某集团档案信息化建设可行性分析研究方案.docx

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某集团档案信息化建设可行性分析研究方案

编号：

版本：

集团档案信息化建设

可行性研究报告

1

编制依据和原则

1.1项目意义

1.1.1工程档案实时更新

集团最为重要的档案在于工程档案，包括工程文本性、图纸性、数据性和照片性的各类档案资料，每个建设部门都会因工程的建设、改造等工作而变更原有工程档案，通过档案管理系统有效、及时地完成新形成的档案资料归档管理。

1.1.2档案管理网络化

通过档案信息化建设，档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统模式，解决档案整理耗时费力、利用检索效率低等问题，形成档案网上接收、适时监控、远程共享的工作体系。

1.1.3有效保护档案原件

档案信息资源采用数字介质保存，便于管理和提供利用，从而减少了档案原件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，提高了档案管理的安全性。

不仅有利于档案的永久保存，还能减少复制和备份成本。

1.1.4档案信息资源共享

通过企业网发布档案信息，将为档案的开发利用创造更加优越的条件，让利用者方便快捷，及时高效获得各类信息资源，使档案信息利用时效加快，办理时间缩短，车辆使用费和档案材料复印费减少。

1.1.5文档管理一体化

通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接。

各部门形成的电子文件可以做到实时接收、及时管理，从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程。

实现文档管理一体化，减少纸质文件发放数量，各部门间的信息发布和公务处理更加快捷，创建起一个高效、全面协同的工作环境。

1.1.6提升档案业务流程

档案管理是一项全员参与的工作，而不只是档案员的任务，也不是一切档案业务都得在档案室完成的，档案管理的目的就是方便快捷地让每位领导和职员在自己的岗位能够查找到所需的档案资料并得以安全利用。

1.1.7档案业务在线指导

在遵循国家相关企业档案管理标准要求的基础上，增加了档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能，将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业务指导和监督转变成网上实时指导和监管；将传统的去档案室查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站查阅的模式。

1.1.8规范化统一管理

实现了档案网络化实时归档、按照统一标准管理、集中安全存放并提供网上查阅利用。

B/S结构的管理平台集中部署在档案室或信息中心，实现所有使用者零安装和零维护。

1.1.9投资效益

在投资上节约了成本和工期，各级单位无需单独购买档案管理软件和电子档案存储设备，集团一次性采购一套区域性档案管理平台，及管理平台发布服务器、数据存储和备份设备，向各级单位提供使用。

2国内外现状及发展趋势

2.1国外现状及发展趋势

20世纪90年代末以来，美国国家档案和文件管理局发现其收集的电子文件种类日益丰富，除了数据文件、数据库之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等等结构复杂的数据，电子档案管理的难度和复杂程度今非昔比。

此外公众迫切希望能够通过在线的方式获取国家档案馆中保存的电子文件。

这些压力和挑战促使美国国家档案和文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。

该项目就是电子文件档案馆。

美国国家档案与文件管理局希望能够设计一个接收、保管和提供利用的系统，它不只是软件系统，还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。

与NDAD不同，电子文件档案馆立足于解决任何类型的电子文件（而不仅限于结构数据）对特定硬件和软件的依赖问题，其职责就是不管多长时间，只要社会需要，就能够提供可读和有效的电子文件。

2.2国内现状及发展趋势

馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些大中型企业档案馆进行。

这是一部分国家（大中型企业）综合性档案馆顺应社会（企业）信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。

3需求分析

3.1业务现状和发展目标

1、服务对象：

集团公司所有部门。

2、业务现状：

档案室开始接收各部门形成的档案资料，原有档案资料是存放在各相关部门。

3、发展目标：

实现档案资料的统一存放、统一管理和集中利用等。

将档案资料数字化，并通过综合档案管理系统管理和提供利用；将各部门在办公或业务中形成的电子文件与电子档案进行在线或离线数据接收、存储备份、灾难恢复服务；建设集团档案信息网站，实现公开档案网上发布。

3、接收、存储备份数据类型：

包括集团所有档案资料数字化的数据、办公平台上形成的电子档案以及相关的元数据。

4、接收、存储备份数据容量估算：

数字化后数据量约10TB，集团每年平均总产生1TB的电子文件和电子档案（包括元数据），接收、备份数据容量将以此为设计基数。

5、接收、存储、备份需求：

确保数据在系统和脱机状态下的安全接收、存储和备份。

3.2现行系统的“瓶颈”及目标系统需求

从档案资料存放要求分析，目前都是由各个部门自行存放，达不到档案资料存放的八防（防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防水、防污染）标准要求，不利于档案资料的长期保存；

从档案资料利用要求分析，目前由各个形成部门自行提供利用，当相关管理人员不在或该部门其它工作繁忙时，利用就变得相当困难，不能及时和全面提供所需，同时利用者需跑多个部门完成借阅目的；

从档案资料管理要求分析，根据国家档案管理专业知识要求，档案需严格按照标准分类、统一整理、统一存放、集中提供利用，目前各自为政的现状不利于统一管理模式。

3.3改进后的业务流程和信息流程

实现档案资料的收集、整理、归档、借阅、统计、编研、鉴定、销毁等全面业务流程管理。

根据不同渠道、不同等级在线或离线收集、整理、归档、入库、划控后，通过企业网络对不同类型用户提供相应信息服务，实现档案资料的“收、管、存、用”一体化。

主要管理的内容包括党群档案、行政档案、生产档案、经营档案、工程档案（生产档案）包含大幅图纸、基建档案、产品档案、科研档案、设备档案、财务档案（财务凭证）、人事档案、多媒体档案（照片、录音、录像、影片档案）。

