中央研究院公文系统使用说明.docx
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中央研究院公文系统使用说明
中央研究院公文系統使用說明
96.12.5
本（96）年10月爲因應相關法規及現行業務之需求，特簡併相關功能選項。
茲依序分敘如下：
0.公文帳號
公文帳號僅限本院同仁使用，凡公文承辦人使用本系統前必須先取得一組「公文帳號及密碼」，於系統首頁「使用者名稱」及「密碼」欄位輸入，始得進入本系統承製公文稿件，即所謂「職務帳號」；當承辦人職務異動時，應由單位主管督導辦理移交新接辦人員使用。
有關公文帳號之申請或職務異動、離職，請經由各所、處之「單位公文管理者」或行政大樓之「單位收發人員」，以電子信箱：
dfasscs@gate.sinica.edu.tw逕洽總辦事處秘書組文書科辦理。
第一次使用本系統者，請依初次登入說明進入本系統。
1.公文製作
公文製作之相關規範，以行政院訂頒之「文書處理手冊」及本院等文書處理相關規定為主（參考本院秘書組網頁），或參照國家文官培訓所編印之「公文製作及習作」等參考資料。
本系統網頁提供主要及常用公文類別之「製作稿面」，承辦公文時請直接點選左側所需「公文類別」，即可製作各類公文稿件。
1.1相關規範擇要
1.1.1公文程式類別
公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種；「其他公文」則包含書函、開會通知單、簽、箋函、便箋、聘書、契約書及證明書等，茲簡述如下：
1.函：
各機關處理公務有下列情形之一時使用：
上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
下級機關對上級機關有所請求或報告時。
同級機關或不相隸屬機關間行文時。
2.書函：
於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。
例如本院總辦事處各組、室，將案情簡單之來文或創稿，發文本院各單位知照或配合辦理事項案，以「書函」辦理為宜。
3.簽：
承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
4.箋函或便箋：
以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。
例如總辦事處各組、室以單位名義洽商或回復公務時使用。
1.1.2公文製作一般原則
1.基本認識
公文為處理公務溝通意見之重要工具，因係處理公務或溝通意見，故須注重效率，因此要讓對方迅速且容易看懂就行，同時其製作屬要式行為，要有它應具備之要件─行文之原因、依據、目的與立場。
2.基本要求
公文是對某一公務案件之陳述、分析及建議，應以「簡單」、「明瞭」、「達意」為主，不宜長篇大論，重複累贅，亦不必過分講求辭藻之修飾，以免形成官樣文章。
因此公文製作基本要求為公文程式條例第8條規定：
「公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。
」
3.基本原則
公文製作可分為簽辦、會辦、撰稿。
簽辦是指在撰稿之前，先就如何處理該案公文之擬議，簽請長官核示；會辦是會同其他單位辦理該案公文，請其他單位提供該案意見；撰稿是為寫作該案行文之實體文稿，經主管長官審核判行後據以繕發。
一般而言，公文製作並不一定要先簽辦然後撰稿（即所謂「先簽後稿」）。
但對於制定、訂定、修正、廢止法令及有關政策性或重要人事等案件，須先簽辦後撰稿。
有時如案情特殊，文稿內容須另為說明；或須限時辦發不及先行請示之案件，以「簽稿併陳」方式陳判。
其餘一般案情簡單，或例行承轉之案件則以「以稿代簽」方式陳判。
如屬不須簽復之普通文件，則可簽請首長或經授權之各級主管核閱後存查，但如有必要，應先送會有關單位後，再陳閱後存查。
