行政人事部SOP标准操作手册.docx
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行政人事部SOP标准操作手册
行政办公室标准操作程序一览表
序号
任务号
任务的题目
页码
1.
EO-SOP-01
代表酒店参加有关会议
2.
EO-SOP-02
盖酒店公章和开具介绍信
3.
EO-SOP-03
交换文件（发文）
4.
EO-SOP-05
酒店行政文件的登记及传阅
5.
EO-SOP-06
以酒店名义向外发文
6.
EO-SOP-07
上级工作简报
7.
EO-SOP-08
为外籍人员办理来华手续
8.
EO-SOP-09
各部门领取办公用品的审批与核算
9.
EO-SOP-10
全店办公设备的调配
10.
EO-SOP-12
电话通知的处理
11.
EO-SOP-13
安排酒店管理人员会议
12.
EO-SOP-14
为酒店业务订报
13.
EO-SOP-16
办理宾客来店参观手续
14.
EO-SOP-17
接待参观
15.
EO-SOP-18
制定酒店工作计划
16.
EO-SOP-19
总结年度工作程序
17.
EO-SOP-20
基本决策程序
18.
EO-SOP-21
设施设备添置、更新、和装修改造编制程序
19.
EO-SOP-22
VIP接待程序
20.
EO-SOP-23
总经理办公会程序
21.
EO-SOP-24
内部文件传阅程序
22.
EO-SOP-25
外部文件传阅程序
23.
EO-SOP-26
公文制定程序
24.
EO-SOP-27
文件资料的归档处理程序
25.
EO-SOP-28
保密文件的处理程序
26.
EO-SOP-29
保密文件的查询、借阅程序
27.
EO-SOP-30
信件处理程序
28.
EO-SOP-31
《宾客意见书》处理程序
29.
EO-SOP-33
会客、访客的程序
30.
EO-SOP-34
内部用车审批程序
31.
EO-SOP-35
车辆油料填加和审批程序
32.
EO-SOP-36
车辆维护程序
33.
EO-SOP-37
出差审批程序
34.
EO-FORM-08
文件收发登记表
35.
EO-FORM-09
车辆行使及油耗登记表
36.
EO-FORM-10
宿舍申请表
37.
EO-FORM-11
办公用品领用登记表
38.
EO-FORM-12
发文稿纸
39.
EO-FORM-13
公司文件稿纸
40.
EO-FORM-14
宾客到店参观申请表
41.
EO-FORM-15
文件资料调阅登记表
42.
HR-SOP-01
员工招聘程序
43.
HR-SOP-02
员工入职办理程序
44.
HR-SOP-03
员工转正考核程序
45.
HR-SOP-04
员工晋升、调动办理程序
46.
HR-SOP-05
员工离职办理程序
47.
HR-SOP-06
优秀员工评选程序
48.
HR-SOP-07
员工投诉及建议处理程序
49.
HR-SOP-08
人事档案建立及保管程序
50.
HR-SOP-09
员工社保申报程序
51.
HR-SOP-10
员工考勤审核程序
52.
HR-SOP-11
员工制服、工鞋及工号牌发放程序
53.
HR-SOP-12
员工工资核算程序
54.
HR-SOP-13
新员工培训程序
55.
HR-SOP-14
在职员工培训程序
56.
HR-SOP-15
培训效果评估考核程序
57.
HR-SOP-16
假期工录用及工资结算程序
58.
HR-SOP-17
员工活动组织程序
59.
HR-SOP-18
员工宿舍入住程序
60.