4建设目标和内容

4.1实施范围

包括集团所有部门的所有人员。

4.2总体目标和建设内容

以实现集团内所有部门同时进行档案资料的整理录入、借阅利用为最终目的，以操作简捷、查阅快速、数据共享、存用安全和免安装维护为最终效果。

在档案室信息化建设过程中实现纸质档案数字化和电子档案规范存储管理，通过各类网络实现档案的在线查询利用，在档案库房组建过程中实现各类档案的安全存放。

4.3阶段目标和建设内容

应用系统提升工作计划

工期

第一月

第二月

第三月

第四月

第五月

需求调研及业务流程编写

项目启动

☆

软硬件平台采购搭建测试

软件定制部分开发、调试

部分人员培训、上线试运行

系统整体培训、系统验收

★

4.4与其它系统的关联

4.4.1其它格式的数据导入

将目前已有的数据库（Dbase，Foxbase，Foxpro，Access等）及其它格式的电子文件（如XLS、TXT、MDB、XML等）直接转换为本系统的数据记录，避免重复录入，从而保障工作的连续性。

在数据导入时，可设置原始数据与档案接收系统中数据字段的对应关系；在保存数据之前可对导入结果进行预览，以确定导入的数据是否正确。

导入成功后，如需更改某些数据，可使用修改功能来进行操作，还可进行浏览、检索、打印、下载等操作。

4.4.2与办公平台的数据对接

黑匣子：

数字档案管理系统提供档案标准接口，自动或手动接入办公平台生成的电子文件。

同时还提供一个黑匣子中间件，由各类办公系统（notes、sqlserver、oracle等）提供连接方式、数据模型和提取权限，系统在黑匣子里完成数据的提取、分析、转换，形成档案标准接口数据，再由标准接口自动接入。

利用办公平台和档案标准接口，实现对各部门及其它行业的档案资料进行在线（离线）接收。

通过录入审核流程实现各级各类信息的审核检验。

办公平台上运转完毕的电子公文和目录信息通过档案标准接口定时自动地在线归入档案库，由该形成部门对接入的数据进行整理，提交至档案室数据库，档案室进行电子信息的各项指标地校验，审核通过后提交正式数据库对外提供利用。

5技术方案和技术路线

5.1总体结构及主要功能

系统采用B/S模式或采用B/S和C/S相结合的模式开发。

将存储层、应用层、表现层分离，不仅在功能上容易扩充，在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活布置。

整个管理平台由“网络基础层”、“核心数据层”、“应用支撑层”、“应用服务层”、“展现层”等五层组成。

其中“网络基础层”主要是进行档案室网络建设和存储设备、安全设备、采集设备、数字化设备等的搭建；“应用支撑辑层”主要是网络应用程序的开发、数据库的建设和档案信息资源的采集等处理阶段；“应用服务层”主要是在网络上向使用者提供利用服务。

5.2技术方案

5.2.1总体技术架构

应用系统功能主要分为：

档案信息接收、档案数字化、审批流程管理、档案信息管理、档案信息发布、系统安全等几个子系统，具体功能划分如下：

•档案信息接收：

数据录入、数据导入、归档接口等。

•档案数字化：

图像扫描、图像校对、图像处理、图像识别、图像索引、文件上传、数据压缩等。

•审批流程管理：

对用户身份管理及权限设置、档案接收、鉴定、利用等申请流程技术进行审批控制。

支持多步审批、多人办理。

•档案信息管理：

整理编目、鉴定销毁、表格打印、报表统计、查询检索、借阅管理等。

•档案信息发布：

档案编研、网站管理、网上查询、光盘利用等。

•系统安全：

安全管理、用户权限管理、日志管理、备份恢复等。

5.2.2各子系统主要功能

1.档案信息接收子系统

本系统包括档案信息录入、生产数据导入、工程图纸接口。

2.档案数字化子系统

档案数字化处理系统主要负责对实体档案进行数字化的档案资料（如纸质档案、录音、录像带等）进行数字化处理。

该系统是数字档案室数字化加工中心的支撑系统。

根据实体档案资料载体的不同形式，档案数字化系统包含如下一些子系统；

（1）档案处理系统

纸质档案是目前档案资料保存的主要形式，数量如此巨大的纸质档案都需要通过扫描的方式转换为数字化资源进入信息资源，因此对扫描的速度和准确度提出了很高要求。

该系统应具备自动纠偏、去污点、去黑边等的功能。

扫描准确度可以通过硬件设施的配置（如高速扫描设备）和提高OCR（光学字符识别）技术的文字辩识率实现。

OCR识别后生成双层PDF文件，用于档案利用中的全文检索和防扩散系统。

（2）照片档案处理系统

实体档案中的图片、照片、图纸等资料也需要通过扫描的方式进行数字化。

该子系统也包括扫描图像去黑边、图像纠偏等图形图像处理功能。

（3）视音频转换处理系统

视频资料（各种录像带等）是档案内容保存的重要形式，与纸质档案比较，视频资料包含的内容更丰富直观。

视频资料的数字化需要专门硬件设备配合，将录像带等以模拟信号形式保存的资料转化为数字资源。

3.审批流程管理子系统

（1）、录入审核流程：

各科室录入整理本科室的文件资料，由档案员统一审核，合格后才能正式提供利用，不合格项自