4.製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定。
（1）分項標號：
應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，
（一）、
（二）、（三）……，１、２、３、……，（１）、（２）、（３）（格式如附件四）。
（2）內文：
1.中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
2.阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
1.2文件編號
「文件編號」是每件公文的身份證，以利辨識公文流程，由本系統自動設定。
文件編號位於公文右上角的括弧內（括弧內若有斜線，斜線左側是文件編號，右側是公文組號）。
單位公文管理者登錄紙本來文時,請在該文第一頁左上角註記「文件編號：
XXXX」，以利公文流程之管理。
1.3機關全銜
依所點選之「公文類別」，以下拉式選單方式，點選本院之「機關」或「所、處或研究中心」之機關或單位全銜。
例：
院函全銜為「中央研究院」，所發至院全銜為「××所、處（研究中心）」。
1.4聯絡方式
聯絡方式請以下列格式輸入，承辦人與電話為必填欄位。
例：
承辦人：
何祚屏
電話：
02-2789-9870
傳真：
02-2785-3847
email：
tsoping@gate.sinica.edu.tw
1.5速別
係指希望受文機關辦理之速別。
應確實考量案件性質，以下拉式選單選填「最速件」、「速件」或「普通件」等速別。
一般公文之處理時限如下：
最速件公文：
指特別緊急，限1日內辦畢之公文。
速件公文：
指須從速處理，限3日內辦畢之公文。
普通件公文：
指一般例行案件，限6日內辦畢之公文。
限期公文：
指來文或依其他規定，訂有期限之公文。
專案管制公文：
指涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，經申請為專案予以管制之公文。
1.6密等及解密條件或保密期限
文書機密等級分「國家機密文書」及「一般公務機密文書」，國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書，係指本機關特有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。
一般公務機密文書列為「密」等級。
以下拉式選單選填「密」等級；「解密條件或保密期限」於其後以括弧註記。
1.7「附件」
1.請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。
2.附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱下註明「含附件」或「含○○附件」。
3.附件若非領款收據、聘書、公告或人事令等，請承辦人使用WORD或EXCLE檔，並以掃描器為輔，於附件製作後隨公文陳核上傳。
4.上傳之附件電子檔原則上以可攜文件方式處理。
5.公文附件中如有檔案格式為.PDF的，使用者需於個人電腦中安裝AcrobatReader，方能開啟此類檔案。
並請安裝AcrobatReader5以上之版本。
1.8正副本與受文者
為了正確執行公文電子交換，宜自公文製作網頁的受文者選單上點選。
各受文者之間以頓號區隔。
受文者選單上可見「各所（處）組/室/會/中心」等。
切勿把斜線改成頓號，以免妨礙電子交換作業。
各受文者之後得加註訊息，以全形括弧「（）」包夾，如「本院數學研究所（含收支報告表、結報清冊各一份）」。
加註中得有頓號。
如受文者為集合名詞，如：
本院各所（處）。
但又有某些單位除外時，請於加註訊息中以「不含」之關鍵字加上欲除外之「單位簡稱」表示之（單位與單位間請以頓號分隔），如：
