高速公路内业资料制度规范.docx

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高速公路内业资料制度规范

AAAJLA8驻地办

资

料

管

理

制

度

SAQJLA8驻地办

2015年12月

JLA8驻地办监理资料归档管理制度

为进一步加强驻地办监理资料的规范化管理，提高监理业务水平，树立驻地办形象，更好地开展今后的监理工作，现编制并发布《监理资料归档管理办法》。

第一条监理资料指监理单位实施建设监理过程中形成的图表、文字、声像等文件和原始记载的总称。

在监理工作结束后，应将上述资料中有价值的部分进行归档，形成监理档案。

第二条付驻地负责本规定贯彻执行的领导责任；对监理资料进行整编，形成监理档案，由项目高监负责；监理档案编制完成后应由高监审核签字向公司办公室办理移交，公司总工程师（或其他相应技术管理负责人）进行验收检查并正式签收，最终交由公司办公室归档、保存。

第三条监理档案应真实可靠，字迹要清楚，签字应齐全；不得弄虚造假，不得擅自涂改原始资料。

第四条为便于资料的检索和再利用，监理档案要电子化归档，在有可能的情况下，尽可能地将监理档案的电子文件归档。

第五条超过保存期限的监理档案，由办公室负责清点核对，编制拟销毁监理档案清单，申报高监批准后销毁。

销毁应留有记录。

第六条监理档案基本内容为监理工作中产生的文件，归档的原则是精炼、有效，其归档内容和范围见附件《监理资料归档范围》。

第七条监理档案组卷应根据归档资料实际情况进行，每一卷内应包括文件目录清单和监理档案移交书。

第八条项目高监应在归档资料整理好后，按本规定要求进行审查，在确认符合本规定要求后，向办公室申请移交。

第九条办公室在接受监理档案时应按本规定进行验收，并正式办理移交手续。

验收中发现问题应要求退回、改正、补齐。

对存在缺陷，但无法补齐的问题应在移交书中注明。

第十条驻地办每月组织一次资料大检查,资料不满足要求的监理人员暂不发工资,资料完善后再发放工资,这项工作由各项目高监负责组织落实。

第十一条本办法2016年1月1日执行。

附件1、归档文件整理规则

2、归档监理资料范围

附件1

归档文件整理规则

1、归档文件

在施工监理过程中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料

2、归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装

盒，使之有序化的过程。

归档文件的整理：

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3、整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

8、质量要求

8.1归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

8.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5、整理方法

5.1装订

归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2分类

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.8编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

5.8.1全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号。

5.8.2年度：

文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.8.3保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

5.8.8件号：

文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号的编制方法为：

在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。

5.8.5机构（问题）：

作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件时，只对复文

进行编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1件号：

填写室编件号。

5.5.1.2责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3文号：

文件的发文字号。

5.5.1.8题名：

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。

5.5.1.5日期：

文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6页数：

每一件归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.7备注：

注释文件需说明的情况。

5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A8型（长×宽为297mm×210mm）。

5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1档案盒

5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、80mm等。

5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.6.2.1盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.8日期：

归档文件整理完毕的日期。

附件2

归档监理资料范围

1、监理资料归档范围：

工程项目监理合同，监理规划，监理实施细则，监理交底，监理统一用表，必要的图纸和声像资料，质量监督部门指定的其它有关资料。

竣工验收会议纪要或签定书，竣工验收报告，工程质量竣工核定证书。

2 、监理资料归档要求：

工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映；工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。

公司依据《工程建设监理规范》、《建设工程质量管理条例》及其它有关监理工作的规定，对监理资料的收集、整理、归档作如下要求：

2.1 施工阶段监理资料的内容：

2.1.1 施工合同文件及委托监理合同；  

2.1.2 勘察设计文件；  

2.1.3 监理规划；  

2.1.8 监理实施细则；  

2.1.5 分包单位资格报审表；  

2.1.6 设计交底与图纸会审纪要；  

2.1.7 施工组织设计（方案）报审表；  

2.1.8 工程开工/复工报审表及工程停工令；  

2.1.9 测量核验资料；  

2.1.10 工程进度计划；  

2.1.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件；  

2.1.12 检查试验资料；  

2.1.13 工程变更资料；  

2.1.18 隐蔽工程验收资料；  

2.1.15 工程计量单和工程款支付证书；  

2.1.16 监理工程师通知单；  

2.1.17 监理工作联系单；  

2.1.18 报验申请表；  

2.1.19 会议纪要；  

2.1.20 往来函件；  

2.1.21 监理日记；  

2.1.22 监理月报；  

2.1.23 质量缺陷与事故的处理文件；  

2.1.28 分部工程、单位工程等验收资料；  

2.1.25 索赔文件资料；  

2.1.26 竣工结算审核意见书；  

2.1.27 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；  

2.1.28 监理工作总结；  

2.2 归档的监理资料内容  

2.2.1 委托监理合同；  

2.2.2 监理规划、监理细则；  

2.2.3 监理日记；  

2.2.8 监理月报；  

2.2.5 监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，

程开工/复工报审表等）  

2.2.6 与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；  

2.2.7 会议纪要；  

2.2.8 工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；  

2.2.9 施工组织设计、施工方案审核签证资料；  

2.2.10 监理总结报告、工程质量评估报告；   

2.2.11 工程质量安全事故调查处理文件；  

2.2.12 工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记

录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料

核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣

工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）；  

2.2.13 分包单位资格报审资料；  

2.2.18 索赔文件资料；  

2.2.15 报验申请表（原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）；  

2.2.16 工程变更单；  

2.2.17 监理工作联系单；  

2.2.18 高监巡视检查记录；  

2.2.19 旁站记录；  

2.2.20 工程进度资料；  

2.2.21 主要的监理台帐；  

2.3 监理资料的管理要求  

2.3.1 驻地办监理资料管理实行高监负责制；  

2.3.2 监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类

立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；  

2.3.3 每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、

建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和高监审核签字；  

2.3.8 在工程（合同）完成后一个月内由资料管理人员整理装订

后，移交公司档案室并办理交接手续；  

2.3.5 一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工

程监理档案保存可延长至三年。

保存期间需要查阅时，应办理借阅和

归还手续；  

2.3.6 监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得

弄虚造假、擅自涂改原始记录。

2.8 施工阶段监理资料的归档按五部分归档：

合同管理资料 ,质量控制资料 ,投资控制资料,进度控制资料 ,监理工作管理  

2.5 监理档