第四章会计核算软件的操作要求1教学总结.docx

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第四章会计核算软件的操作要求1教学总结

第四章会计核算软件的操作要求

第一节电算化会计核算基本流程

一、电算化会计核算基本流程

1、编制记账凭证

编制记账凭证的三种方式：

1手工编制完记账凭证后录入计算机；

2根据原始凭证直接在计算机上编制凭证。

这种方式应在记账前打印出会计凭证并由经办人签章

3由账务处理模块以外的其他核算模块自动生成会计凭证数据。

这种方式应在记账前打印出会计凭证并由经办人签章

2、凭证审核

凭证审核是由负责审核的会计人员在计算机中对生成的记账凭证进行审查，已通过审查的凭证，凭证录入人员不能再进行修改，未通过审核的凭证不能进行记账。

3、记账

电算化会计中记账有以下特点：

1记账是个功能键

2同时登记总账、明细账、分类账

3各种会计账簿的数据均来自记账凭证数据，记账只是做个标记，不产生新的会计数据。

4、结账和编制会计报表

在手工会计核算中，结账和编制会计报表是两个工作环节，在电算化会计核算中，计算机根据设好的账户结转关系与报表的数据对应关系，一步自动完成。

第二节账务处理模块基本操作

账务处理模块是指从审核原始凭证、编制记账凭证开始，通过记账、对账、结账等一系列会计处理，到编制出会计报表的过程。

会计账务处理模块是会计信息系统的核心和基础。

一、始化系统初

会计电算化系统在初次使用时，各单位根据自身的实际情况进行参数设置的过程。

它是会计电算化中非常重要的一项工作，是整个会计电算化工作的基础。

应结合单位的自身业务特点进行必要的前期准备，包括电算化核算的基础数据和会计科目体系。

系统初始化主要包括一下内容：

1、设置操作员及权限

凡是允许操作会计电算化系统的会计人员均应先设置位系统用户，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同用户相应的权限。