本院各所（處）（不含數學、物理），受文者清單中便不會出現數學與物理兩個單位。
1.9署名
所處創稿時，如為發至院方的公文（不論電子文或紙本，代擬院稿亦同），署名部份請使用預設之署名（包含主管職稱及姓名）（預設署名如有變更，請通知秘書組），公文署名將會以所處所提供之章戳影像替代之；如需更改為主管出國，他人代行之署名時，請將文字連著打，中間勿空白，如：
所長陳垣崇出國、副所長蕭百忍代行。
如創稿時，將預設署名之內容刪除，或只留單位主管職稱而無姓名，則系統視為欲單位發文，需紙本用印，則直式橫書顯示時將不會出現章戳影像替代之。
1.10「分類號」及「保存年限」
「分類號」及「保存年限」請依本院92年11月核定之「檔案分類及保存年限區分表」填列。
1.11決行層次與會辦單位
總辦事處的同仁製作公文時，請依據本院「行政單位分層負責明細表」等規定，務必設決行層次。
若有會辦單位，則按會辦順序設值。
總辦事處各單位的收發人員，有權調整決行層次與會辦單位。
因為此二者影響流程甚鉅，請謹慎設值。
1.12公文組
1.來文的「文件編號」為公文組號。
2.沒有來文的公文組以最先創製的簽或稿之「文件編號」為公文組號,此文件編號是整組簽稿中文件編號最小者。
在公文流程管理上,以整個公文組為流動單位,請勿分離。
所以，公文組如含多份簽稿，各簽稿製作完畢時僅按「存檔」鈕。
等最後一份簽稿完成後，才可按「陳核」鈕，同時陳核所有簽稿。
1.13個人分類
1.承辦人撰寫公文稿件，得依個人的需要而設定分類，以備日後檢索。
2.此欄位最多輸入8個中文字。
1.14電子交換
為提升行政效率，得依受文者而選擇以電子公文發送方式，如符合下列所有要件，都可以採電子交換，不必寄送紙本：
1.受文者為適用電子交換機制之範圍。
2.公文沒有附件，或所有附件屬於電子檔，不含紙本附件（如憑證）或其他實體附件（如錄音帶）。
院外發文之附件以不超過1M為限。
3.公文之密等僅限非機密。
凡受文者得接受電子公文交換時，創稿者請儘可能勾選「適用電子交換機制」，以利提升行政效率。
電子發文至院內單位，實際上採用本院公文系統提供的交換機制，不能歸於上述任何一類。
院方發電子文至院內單位，受文單位收發者在待辦清單上可見院方來文。
1.15歸檔選項填註
本院自96年10起實施處理流程之檢討調整，承辦人於創簽、稿時，有關「開放主旨」、「本文數量」、「附件媒體」及「附件名稱」等歸檔需填欄位，請依規定填列。
1.16列印
列印結果如有版面紊亂的情形，請檢查IE瀏覽器左上角「檔案」->「版面設定」的設定值：
1.頁首和頁尾：
將設定值全部清空。
2.邊界：
左:
20mm，右:
20mm，上:
10mm，下:
10mm。
3.啟用公文橫書機制前，必須設定頁碼。
請循瀏覽器之「檔案->設定列印格式」，於「頁尾」欄設定&b第&p頁共&P頁，詳參公文製作直式轉橫式相關設定。
如設定值皆正確，而列印仍有問題，請洽計算中心。
2.定型稿
「定型稿」選項內稿件主要為「代擬院稿」，代擬院稿就是所處代替總辦事處承辦單位擬稿，再逕自發交承辦單位辦理，不經過總收文的分文程序。
發文字號由承辦單位設定，但是創稿單位在所處。
相關事項參見5.2.2後半節。
「定型稿」除前項代擬院稿外，自96年10月起亦將「範例稿」、「定型製作」及「定型文書」等性質相近之選項功能予以取消，將「範例稿」及需取文件編號之相關「定型書表」整併於「定型稿」選項內。
舉總務組「工友在職證明書（稿）」為例，說明其作業流程如下：
1.申請者點選「定型稿」－＞總務組「工友在職證明書（稿）」製作內容後存檔，並獲所屬單位核可。
2.隨即將紙本申請書送至總務組，總務組承辦人在首頁點「定型稿」－＞總務組「工友在職證明書（文號編號製作）」按鈕，收到系統回應的文件編號，正式進入流程。
將文件編號抄錄至申請書的左上角。
3.總務組單位收發按文件編號接續管理流程。
