货单、重要的计算书、谈判纪要、咨询文件材料、考察报告、调查报告、施工和投产中的有关问题报告、工程设计总结、工程设计概况、工程大事纪、事故处理报告等。
编号形式：
MXXX
—————————
综合性科技档案字冠工程编号顺序号
2.7配套设计施工图
凡是有复用价值的车间项目设计，不论已批准为标准设计或未批准为标准设计，均属此类。
其中，单独复用的单体设计，应为单体设计编号形式。
编号形式：
BXXXX
————————————
配套设计字冠项目号专业代号套号
2.8单体设计施工图
凡属于一定工程施工图及配套设计施工图中有单独复用价值的单体设备部件、构件等加工制造图及标准的单体安装图均属此类。
编号形式：
DXX
—————————
单体设计字冠专业代号顺序号
注：
压力容器图纸的编号，与单体设计编号形式相同，只是在专业代号后加写“r”，即DorX。
如：
燃气专业DorX，给排水专业DSrX等等。
2.9技术文件汇编
凡不属上述七种编号范围的各种科技档案属此类。
如：
本院编制的统一技术条件、规程和规定的专题调查报告、专题论证及编制说明、设计图册、非专门工程的考察或调查报告、谈判纪要、可行性研究、计算书等。
编号形式：
HXX
—————————
技术文件汇编字冠专业代号顺序号
2.10科学研究档案
属于一般工程和非工程的科学研究档案均属此类。
编号形式：
KXX
—————————
科学研究档案字冠专业代号顺序号
2.11院级标准设计
经院总工程师或分院审定，院长或副院长批准的科技档案属此类。
编号形式：
YBXXXX
————————————
院级标准设计字冠项目号专业代号套号
2.12分院标准设计
经分院总工程师审定，院总工程师或专业分院长批准的科技档案均属此类。
编号形式：
BsXXXX
————————————
分院（室）级标准设计字冠项目号专业代号套号
2.13施工图予算文件
凡是施工图独立编制的予算书，均属此类
编号形式：
YXXXX
—————————
予算文件字冠工程编号子项号
3、科技资料的编号
3.1凡是从外单位收集来的成套设备科技资料均属此类，国内来的字冠为“Q”，国外来的字冠为“V”。
编号形式：
VXXXX
————————————
成套设备科技资料字冠项目号专业代号顺序号
3.2凡是从外单位收集来的各种参考资料均属此类，国内来的字冠为“Q”，国外来的字冠为“V”。
编号形式：
同3.1
4、图纸目录的编号办法
4.1本院编制的各种图纸的每一个保管单位均应编写图纸目录，其序号均编“-1”若图纸目录不只一页，则附以页次号“第×页共×页”。
4.2初步设计、方案设计的附图，均应编写图纸目录。
4.3每一工程项目的施工图均应编写综合图纸目录，其编号形式与该施工图的工程号、项目号相同，但其目录代号用“W”表示。
5、施工图的修改、作废与补充的编号
5.1施工图发出后需要修改、其编号形式仍利用原来的编号，但需在此图序号的右下角标明“g1“标明g2”以表示第一次修改或第二次修改。
标以“g1”即表示此图已代替了原来的图纸，标明“g2”即表示此图已代替了标以“g1”的图纸，图纸目录也做相应的修改，但图纸目录的修改次数，不超过本图最高修改次数，如果本图内不同的图号共修改了五次，但最高修改次数为“g3”那么图纸目录就应为“g3”如：
31.50T1-1g3。
5.2施工图发出后需补充设计时，应保留原来编号，并根据具体情况采用下列三种编号形式。
1）递增：
在同一项目内，增加成套图纸时用此形式。
2）递增图序号：
在本套图内增加补充图用此形式，若原来的图
序号已编到“-21”，则新补充的图序号从“-22”开始往下编，在此情况下应补充原来的图纸目录，补充后的图纸目录要按第1条加“g1”或“g2”。
3）补充页次号：
如对某张图纸作补充，即编为共×页第×页。
6、《设计变更通知单》（表CX7.3—4）的编号
6.1凡发设计变更通知单时，必须在有关的原设计图纸目录内增补通知单目录。
6.2通知单的编号应与有关图纸编号相同。
6.3通知单必须按有关的图号编写顺序号，例如：
31.52j1第1号、第2号………。
在现场发通知单时，其编号由101号开始，例如：
31.52j第101号，第102》…………。
6.4每份设计变更通知单，要求只包括一个专业的内容和一个相关图号。
6.5通知单一般不要附图，附图应按补充图或修改图编号归档，如通知单本身确需附图时也不得超过壹张，并应在增补通知单目录时注明“本通知单有附图”。
6.6没有保存价值的通知单，不编顺序号，并在通知单上注明“不归档”。
6.7外来资料需要修改时，通知单上应编院内图号。
附件二：
高阶段设计文件原始稿格式封面
高阶段设计文件原始稿
库号
工程名称
设计阶段
编写专业
附图
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审定
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附件三：
设计计算书（16开）统一格式封面
（1）正面
设计计算书
工程编号
工程名称
计算内容
有关施工图号
计算书编号：
共页附图张
计算：
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校审：
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审核：
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审定：
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中钢集团工程设计研究院分院（所）
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（2）反面）
说明
1、凡归档计算书必须装订此封面。
2、各级签字必须齐全。
3、一个项目有三本以上计算书时必须做目录
4、计算书中的电子计算机纸必须整齐折叠，折长20—25厘米。
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