会计电算化系统一般按照分组、分级的管理原则进行用户管理。

系统管理员组拥有所有的操作权限，包括建立其他用户和用户组并为其授权。

设置操作员及其权限应以系统管理员身份登陆会计核算软件，新建用户时，还可以指定其所属的组。

一般电算化主管作为系统管理员成员组成员，由其进行用户管理，其他用户只有修改自己口令的权限，无权更改操作权限。

人员的新增、离职、岗位调整等变动情况随时调整用户和授权，特别是人员离职后，要及时删除或者禁用相应账户。

2、建立帐套

帐套就是一个单位会计电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。

“数据库路径”是指帐套存放在计算机磁盘系统中的位置。

切忌将数据库路径是指定某个磁盘的根目录下或移动储存介质中。

3、设置会计期间

软件将根据会计制度规定按照自然年和自然月设定好会计期间。

启用会计年度默认为当前日期的会计年度，也可以进行修改。

点击“确定”后，会计期间设定完成，以后不能再对会计期间进行修改。

4、设置记账本位币

记账本位币设置后不能更改

5、设置会计科目

设置会计科目是系统初始化中比较繁琐的一项工作，科目一旦设置完毕，已录入期初余额或编制凭证时已使用过该科目，该科目及其上级科目都将不能再进行修改、删除。

会计科目设置包括一下内容：

1科目代码：

科目代码必须唯一，按级次顺序建立，科目代码用数字、英文字母等表示，避免用如&、@、空格等其他字符

2科目名称：

科目名称用汉字、英文、数字等符号表示，不能为空格。

科目名称及科目代码具有一一对应的关系。

3余额方向

4外币核算

5数量核算

6辅助核算项目：

负债核算也叫辅助帐类，某科目设置为辅助核算科目之后，所发生的业务除登记总账、明细账外，还将会登记在辅助账上。

会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级科目模板。

6、录入科目初始数据

作为电算化核算的起点。

录入科目初始数据有两种情况：

一是用户在年初启用会计软件，只需录入各科目年初余额；二是用户年中启用会计软件，除录入各科年初余额还要录入启用的借、贷方累计发生额。

录入科目初始数据时，只需录入最明细级科目的期初余额、借、贷方累计发生额，系统就会对上级科目数据自动进行汇总计算。

科目期初余额录入完毕后，软件将自动进行科目初始数据的平衡检测工作，只有试算平衡的初始数据才能被保存。

7、设置辅助核算项目

8、设置外币币种汇率

9、设置凭证类别：

凭证类别一般分为收款凭证、付款凭证、转帐凭证或只采用一种凭证。

二、日常账务处理操作

日常账务处理主要根据提供的业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账、结账工作。

（一）录入记账凭证

1、记账凭证的录入要求

录入时，应先选择凭证类型（凭证字），会计核算软件将按月，分凭证类型对会计凭证自动连续编号，需要时也可以对凭证号进行人工修改。

会计科目要求输入末级明细科目。

2、正确性控制措施

会计核算软件一般通过自动分类编号避免重号、漏号、串号的发生。

正确性控制主要包括以下及方面：

（1）凭证类型和编号

会计核算软件一般通过自动分类编号避免重号、漏号、串号的发生。

（计算机根据所做凭证的类型，在已有最大号的基础上加1）。

（2）制单日期：

会计核算软件只允许输入为结账月份的记账凭证。

（3）会计科目

会计核算软件会对输入的会计科目进行存在性检查、符合性检查和是否最底级科目检查。

最底级科目检查是检查输入的科目是否是最明细科目，只有最明细科目才能输入。

（4）金额

（二）记账凭证查询打印

（三）记账前凭证修改

对于记账前的机内错误会计凭证，如果未经审核，凭证录入人员可以进行修改，如果凭证已审核，则不能修改，只有取消审核后才可以修改。

（四）凭证审核

只有具有审核权限的人员才能进行凭证审核工作，审核人不能直接修改会计凭证，且凭证录入、审核不能为同一人。

审核人认为凭证有错误或有异议，应交凭证录入人员修改后再审核。

只有通过审核的记账凭证才允许记账。

（五）凭证汇总

凭证汇总是指将记账凭证按照一定的范围、条件进行汇总，汇总其科目的借方发生额，生成汇总表。

进行汇总的凭证可以是以记账的凭证，也可以是未记账凭证。

汇总条件包括凭证日期、凭证类别、凭证范围等。

（六）记账

1、记账处理过程

由于计算机处理的快速、无差错等特点，在会计电算化环境下，记账厂里完全不同于手工操作。

会计核算软件记账只是对以记账的凭证做标记，并不实际登记和更新账册数据。

一般来说，只有经过审核的凭证才能记账。

2、更正已记账凭证中的错误

已记账的凭证不允许直接删除和修改，对于已记账的凭证要针对不同的错误，采取

编制补充凭证

冲销凭证的方法加以更正。

（七）账簿查询

1、总账和科目余额表

会计核算软件一般提供从总账到明细账或者日记账，再到凭证的联查功能。

科目余额表查询方法和总账类似。

2、明细账

查询明细账，可以通过总账联查到明细账，也可以直接查询。

3、日记账

三、结账

使用结账功能可以对指定月份进行结账。

如果该月尚未记账的凭证，则不允许结账。

上月未结账，下月的凭证可以录入，但不能结账。

结账后，不能再录入已结账期间的记账凭证。

结账后，账务处理的默认期间自动转为下一期。

四、编制会计报表

第一次使用会计报表功能时，应当进行报表初始化。

就是新建报表、定义报表格式、设置保镖参数、定义报表取数公式和表内、表间勾稽关系。

保镖格式和报表公式定义合称报表定义。

报表定义工作量最大、准确性要求高，直接关系到自动编制报表的正确性。

但是报表定义是一次性的，一旦定义正确，以后的报表编制工作都有系统自动完成，大大减少人工工作量。

报表格式就是定义报表的样式。

会计核算软件提供了丰富的格式设计功能，如设置表尺寸、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色。

定义报表公式是实现计算机自动生成报表的关键步骤。

报表中的数据根据区来源可以分为三类：

从账务处理和其他模块取数据，如ACCT（总账函数取数）公式、ƒx；

经计算得到的数据；

人工输入的外部数据。

第三节应收/应付账款核算模块基本操作

应收/应付账款核算模块的日常业务的基本处理流程是：

输入赊购、赊销业务的有关单据；

记录收付的往来款项；

核销往来款项，进行账龄分析，生成与往来账款核算和管理有关的报表。

一、初始设置操作

建立往来单位档案

主要是客户/供应商代码和名称，此外，银行帐号、联系电话、地址等资料也可以根据需要输入。

付款条件定义

付款条件一般用“2/10,1/20,n/30”的形式表示，其含义是：

10天内付款给予2%的折扣，20天内付款给予1%的折扣，30天内付款不享受折扣。

付款条件定义的内容有：

折扣的有效期；

对应的折扣率；

应收账款的到期天数。

初始数据录入

二、日常使用操作

收款单据的录入

付款单据的输入

往来业务的核销

核销时，一般可以一张发票对应一张收/付款单分次核销，也可以一张发票对应多张收/付款单一次核销，一张收/付款一次对应多张发票核销或多张发票对应多张收/付款单核销。

核销分为自动核销和手工核销两种方式。

生成打印应收/应付账款预警表

账龄分析

进行应收/应付账款账龄分析，首先需要设置账龄区间。

应收/应付账款查询打印

第四节工资核算模块的基本操作

一、初始设置

初始设置的主要内容：

建立部门档案；

设置工资类别；

建立人员档案；

设置工资项目；

定义工资计算公式；

设置银行名称、扣税设置、输入工资原始数据；

定义工资转账关系。

（一）建立部门档案

部门资料是会计核算软件各核算模块都可能使用到的基础信息，并不仅仅用于工资核算模块。

（二）设置工资类别

（三）建立人员档案

所有职工都必须先建档案，才能计算其工资。

（四）工资项目设置

（五）工资计算公式定义

（六）工资原始数据录入

（七）定义工资转账关系

二、日常业务处理

（一）录入变动的基础工资数据

工资项目中每月相对固定不变的部分，如基本工资、职务工资、职称工资及各种固定补贴等只在提职、提薪、晋级时才进行修改，日常不必再输入。

（二）输入变动工资数据

（三）工资计算

（四）工资汇总

（五）计算所得税，进行扣缴处理

会计核算软件一般具有自动计算个人所得税功能

（六）工资分配和转账

定义了工资转账关系后，以后每月使用工资费用分配功能，可以直接进行工资分摊，自动生成计提工资的记账凭证，并将记账凭证传给账务处理模块，实现工资核算模块和账务处理模块数据传递。

第五节固定资产核算模块基本操作

资产编号是资产管理者给固定资产所编制的编号，一般采用类别编号+序号的形式。

例如，机器设备固定资产的编码规则为“JQ”，则该资产的编码可能是“JQ-001”等