依總務組94年4月8日文，啟動未達200萬採購案之開標、比價等監辦通知單機制，目前該機制置於代擬院稿（定型稿）總務組項下之監辦「開會通知單」，請各所處採購人員至該處點選，於創稿存檔後會自動產生2份開會通知單，陳核、決行後，發文至院時會傳送電子文至會計室及政風室，或將本文列印，並備齊2份紙本附件分送該單位。
3.個人公文
3.1個人公文查詢
本系統提供更多樣化的查詢功能，進入個人公文查詢畫面，可自「文件編號」、「發文字號」、「發文日期」、「主旨」及「個人分類」等多個項目切入，尋找公文或得悉其現況。
查詢若有所獲，則條列結果。
條列依公文組號遞減排列。
一個公文組含多份簽稿時，各簽稿再按文件編號遞增排列。
個人欲查詢已陳核乃至已結案（非待辦中）的公文，於「範圍」處選擇「不限」，再設定其他查詢條件即可。
凡承辦所（處）、研究中心定型稿者，於此畫面輸入「文件編號」查詢本筆資料後，就各項內容加以確認、修飾並應填註「歸檔選項」相關資料後，再行「陳核」，發文完畢直接歸檔。
3.2逾期歸檔公文展延與稽催
承辦之公文除發文後逕行歸檔外，其餘公文於退稿後14天內即應歸檔，若未歸檔該公文即進入稽催作業，因故無法歸檔者，承辦人員應對此公文提出展延申請，經單位主管同意，並由單位收發人員於公文系統之展延核准作業註記後，進入展延。
併案之公文，以公文組號為主進行稽催與展延。
3.2.1逾期歸檔展延之申請
進入個人公文查詢畫面->範圍點選未歸檔->按查詢，可查出所有未結案公文（不含待辦公文中不需展延之公文）。
承辦人申請－經查詢後，公文退稿天數超過14天，已過應歸檔日期之公文，日期之顯示將由黑色變成藍色，點選藍色日期連結進入，可申請展延歸檔，填妥申請表後，按[申請]鈕（若未按[申請]，視同未提出展延申請），將申請單列印出2份，經單位主管蓋章同意後，再送至單位收發人員處，進行核准作業之註記。
經核准之公文即進入展延，不再出現於檔案稽催單上，直至展延截止日期為止。
該公文如曾展延過，展延紀錄可由[展延申請單]中的已展延次數連結點入查詢。
展延申請機制亦可於「單位收發人員」之公文系統中提出，於範圍->點選待展延->按查詢，則可查詢各單位全部逾期歸檔待展延之公文，由應歸檔日期（逾期歸檔則以藍色顯示）連結點入，可提出展延申請。
申請作業方式同承辦人。
3.2.2展延核准之註記
各單位收發人員收到承辦人員送交已批示之展延申請單後，可於首頁之展延核准功能，查詢出承辦人已於線上提出展延申請之公文，將主管批示同意展延之公文，於系統上勾選"是"，不同意的勾選"否"，再按確認鈕，並將經主管同意展延之申請單送交檔案室，完成展延申請手續。
3.3發文未辦
「發文未辦」選項自96年10月以併入「個人公文」選單內，承辦人得藉以追蹤該單位的公文，經院方發文至本院各單位後，受文單位是否尚未辦理。
4.檔管事項
自96年10月起將「歸檔清單」、「調案申請」及「調案密碼修改」等與檔案管理相關之功能選項整併於「檔管事項」之選項內。
4.1歸檔清單
承辦人辦畢之公文於歸檔時，需列印2份歸檔清單連同檢查完畢符合歸檔要件之公文，交單位收發文人員簽收，承辦人留1份清單存查。
單位收發人員於系統上將承辦人送交歸檔之公文複查後，於系統上按歸檔後列印3份清單，經傳遞人員簽收，1份交檔案室，1份交傳遞人員，1份由由單位收發人員存查。
4.2調案申請
1.調案流程為承辦人進入調案申請後，於線上[調案申請單]上填寫公文組號（或文件編號），按[申請]鈕，系統會自動顯示調案公文內容，列印出2份紙本，送單位主管核可後，交單位收發人員於公文系統〔調案待核准清單〕上註記後，再送檔案室調閱檔案，調案申請單1份由檔案室留存，另1份經檔案室簽收後交承辦人存查。
2.因調案作業屬歸檔系統，與公文系統分屬不同主機，故點選調案申請後，請再輸入1次公文系統帳號及密碼進入[調案申請單]以便申請調案。
4.3調案密碼修改
目前進入線上[調案申請單]之帳號、密碼預設為與公文系統相同。