HR-SOP-19
劳动争议的协调处理程序
标准操作程序
部门：
行政办公室
实行者职称：
办公室人员
任务号：
EO-SOP-1
任务的题目：
代表酒店参加有关会议
需要使用的工具：
效益/质量标准：
做什么
怎么做
为什么
1、接受指示
（1）接受酒店领导委托；
（2）问清会议主题、时间、地点和对参会者的要求；
（3）依据酒店领导和会议要求，做必要的准备；
（4）按会议主题要求，选派相应人选；个人不得私自代表酒店参会。
2、参加会议
（1）准时参加会议；
（2）准确、全面地做好会议记录；
（3）未经酒店领导授权，不得私自代表酒店就重大问题表态。
3、汇报
（1）会议结束后，及时向酒店领导约定汇报时间及形式；
（2）重点汇报会议要求酒店来落实的工作项目及要求；
（3）对会议布置的工作，不得在汇报时私自取舍。
起草者：
批准者：
职称：
签字/日期：
职称：
签字/日期：
标准操作程序
部门：
行政办公室
实行者职称：
办公室人员
任务号：
EO-SOP-2
任务的题目：
盖酒店公章和开具介绍信
需要使用的工具：
效益/质量标准：
做什么
怎么做
为什么
1、申请批准
（1）由个人或部门提出申请；
（2）申请中写明时间、部门、经办人、联系单位和事由；
（3）公章一般由总经理审批，人事章由行政人事部门主管审批。
2、登记
（1）由经办人手持批文，到行政办公室办理登记；
（2）登记时写明经办人、联系单位、事由等
3、盖章开信
（1）按申请批文所示内容，清楚、准确地填写介绍信；
（2）禁止开具空白介绍信；
（3）将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。
如涉及到合同盖章，按照天艺集团合同管理规定，盖章之前先完成《合同签署前期调查表》、《日常经营合同审批单》报批，如企业租赁合同、在建工程项目合同。
起草者：
批准者：
职称：
签字/日期：
职称：
签字/日期：
标准操作程序
部门：
行政办公室
实行者职称：
办公室人员
任务号：
EO-SOP-5
任务的题目：
酒店行政文件的处理
需要使用的工具：
效益/质量标准：
做什么
怎么做
为什么
1、登记
（1）行政办公室秘书接到文件后，要于当日在收文本上登记，写明来文原编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关及书文编号等；
（2）在每份文件的右上角空白处盖收文章，写明收文时间及收文号；
（3）填写文件传阅单，每份文件一张，并钉在文件封面。
2、批示处理
（1）文件夹返回后，翻阅每份文件传阅单，检查是否有店领导批示；
（2）有批示的按批示办理，并在传阅单上结果及日期；
（3）无批示的文件暂放行政办公室存档，年终统交酒店档案室保管；
（4）上级主管部门要求收回的文件要在指定时间交回，并办理相应手续；
（5）总公司邮件已审批的发文应打印存放在收文文档处。
3、传阅
（1）文件登记后将文件传阅夹交部门经理（急件放在最上面，并标上记号）；
（2）秘书将文件夹送店领导传阅，顺序按先常务副总经理，后其他店领导；
（3）部门经理阅后在文件传阅单上写明建议和“请店领导传阅”以及签阅日期；最后呈送总经理批准。
（4）遇有保密文件时，要将文件交给店领导手中，并做传阅记录。
（5）当天下班之前必须下发。
起草者：
批准者：
职称：
签字/日期：
职称：
签字/日期：
标准操作程序
部门：
行政办公室
实行者职称：
办公室人员
任务号：
EO-SOP-6
任务的题目：
以酒店名义向外发文
需要使用的工具：
效益/质量标准：
做什么
怎么做
为什么
1、拟文
各部门受店领导委托或上级主管部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，在行政办公室填写发文表，连同原稿一起交主管店领导审批；
2、审批
发稿被批准后，到行政办公室要发文号，并登记。
3、打印
（1）发文部门自行拟稿；
（2）校对；
（3）打印，上报文件份数一般为一份。
4、发出
（1）将打印好的文稿送至店领导处签批；
（2）将签批完的文件发放至抄送部门并要求收件部门签字；
（3）原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档。
酒店的对外经济合同必须由总经理、总审计师/财务总监、相关部门责任人汇签后
加盖酒店公章，正本由计财部存档。
起草者：
批准者：
职称：
签字/日期：
职称：
签字/日期：
标准操作程序
部门：
行政办公室
实行者职称：
办公室人员
任务号：
EO-SOP-7
任务的题目：
报送工作简报
需要使用的工具：
效益/质量标准：
做什么
怎么做
为什么
1、收集
（1）要了解简报内容和范围，如：
有重要人物参加的大型宴会、酒店主要经营数字的最新纪录、上级指派的重大接待工作、企业内部改革的新举措及党、工、团开展的活动等。
（2）由前厅部、销售部负责人提供信息，必要时向店领导征询；（如海南新国宾馆）
（3）认真阅读酒店各种职能组织的会议纪要或文件；
2、起草整理
（1）行政办主任在接待过程结束后尽快起草简报；
（2）简报中所反映事件的时间、人物、过程、结果、经验等要真实，不得虚构；
（3）简报文字和书写格式要符合要求。
3、报批
（1）填写发文审批单并编号；
（2）将文稿和发文审批单一并交主管店领导审阅。
4、打印
（1）店领导签字后将批改过的稿件送交秘书打印；
（2）校对；
（3）客人离店三天内印发正式稿件；
5、发送
（1）将正式稿件以公文流转或传真上报。
（2）原稿、批件由行政办公室存档。
起草者：
批准者：
职称：
签字/日期：
职称：
签字/日期：
标准操作程序
（各部门领取货品都由财务部审核）
部门：
行政办公室
实行者职称：
办公室人员
任务号：
EO-SOP-9
任务的题目：
各部门领取办公用品的审批与核算
需要使用的工具：
效益/质量标准：
做什么
怎么做
为什么
1、填写领货单
（1）申请部门要写明办公用品的名称、申领数量、使用时限及用途；
（2）部门经理在领货单上签字；
（3）交行政办转分管店级领导签字。
2、审批
（1）复核办公室用品名称是否为申领部门实际应用的范畴；
（2）复核申领数量是否超出预算和历史同期消耗标准；
（3）
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