欲變更調案申請密碼者請點選進入後變更之。
5.其他功能
5.1發文字號及條碼
5.1.1發文字號
發文字不變，發文號異動如次：
年度
為３位，如：
091
單位流水號
為7位數字，最後一位原則上固定為0，例外狀況見支號
支號
單稿不設支號；雙稿以上，支號依序以1至9、A至Z及a至z累進。
發文字為單位簡稱，可資判讀承辦單位。
所有的收發文號由系統自動給號，唯總辦事處收文號，不得自行變更。
5.1.2條碼
1.自91年10月1日起，條碼內容改為「文件編號」而非收文號。
2.以本系統撰寫簽稿列印時，條碼直接印於每份簽稿第一頁左上角，不須另貼條碼。
3.外來文不分電子文與紙本文，仍需貼條碼。
除總收外，總辦事處各單位收錄上揭文書時，仍將文件編號抄錄於第一頁左上角，可暫不貼條碼。
4.單位收發於歸檔前列印條碼補貼。
5.2傳遞
5.2.1院->所處
在流程管理的過程中公文自一地點流向另一地點，稱為傳遞。
例如「總收/秘書」，代表它的下一站為秘書組，但紙本仍在總收處，等待傳遞。
直到總收列印傳遞清單，並於列印完成時確認。
製作傳遞清單的按鈕位於公文系統的首頁「傳遞清單」。
務必列印功能完成後,再點選「列印完成」，加以確認。
一旦確認,所有待傳遞電子公文即刻送至下一站,就無法再印出傳遞清單了。
趕辦急件由個人手持公文，即所謂持文。
各地點為配合紙本，請勾選立即傳遞。
立即傳遞的公文不會出現在傳遞清單上。
5.2.2所處->院：
（含代擬院稿）（純電子公文不需使用傳遞清單）
所處至院的公文，需附紙本文者（含代擬院稿）所處收發人員按了『發文至院』後，該類公文並不會直接至院，而需待所處收發人員列印傳遞清單，並於列印完成時作確認。
如需送紙本，但於傳遞清單卻看不到要送的公文，請先檢查是否創稿時勾選了適用電子交換機制；如是，則公文會被視為電子公文不需送紙本，則無法於傳遞清單列印出。
5.3撤文
來文已進入公文流程狀態，其原發文機關（所處）請求中斷辦理，（所處）應於公文系統上送出『請撤文』鈕及提出撤文單送至總辦事處承辦單位辦理撤文。
承辦單位收到原發文機關之撤文單時應先了解此筆公文流程狀態後再辦理撤文。
目前系統提供以下窗口辦理撤文：
單位收發：
單位收發者接收到請撤文時，應於公文系統上送出『撤文』鈕，系統會將此份公文退承辦人。
核判：
核判收發者接收到請撤文時，應於公文系統上送出『撤文』鈕，系統會將此此份公文傳遞至承辦單位收發窗口。
目前撤文之紙本公文應歸總辦事處檔案室。
5.4電子公布欄
1.本院電子公布欄分「限制性」及「公開性」，限制性者應視同紙本來文，需有單位收文，及分文與承辦。
公開性則不需辦理單位收文，直接由本院網頁閱覽擷取相關資料。
2.全院各所（處）、組、室、會、中心、研究中心、院長室、副院長室、處長室、生命科學圖書館，均有專人管理。
行政大樓各單位之刊載流程，由業務承辦單位之單位收發擔任管理者，單位收發應於核判後立即辦理刊載事宜，不得延誤。
3.行政大樓各單位承辦人應於簽辦公文時，依公文性質檢視是否得以刊載電子公佈欄，並於「中央研究院公文系統」選擇限制性，抑或公開性，並註記刊載期限，如係直接於外來文簽辦者，亦需依規定簽核。
4.單位收發每日應不定期按收文程序辦理，以免發生刊載日期與收文日期之落差，影響公文時效與受文者權益。
5.單位收發應隨時檢視，如發現誤送或疏漏之情事，應立即通知總辦事處秘書組文書科。
6.各所（處）、研究中心選擇轉載之刊載事項，或公布對象之決定，均授權由各單位主管辦理，甚而決定刊載事項之續辦。
7.因外來公文掃描之需求，因此有許多公布文件為PDF檔案；欲閱讀此檔案，使用者個人電腦必需安裝AcrobatReader方能閱讀此類檔案。
系統如有問題,請洽計算中心張小姐（2789-9251）。
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